Rozmowa kwalifikacyjna z dyrektorem – jak rekruter powinien przygotować kandydata
W każdej organizacji rozmowa kwalifikacyjna przebiega nieco inaczej i dość często składa się z kilku etapów. Jednym z takich etapów może być rozmowa z dyrektorem, która jest szczególnie potrzebna w sytuacjach, gdy zatrudniony zostaje manager wyższego szczebla. Dla wielu kandydatów taki etap wiąże się z wieloma komplikacjami. Zadaniem rekrutera jest więc zorganizowanie rozmowy kandydata z dyrektorem organizacji w sposób maksymalnie komfortowy dla obu stron. Jeśli masz niedługo skierować swojego kandydata do kierownictwa na kolejny etap rozmowy rekrutacyjnej, poniższe zalecenia okażą się bardzo przydatne!
Na różnych etapach i dla różnych stanowisk są przewidziane finalne wywiady, od których zależy przyszłość kandydata w firmie. Na przykład może to być rozmowa z przełożonym działu/bezpośrednim przełożonym, kierownikiem ochrony, prezesem działu HR, dyrektorem generalnym, właścicielem firmy itd.
Przeważnie na takie spotkania są zapraszani kandydaci, którzy będą często lub ciągle współpracowali z kluczowymi osobami w firmie – kierownikami działów lub będą bezpośrednio składać sprawozdania generalnemu dyrektorowi. Wywiad z dyrektorem prowadzona jest ponadto w przypadku pracowników kluczowych, zajmujących stanowiska w nowych jednostkach organizacyjnych, osobistych sekretarzy, asystentów itp. W przypadku, gdy w ramach rekrutacji niezbędne jest odbycie pomyślnej rozmowy kwalifikacyjnej z dyrektorem generalnym, należy od razu zawiadomić o tym kandydata.
Przygotowujemy kandydata: przedstawiamy ważne fakty i pomagamy z praktyką
Dlaczego rozmowie kwalifikacyjnej z dyrektorem poświęca się tak dużo uwagi? Przede wszystkim dlatego, że jest dyrektorem. Kandydaci, którzy przychodzą na taką rozmowę, pokazują także, jak rzetelnie pracował rekruter i czy mógł dokonać odpowiedniej selekcji. Odpowiednio, to, jak przebiega rozmowa kandydata z dyrektorem, oddziałuje także na reputację rekrutera. Po drugie, to spotkanie może wywrzeć złe wrażenie lub na odwrót – dobre (co będzie oznaczało, że wakat jest zamknięty). Żeby kandydat został pozytywnie odebrany przez dyrektora, przed rozmową z dyrektorem warto:
- Postarać się o udzielenie kandydatowi większej ilości informacji na temat firmy: polecić, aby zbadał stronę firmy, poznał publiczną strategię korporacji, przeczytał artykuły i komunikaty prasowe. Dla każdego dyrektora jego biznes jest dumą, pomysłem i osiągnięciem. Z tego powodu na pewno będzie bardziej skłonny lepiej potraktować kandydata, który również interesuje się firmą i ma już o niej spore pojęcie;
- Udzielić pomocy kandydatowi w zakresie dokładnego zgłębienia wiedzy – poprzez zapoznanie się z raportami, wynikami różnego rodzaju analiz, prognozami itp.;
- Zapoznać kandydata “zaocznie” z dyrektorem: podać jego pełne nazwisko, opisać styl kierownictwa, podejście w zakresie zarządzania, przedstawić system wartości i sposób prowadzenia negocjacji. W przypadku występowania u kierownika pewnych cech specyficznych w jego zachowaniu, należy od razu poinformować o tym kandydata.
Oczywiście, że specjaliści z wysokimi kwalifikacjami mogą pomyślnie poradzić sobie też bez “podpowiedzi” w czasie rozmowy. Jednak często bywa tak, że specjalista pierwszej klasy w swojej branży posiada trudności z samoprezentacją, może być małomówny lub odwrotnie – za bardzo aktywnym. Rekruter lub HR manager ma możliwość złagodzić napięcia, występujące na tym etapie.
