Standaryzowany wywiad osobisty: przygotowanie, zasady, pytania

Wywiad osobisty – to niezastąpiony element procesu rekrutacji i bardzo ważny etap, który umożliwia otrzymanie wszystkich niezbędnych informacji odnośnie kandydata. Jak należy się do niej prawidłowo przygotować?

Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje standaryzowanych wywiadów osobistych:

• Indywidualny – rekruter i kandydat rozmawiają sam na sam;
• Grupowy – wywiad odbywa się w obecności kilku kandydatów;
• Panelowy – kilku przedstawicieli korporacji rozmawia z jednym kandydatem.

Sposobem cieszącym się największą popularnością jest wywiad indywidualny i początkujący rekruterzy rozpoczynają od niego.

Wywiad osobisty umożliwia określenie tego, czy kandydat w czasie rozmowy potwierdza/nie potwierdza informacji podanych przez niego w CV, ustalenie dokładnego poziomu kompetencji itd. W ramach takiej rozmowy występuje też opcja umożliwiająca ocenianie wiedzy kandydata. Dotyczy to na przykład wykonania zadań testowych lub rozwiązywania ćwiczeń co umożliwia poznanie toku myślenia danej osoby.

Rozmowa osobista umożliwia optymalizację poszukiwania i wyboru personelu. Rekruter przede wszystkim jest w stanie ocenić cechy osobiste kandydata, a dodatkowo uzyskuje ogromną przestrzeń do działania, gdyż może eksperymentować z różnymi metodykami prowadzenia wywiadu. Występuje również opcja sprawowania kontroli nad sposobem reakcji na dane bodźce, co z kolei umożliwia eliminację kandydatów, którzy nie spełniają określonych wymagań. W ten sposób specjalista ds. wyboru personelu jest w stanie sprawdzić wiedzę teoretyczną i praktyczną kandydata, jego reakcję na konkretne bodźce i może się upewnić o tym, że posiada on odpowiednie umiejętności. 

Od czego należy rozpocząć przygotowania?

Manager ds. personelu przede wszystkim powinien zaplanować rozmowę. Najlepiej nie robić tego w pamięci, a w dzienniku, organizerze, ATS. Jest to istotne z następujących przyczyn:

• posiadanie wiedzy na temat ilości czasu na przygotowania;
• nie dojdzie do sytuacji zaplanowania dwóch rozmów jednocześnie;
• nie wystąpi sytuacja, gdy w jednym dniu trzeba będzie przeprowadzić sporą ilość wywiadów.

W ostatnim punkcie należy ustalić wszystko w sposób szczegółowy. Nie warto planować wielu wywiadów. W perspektywie krótkoterminowej może to spowodować zmęczenie i zmniejszenie koncentracji. W wyniku takich następstw można przegapić coś ważnego. Długoterminowo obciążenie to spowoduje chaos zawodowy.

Aby tego uniknąć, trzeba planować najwyżej 3-4 wywiady dziennie, które będą trwać po 30-40 minut. Bardzo ważne jest również poinformowanie wszystkich zaangażowanych. Kandydat powinien zostać poinformowany na temat czasu, a w idealnej sytuacji powinien otrzymać mapę dojazdu. Ochrona budynku również powinna być poinformowana na temat wizyty danego kandydata. W przypadku zaplanowanego wywiadu panelowego, należy uzgodnić to ze wszystkimi uczestnikami.

Ponowne sprawdzenie CV i karta dotycząca oceny

Przygotowania do rozmowy rozpoczynają się od ponownego zbadania CV. Nawet w przypadku, gdy było wielokrotnie analizowane przez rekrutera (na przykład przed osobistą rozmową był przeprowadzany wywiad telefoniczny), słusznie będzie sprawdzić je jeszcze raz.

Dobrze będzie sprawdzić informacje podane przez kandydata na LinkedIn i Facebook. Mogą w nich wystąpić pewne rozbieżności. W przypadku posiadania informacji bazowych po wywiadzie telefonicznym należy je przeanalizować. Wszystkie interesujące kwestie należy zanotować. Wokół nich będą następnie budowane pytania.

Polecamy także sporządzić listę oceniania. Dotyczy to szczególnie początkującego rekrutera. Powinna zawierać cechy i umiejętności niezbędne na konkretnym stanowisku. W przypadku, gdy rekruter jest osobą początkującą, to struktura ta uczyni proces rozmowy łatwiejszym.

W przypadku sporządzenia takiej listy należy pamiętać, że nie istnieje idealny kandydata. Każda osoba posiada pewne wady. Pierwszym celem jest porównywanie kandydata w oparciu o jednakowe metryki i wybranie spośród nich tych, które najbardziej spełniają określone kryteria.

W jaki sposób należy ułożyć pytania do wywiadu?

