Lejek rekrutacyjny lub wyznaczenie sposobu budowania marszrutu dla lepszych kandydatów

Głównym zadaniem rekrutera jest angażowanie maksymalnej liczby kandydatów, a następnie przeprowadzenie wyboru eliminacyjnego spośród najbardziej odpowiednich osób, mającego na celu zamknięcie wakatu. Jest kilka sposobów realizacji tego zadania, ale najbardziej skutecznym jest lejek wyboru personelu. Specjaliści z CleverStaff opowiedzą w szczegółach o tym, co to jest i z jakich etapów się składa, a także, z jakimi cechami szczególnymi można się spotkać w czasie wykonywania pracy.

Czym jest lejek wyboru personelu?

Pojęcie lejka trafiło do branży HR z marketingu. Marketingowcy prowadzą w ten sposób klienta przez wszystkie etapy, od udzielenia dokładnych odpowiedzi na pytanie “co to jest” aż po pozycję “kupiłem to i kupię jeszcze raz”. Rekrutacyjny wybór personelu charakteryzuje się analogicznym sposobem działania.

Ważne jest zrozumienie tego, że wakat jest de facto takim samym towarem, jak każdy inny. Występuje oferta i popyt. Zadaniem rekrutera jest sprzedaż wakatu. Oznacza to, że należy zrobić tak, aby maksymalna liczba specjalistów dowiedziała się o ukazaniu się nowego ogłoszenia o wolnym miejscu pracy, zainteresowała się korporacją i przesłała swoje CV.

Lejek rekrutacyjny (recruitment funnel, hiring funnel) – to narzędzie rekrutera, które umożliwia nie tylko angażowanie maksymalnej liczby pracowników, ale i sprawowanie kontroli nad statystyką. Dopuszcza to otrzymywanie informacji na temat liczby zgłoszeń ze strony zainteresowanych osób określonym wakatem, a także liczby osób, które otrzymały promocję do następnego etapu. Przeważnie w finale znajdują się najbardziej zainteresowani kandydaci, a zadaniem rekrutera jest wybór tych najbardziej wykwalifikowanych, zmotywowanych i takich, którzy w sposób maksymalny spełniają warunki wakatowe.

Dlaczego jest potrzebny lejek rekrutacyjny?

Lejek rekrutacyjny umożliwia ułatwienie pracy w warunkach występowania dużej liczby CV. Ta metoda przede wszystkim będzie się sprawdzała w sytuacji rekrutacji pracowników na skalę masową lub w przypadku pracy z wakatami, gdzie występuje największa liczba zgłoszeń. Z kolei ten sposób przy małym biznesie nie charakteryzuje się dużą skutecznością.

Lejek umożliwia rozwiązywanie następujących zadań:

• Zwiększenie skuteczności wyboru pracowników przy pomocy eliminacji niezainteresowanych kandydatów;
• Monitoring skuteczności ofert pracy różnego typu. Można testować różne teksty ogłoszeń i ich wygląd;
• Prognozowanie terminów zamykania wakatów;
• Monitoring konwersji;
• Daje możliwość korygowania w procesie poszukiwania. Na przykład w sytuacji, gdy na pierwszym etapie szukania pracownika występuje mało zgłoszeń, można wtedy zastosować inną metodę;
• Daje opcję określania problemów stosowanych metod. Dla przykładu dotyczy to tego przypadku, gdy występuje wielu kandydatów wyeliminowanych na etapie omawiania warunków.

Lejek powinien wyświetlać liczbę kandydatów na każdym etapie. Ponadto zaleca się prowadzenie lejka dla każdego rodzaju pracy, jeśli stosujesz różne metody i podejścia. W takim przypadku możesz znaleźć rodzaj wakatu, który działa skuteczniej przy selekcji personelu na to lub inne stanowisko. Będziesz go potrzebować dzisiaj i w przyszłości.

Etapy lejków

Lejek rekrutacyjny może zawierać kilka etapów. Przeważnie ich liczba wynosi 5. Jednak można rozszerzyć lejek w zależności od specyfiki korporacji, która akurat potrzebuje specjalistów. Może to być wywiad z team leaderem, testowanie online itd. Należy przeanalizować podstawowe etapy.

Zwrócić uwagę

Jest to początkowy etap przewidujący zaangażowanie kandydatów. Etap ten charakteryzuje się umieszczeniem wakatów w różnych źródłach i promocją ich. Podstawowym zadaniem jest udzielenie informacji na temat poszukiwania pracowników i wzbudzenie zainteresowania kandydatów na właściwe stanowisko.

