Doświadczenie Key People: jak oprogramowanie rekrutacyjne pomogło zbudować procesy biznesowe

O naszym kliencie

Zespół Key People – to rekruterzy i specjaliści HR z doświadczeniem pracy w międzynarodowych firmach.

Każdy specjalizuje się w swojej branży od ponad 5 lat, co pozwala nam skutecznie zamykać wakaty o dowolnej złożoności.

Firma działa od 2013 roku, świadcząc pełen zakres usług wsparcia HR, rekrutacji klasycznych i masowych.

Podstawowe kierunki:

• Rekrutacja i Executive Search
• Doradztwo HR
• Rekrutacja masowa
• Profesjonalne doradztwo zawodowe

Wyzwanie dla odważnych: od dużej firmy do własnej agencji

Założycielka i CEO Key People, Nadiya Savchenko, przez wiele lat pracowała jako dyrektor HR w dużych międzynarodowych firmach, zatrudniających dużą liczbę pracowników. Jednak w 2013 roku postanowiła stworzyć własną agencję rekrutacyjną.

„Po odejściu z dużej firmy myślisz, że cały świat jest zorganizowany tak, jak było w organizacji, w której pracowałeś. Rzeczywistość okazuje się inna. Przez jakiś czas pracowałam na własną rękę jako niezależny rekruter, zamykając wakaty od branży sprzedaży rynkowej po złożone stanowiska z relokacją. Trzeba było zrozumieć, w jaką niszę wejść, nauczyć się działalności komercyjnej. Rok później zaprosiłam jednego rekrutera, potem jeszcze 3….” – wspomina N. Savchenko.

Jednak nawet dziś prezes Key People uważa, że ​​biznes rekrutacyjny naprawdę działa, jeśli rekruter jest w stanie obsadzić każde miejsce pracy – od pracownika linii produkcyjnej w swoim kraju po dyrektora ds. eksportu w dużej zagranicznej korporacji.

„Musisz być w stanie zamknąć każdy wakat. Jesteś zobowiązany do przeprowadzenia masowych kampanii na dużą skalę, jak i potrafić znaleźć niszowych pracowników dla branży IT. Jest to możliwe, jeśli każdy rekruter w agencji posiada własną specjalizację i wiedzę, co pozwala mu skutecznie działać w określonej branży lub dziedzinie.”

Nadia Savchenko, założycielka i dyrektor generalny Key People

„Rekrutacja jest fajna, ponieważ zawsze jesteś w centrum zmian. A możliwość wpływania na innych ludzi, aby realizowali się zawodowo, jest zawsze inspirująca.”

W 2016 roku, kiedy w Key People zaczęło pracować więcej niż 5 pracowników, zespół zaczął myśleć o jakimś CRM lub ATS. Jednym z głównych powodów do poszukiwania dobrego rozwiązania stała się utrata informacji. Wiele rzeczy zostało zapomnianych. „Nie da się utrzymać wszystkiego w głowie, jeśli jednocześnie ma się do obsadzenia 12-15 wolnych miejsc pracy. Co więcej, nie chcę, aby moi pracownicy to robili, gdyż wychodzi wówczas na to, że praca zespołu zależy od pamięci konkretnego rekrutera” – N. Savchenko.

Decyzja

Key People rzetelnie zbadali rynek, zebrali wszystkie informacje, przyjrzeli się dostępnym opcjom. Nie wszystkie systemy robiły dobre wrażenie: wiele spośród nich miało coś w rodzaju interfejsu „DOS”, oferowały przestarzałe podejścia i nieelastyczne rozwiązania. Oprócz wersji desktopowych ważne dla rekruterów jest rozwiązanie webowe do pracy w dowolnej dogodnej lokalizacji. Dzięki doświadczeniu cały zespół Key People zrozumiał, czym jest oprogramowanie. Dlatego absolutnie nie chcieli korzystać ze starych programów, chcieli czegoś nowoczesnego.

„Pracowaliśmy w różnych systemach, ale były one dostosowane do potrzeb działów  rekrutacji wewnątrz firm, a nie całej agencji rekrutacyjnej. W przypadku CleverStaff miałam inne odczucia – mówi N. Savchenko. – Widać było, że firma działa w oparciu o konsultacje rekruterów, interfejs oprogramowania jest “żywy”, ludzki, zrozumiały, wszystko jest poukładane, została też zapewniona łatwa komunikacja z managerami itp. Pod względem możliwości technicznych ten system był dla nas całkiem odpowiedni. Na poziomie projektowym czuliśmy, że zespół tworzy produkt na poziomie międzynarodowym. Z kolei my też chcieliśmy być częścią nowoczesnego HR, a nie uczestnikiem przestarzałych rozwiązań.”