W przypadku, gdy CV zostało przeanalizowane, karta oceniania została sporządzona, a w sytuacji idealnej w posiadaniu rekrutera są również wyniki wywiadu telefonicznego – jest to baza do sporządzenia pytań. Nie występuje jeden właściwy spis pytań, którym powinni posługiwać się rekruterzy. Są to kwestie stricte indywidualne i formułowane w oparciu o posiadane informacje. Jednak ogólna baza kwestii do poruszenia może wyglądać w sposób następujący:

• Ważne jest poznanie przyczyny, która skłoniła daną osobę do zmiany pracy, być może odbyło się to z powodu kłopotów z zespołem, braku kompetencji itd. Nie wszyscy są gotowi do udzielenia odpowiedzi na podobne pytania, dlatego “sztuka zachęcenia do rozmowy” i odczytanie faktycznej wersji między wersami będzie przydatne dla początkującego rekrutera.
• Dobrze jest dowiedzieć się, jaką motywację posiada kandydat. Czy rzeczywiście chce osiągnąć sukces czy zależy mu wyłącznie na fakcie zatrudnienia i uzyskiwania zarobków? Czy kandydat wie, czego sam chce?
• Potwierdzenie doświadczenia, kompetencji, cech. Wszystko jest tu jasne – kandydat powinien posiadać wiedzę, umiejętności i cechy osobiste pasujące do określonego stanowiska.
• Poznanie wymagań wobec warunków – poziom wynagrodzenia, dodatkowe “prezenty”, warunki pracy (na przykład: praca zdalna, w przypadku, gdy występuje taka możliwość) itd.

W oparciu o te 4 podstawowe punkty są budowane wszystkie następne pytania do rozmowy kwalifikacyjnej. Ilość pytań może być różna. Orientacyjnie rekruterowi lub HR managerowi wystarczy około 15-20 minut, jeśli założyć, że średni czas dotyczący odpowiedzi wynosi 2 minuty.

Scenariusz-skrypt wywiadu

W przypadku, gdy jesteś początkującym rekruterem i nie posiadasz dużego doświadczenia w zakresie wyboru personelu należy opracować scenariusz/skrypt. Wywiad ustrukturyzowany na pierwszym etapie umożliwi skupienie uwagi na wszystkim, co ważne. Skrypt bazowy może wyglądać następująco:

1. Przywitanie się i zaprezentowanie siebie. Warto wyznaczyć cel.
   Dzień dobry. Nazywam się  ___, jestem rekruterem (lub HR managerem) korporacji ___, niedługo porozmawiamy na temat wakatu ____. Wywiad ten będzie się składał z następujących etapów ____.
2. Warto zadać wstępne pytanie, aby rozluźnić atmosferę.
   Czy szybko znalazł/a Pan/Pani nasze biuro? Czy nie wystąpiły problemy podczas dojazdu? 
3.  Należy spróbować ustalić motywację kandydata.
   Dlaczego Pan/Pani postanowił/a zmienić pracę? Dlaczego wybrana została akurat nasza korporacja?
4. Warto postawić kilka pytań na temat firmy.
   Co Pani/Panu wiadomo na temat naszej korporacji? Czy korzysta Pan/Pani z naszych usług//produktów (jeśli jest to słuszne).
5.  Postawienie pytania zawodowego.
   Jakie Pani/Pan posiada doświadczenie zawodowe? Jakie sukcesy zostały osiągnięte w poprzednim miejscu pracy? Jakie nawyki i umiejętności uważa Pani/Pan za najważniejsze w czasie wykonywania określonych zadań?
6. Opcjonalnie należy przygotować sytuację testową.
   Rozmawia Pani/Pan z rozgniewanym klientem, który jest niezadowolony z jakości pracy. Co Pani/Pan zrobi?
7.  Określenie motywacji kandydata.
   Proszę wymienić 5 punktów, które są dla Pani/Pana najważniejsze na nowym stanowisku?
8. Zaprezentowanie pracy w korporacji.
   Pracujemy od 10:00 do 18:00, praca podstawowa odbywa się w biurze, ale 3-krotnie w ciągu miesiąca pracownicy mogą pracować w sposób zdalny.
9. Omówienie warunków
   Jakie są Pani/Pana oczekiwania finansowe? Kiedy jest Pani/Pan gotowa/y na rozpoczęcie pracy?
10. Czas dla kandydata.
    Może ma Pani/Pan jakieś wątpliwości na temat korporacji lub stanowiska?
11.  Pożegnanie.
    Dziękuję za czas poświęcony na rozmowę. Może Pani/Pan skontaktować się ze mną telefonicznie w razie posiadania jakichkolwiek pytań. Poinformuję o naszej decyzji w kwestii Pani/Pana zatrudnienia w ciągu tygodnia.

Jest to w przybliżeniu schemat scenariusza, który może posłużyć jako wzór. Należy go uzupełnić uwzględniając cechy specyficzne konkretnej pracy.

