Досвід Key People: як софт для рекрутингу допоміг побудувати бізнес-процеси

Про нашого клієнта

Команда Key People – рекрутери і HR-и з досвідом роботи в міжнародних компаніях.

Кожний спеціалізується на своїй галузі більше 5 років, що дозволяє ефективно закривати вакансії будь-якої складності.

Компанія працює з 2013 року, надаючи повний спектр послуг HR-супроводу, рекрутингу і масового підбору персоналу.

Основні напрямки:

• Рекрутинг і Executive Search
• HR консалтинг
• Масовий підбір
• Кар’єрне консультування професіоналів

 Челендж для сміливих: з великої компанії – у свою агенцію

Засновниця і СЕО Key People Надія Савченко багато років працювала на позиції HR-директора у великих міжнародних компаніях з великою кількістю персоналу. Але в 2013 році вирішила створювати власну рекрутингову агенцію.

«Після виходу з великої компанії ти думаєш, що весь світ влаштований так, як в цій же великій компанії. Але реальність виявляється іншою. Деякий час я працювала сама, як фріланс-рекрутер, закриваючи вакансії від реалізатора на ринок до складних позицій з релокейтом. Потрібно було зрозуміти, в яку нішу йти, навчатися комерційній діяльності. І через рік я запросила одного рекрутера, потім ще 3-х…», – згадує Надія.

Але і сьогодні СЕО Key People вважає, що по-справжньому рекрутинговий бізнес працює, якщо ти можеш взяти будь-яку вакансію – від оператора лінії розливу і закінчуючи експорт-директором у Польщі. «Ти зобов’язаний вміти закривати всі. Ти зобов’язаний проводити і масові кампейни по закриттю, і знаходити вузького айтішника. Це можливо, якщо всередині агенції у кожного рекрутера є своя спеціалізація і експертиза, яка дозволяє бути ефективними в тій чи іншій індустрії чи галузі».

Надія Савченко, засновниця і СЕО Key People

“Рекрутинг тим і крутий, що ти весь час у центрі змін. А можливість впливати на те, щоб інші люди реалізувались професійно – завжди надихає”

В 2016-му, коли співробітників в Key People стало більше 5-ти, команда стала замислюватись про деякий CRM чи ATS. Одна з основних причин – втрата інформації. Багато чого забувалось. «Неможливо все тримати в голові, якщо у тебе одночасно в роботі 12-15 вакансій. Більше того, я і не хочу, щоб мої співробітники це робили, і потім робота команди залежала від пам’яті того чи іншого рекрутера», – говорить Надія.

Рішення

Key People чесно «сходили на ринок», зібрали всю інформацію, подивились варіанти. Справили враження далеко не всі: від багатьох систем віяло якимось «dos-овським» інтерфейсом, застарілим підходом, негнучкими рішеннями. Окрім десктопниx версій рекрутерам важливо саме веб-рішення для роботи в будь-якій зручній локації. Завдяки досвіду у всієї команди Key People було розуміння того, який буває софт. Тому їм абсолютно не хотілось мати справу зі старомодними програмами, хотілось щось сучасне.

«Ми бачили і працювали в системах, але вони були заточені під відділи рекрутингу всередині компаній, а не під рекрутингову агенцію. У випадку з CleverStaff склалось інше відчуття, – розповідає Надія. – Видно було, що компанію консультують рекрутери, інтерфейс – живий, людський, зрозумілий, все «розкладено по поличках», легка комунікація з менеджерами тощо. За технічними можливостями нам ця система цілком підходила. Ми на рівні дизайну відчули, що команда робить продукт міжнародного рівня. Своєю чергою, ми теж хотіли бути частиною сучасного HR, а не учасником застарілих рішень».

Тоді, в 2016-му, і розпочалось наше співробітництво. «Переїзд» пройшов нормально. Вже на демо стало зрозуміло, що все під контролем, і напрацювання за 3 роки будуть збережені. Саме меню було інтуїтивно зрозумілим, проблем в опануванні не було.

«Ми зайшли на етапі, коли продукт отримував свої фінальні форми. Було мало фіч, але багато багів. Через 3 місяці пропали баги. Ми бачили, як програма наповнюється новими функціями, спокійно працює з великою кількістю юзерів. – згадує Надія. – Так, і перше, на що ми завжди (і навіть в ці складні часи) відкладаєм гроші в бюджеті – це робота в системі, тому що там тепер вся наша історія. Там тепер все».

Перші дні з CleverStaff

Як ми вже говорили, на момент вибору софту Key People вже мали солідний досвід роботи з різними ATS-системами. І був сформований свій набір очікувань від програми. Що «відгукнулось» при першому дотику:

• можливість одночасної роботи в системі 7-8 людей,
• розподіл і ієрархія ролей,
• можливість підтягувати резюме з пошти і інших сайтів,
• добре візуалізовані звіти (нижче детальніше на цьому зупинимось)

Це тільки деякі моменти. В цілому у команди не було гострої потреби просити того, чого нема в програмі. За словами Надії, найнеобхідніше рекрутеру в ній вже реалізовано. «Можна без кінця і довго просити «поміняти коліщатко» чи щось подібне, але в нашому випадку ефективніше користуватись вже готовими рішеннями, набором практик, які за тебе вже хтось продумав”.