Następnie w 2016 roku rozpoczęła się nasza współpraca. „Przeprowadzka” przebiegła pomyślnie. Już na etapie testowania wersji demonstracyjnej stało się jasne, że wszystko jest pod kontrolą, a postęp 3 lat zostanie zapisany. Samo menu było intuicyjne, nie było problemów z jego opanowaniem.

„Nawiązaliśmy współpracę, kiedy produkt nabierał ostatecznych kształtów. Było kilka dogodnych rozwiązań, ale też wiele błędów. Po 3 miesiącach błędy zniknęły. Widzieliśmy, jak program zostaje wypełniony nowymi funkcjami, zaczyna działać płynnie, nawet z dużą liczbą użytkowników.”- wspomina N. Savchenko. “Pierwszą rzeczą, na którą zawsze (i to nawet w tych trudnych czasach) nie oszczędzamy w budżecie, jest praca w systemie, bo teraz jest tam cała nasza historia. Wszystko jest właśnie tam.” – dodaje.

Pierwsze dni z CleverStaff

Jak już powiedzieliśmy, w momencie wyboru oprogramowania Key People mieli już solidne doświadczenie w pracy z różnymi systemami ATS. Powstał pewien zbiór oczekiwań wobec programu. Oto, co spodobało się już po pierwszym przetestowaniu produktu CleverStaff:

• możliwość jednoczesnej pracy w systemie 7-8 osób,
• podział i hierarchia ról,
• możliwość pobierania CV z poczty i innych stron,
• dobrze zwizualizowane raporty (bardziej szczegółowo zostanie to omówione poniżej).

To tylko niektóre punkty. Generalnie zespół nie miał pilnej potrzeby prosić o coś, czego nie ma w programie. Według N. Savchenko najpotrzebniejsze rzeczy dla rekrutera zostały już w nim wdrożone. „Można prosić o nowe rozwiązania w nieskończoność i wymagać zmiany ikonki lub czegoś podobnego, ale w naszym przypadku skuteczniejsze jest skorzystanie z gotowych rozwiązań, zestawu praktyk, które ktoś już za Ciebie wymyślił.

Pójść, żeby zostać: przypadki i wnioski

• Gdy nowy szef działu rekrutacji rozpoczynał pracę w Key People, zaproponował zmianę system do rekrutacji. Wkrótce zespół przestawił się na nowe. Jednak później, w obliczu mniej przyjaznego interfejsu i innych problemów, rekruterzy zawrócili.
• Warto wspomnieć o jeszcze jednym przypadku. Do Key People trafiła nowa rekruterka i… już od pierwszego miesiąca pracy zaczęła osiągać doskonałe wyniki. Na pytanie: „Ira, skąd bierzesz kandydatów, żeby tak szybko zamykać wakaty?”, odpowiedziała: „Nie uwierzysz. Z CleverStaff. Są przecież w naszej bazie!” 🙂 – Niewiarygodne, okazuje się, że da się tak pracować!”
• Wniosek Key People: jeśli firma ma nawyk szukania we własnej bazie danych, jeśli istnieją procesy biznesowe, jeśli rekruterzy wiedzą, że ważne jest zostawianie śladów, umiejętne zarządzanie swoją bazą danych i swoimi wakatami – to wyniki nie sprawią, że będziesz czekać długo.

Wyniki Key People

Tworzenie „zasobu”

Efektem pracy w systemie jest baza wiedzy, prawdziwy kapitał dla firmy. Pozwala na zapisanie całej historii komunikacji z firmą, z kandydatem. W tej chwili nie tyle chodzi o oszczędność czasu, ile ostatecznie o zaoszczędzenie czasu na wyjaśnienie wszystkich punktów pracy. Nie jest konieczne opowiadanie kolegom całej historii wydarzeń dotyczących kandydata. Pytania znikają same: „Dlaczego nie przyjął oferty?”, „Nie pamiętasz, dlaczego nie wyszło?” itp. To wszystko jest zawarte w systemie, a jakość komunikacji z klientami, kandydatami i współpracownikami zauważalnie wzrasta. Ten atut pozwala pracować z naprawdę złożonymi wakatami i złożonymi rynkami.

