Rekrutacja pracowników: czym tak naprawdę jest?

Jedynie niektórzy z nas są w stanie osiągnąć wielki cel w pojedynkę. Im cel jest większy, tym bardziej zawodowy i ambitny powinien być zespół. W związku z tym, podstawowym zasobem każdej organizacji są przede wszystkim ludzie. Tę regułę potwierdzają: światowa polityka, działalność skutecznych organizacji III sektora, różne subkultury, dotyczy to także biznesu.

Wszystkie procesy w zakresie rozszerzenia/redukcji personelu/aktualizacji etatów personelu, zmian w jego strukturze zawsze są mocno związane z innymi biznesowymi procesami zachodzącymi w firmie. Obecnie nowe miejsca pracy pojawiają się zarówno na skutek rozszerzenia działalności organizacji, jak i w przypadku odejścia specjalistów, kiedy to pojawia się potrzeba ich szybkiego zastąpienia nowymi pracownikami. Często jest to bardzo ważne zadanie i w związku z tym większość firm posiada całe działy specjalizujące się w poszukiwaniu i wyborze personelu, czyli rekrutacji.

Czym jest rekrutacja i jak ułożyć proces rekrutacji w sposób najbardziej właściwy? Rekrutacja jest szeregiem czynności w zakresie zatrudniania niezbędnej liczby pracowników w organizacji. Najważniejszym celem dla rekruterów (żeby poprawnie zrealizować wszystkie etapy rekrutacji trzeba być prawdziwym ekspertem) jest znalezienie na rynku pracy bardzo wykwalifikowanych specjalistów, a następnie przekonanie ich, aby zechcieli pracować akurat w danej firmie.

Podstawowe zadania rekrutacji

Specjaliści ds. poszukiwania i selekcji personelu mogą pracować zarówno w składzie firmy, jak i poza nią – dotyczy to np. agencji ds. kadry. Wśród codziennych podstawowych zadań rekruterów są następujące:

• Zbieranie i aktualizacja informacji na temat bieżących aktualnych stanowisk w korporacji. Rekruterzy powinni zdawać sobie sprawę z tego, kogo powinni poszukiwać, jakie występują wymogi i priorytety ze strony pracodawcy (“klientów”), a także posiadać umiejętność prowadzenia negocjacji.
• Rozpowszechnianie informacji na temat korporacji i jej wakatów w środowisku publicznym, na rozmaitych dedykowanych stronach i w innych zasobach informacyjnych. Ważne jest zaprezentowanie korporacji i stanowiska w najlepszym świetle przy pomocy tworzenia pomyślnego pozytywnego HR-brandu.
• Samodzielne poszukiwanie kandydatów z wykorzystaniem wszystkich możliwych sposobów. Zależy to od doświadczenia i posiadanych umiejętności przez rekrutera, często też od pomysłowości.
• Kompletowanie bazy kandydatów i staranny wybór spośród nich, zgodnie z ustalonymi kryteriami. Dotyczy to przetwarzania CV, rozmów telefonicznych i spotkań osobistych.
• Zabezpieczenie odpowiedniej ilości kandydatów, którzy są gotowi do uczestnictwa w rozmowach podsumowujących. Trzeba mieć na uwadze, że występują zarówno różni kandydaci, jak i różni klienci. Stosowanie się do wymogów obu stron jest trudnym zadaniem.
• Otrzymywanie kontaktów zwrotnych, uzgodnienie sposobu wyboru kandydata i warunków pracy, dodatkowe negocjacje. Na otrzymanie finalnego “Tak” lub “Nie” od klienta lub kandydata można czekać nawet kilka tygodni.
• Zatrudnienie i onboarding pracownika. Wiąże się to z organizacją pracy i udzieleniem pomocy w czasie rozpoczynania pracy przez nowego współpracownika (pomoc w kwestiach związanych z dokumentacją, stanowiskiem pracy itd.).

Aby szybko i skutecznie móc wykonać te zadania, rekruter powinien posiadać wysokie zdolności komunikacyjne, odpowiednie cechy w zakresie odporności na stres, przestrzegania deadlinów i bycia przygotowanym do pracy rutynowej. Aby zminimalizować rutynę i polepszyć wskaźniki skuteczności należy coraz częściej stosować automatyzację rekrutacji przy pomocy specjalizowanych systemów rekrutacji pracowników, takich jak ATS Clevestaff.

Zabezpieczenie skutecznego i pełnego cyklu rekrutacji jest podstawowym zadaniem specjalistów w zakresie wyboru personelu. Jednak na tym zadania rekrutacyjne się nie kończą. W miarę rozwoju zawodowego rekruterzy mogą uczestniczyć w wielu procesach zachodzących w korporacji w charakterze konsultantów i osób, które podejmują ważne decyzje w zakresie polityki kadrowej, strategii i rozwoju współpracowników.

Typy rekrutacji

W zależności od stopnia skomplikowania i specyfiki wakatów, wyróżnia się następujące typy rekrutacji:

• Liniowa rekrutacja – jest to stosunkowo szybkie poszukiwanie współpracowników średniego i niższego szczebla. Zazwyczaj dotyczy najbardziej rozpowszechnionych wakatów, które nie wymagają wysokich kwalifikacji. W formie oddzielnego kierunku występuje grupowa rekrutacja – jest to szybkie zamknięcie dużej liczby wakatów personelu liniowego, na przykład w czasie założenia filii w nowym regionie.
• Management selection – forma przeznaczona do poszukiwania specjalistów posiadających wysokie kwalifikacje zawodowe, kierowników początkowego i średniego szczebla.
• Executive search – jest to poszukiwanie specjalistów i kierowników wyższego szczebla, TOP managerów.
• Headhunting – poszukiwanie specjalistów posiadających wyznaczone umiejętności zawodowe, przeważnie w firmach konkurentach.

