Опыт Key People: как софт для рекрутинга помог построить бизнес-процессы

О нашем клиенте

Команда Key People – рекрутеры и HR-ы с опытом работы в международных компаниях.

Каждый специализируется на своей отрасли более 5 лет, что позволяет эффективно закрывать вакансии любой сложности.

Компания работает с 2013 года, оказывая полный спектр услуг HR-сопровождения, рекрутинга и массового подбора персонала.

Основные направления:

  • Рекрутинг и Executive Search
  • HR консалтинг
  • Массовый подбор
  • Карьерное консультирование профессионалов

Челлендж для смелых: из крупной компании – в свое агентство

Основатель и руководитель Key People Надежда Савченко много лет работала на позиции HR-директора в крупных международных компаниях с большим количеством персонала. Но в 2013 году решила создавать собственное рекрутинговое агентство. 

«После выхода из крупной компании ты думаешь, что весь мир устроен так, как в этой же крупной компании. Но реальность оказывается другой. Пару лет я работала сама, как фриланс-рекрутер, закрывая вакансии от реализатора на рынок до сложных позиций с релокейтом. Нужно было понять, в какую нишу идти, учиться коммерческой деятельности. И через год я пригласила одного рекрутера, потом еще 3-х…», – вспоминает Надежда.

Но и сегодня руководитель Key People полагает, что по-настоящему рекрутинговый бизнес работает, если ты можешь взять любую вакансию – от оператора линии розлива и заканчивая экспорт-директором в Польше. «Ты обязан уметь закрывать все. Ты обязан проводить и массовые кампейны по закрытию, и находить узкого айтишника. Другое дело, что внутри агентства у каждого рекрутера есть своя специализация и экспертиза, позволяющая быть эффективными в той или иной индустрии или отрасли». 

Надежда Савченко, основатель и СЕО Key People

“Рекрутинг тем и крут, что ты все время в центре изменений. А возможность влиять на то, чтобы другие люди состоялись профессионально – всегда вдохновляет”

В 2016-м, когда сотрудников в Key People стало больше 5-ти, команда стала подумывать о некой CRM или ATS. Одна из основных причин – утеря информации. Многое забывалось. «Невозможно все держать в уме, если у тебя одновременно в работе 12-15 вакансий. Да я и не хочу, чтобы мои сотрудники это делали, и потом работа команды зависела от памяти того или иного рекрутера», – говорит Надежда. 

Решения 

Key People честно «сходили на рынок», собрали всю информацию, посмотрели варианты. Впечатлили далеко не все: от многих систем веяло каким-то «dos-овским» интерфейсом, устаревшим подходом, коробочными решениями. Помимо десктопныx версий рекрутерам важно именно веб-решение для работы в любой удобной локации. Благодаря опыту у всей команды Key People было понимание того, какой бывает софт. Поэтому им совершенно не хотелось иметь дело со старомодными программами, хотелось что-то современное.

«Мы видели и работали в системах, но они были заточены под отделы рекрутинга внутри компаний, а не под рекрутинговое агентство. В случае с CleverStaff сложилось другое ощущение, – рассказывает Надежда. – Видно было, что компанию консультируют рекрутеры, интерфейс – живой, человеческий, понятный, все «разложено по полочкам», легкая коммуникация с менеджерами. По техническим возможностям нам эта система подходила. Мы на уровне дизайна почувствовали, что команда делает продукт международного уровня. Мы, в свою очередь, тоже хотели быть частью современного HR, а не участником коробочных решений». 

Тогда, в 2016-м, и началось наше сотрудничество. «Переезд» прошел нормально. Уже на демо стало понятно, что все под контролем и наработки за 3 года будут в сохранности. Само меню было интуитивно понятным, проблем в освоении не было.

«Мы зашли на этапе, когда продукт получал свои финальные формы. Было мало фич, но много багов. Через 3 месяца пропали баги. Мы видели, как программа наполняется новыми функциями, спокойно работает с большим количеством юзеров. – вспоминает Надежда. –  Да, и первое на что мы всегда (и даже в эти сложные времена) откладываем деньги в бюджете – это работа в системе, потому что там теперь вся наша история. Там теперь все».

Первые дни с CleverStaff

Как мы уже сказали, на момент выбора софта у Key People уже был солидный опыт работы с разными ATS-системами. И был сформирован свой набор ожиданий от программы. Что «откликнулось» при первом касании:

  • возможность одновременной работы в системе 7-8 человек,
  • распределение и иерархия ролей, 
  • возможность подтягивать резюме с почты и других сайтов, 
  • хорошо визуализированные отчеты (ниже детальнее на этом остановимся)

Это только некоторые моменты. В целом у команды не было острой потребности просить того, чего нет в программе – по словам Надежды, самое необходимое рекрутеру в ней уже реализовано. «Можно бесконечно просить «поменять колесико» или что-то в этом роде, но в нашем случае эффективнее пользоваться уже готовыми решениями, набором практик, которые за тебя уже кто-то продумал”.

