Чого ми не знали про звітність у рекрутингу? Лайфхаки для HRD і не тільки

Справжній рекрутинг – це про аналіз ефективності. Рекрутеру важливо працювати на основі даних, а не всліпу. HRD важливо бачити ситуацію зсередини, щоб вчасно відреагувати. Але аналіз «вручну» вимагає багато часу, тому що треба звести дані по всій команді, кількості закритих/відкритих вакансій, порахувати % продуктивності кожного та ще багато чого. 

Натомість у системі CleverStaff відповіді на більшість з цих питань керівник може отримати через цілком прості звіти. Пропонуємо звернути увагу саме на ті, які доможуть тім-ліду або HRD оперативно зрозуміти, як ідуть справи департаменту.

Воронка і «Звіт за вакансією»

Воронка будується за кількістю доданих кандидатів у вакансії і переміщень їх етапами. 

Найцікавіше, що показує воронка – це конверсія між етапами. Якісна конверсія –  заощаджує час, низька – вказує на те, з чим треба попрацювати. 

Користуючись цим, керівник завжди може подивитись і оцінити, де можуть бути слабкі місця по воронці конкретної вакансії. Тут же можна відстежувати статистику по користувачам. Якщо з конкретною вакансією працюють кілька рекрутерів, то можна подивитися прогрес по кожному з них, а саме – проаналізувати воронку кожного зі співробітників за конкретною вакансією або за групою вакансій. Те саме стосується і відмов.

Звіт «Активність користувачів»

У звіті «Активність користувачів» HRD може проаналізувати ефективність роботи кожного рекрутера. А саме: скільки переміщень кандидатів між певними етапами («Знайдені», «Відібрані», «Співбесіда», «Тестове завдання», «Офер» тощо) у визначений період часу здійснив певний користувач системи. Одразу видно, хто був активний, а хто не дуже :). Знову ж таки: це все можна проаналізувати в розрізі однієї або кількох/всіх вакансій. 

Звіт «Статистика користувачів»

У цьому звіті керівник може одразу побачити, хто саме з команди за визначений проміжок часу додав найбільше кандидатів, скільки співбесід провів, кількість і відсоток закритих вакансій тощо. 

Зазначається навіть середній час закриття вакансії, і теж – за конкретним користувачем. Звідси ж рахується % від загальної кількості закритих вакансій. Це дуже показовий звіт про ефективність роботи команди в цілому, з яким HRD може одразу визначити найефективніших співробітників відділу.

Конструктор звітів 

Окрема тема – «Конструктор звітів». Він дозволяє створювати звіти за потрібними параметрами. Одного разу зробивши собі зручний шаблон, керівник заощаджує купу часу, активно його використовує і завжди має під рукою свіжу інформацію. 

Для налаштувань можна вибрати будь-які параметри: «Замовник», «Зарплата», «Регіон», «Відповідальні», «Статус з вакансії», «Додано кандидатів», «Вийшли на роботу» тощо. І – зберегти цей шаблон. Після цього можна переглянути ситуацію в розрізі кожної вакансії і поєднати з іншими звітами – так картина буде максимально об’єктивною. 

Головне – не забути зберегти параметри цього звіту, щоб потім просто зайти і відредагувати інформацію за заданий період.

Ці три звіти дають чітке розуміння, як працює команда – вся загалом і кожний рекрутер окремо. Для  HRD – це обґрунтована інформація стосовно того, хто лідирує, а хто – пасе задніх, і чому саме так відбувається. З іншого боку, можна завжди слідкувати за прогресом тієї чи іншої вакансії і вчасно реагувати, якщо щось йде не так. 

Автоматизовані звіти дозволяють оцінити загальну ситуацію в департаменті та приймати правильні рішення, для підвищення командної ефективності. В той же час загальний результат  завжди складається з продуктивності  кожного окремого рекрутера і його особистої звітності. Цьому сприяє система гейміфікації, яка вбудована в CleverStaff.

«Велика трійка» лідерів

Гейміфікація у CleverStaff фіксує і оцифровує всі дії, які рекрутер виконує в системі – від простого додавання коментаря до закриття складної вакансії. За свої щоденні досягнення рекрутер отримує нагороди-камінці, накопичує досвід, переходить з рівня на рівень. 

Чим складніша вакансія – тим більше камінців нараховується. Процес оцифровується неупереджено: системою передбачений алгоритм, що визначає рівень складності вакансії (1,2 чи 3) і видає різну кількість нагород з різним «номіналом». У такий спосіб збираються статистичні дані для звітності стосовно персональної ефективності рекрутера. 

Рекрутер може самостійно підбивати свої підсумки. 

В кінці місяця (або іншого звітного періоду) можна подивитися, що змінилося, хто на якому рівні, скільки камінців зібрано, є прогрес чи ні. Можна порівнювати з попередніми результатами і змагатися з колегами. І якщо рекрутер попрацював суперефективно, то він потрапляє до «трійки лідерів». Це чудова можливість відстежувати свій власний успіх і успіх команди 🙂

Отже, використання автоматичної звітності – must have сучасного рекрутингу. Це суттєво заощаджує час і дає огляд “на 360 градусів” ефективності департаменту як в цілому, так і по кожному рекрутеру. І це дуже цінно, адже коректні дані завжди дають можливість приймати вірні бізнес-рішення. Ви згодні? 🙂