Zmiany po automatyzacji: z doświadczenia Jurija Konopli, managera firmy Naftogaz Ukrainy sp. z o.o.

O kliencie

Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o. – to wiodąca firma, będąca niezawodnym dostawcą gazu dla klientów indywidualnych, przedstawicieli biznesu oraz przedsiębiorstw przemysłowych w Ukrainie. Wśród klientów firmy znajdują się: liderzy branży spożywczej, chemicznej i rolniczej, firmy budowlane, przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw itp.

Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o. jest częścią Grupy Naftogaz, jednego z największych ukraińskich pracodawców, który zrzesza ponad 53 tysiące pracowników na terenie całego kraju.

Zespół CleverStaff jest dumny z faktu, że od lata 2023 roku współpracuje z rekruterami z Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o.

Minęło niewiele czasu, ale można już zobaczyć  pewne wyniki, zauważalne przede wszystkim w optymalizacji procesu rekrutacji personelu. Omówiliśmy je z Jurijem Konoplą, kierownikiem grupy ds. rekrutacji i adaptacji personelu.

Jurij ma background w branży sprzedaży, działał również jako przedsiębiorca, a z rekrutacją jest związany już od ponad 4 lat. Początkowo zajmował się rekrutacją managerów ds. sprzedaży, specjalistów z branży finansów, a następnie zaczął preferować pracę z ofertami pracy w dziedzinie marketingu cyfrowego i IT, a także odniósł sukces w Executive Search.

Do każdego z projektów miał indywidualne podejście – zagłębiał się w specyfikę biznesu oraz konkretnej oferty pracy, aby stworzyć portret kandydata, a ponadto dokładnie zapoznawał się z terminologią.

Zanim rozpoczął pracę w Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o., Jurij zdążył zdobyć solidne doświadczenie w poszukiwaniu i selekcjonowaniu personelu w różnych branżach, zarówno w Ukrainie, jak i za granicą. Na tej liście można umieścić: logistykę, produkcję, sprzedaż, fintech, IT, a nawet marketing. 

Poszukiwanie i selekcjonowanie 

Gdy Jurij dołączył do Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o., od razu zajął się wszystkimi aktualnymi ofertami pracy – od obsługi biura do kierownika departamentu.

W zależności od stanowiska, Jurij korzysta z różnych zasobów:

• jeśli chodzi o pracowników liniowych- sięga przede wszystkim do stron work.ua lub robota.ua;
• jeśli efektem poszukiwań powinno stać się znalezienie bardziej wyspecjalizowanych ekspertów lub managerów wyższego szczebla, to poszukiwania są prowadzone głównie na LinkedIn oraz specjalistycznych stronach branżowych;
• jeśli z kolei jest poszukiwany pracownik IT, oferty pracy są zamieszczane na DOU, a także Jurij korzysta z LinkedIn, GitHub, Stack Overflow.

„W niektórych naszych działach proces obejmuje maksymalnie 2 etapy. Jest to rozmowa ze mną, rozmowa z managerem ds. rekrutacji. To wszystko, wtedy już przygotowujemy ofertę. Natomiast w innych przypadkach może wystąpić potrzeba trzech lub nawet czterech etapów, a także wykonania zadania testowego. To wszystko zależy od złożoności stanowiska. Mogą to być dość długotrwałe procesy ze względu na różne powody, w tym – z powodu wymagań managerów ds. rekrutacji”. – opowiada Jurij.

„Zamieszkanie” w oprogramowaniu

Z obserwacji Jurija wynika, że czasami procesy selekcji były opóźnione również z powodu braku systemu automatyzacji. Bowiem, jeśli cała baza danych, a zwłaszcza cenni kandydaci, z którymi toczy się konstruktywna komunikacja, są przechowywane na twardym dysku lub innych chaotycznych nośnikach, zawsze istnieje ryzyko, że informacje zostaną utracone.

Jednocześnie firma dąży do systematyczności we wszystkich procesach, a rekrutacja nie jest tutaj wyjątkiem. Dlatego podjęto decyzję o automatyzacji w tej dziedzinie. „Gdy zaczęliśmy interakcję z oprogramowaniem, to nie była to przeprowadzka, ale raczej zamieszkanie”. –  uśmiecha się Jurij. „Zamieszkanie” okazało się komfortowe. Dla Jurija nie było to trudne, ponieważ dobrze orientuje się w różnych programach i serwisach, a w niektórych kwestiach pomagali managerowie systemu.

Dlaczego manager ds. rekrutacji to naprawdę cenna rola?

Każdego miesiąca Jurij ma w pracy od 10 do 15 ofert pracy. To dość dużo dla jednego rekrutera. Zauważa też, że zautomatyzowany system bardzo pomaga: „Dołączyłem do procesu doboru kandydatów niektórych kierowników działów, którzy mają lub mogą potencjalnie mieć oferty pracy. Takie osoby otrzymały role managerów ds. rekrutacji”. Gdy CV automatycznie trafia z portalu pracy do systemu, samodzielnie je przeglądają i sortują. To nie jest do końca poprawne, bo to moje zadanie, ale kiedy masz 15 ofert pracy jednocześnie i czasami spędzasz ponad połowę dnia tylko na przeglądaniu odpowiedzi, okazuje się to dobrym rozwiązaniem”. – mówi Jurij.