Każdy następny poziom skomplikowania wakatowego jest nowym wyzwaniem dla rekrutera. Tylko najbardziej doświadczeni i zdolni specjaliści potrafią skutecznie rozwiązać zagadnienie związane z poszukiwaniem kierowników wyższego szczebla i headhunting`iem.

Pod względem miejsca poszukiwania, można dokonać podziału na zewnętrzną rekrutację pracowników (przy pomocy portali z ogłoszeniami o pracy, sieci społecznościowych itd.) i wewnętrzną. W drugim przypadku kandydatów wybiera się spośród grona współpracowników firmy – przyjmuje to formę awansu lub zmiany działu. Najbardziej skomplikowanym zadanie w danym zagadnieniu jest rekrutacja międzynarodowa – jest to poszukiwanie, wybór i zatrudnianie specjalistów wyższego szczebla w innych krajach, w tym przeprowadzenie relokacji.

Występuje duża liczba różnych metodyk i technik w zakresie poszukiwania personelu. Często zależą one od źródeł poszukiwania kandydata, spośród których można wyróżnić następujące podstawowe:

• Digital-rekrutacja, rekrutacja online – jest to sposób poszukiwania i selekcji kandydatów przy pomocy otwartych źródeł. Główną zaletą rekrutacji przez Internet jest duża liczba kandydatów, o ile większość spośród nich poszukuje pracy przy pomocy Internetu.
• Rekrutacja polecająca charakteryzuje się mniej więcej tym samym poziomem skuteczności, co rekrutacja online, o ile grono kandydatów jest odpowiednio szerokie. Informacji na temat kandydatów domyślnie jest więcej (współpracownicy, znajomi, przyjaciele).
• Screening jest stosowany w celu monitoringu rynku i zadaniem takiego procesu rekrutacyjnego jest zatrudnienie osób na najmniej wykwalifikowanych stanowiskach, charakteryzujących się minimalną liczbą wymagań w warunkach wielkiej płynności kadry.

Specjalista ds. poszukiwania personelu może być ekspertem w zakresie pracy z jednym wyznaczonym źródłem, ale może być też zapoznany z innymi typami (przynajmniej teoretycznie), co jest bardzo ważne w zakresie rozwiązywania skomplikowanych i niestandardowych zadań.

Kto wykonuje czynności rekrutacyjne w korporacji?

Proces rekrutacyjny zachodzi w różny sposób, w zależności od skali, struktury i zakresu odpowiedzialności różnych jednostek. Najczęściej w zakresie selekcji personelu uczestniczą następujące osoby:

• Zawodowi rekruterzy. Skupiają się na systematycznym angażowaniu nowych współpracowników i wykonują pełny cykl rekrutacji mającej na celu poszukiwanie, wybór i selekcję kandydatów.
• Managerowie HR także mogą prowadzić rekrutację, ale ostatnio koncentrują się na zadaniach związanych z pracą dotyczącą personelu – adaptacja nowych pracowników, integracja zespołu, zwiększenie stopnia skuteczności pracy współpracowników itp.
• Właściciele i kierownicy firm. Scenariusz ten charakteryzuje się większym rozpowszechnieniem wśród młodych firm składających się z niewielkiej ilości pracowników i aktualnych wakatów.

Rekruterzy często współdziałają z managerami HR, którzy z kolei specjalizują się w organizacji i rozwoju kadry wewnątrz korporacji. Działy rekrutacyjne i HR w korporacjach mogą być połączone, jak i działać w sposób oddzielny – to wszystko zależy od polityki kadrowej firmy.

Dlaczego rekrutacja zawodowa jest ważna dla biznesu?

Rozwój każdego biznesu w znacznym stopniu jest uwarunkowany tym, czy uda się znaleźć osoby o odpowiednich kompetencjach dla każdego stanowiska w organizacji. Tylko te firmy, którym udało się uzyskać fachową kadrę mogą przekształcić się z małych organizacji w duże korporacje międzynarodowe.

W przeciwnym przypadku, działalność niekompetentnego pracownika może spowodować wystąpienie poważnych problemów, nieraz nawet doprowadzić do upadłości firmy. Brak niezbędnych kompetencji pracowników spowoduje deficyt zysków, bezczynność nieskutecznego pracownika spowodować może kryzys, a nawet stagnację procesów biznesowych.

Ponadto obecnie wiele korporacji mierzy się z różnymi wyzwaniami, takimi jak: migracja zawodowa, deficyt specjalistów, różnice pokoleniowe, budowanie brandu pracodawcy itd. Rekruterzy, którzy badają dane tendencje posiadają wiele szans na sukces, ponieważ poszukiwanie personelu jest bardzo skomplikowanym procesem, który przewiduje posiadanie odpowiednich zdolności zawodowych i umiejętności.

Rekrutacja pracownika – to nie tylko zagadnienie związane ze specjalistami, ale i dobrze stworzony system wyboru i analityka: pomyślnie funkcjonujący rekruterzy znają się na swoich zadaniach do wykonania, badają skuteczność, charakteryzują się sprawnością wykonywania pracy, w sposób umiejętny wyznaczają swoje priorytety i stosują wszystkie dostępne im zasoby. Udoskonalając swoje umiejętności zawodowe, polepszają w ten sposób skuteczność działania całej firmy.

Wyłącznie zawodowi rekruterzy potrafią skutecznie wyrobić dobrą opinię pracodawcy na rynku pracy, zaprezentować kandydatom takie miejsce pracy, gdzie będą chcieć pracować wykwalifikowani specjaliści… A także przedstawić tym specjalistom najlepszą ofertę. 🙂