Aby kandydaci zainteresowali się danym wakatem, należy pracować nad brandem korporacji i udzielać maksymalnej ilości informacji na ten temat. Klienci będą poszukiwali informacji, zanim odpowiedzą na umieszczone ogłoszenie o wakacie i powinni móc je otrzymać. W związku z tym ważnym źródłem są sieci społecznościowe, gdyż zgodnie z danymi udzielonymi przez Pew Research Center, do 35% kandydatów najpierw szuka konta korporacyjnego potencjalnego pracodawcy przed odpowiedzią na dane ogłoszenie o wolnym miejscu pracy. Należy też poeksperymentować z opisem stanowiska, śledzić statystykę zgłoszeń kandydatów nadchodzących z różnych źródeł.

Zaangażowanie

Na tym etapie występują potencjalni kandydaci, którzy posiadają zainteresowanie przedmiotowe wobec wakatu i są w stanie się zgłosić. Istotną sprawą jest również udzielenie wszystkich niezbędnych informacji, aby zainteresowane osoby przesłały swoje CV.

Najlepszym sposobem jest sporządzenie FAQ. Oznacza to, że należy zebrać odpowiedzi udzielane na najczęstsze pytania, co z kolei umożliwi uniknięcie udzielania odpowiedzi na takie same pytania. Trzeba też opracować wygodny sposób komunikacji. Mogą to być na przykład chatboty. Umożliwiają one automatyzację procesu udzielania odpowiedzi na postawione pytania.

W związku z tym należy ustawić system wiadomości w zakresie odbioru nowych CV. Bardzo ważne jest, aby proces ten był łatwy, ponieważ około 60% kandydatów (według danych CareerBuilder) nie składa swoich CV w przypadku, gdy proces charakteryzuje się wysokim poziomem komplikacji i długim czasem oczekiwania. Oznacza to, że należy ustawić ten system w taki sposób, aby występowała opcja automatycznego udzielenia odpowiedzi na CV. Feedback jest bardzo istotny dla kandydatów i im szybciej będzie zrobiony, tym lepiej.

Eliminacja

Etap zaangażowania jest zakończony na etapie złożenia CV i następnie praca rekrutera polega na wyborze najbardziej odpowiednich kandydatów. Po ukończeniu danego etapu pozostaną wyłącznie ci kandydaci, którzy w sposób maksymalny spełniają wyznaczone wymagania.

W czasie eliminacji są przeprowadzane rozmaite testy i istotne jest, aby ten proces był interesujący. Na przykład w czasie stosowania grywalizacji należy przeprowadzać wybór w formie gry. Można także stosować testy sytuacyjne, wideo zawierające proces roboczy itd. W czasie eliminacji trzeba oceniać nie tylko posiadane umiejętności podstawowe, ale i soft skills. Nawet w przypadku, gdy kandydatowi brakuje umiejętności zawodowych – można się ich nauczyć, ale już nie wszyscy potrafią pomyślnie zintegrować się w zespole i na najwyższym poziomie współdziałać z innymi pracownikami.

Oferty

Po wykonaniu eliminacji niezbędnej liczby kandydatów należy przystąpić do omówienia warunków. Nie wszystkim będzie odpowiadała dana oferta i na tym etapie nastąpi kolejna eliminacja pewnej części kandydatów. Pozostaną ci, którzy nadają się do zamknięcia wakatu i jednocześnie zgadzają się na proponowane warunki lub ich propozycje mogą zostać zaakceptowane przez pracodawcę.

Ważną kwestia jest również określenie preferencji kandydatów na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i już w oparciu o to należy sporządzać ofertę. Kandydatów mogą zainteresować perspektywy, przyszły awans zawodowy, warunki pracy itd.

Zatrudnienie

Zatrudnienie jest finalną częścią lejka. To, że pracownik już rozpoczął swoją pracę, jeszcze nie oznacza, że lejek jest zamknięty. Może być tak, że pracownik nie zatrzyma się w danym miejscu pracy na czas przekraczający 1 miesiąc, a więc oznacza to, że należy udzielić pomocy osobie początkującej.

Nowy pracownik przede wszystkim powinien od razu być wyposażony we wszelki niezbędny sprzęt zawodowy. Należy zapoznać pracownika z zespołem, zaprezentować go, przeprowadzić onboarding. Istotne jest też zabezpieczenie maksymalnego wsparcia w zakresie przystosowania pracownika, aby pozostał on w korporacji i uczestniczył w sposób aktywny w zakresie jej rozwoju.

Zgłoszenie wakatowe – to podstawowy wskaźnik

Pierwszym wskaźnikiem podlegającym analizie w lejku wyboru personelu jest zgłoszenie, czyli liczba CV, które są otrzymywane po umieszczeniu ogłoszenia wakatowego. Jest to pierwszy parametr, od którego rozpoczyna się dalsze oszacowanie wskaźnika skuteczności.