Піти, щоб залишитись: випадки і висновки

• Коли в Key People почав працювати новий керівник відділу рекрутингу, він запропоновав змінити софт. Незабаром команда «переїхала» на новий. Але пізніше, стикнувшись з менш дружнім інтерфейсом та іншими питаннями, рекрутери повернулись назад.
• Був ще такий випадок. В Key People прийшов нова рекрутерка, і… з першого місяця роботи почала показувати відмінний результат. На питання «Іра, де ти береш кандидатів, щоб так швидко закривати вакансії?» вона відповіла: «Ви не повірите. В CleverStaff. У вашій же базі!» 🙂 – Та ти що, виявляється, там можна працювати!»
• Висновок від Key People: якщо у компанії є звичка шукати у власній базі, якщо є бізнес-процеси, якщо рекрутери знають, що важливо залишати сліди, грамотно вести свою базу і свої вакансії – то результати не примусять довго чекати.

Результати Key People

Створення «активу»

Результат роботи в системі – це база знань, справжній актив для компанії. Вона дозволяє зберігати всю історію комунікації з компанією, з кандидатом. Це не стільки про економію часу в моменті, скільки у підсумку про економію часу на пояснення всіх робочих моментів. Не треба переказувати колегам всю історію подій по кандидату. Питання відпадають самі по собі.: «Чому він не прийняв офер?», «Ти не пам’ятаєш, чому там не склалось?» і т.д. Все це є в системі, і якість комунікації з клієнтами, кандидатами і колегами помітно зростає. Цей актив дозволяє працювати з реально складними вакансіями і складними ринками.

Бізнес-процеси

Наявність такого ПЗ допомагає керівнику правильно налаштувати всі основні бізнес-процеси і структурувати роботу в компанії. «Ми хотіли, щоб програма і робота «йшли» в єдиному ритмі – одне на підтримку іншого. Тому ми стали вбудовувати в свої бізнес-процеси можливості, які пропонував софт», – розповідає Надія. Більше того – софт вчить стандартам роботи всіх новачків. «Ми з перших днів занурюємо людину в систему, привчаємо до акуратної і надзвичайно точної роботи з інформацією – інакше у нас ніяк!».

Звіти як інструмент маркетингу

Завжди є клієнти, які зацікавлені в деталізованих, якісних звітах. Наприклад, якщо працюєш з великими іноземними компаніями, які хочуть бачити процес роботи над вакансією повністю. У Key People був досвід, коли рекрутери надавали звіти з CleverStaff міжнародним замовникам. І вони, своєю черною, передавали ці звіти своєму топ-менеджменту як наочне обґрунтування співробітництва з Key People.

Формування культури рекрутингу

Програма допомагає формувати корпоративну культуру всередині команди. Наприклад, взяти хоча б звіти. «Я стала регулярно просити їх у своїх рекрутерів. Вони знають, що раз на тиждень я зайду і обов’язково подивлюсь, і там повинен бути порядок», – ділиться досвідом Надія. Також вона відзначає користь шаблонів листів. «Ніхто не пише в одних листах «привітулі», а в інших «месьє» – в шаблонах передбачений єдиний стиль спілкування. Це змінює культуру комунікації і всередині компанії, і з зовнішніми клієнтами».

Рекрутери відчувають, що компанія намагається їм дати максимум інструментів. І софт – один з них. Розуміння цього в корені змінює культуру відношення до своєї роботи.

«Колеги часто питають, з якої CRM ми працюємо. Мені не соромно сказати, що це CleverStaff. Я вважаю, що ПЗ для рекрутингу – це маркер того, як керівник хвилюється про свою команду, про комфорт її роботи. Коли я чую, що рекрутери працюють без ПЗ, або програма якась стародавня, незручна, або все як за старих часів зберігається на google-диску, в excel – я розумію, яке в цій організації відношення до персоналу, і до бізнес-процесів, і в підсумку до результату».

Плани на майбутнє

Рекрутинг пережив епідемію і переживе війну. На думку рекрутерів з Key People, у нас живучий бізнес – компанії, хоч і працюють в нелюдських умовах, все одно виробляють продукт і відчувають потребу в людях. Тому у команди багато планів. Один із них пов’язаний з посиленням роботи над міжнародними вакансіями Європи і США.

«Міжнародний рекрутинг – це в першу чергу про автоматизацію процесу пошуку кандидатів. Ми весь період війни намагались бути ефективними, в тому числі і на міжнародному ринку. Мені, як рекрутеру-підприємцю, всій моїй команді, потрібні інші континенти. Це професійно збагачує, ти починаєш потім і в Україні шукати людей по-іншому. Ти імпортуєш сюди методи і підходи. Тому я прагну закріпитися і там. Рекрутинг тим і крутий, що ти весь час в центрі змін», – енергійно підводить підсумок Надія.

Зі свого боку, весь CleverStaff переконаний у тому, що плани і задуми приголомшливих Key People обов’язково здійсняться!

Дякуємо за дружбу і бажаємо удачі!