Jeśli kandydat nie jest temu przeciwny, można spróbować praktycznie przygotować się do zbliżającej się rozmowy z dyrektorem. W tym celu sprawdzi się:
- Wykonanie wspólnych prób z kandydatem w zakresie jego mniprezentacji. Kandydat powinien przygotować krótkie opowiadanie o sobie – należy go posłuchać, wyróżnić najważniejsze momenty. Nie ma potrzeby uczenia się tekstu na pamięć, gdyż rozmowa kwalifikacyjna z dyrektorem powinna przebiegać naturalnie, a kandydat powinien zachowywać się pewnie. Jeśli podczas poprzednich etapów rekrutacji wobec kandydata były uczynione pewne uwagi, jest to doskonały czas, żeby o nich poinformować, żeby potencjalny pracownik nie popełnił tych samych błędów podczas rozmowy z dyrektorem.
- Wspólnie z kandydatem należy opracować warianty odpowiedzi na pytania osobiste, które mogą być postawione przez dyrektora, a także warto przygotować spis pytań, które można (i należy) zadać kierownikowi.
- Można także pomóc kandydatowi w zebraniu potrzebnych dokumentów, portfolio, pomyślnym wykonaniu zadań testowych, otrzymaniu opinii od byłych pracodawców/klientów itp. – wszystko to umożliwia poczucie większej pewności siebie, nawet jeżeli dyrektor nie będzie prosił o wgląd do tego typu materiałów.
- Omówienie z kandydatem odpowiedniego dress codu, poproszenie o to, aby się nie spóźnił, ponowne udzielenie informacji na temat tego, jak dostać się do biura, do kogo należy zwrócić się o udzielenie pomocy w przypadku wystąpienia wątpliwości itd.
W sytuacji, gdy dyrektor jest obcokrajowcem, to w ramach przygotowania kandydata do rozmowy należy uwzględnić jeszcze kilka ważnych momentów, a przede wszystkim to, w jakim stopniu dyrektor posługuje się językiem polskim i czy rozmowa kwalifikacyjna z dyrektorem może przebiegać w języku angielskim.
Ponadto, gdy dyrektor przestrzega pewnych narodowych/religijnych tradycji, również należy poinformować o tym kandydata. Przecież nawet tradycyjne uściśnięcie dłoni w czasie oficjalnego poznania się nie jest stosowane we wszystkich krajach.
Czego należy oczekiwać od spotkania “na wyższym poziomie”?
Przeprowadziliśmy rozmowę z kilkoma rekruterami, użytkownikami СleverStaff, którzy często “prowadzą” swoich kandydatów na rozmowy z dyrektorami organizacji i poprosiliśmy o wymienienie formatów takich rozmów. Oto, jakie odpowiedzi uzyskaliśmy:
Zwykła rozmowa: czas wynosi do 15 minut, jest skierowana na poznanie prawie już współpracownika. Odbywa się z inicjatywy bezpośredniego kierownika działu/team leadera. Jest przeprowadzana w sposób spokojny, formalnie.
Wywiad ustrukturyzowany, w którym uczestniczy rekruter/pracownik działu HR i dyrektor. Czas tej rozmowy może wynosić 30 min. i więcej. Wszyscy uczestnicy powinni wziąć udział w rozmowie w sposób skuteczny: kandydatowi powinno zależeć na zaprezentowaniu i “sprzedaniu” siebie jako specjalisty, dyrektor powinien podjąć decyzję, rekruter – udzielić pomocy zarówno jednemu, jak i drugiemu.
Wywiad z dyrektorem sytuacyjny. Po tym, jak kandydat opowie o sobie, dyrektor od razu przechodzi do zadań praktycznych: na przykład dotyczy to modelowania sytuacji, a kandydat powinien “na gorąco” opisać każdy krok związany z rozwiązywaniem danego zagadnienia.
Wywiad projekcyjny. Dyrektor nie stawia bezpośrednich pytań, ale prosi kandydata o ocenę ekspercką pewnej sytuacji, zadania, nawet wymyślonego bohatera, hipotetyczne omówienie działań w danych okolicznościach. To, w jaki sposób odpowiada kandydat, może zarówno stać się atutem i zadecydować o jego zatrudnieniu, jak i pogorszyć jego pozycje w porównaniu do innych kandydatów.
Wywiad stresowy – ma miejsce w przypadku, gdy kierownik preferuje ostry typ komunikacji i bezpośredni sposób rozmowy. Mogą wystąpić rozmaite pytania, które nie będą ze sobą powiązane, mogą dotyczyć nie tylko działalności zawodowej, ale i życia osobistego. Nie wszyscy kandydaci są w stanie poradzić sobie z tego typu rozmową i służy ona jako swego rodzaju “filtr” stanowiskowy.