Уйти, чтобы остаться: случаи и выводы

  • Когда в Key People начала работать новый начальник отдела рекрутинга, она предложила поменять софт. Вскоре команда «переехала» на новый. Но позже, столкнувшись с менее дружелюбным интерфейсом и всеми вытекающими вопросами, рекрутеры вернулись обратно.
  • Был еще такой случай. В Key People пришел новый рекрутер, и с первого месяца работы начала показывать отличный результат. На вопрос «Ира, где ты берешь кандидатов, чтоб так быстро закрывать вакансии?». Она говорит: «Вы не поверите. В CleverStaff. В вашей же базе!» 🙂  – Да ты что, оказывается, там можно работать!» 
  • Вывод от Key People: если у компании есть привычка покопаться в собственной базе, если есть бизнес-процессы, если рекрутеры знают, что важно оставлять следы, грамотно вести свою базу и свои вакансии – то результаты не заставит долго ждать.

Результаты Key People

Создание «актива»

Результат работы в системе – это база знаний, настоящий актив для компании. Она позволяет хранить всю историю коммуникации с компанией, с кандидатом. Это не столько про экономию времени в моменте, сколько в итоге про экономию времени на объяснение всех рабочих моментов. Не нужно пересказывать всю историю событий коллегам по кандидату.Вопросы отпадают сами собой.: «Почему он не принял оффер?», «Ты не помнишь, почему там не сложилось?» и т.д. Все это есть в системе, и качество коммуникации с клиентами, кандидатами и коллегами заметно возрастает. Этот актив позволяет работать с реально сложными вакансиями и сложными рынками.

Бизнес-процессы

Наличие такого ПО помогает руководителю правильно настроить все основные бизнес-процессы и структурировать работу в компании. «Мы хотели, чтобы программа и работа «шли» в едином ритме – одно в поддержку другого. Поэтому мы стали встраивать в свои бизнес-процессы возможности, которые предлагал софт», – рассказывает Надежда. Более того – софт учит стандартам работы всех новичков. «Мы с первых дней погружаем человека в систему, приучаем к аккуратной и скрупулезной работе с информацией – иначе у нас никак!».

Отчеты как инструмент маркетинга

Всегда есть клиенты, которые заинтересованы в детализированных, качественных отчетах. Например, если работаешь с крупными иностранными компаниями, которые хотят видеть процесс работы над вакансией целиком. У Key People был опыт, когда рекрутеры предоставляли отчеты из CleverStaff международным заказчикам. И они, в свою очередь, передавали эти отчеты своему топ-менеджменту как наглядное обоснование сотрудничества с Key People.  

Формирование культуры рекрутинга 

Программа помогает формировать корпоративную культуру внутри команды. Например, взять хотя бы отчеты. «Я стала регулярно просить их у своих рекрутеров. Они знали, что раз в неделю я зайду и обязательно посмотрю, и там должен быть порядок», – делится опытом Надежда. Также она отмечает полезность шаблонов писем. «Никто не пишет в одних письмах «приветули», а в других «месье» – в шаблонах предусмотрен единый стиль общения. Это меняет культуру коммуникации и внутри компании, и с внешними клиентами».

Рекрутеры чувствуют, что компания старается им дать максимум инструментов. И софт – один из них. Понимание этого в корне меняет культуру отношения к своей работе. 

«Коллеги часто спрашивают, с какой CRM мы работаем. Мне не стыдно сказать, что это CleverStaff. Я считаю, что ПО для рекрутинга – это маркер того, как руководитель беспокоится о своей команде, о комфорте ее работы. Когда я слышу, что рекрутеры работают без ПО, или программа какая-то древняя, неудобная, или все по старинке хранится на google-диске, в excel – я понимаю, какое в этой организации отношение и к своему персоналу, и к бизнес-процессам, и в итоге к результату». 

Планы на будущее

Рекрутинг пережил эпидемию и переживет войну. По мнению рекрутеров из Key People, у нас живучий бизнес – компании, хоть и работают в нечеловеческих условиях, все равно производят продукт и нуждаются в людях. Поэтому у команды много планов. Один из них связан с усилением работы над международными вакансиями Европы и США. 

«Международный рекрутинг – это в первую очередь про автоматизацию процесса поиска кандидатов. Мы весь период войны старались быть эффективными, в том числе и на международном рынке. Мне, как рекрутеру-предпринимателю, всей моей команде, нужны другие континенты. Это профессионально обогащает, ты начинаешь потом и в Украине искать людей по-другому. Ты импортируешь сюда методы и подходы. Поэтому я стремлюсь укрепиться и там. Рекрутинг тем и крут, что ты все время в центре изменений», – энергично подводит итог Надежда.

В свою очередь, весь CleverStaff уверен в том, что планы и замыслы потрясающих Key People обязательно осуществятся! 

Благодарим за дружбу и желаем удачи!