To oszczędza dość dużo czasu rekruterom. Przecież potrzebują także czasu na przeprowadzenie wywiadów kwalifikacyjnych, organizowanie spotkań z managerami ds. rekrutacji, wstępne wywiady i sourcing. 

„Na sourcing banalnie nie wystarczało nam czasu. Ponadto pewne stanowiska (na przykład analitycy biznesowi lub managerowie ds. projektów w IT) wymagają przede wszystkim nie tylko publikowania ofert na portalach pracy, ale indywidualnej komunikacji z kandydatami na LinkedIn. Dlatego dzięki automatyzacji rutynowych procesów można skierować swoje wysiłki tam, gdzie w danym momencie Twoje działania są znacznie bardziej potrzebne”. – tłumaczy Jurij.

Obecnie w systemie pracuje 2 rekruterów i około 30 managerów ds. rekrutacji – kiedy mają oferty pracy w swoich działach. Nie wszyscy jeszcze opanowali pracę w systemie, ale wszyscy mają instrukcje, a Jurij sam uczy ich korzystania z oprogramowania i tego, co można robić w tej roli.

Ci, którzy pracują nad tworzeniem produktów cyfrowych, w ogóle nie mają problemów z systemem. Inni również stopniowo się uczą, proces trwa i wkrótce w firmie po prostu nie będzie miejsca dla stosów wydrukowanych CV. Wszystkie informacje od początku poszukiwań do oferty będą w systemie. Według Jurija to kwestia czasu i przyzwyczajenia.

Gdy Twoim wyzwaniem jest call center. 

Obecnie w Naftogaz Ukrainy Sp. z o.o. jest zatrudnionych około 350 pracowników, spośród których ponad 150 – to pracownicy call center. Ich rekrutacją zajmuje się dedykowany rekruter. W jego zakresie odpowiedzialności jest tylko jeden wakat – operator call center. Ma bardzo dużo pracy, ponieważ ze względu na specyfikę tej pozycji rotacja pracowników jest bardzo duża.

Ten prosty wakat zawsze ma status Otwarty, codziennie otrzymuje dziesiątki zgłoszeń od kandydatów. Praca z tym wakatem bez automatyzacji byłaby dość trudna. Jednak obecnie rekruter odpowiedzialny za to stanowisko jest podłączony do systemu rekrutacyjnego, co znacznie ułatwiło i usystematyzowało pracę.

Jeśli chodzi o potrzeby innych działów, to ostatnio najtrudniejszym tematem jest wakat archiwisty. „Jest bardzo mało takich specjalistów, a my potrzebujemy dwóch i od dłuższego czasu nie możemy znaleźć odpowiednich kandydatów, aby zaspokoić nasze potrzeby. Jeśli umiejętności twarde są odpowiednie, to miękkie są niezadowalające i odwrotnie.” – mówi smutno Jurij.

Natomiast najłatwiejszym wakatem (znowu, w ciągu ostatnich miesięcy) jest stanowisko managera ds. zakupów. W ciągu kilku dni Jurij znalazł osobę, która od razu przypadła do gustu managerowi ds. rekrutacji i została szybko zatrudniona. Warto tu dodać, że w niektórych przypadkach firma rozważa kandydatów tuż po ukończeniu studiów.

Bez względu na trudność wakatu, przed rozpoczęciem pracy nad nim Jurij radzi kolegom zgłębić jego specyfikę, tak, aby profil kandydata był jak najbardziej odpowiednio sformułowany. To pozwoli szybko i trafnie znaleźć odpowiednią osobę.

Krótko o doświadczeniu użytkownika

Ogólnie rzecz biorąc, po kilku miesiącach pracy w systemie rekrutacyjnym, Jurij dostrzega następujące plusy, które już wpłynęły pozytywnie na proces pracy w zakresie rutynowych zadań:

• podoba mu się możliwość synchronizacji z ofertami pracy na portalach pracy,
• można przechowywać CV kandydatów bezpośrednio podczas sourcingu,
• można oznaczać w systemie managerów ds. rekrutacji i zostawiać komentarze.

Jurij przyznaje, że nie zdążył jeszcze zapoznać się z całą funkcjonalnością systemu, ale nawet te aspekty, z którymi udało mu się popracować, są bardzo na miejscu i pomagają pracować sprawniej.

Plany na najbliższą przyszłość

Ze słów Jurija wynika, że obecnie intensywnie pracuje nad dostosowaniem procesów adaptacji, chce je zautomatyzować tak bardzo, jak to tylko możliwe. Jeśli chodzi o pracę w systemie, w najbliższych planach ma synchronizację z systemem rekrutacyjnym swojej poczty i kalendarza (służba bezpieczeństwa wewnętrznego w jego firmie bardzo ostrożnie podchodzi do produktów pochodzących z zewnętrznych źródeł), a także zapoznanie się z kartami oceny kandydata (scorecards).

Jurij próbował już również gamifikacji i nawet trafił na listę TOP liderów miesiąca. Jednak chce poczekać na rozszerzenie zespołu rekruterów, aby mieć z kim konkurować – to wtedy na pewno zacznie się wielka gra ☺. Będzie nie tylko ekscytująca, ale również pożyteczna i pomoże zrozumieć sytuację w firmie od wewnątrz.

CleverStaff serdecznie dziękuje Jurijowi za interesującą rozmowę!