Systemy ATS – co to jest?

Efektem udanego procesu rekrutacyjnego jest znalezienie kandydata, który maksymalnie spełnia wymagania organizacji. Jednak zanim dojdzie do tego momentu, upływa pewna ilość czasu, a rekruterzy powinni dołożyć naprawdę sporo starań. Niezbędne CV, dostarczane z dziesiątkami, a czasem i setkami innych, odbywa długą podróż, przechodząc przez system śledzenia kandydatów (applicant tracking system, ATS). Co to jest ATS i w jaki sposób pomaga rekruterowi w jego pracy?

System ATS to specjalne systemowe oprogramowanie, które automatyzuje proces rekrutacji personelu, śledzi jego efektywność i przetwarza informacje odpowiednio do celów i zadań zatrudnienia.

A jeśli myśleć obrazowo, to ATS… jest jak cyfrowy asystent rekrutera, który nigdy się nie męczy, starannie filtruje i przechowuje informacje, uwalnia od rutyny, pozwala szybciej szukać i znajdować odpowiednich kandydatów. Potrafi też wiele innych, bardzo przydatnych rzeczy.

Wynika z tego, że jednym z głównych celów korzystania z ATS jest uproszczenie wyszukiwania najbardziej odpowiedniego specjalisty na konkretne stanowisko. Co więcej, rekruter może tworzyć własne lejki – system ATS pomoże to zrobić jak najbardziej efektywnie.

Dlaczego ATS jest ważne i korzystne?

Większość rekruterów i pracowników działów HR, poszukując najlepszego kandydata, działa według uniwersalnego schematu, takiego jak na przykład publikacja aktualnych ofert pracy na portalach z ogłoszeniami o pracę, poszukiwanie pracowników w bazach danych, zatwierdzanie ich profilów z klientami/pracodawcami, organizowanie rozmów kwalifikacyjnych, testowanie itp. Na każdym z tych etapów można stosować ATS, który oszczędzi czas i wysiłek rekrutera. Bez takiego narzędzia wiele czasu jest marnowanego na „ręczną” i często nieuzasadnioną pracę (wprowadzanie kandydatów do bazy danych, przepisywanie informacji, poszukiwanie wątku komunikacji z kandydatem w korespondencji itp.).

W trakcie tego procesu coś jest usuwane, nie zostaje załadowane lub w ogóle znika – czynnik ludzki zawsze ma  miejsce i z tym, niestety, nic nie da się zrobić.

Z kolei ATS wyklucza te ryzyka – algorytmy zapewniają rzetelne przechowanie wszystkich informacji i ich ułożenie na właściwych „półkach”. Na przykład, żadna nieoczekiwana sytuacja nie zniszczy ważnego e-maila z jeszcze ważniejszym CV w środku.

ATS kontroluje cały proces rekrutacji – od zamieszczenia oferty na zewnętrznych portalach z ogłoszeniami o pracę po zarządzanie harmonogramem rozmów z odpowiednimi kandydatami. Sprawia to, że rekrutacja jest przejrzysta i bardziej operatywna, a uwaga rekrutera jest skupiana na tych ludziach, którzy naprawdę zasługują na zainteresowanie pod kątem ofert pracy.

Główne zalety ATS

Kilka lat temu ze zautomatyzowanych systemów do wyszukiwania i rekrutacji mogły korzystać tylko potężne, duże przedsiębiorstwa. Jednak dzisiaj zalety tego rozwiązania doceniło wiele firm o różnej skali działalności, reprezentujących odmienne branże pod względem wielkości, zajmujące się różnymi dziedzinami z własnymi działami HR. Ponadto z ATS korzystają także agencje rekrutacyjne i rekruterzy, którzy są freelancerami. Większość użytkowników podkreśla następujące atuty oprogramowania:

• Różnorodne integracje. Nowoczesne automatyczne systemy integrują się i synchronizują z portalami z ogłoszeniami o pracę, LinkedIn, pocztą elektroniczną – to pozwala na bieżące śledzenie i znalezienie odpowiedniego kandydata. Co ważne – w oprogramowaniu dla rekruterów istnieje możliwość eksportowania i importowania już utworzonych baz kandydatów.
• Dostosowywanie. Bardzo korzystnie jest, gdy w systemie są dostosowywane pola, a rekruter samodzielnie, według własnych potrzeb, może dostosować etapy pracy z ofertami pracy itp.
• Parser i rekomendacje. Dobry system do rekrutacji rekomenduje rekruterowi pulę CV, które najlepiej pasują do słów kluczowych, umiejętności, nazw poprzednich pracodawców, doświadczenia, edukacji itp.; parser zawsze znajdzie CV według wymaganych kryteriów.
• Łatwe dodawanie kandydata i tworzenie bazy. Dodając CV jednym kliknięciem, rekruter w możliwie najkrótszym czasie tworzy własną lub korporacyjną bazę specjalistów.
• Szablony do wysyłania. W dobrym oprogramowaniu do rekrutacji zawsze znajdują się wygodne szablony do korespondencji z kandydatami – nie ma potrzeby za każdym razem tworzyć czegoś nowego i marnować na to cenny czas.
• Wspólna praca. Na koncie ATS rekruter i klient/pracodawca mogą pracować wspólnie – jest to bardzo wygodne i przejrzyste.
• Porządek w informacjach. Specjalistyczny soft uwalnia rekrutera od konieczności gromadzenia i przechowywania u siebie masy dokumentów związanych z kandydatami, korespondencją z nimi itp. To nie ma sensu, ponieważ można komunikować się z kandydatami bezpośrednio z systemu.
• Optymalizacja czasu pracy. Zwykle w ATS rekruter pracuje w sposób uporządkowany, korzystając z narzędzi organizatora, konstruktorów raportów, różnych szablonów itp. Wiele rutynowych operacji znika w sposób samoistny, umożliwiając zajęcie się bardziej istotnymi i mniej banalnymi kwestiami.

W jaki sposób ATS oszczędza czas i budżet rekruterów?

System ATS dostarcza rekruterom najbardziej niezbędnych narzędzi do tworzenia lejków, analizy, różnych rodzajów raportów oraz innych ważnych opcji. Dzięki oprogramowaniu, rekruter znajduje potrzebne CV znacznie szybciej niż ręcznie, oszczędzając – uwaga! – do 10 tygodni roboczych w roku, czyli 2,4 miesiąca roboczego!

ATS dla rekrutacji oszczędza około 20% czasu na zatrudnienie, ponieważ co piąty wakat jest zamykany zasobami z własnej bazy (co daje o 54% szybszy wynik, niż w przypadku poszukiwania nowych kandydatów na zewnętrznych zasobach). Odpowiednio, oszczędza się również pieniądze – 2,4 średniej pensji rekrutera rocznie. Cieszy także ROI – około 325%. Tę logikę obliczeń wyjaśnialiśmy i uzasadnialiśmy szczegółowo.

Team leader lub HRD zawsze może śledzić i ocenić pracę swojego zespołu lub poszczególnego specjalisty, analizować wskaźniki ilościowe, rozumieć zasoby z największym przepływem kandydatów i wiele więcej. Ponadto zautomatyzowany rekrutacyjny system pomoże zobaczyć problematyczne punkty oferty pracy, wykryć słabe ogniwa w poszukiwaniu i selekcji, zrozumieć, dlaczego kandydaci odmawiają, jak również wytypować inne trudne momenty w procesie rekrutacyjnym. Następnie stanie się pomocą w przeprowadzeniu pracy nad błędami i wyeliminowaniu wad w procesie biznesowym.

Wnioski

Jakościowe ATS koncentrują się na efektywności wszystkich etapów rekrutacji, ponieważ wysokiej jakości oprogramowanie do rekrutacji pozwala:

• rekruterom, ich przełożonym i klientom współdziałać w jednym systemie
• dostosowywać i udoskonalać lejki ofert pracy pod klienta
• prowadzić bazę kandydatów ze wszystkimi towarzyszącymi informacjami i historią
• komunikować się z kandydatami bezpośrednio z CRM
• zatwierdzać kandydatów z wewnętrznymi zamawiającymi
• organizować wywiady, wysyłać oferty i śledzić proces wprowadzenia do pracy nowego pracownika
• operatywnie pracować z analizą i sprawozdawczością oraz wiele innych.

Wiadomo, że ATS nie zastąpi rekrutera. Jednak może go pozbawić lwiej części rutynowych zadań, oszczędzając wysiłek i środki finansowe. Co więcej, delegując rutynowe procesy systemowi, rekruter lub pracownik HR zawsze będzie mógł być bardziej efektywny i poświęcać więcej czasu na zarządzanie bardziej intelektualnymi zadaniami, jak i doskonalenie swojej pracy.