Czego nie wiedzieliśmy o raportowaniu w rekrutacji?

Lifehacki dla managerów ds. rozwoju zasobów ludzkich i nie tylko

Prawdziwa rekrutacja jest mocno powiązana z analizą wydajności. Rekruter powinien podejmować działania w oparciu o dane, a nie na ślepo. Dla managerów ds. rozwoju zasobów ludzkich ważne jest, aby wiedzieć, jak sytuacja wygląda od wewnątrz, gdyż tylko tak będzie mógł zareagować na czas. Jednak “ręczna” analiza wymaga dużej ilości czasu, ponieważ trzeba skumulować dane dla całego zespołu, liczbę zamkniętych/otwartych wakatów, obliczyć % produktywności każdego z nich i jeszcze wykonać wiele innych zadań.

W systemie rekrutacyjnym CleverStaff manager może uzyskać odpowiedzi na większość tych pytań za pomocą bardzo prostych raportów. Sugerujemy zwrócić uwagę na te, które pozwolą liderowi zespołu lub managerowi ds. rozwoju zasobów ludzkich  szybko zorientować się w tym, jak rzeczywiście przedstawiają się sprawy podległego mu zespołu.

Lejek i „Raport z oferty pracy”

Lejek rekrutacyjny jest budowany w oparciu o liczbę kandydatów dodanych do wakatów i ich przejście przez kolejne etapy.

Najciekawszą kwestią, jaką pokazuje lejek, jest konwersja między etapami. Wysoka jakość konwersji oszczędza czas, niska wskazuje na to, nad czym należy popracować.

Korzystając z tego manager zawsze może spojrzeć i ocenić, gdzie mogą znajdować się słabe punkty na ścieżce konkretnego wakatu. Można tutaj także śledzić statystyki użytkowników. Jeśli kilku rekruterów pracuje z określonym wakatem, można zobaczyć postępy każdego z nich, a mianowicie przeanalizować lejek każdego z pracowników dla konkretnego wakatu lub grupy wakatów. To samo dotyczy rezygnacji.

Raport „Aktywność użytkowników”

W raporcie „Aktywność użytkowników” manager ds. rozwoju zasobów ludzkich  może analizować wydajność każdego rekrutera. Mianowicie: ile ruchów kandydatów pomiędzy poszczególnymi etapami („Znaleziono”, „Wybrano”, „Rozmowa kwalifikacyjna”, „Zadanie testowe”, „Oferta” itp.) w określonym przedziale czasu wykonał określony użytkownik system. Od razu widać to, kto był aktywny, a kto mniej :). Ponownie: to wszystko można przeanalizować pod kątem jednego lub większej ilości/wszystkich wakatów.

Raport „Statystyki użytkowników”

W tym raporcie manager może od razu zobaczyć, kto z zespołu dodał najwięcej kandydatów w określonym czasie, ile przeprowadzono rozmów kwalifikacyjnych, liczbę i procent zamkniętych wakatów itp.

Wskazany jest nawet średni czas zamknięcia wakatu, a także określony użytkownik. Tutaj jest obliczany procent całkowitej liczby zamkniętych wakatów. Jest to bardzo odkrywczy raport na temat wydajności zespołu jako całości, za pomocą którego manager ds. rozwoju zasobów ludzkich  może natychmiast zidentyfikować najbardziej efektywnych pracowników w dziale.

Konstruktor raportów

Osobny temat to „Projektant raportów”. Pozwala na tworzenie raportów według wymaganych parametrów. Po stworzeniu wygodnego szablonu manager oszczędza sporą ilość czasu, aktywnie z niego korzysta i zawsze ma pod ręką świeże informacje.

W ustawieniach można wybrać dowolne parametry: „Klient”, „Wynagrodzenie”, „Region”, „Odpowiedzialny”, „Status wakatu”, „Dodani kandydaci”, „Zatrudniony” itp. Warto zapisać ten szablon. Następnie można przejrzeć sytuację pod kątem każdego wakatu i połączyć ją z innymi raportami – aby obraz był jak najbardziej obiektywny.

Najważniejsze, aby nie zapomnieć zapisać parametrów tego raportu, by później móc po prostu wejść i edytować informacje za dany okres.

Te trzy raporty dają klarowny obraz pracy zespołu – teamu jako całości i każdego rekrutera z osobna. Dla managera ds. rozwoju zasobów ludzkich  jest to rozsądna informacja o tym, kto prowadzi, a kto pozostaje w tyle i dlaczego tak się dzieje. Z drugiej strony zawsze można śledzić przebieg danego wakatu i zareagować na czas, jeśli coś pójdzie nie tak.

Zautomatyzowane raporty pozwalają ocenić ogólną sytuację w dziale i podjąć właściwe decyzje poprawiające efektywność funkcjonowania zespołu. Jednocześnie ogólny wynik zawsze składa się z produktywności każdego indywidualnego rekrutera i jego osobistych raportów. Ułatwia to system grywalizacji wbudowany w CleverStaff.

„Wielka trójka” liderów

Grywalizacja w CleverStaff przechwytuje i digitalizuje wszystkie działania, które rekruter wykonuje w systemie – od prostego dodania komentarza po zamknięcie złożonego wakatu. Za swoje codzienne osiągnięcia rekruter otrzymuje nagrody w postaci wirtualnych klejnotów, gromadzi doświadczenie, przechodzi z poziomu na poziom.

Im trudniejszy wakat, tym więcej klejnotów za jego zamknięcie można uzyskać. Proces jest dobrze zdigitalizowany: system zapewnia algorytm, który określa poziom złożoności wakatu (1,2 lub 3) i różną liczbę nagród o różnej “wartości”. W ten sposób zbierane są dane statystyczne do raportowania efektywności osobistej rekrutera.

Rekruter może sam wykonać podsumowanie swojej działalności.

Na koniec miesiąca (lub innego okresu sprawozdawczego) można zobaczyć, co się zmieniło, kto jest na jakim poziomie, ile klejnotów zostało zebranych, czy są postępy, czy też ich nie ma. Wyniki można porównać z poprzednimi i rywalizować z kolegami. Jeśli z kolei rekruter działał niezwykle sprawnie, to trafia do „pierwszej trójki”. To świetna okazja do śledzenia własnego sukcesu oraz dokonań zespołu. 🙂

Zatem korzystanie z automatycznego raportowania jest koniecznością w nowoczesnej rekrutacji. To znacznie oszczędza czas i zapewnia „360-stopniowy” przegląd efektywności działu zarówno jako całości, jak i każdego rekrutera. Jest to bardzo cenne, bo poprawne dane zawsze pozwalają na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Zgodzisz się z tym? 🙂