Чего мы не знали об отчетности в рекрутинге? Лайфхаки для HRD и не только

Настоящий рекрутинг – это про анализ эффективности. Рекрутеру важно работать на основе данных, а не вслепую. HRD важно видеть ситуацию изнутри, чтобы вовремя отреагировать. Но анализ «вручную» требует много времени, потому что надо свести данные по всей команде, количеству закрытых/открытых вакансий, посчитать % производительности каждого и еще много чего. 

Вместо этого в системе CleverStaff ответы на большинство из этих вопросов руководитель может получить через вполне простые отчеты. Предлагаем обратить внимание именно на те, которые помогут тим-лиду или HRD оперативно понять, как идут дела департамента.

Воронка и «Отчет по вакансии»

Воронка строится по количеству добавленных кандидатов по вакансии и перемещений их  этапами.

Самое интересное, что показывает воронка – это конверсия между этапами. Качественная конверсия –  экономит время, низкая – указывает на то, с чем надо поработать.

Пользуясь этим отчетом, руководитель всегда может посмотреть и оценить, где могут быть слабые места по воронке конкретной вакансии. Здесь же можно отслеживать статистику по пользователям. Если с конкретной вакансией работают несколько рекрутеров, то можно посмотреть прогресс по каждому из них, а именно – проанализировать воронку каждого из сотрудников по конкретной вакансии или по группе вакансий. Это же касается и отказов.

Отчет «Активность пользователей»

В отчете «Активность пользователей» HRD может проанализировать эффективность работы каждого рекрутера. А именно: сколько перемещений кандидатов между определенными этапами («Найдены», «Отобраны», «Собеседование», «Тестовое задание», «Оффер» и т.п.) в определенный период времени осуществил определенный пользователь системы. Сразу видно, кто был активный, а кто не очень :). Опять же: это все можно проанализировать в розрезе одной или нескольких/всех вакансий.

Отчет «Статистика пользователей»

В этом отчете руководитель может сразу увидеть, кто именно из команды за определенный промежуток времени добавил наибольшее количество кандидатов, сколько собеседований провел, количество и процент закрытых вакансий  и т.п.

Предлагается даже среднее время закрытия вакансии, и тоже – по конкретному пользователю. Отсюда же считается % от общего количества закрытых вакансий. Это очень показательный отчет об эффективности работы команды в целом, с которым HRD может сразу определить самых эффективных сотрудников отдела.

Конструктор отчетов

Отдельная тема – «Конструктор отчетов». Он позволяет создавать отчеты по необходимым параметрам. Однажды сделав себе удобный шаблон, руководитель экономит кучу времени, активно его использует и всегда имеет под рукой свежую информацию.

Для настроек можно выбрать любые параметры: «Заказчик», «Зарплата», «Регион», «Ответственные», «Статус по вакансии», «Добавлено кандидатов», «Вышли на работу» и т.п. И – сохранить этот шаблон. После этого можно пересмотреть ситуацию в разрезе каждой вакансии и соединить с другими отчетами – так картина будет максимально объективной.

Главное – не забыть сохранить параметры этого отчета, чтобы потом просто зайти и отредактировать информацию за необходимый период.

Эти три отчета дают четкое понимание, как работает команда – вся вообще и каждый  рекрутер отдельно. Для  HRD – это обоснованная информаия относительно того, кто лидирует, а кто – отстает, и почему именно так происходит. С другой стороны, можно всегда следить за прогрессом той или иной вакансии и вовремя реагировать, если что-то идет не так.

Автоматизированные отчеты позволяют оценивать общую ситуацию в департаменте и  принимать правильные решения для повышения командной эффективности. В то же время общий результат  всегда состоит из производительности каждого отдельного рекрутера и его собственной отчетности. Этому способствует система геймификации, которая встроена в CleverStaff.

«Большая тройка» лидеров

Геймификация в CleverStaff фиксирует и оцифровывает все действия, которые рекрутер выполняет в системе – от простого добавления комментария до закрытия сложной вакансии. За свои ежедневные достижения рекрутер получает награды-камни, накапливает опыт, переходит с уровня на уровень.

Чем сложнее вакансия – тем больше камней насчитывается. Процесс оцифровывается беспристрастно: системой предусмотрен алгоритм, который определяет уровень сложности вакансии (1,2 или 3) и выдает разное количество наград с разным «номиналом». Таким способом собираются статистические данные для отчетности относительно персональной эффективности рекрутера.

Рекрутер может самостоятельно подводить свои итоги.

В конце месяца (или другого отчетного периода) можно посмотреть, что изменилось, кто на каком уровне, сколько камней собрано, есть прогресс или нет. Можно сравнивать с предыдущими результатами и соревноваться с коллегами. И если рекрутер поработал суперэффективно, то он попадает в «тройку лидеров». Это прекрасная возможность отслеживать свой собственный успех и успех команды.

Следовательно, использование автоматической отчетности – must have современного рекрутинга. Это существенно экономит время и дает обзор(осмотр) “на 360 градусов” эффективности департамента как в целом, так и по каждому рекрутеру. И это очень ценно, ведь корректные данные всегда дают возможность принимать правильные бизнес-решения. Вы согласны? 🙂