W sumie nawet najbardziej rygorystyczni, najbardziej wymagający lub “skomplikowani” dyrektorzy często zadają typowe lub bardzo podobne pytania. Nawet więcej – mogą to być pytania wręcz banalne. Różnica polega na tym, jak kandydat na nie odpowiada. Niżej podane zostaną przykłady najbardziej popularnych pytań i ewentualnych wariantów odpowiedzi, które w przypadku przemyślanej adaptacji do każdego kandydata umożliwią przeprowadzenie najbardziej skutecznej rozmowy.
Ewentualne pytania | Ewentualne odpowiedzi |
Co Pan/Pani może o sobie opowiedzieć | Krótka pewna siebie prezentacja, zawierająca podkreślanie swoich osobistych wyników, umiejętności w zakresie łączenia posiadanego doświadczenia z argumentami na temat odpowiednich korzyści, które może przynieść na rzecz nowej firmy. |
Czemu Pan/Pani postanowił/a rozpatrzyć ten wakat? | Oczekiwana jest tutaj ścisła, konkretna odpowiedź, która podkreśli, że kandydat zdaje sobie sprawę z sytuacji rynkowej i nie przypadkowo posiada dany zawód. Można tutaj akcentować uwagę na ulubionych zadaniach, otrzymaniu nowego doświadczenia, zainteresowaniach itp. |
Dlaczego Pani/Pam chce otrzymać akurat tę pracę? | Elastyczne, grzeczne przejście od rzeczy ogólnych do opisu własnych zalet, przedstawienia case study z własnym udziałem, przykładów praktycznego doświadczenia i innych profitów, które otrzyma firma, która zdecyduje się na zatrudnienie kandydata. |
Jakie są Pani/Pana słabe strony? | Można zaznaczyć, że przecież wszyscy posiadają jakieś wady. Kandydat powinien wymienić kilka z nich i podkreślić, że pracuje nad eliminacją swoich słabych stron i jednocześnie dba o rozwój tych mocnych. |
Dlaczego zwolnił/a się Pan/Pani ze swojego obecnego stanowiska? Co Pani/Panu nie odpowiadało | Najlepiej opowiedzieć o byłej pracy w sposób pozytywny lub neutralny, lub podkreślić, że nastąpił dla nas czas dalszego rozwoju. |
Czy rozpatruje Pani/Pan jeszcze jakieś oferty? | W przypadku, gdy kandydat posiada jakieś inne propozycje pracy, należy to uczciwie zaznaczyć, ale podkreślić zainteresowanie wakatem w danej firmie. |
Czy satysfakcjonuje Panią/Pana aktualne wynagrodzenie? | Kandydat nie powinien się wstydzić podania kwoty, którą chce zarabiać. W przypadku, gdy zagadnienie to było już omawiane z rekruterem wcześniej; należy być do niego przygotowanym. Jeśli nie – ważne jest omówienie tej kwestii z uzasadnieniem, dlaczego powinno się otrzymać pożądaną kwotę. |
Ważne jest, aby uwzględniać to, że wszyscy kierownicy są różni i nie zawsze są przyjemni. Jest także szczególny typ przedstawicieli kadry zarządzającej, który może łatwo wywołać uczucie zmartwienia, niepokoju lub stworzyć sytuację bez wyjścia, nawet dla osób posiadających odpowiednie doświadczenie. Jednak jedno nie pozostawia wątpliwości: każdy odpowiedni kierownik jest zainteresowany tym, aby w jego firmie pracowali godni szacunku i odpowiednio dobrani specjaliści. Nie wywołuje też wątpliwości, że po wszystkich staraniach związanych z poszukiwaniem i selekcją najbardziej odpowiednich kandydatów, rekruter jest bardziej zainteresowany tym, aby VIP-rozmowa się udała. Żeby tak rzeczywiście się stało, należy rzetelnie współdziałać z kandydatem w przypadku, gdy jest to wymagane ze względu na cechy jego osobowości lub okoliczności: przedstawić “teorię”, razem opracować osobistą prezentację, opowiedzieć o ewentualnych kamieniach milowych, zmniejszyć poziom stresu i przygotować go do pomyślnego końca rozmowy.