Procesy biznesowe

Dostępność takiego oprogramowania pomaga managerowi poprawnie skonfigurować wszystkie główne procesy biznesowe i uporządkować pracę w firmie. „Chcieliśmy, aby program i praca „szły” w jednym rytmie – jeden wspierał drugi. Dlatego zaczęliśmy integrować możliwości oferowane przez oprogramowanie z naszymi procesami biznesowymi” – mówi N. Savchenko. Ponadto oprogramowanie uczy standardów pracy wszystkich początkujących. “Od pierwszych dni zanurzamy człowieka w systemie, przyzwyczajamy go do starannej i niezwykle dokładnej pracy z informacją – to jest podstawa.” – dodaje.

Raporty jako narzędzie marketingowe

Zawsze znajdą się klienci, którzy są zainteresowani szczegółowymi raportami wysokiej jakości. Na przykład, jeśli pracujesz z dużymi zagranicznymi firmami, które chcą zobaczyć cały proces pracy nad wakatem. Key People ma doświadczenie z rekruterami zgłaszającymi się z CleverStaff do międzynarodowych klientów. W Key People mamy doświadczenie, gdy rekruterzy dostarczali raporty z CleverStaff międzynarodowym zleceniodawcom. Z kolei oni przekazywali te raporty naczelnemu kierownictwu w celu udowodnienia skuteczności współpracy z Key People.

Kształtowanie kultury rekrutacji

Program pomaga kształtowanie kultury korporacyjnej w zespole. Jako przykład spójrzmy na raporty. „Zaczęłam regularnie prosić o nie moich rekruterów. Wiedzą, że będę wpadać raz w tygodniu i na pewno zajrzę w dokumenty, a więc powinny być w doskonałym porządku” – dzieli się swoim doświadczeniem N. Savchenko. Zauważa również zalety szablonów listów. „Nikt nie pisze „cześć” w niektórych listach, a np. „monsieur” w innych – szablony zapewniają jeden styl komunikacji. Zmienia to kulturę komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami zewnętrznymi.” – dodaje.

Rekruterzy czują, że firma stara się dać im jak najwięcej narzędzi. Oprogramowanie jest jednym z nich. Zrozumienie tego zasadniczo zmienia kulturę podejścia do własnej pracy.

„Koledzy często pytają, z jakiego CRM korzystamy. Nie wstydzę się powiedzieć, że to CleverStaff. Uważam, że oprogramowanie rekrutacyjne jest wyznacznikiem tego, jak manager dba o swój zespół, o komfort jego pracy. Kiedy słyszę, że rekruterzy pracują bez oprogramowania albo program jest jakiś staroświecki, niewygodny lub wszystko jest przechowywane na Google Drive, w Excelu, jak za dawnych czasów, od razu rozumiem, jak ta organizacja podchodzi do swoich pracowników, do organizacji procesów biznesowych, a w efekcie do wyników”.

Plany na przyszłość

Rekrutacja przetrwała pandemię i zdecydowanie przetrwa także wojnę. W opinii rekruterów z Key People branża rekrutingowa zawsze będzie potrzebna – firmy, choć pracują w nieludzkich warunkach, to jednak produkują produkt i mają zapotrzebowanie na ludzi. W związku z tym zespół ma wiele planów. Jeden z nich jest związany ze wzmocnieniem pracy na międzynarodowych wakatach w Europie i USA.

„Rekrutacja międzynarodowa to przede wszystkim automatyzacja procesu poszukiwania kandydatów. Przez całą wojnę staraliśmy się być skuteczni, także na rynku międzynarodowym. Ja, jako rekruter przedsiębiorca, a także cały mój zespół potrzebujemy innych kontynentów. Wzbogaca Cię to zawodowo, inaczej zaczynasz szukać ludzi w Ukrainie. Tutaj importujesz metody i podejścia. Dlatego właśnie chcę utrzymać pozycje w rekrutacji międzynarodowej. Rekrutacja jest fajna, bo zawsze jesteś w centrum zmian.” – podsumowuje energicznie N. Savchenko.

 Ze swojej strony cały CleverStaff jest przekonany, że plany i pomysły niesamowitych Key 

People na pewno się spełnią!

Dziękujemy za więź i życzymy powodzenia!