Należy też przeprowadzić analizę zgłoszeń. Na przykład w przypadku wykorzystywania stron przeznaczonych do poszukiwania wolnych miejsc pracy powinno się analizować każdą oddzielnie. Natomiast w przypadku sieci społecznościowych – trzeba mierzyć wyniki z każdej platformy społecznościowej. Umożliwi to stworzenie bazy w zakresie analizy każdego źródła i ustalenie największej liczby kandydatów, którzy pochodzą z danej strony-źródła. Źródeł, które nie posiadają wyników nie należy dalej stosować, ponieważ tylko niepotrzebnie zabierają czas, pochłaniają wysiłek i środki.

Jeszcze jednym ważnym zagadnieniem jest eksperymentowanie z formatami wakatowymi przy pomocy ustalenia treści zgłoszeń w każdym z wariantów. Umożliwi to sprawdzenie tego, który format najbardziej cieszy się powodzeniem wśród odbiorców. Następnie najbardziej atrakcyjne wakaty należy umieszczać w źródłach, które charakteryzują się najwyższą skutecznością.

Jak należy w prawidłowy sposób analizować lejek?

Ważnym punktem jest analiza lejków, która umożliwia ustalenie faktu dotyczącego tego, jak efektywna jest zorganizowana kampania poszukiwania i doboru pracowników. W tym celu należy przejść do następujących czynności:

• Przygotowanie szablonu związanego z przeprowadzeniem procesu analizy,
• Zaznaczenie każdego etapu,
• Ustalenie liczby osób, które zgłosiły się na początku, a także tego, jaka liczba otrzymała promocję etapową,
• Ustalenie procentu konwersji – liczba kandydatów, którzy dostali promocję dotyczącą każdego etapu.

Analizę należy przeprowadzać po odbiorze CV lub na etapie wyboru konkretnych kandydatów. Dobrze jest prowadzić analizę osobno dla każdego źródła, żeby znaleźć najbardziej skuteczne. W lejku ważne jest też podawanie liczby otrzymanych CV, ilości przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych (przez telefon i osobiście), liczby i procentu zatrudnionych pracowników, a także procentu i liczby niezatrudnionych osób. Istotne jest również podawanie przyczyn rezygnacji/odmów.

Jakie są sposoby polepszenia wskaźników lejków?

Bywa tak, że rekrutacja nie jest skuteczna, a lejek umożliwia szybkie wyznaczenie problemu. Kontrola nad rekrutacją umożliwia w odpowiednim terminie wniesienie poprawek przy pomocy zmiany jakiegoś elementu. Na przykład:

• Eksperymentowanie z formatami wakatów. Najlepiej od razu przygotować kilka wariantów i przeprowadzić ich testowanie. W sytuacji stosowania jednego formatu i otrzymywania małej liczby CV należy spróbować go zmienić.
• Ułatwienie procesu składania wniosku. Jest taka ewentualność, że mała ilość CV wiąże się ze skomplikowanym sposobem ich składania. Występuje na przykład opcja sporządzenia automatycznej formy przy pomocy kilku kliknięć i dodania CV. Im mniej jest etapów do przejścia przed wysłaniem przez kandydata CV, tym jest lepiej.
• Stworzenie osobistego rankingu. W czasie analizowania CV, należy najpierw wybrać najbardziej odpowiednich kandydatów, a następnie ustalić z nimi rozmowę.
• Otrzymanie dużej liczby informacji na temat priorytetów kandydatów. Umożliwi to kładzenie prawidłowych akcentów w czasie przygotowania oferty.

Bardzo ważne są: obserwacja statystyki, analizowanie danych, co z kolei umożliwi korygowanie procesu poszukiwania i wyboru odpowiednich kandydatów.

Fachowe oprogramowanie umożliwi podwyższenie wskaźników skuteczności lejków

Proces poszukiwania kandydatów i prowadzenia statystyki charakteryzuje się rutynowością. W przypadku wykonywania tych zadań w sposób ręczny występuje ryzyko popełnienia błędów, które spowodują nieprawidłowe określenie danych statystycznych. Aby tego uniknąć, należy stosować wysokiej jakości oprogramowanie. Specjalna platforma rekrutacyjna umożliwi stworzenie lejku, podwyższenie poziomu skuteczności w czasie prowadzenia i analizy statystyki.

System CleverStaff posiada dobre możliwości, aby stworzyć dobrej jakości lejek. Zaletami tego serwisu są następujące elementy:

• Opcja tworzenia diagramów, które mogą w sposób bezpośredni przedstawić poziom skuteczności każdego etapu,
• Opcja oszacowań stosunkowej i absolutnej konwersji,
• Ewidencja odnośnie każdego kandydata,
• Automatyczne ustalenie procentów, administrowanie danymi odnośnie kandydatów przy pomocy jednego kliknięcia,
• Szybkie i wygodne pobieranie sprawozdań.

Prawidłowa automatyzacja umożliwi wykonywanie pracy w zakresie poszukiwania i wyboru personelu w sposób bardziej operacyjny i wygodny, co z kolei spowoduje zwiększenie skuteczności lejka i etapów rekrutacji w całości.