W przypadku, gdy mowa o wyborze personelu i rozmowa telefoniczna okaże się niewystarczająca, to na rozmowę indywidualną warto przeznaczyć nie więcej, niż 10-15 minut. Należy stawiać pytania zawodowe i potwierdzać tylko kluczowe umiejętności. Wywiad w ramach rekrutacji masowej – to przede wszystkim sposób uzupełnienia i sprawdzenia informacji, które są podane w CV. Rozmowa powinna charakteryzować się krótkim odcinkiem czasu i maksymalną konkretyzacją.

Cechy szczególne przeprowadzenia rozmowy osobistej

Wywiad osobisty – nie jest to ani przesłuchanie, ani casting. Można porównać go do jezdni o ruchu dwukierunkowym. Pytania powinny być stawiane nie tylko przez rekrutera, ale i padać ze strony kandydata. Należy to uwzględniać w czasie przygotowania. Na kluczowe pytania, które mogą zostać zadane przez kandydata trzeba mieć przygotowane odpowiedzi. Nie warto podchodzić do wywiadu tak, że jest on potrzebny przede wszystkim kandydatowi, ponieważ kandydat równie dobrze może znaleźć sobie pracę w innej firmie. Dlatego do wszystkich kandydatów powinno się podchodzić delikatnie i z szacunkiem. Występuje kilka zasad umożliwiających dostosowanie przez początkującego rekrutera odpowiedniego tonu i przebiegu rozmowy. Rozpatrzymy je w sposób zwięzły:

Bycie ostrożnym ze skrupulatnością

Warto jeszcze raz zaznaczyć, wywiad nie jest przesłuchaniem i w przypadku, gdy rekruter będzie zbyt skrupulatny wobec każdej drobnej rzeczy, kandydat może tego nie odebrać w dobry sposób. Nie warto też mylić skrupulatności ze zdrową ciekawością. Należy obowiązkowo doprecyzować wszystkie niezrozumiałe momenty, które występują podczas wywiadu. Jeśli wszystko jest zrozumiałe, nie trzeba skupiać się na jakimś jednym zagadnieniu.

Rozpoczynanie od prostego

Najlepiej zawsze rozpoczynać od prostych pytań. Kandydaci od samego początku powinni być skupieni, by szybko móc dołączyć do rozmowy. Najlepiej stawiać łatwe pytania, aby kandydat wczuł się w sytuację, trochę się rozluźnił i przygotował do bardziej skomplikowanych kwestii, no i oczywiście nastawił się na konstruktywną współpracę.

Bycie ostrożnym z pytaniami osobistymi

Szczególnie dotyczy to sytuacji, kiedy jest przeprowadzany wywiad stresowy. Niektóre pytania mogą wydawać się obraźliwe i w związku z tym kandydat może wstrzymać rozmowę. Dotyczy to także zwyczajnego wywiadu.

Należy być dokładnym i zwięzłym.  Kandydat również powinien rozmawiać

W przypadku zbyt długiego mówienia przez rekrutera, podczas gdy kandydat milczy, może to być niezręczne. W trakcie rozmowy powinno się przestrzegać zasady 80:20. W danym przypadku 80% czasu powinien mówić kandydat, i 20% – rekruter. Rozmowa powinna zawierać proste, krótkie i zrozumiałe frazy.

Bycie uprzejmym

Życzliwość sprzyja rozmowie, umożliwia kandydatowi opanowanie i pokazanie siebie od jak najlepszej strony. Ponadto należy pamiętać, że rekruter jest wizytówką korporacji. Życzliwe nastawienie wobec kandydatów w czasie wyboru kadry to także sygnał dla kandydata, aby dokonać wyboru na rzecz danej firmy.

Bycie uczciwym

Warto odpowiadać na pytania w sposób uczciwy. W przypadku podawania nieprawdziwych danych kandydatowi, nie zechce on pracować w danej firmie i spowoduje to zepsucie opinii zarówno na temat organizacji, jak i rekrutera.

Jakich błędów należy unikać?

Wszyscy początkujący popełniają błędy. Często dotyczy to drobnych, ale przykrych kwestii i w związku z tym…

• Nie powinno się spóźniać bez usprawiedliwienia. Spóźnienie nie jest dobrze odbierane i powoduje wielki minus w oczach kandydata. Nawet w czasie zatrzymania się, na przykład na naradzie, należy skontaktować się z kandydatem i poinformować go o tym.
• Nie powinno się rozpraszać. W czasie wywiadu spotyka się rekruter i kandydat. Nie można tracić uwagi z powodu otrzymania e-maila, telefonu, innych spraw itd/ Po pierwsze nie jest to uprzejmie, po drugie może spowodować przegapienie ważnych informacji.
• Nie należy zapominać o notowaniu. Odpowiednie informacje trzeba notować w sposób zwięzły, w formie tez. Potrzebne to jest w celu przeprowadzenia analizy i porównywania kandydatów.
• Nie można wstydzić się precyzowania. W przypadku wystąpienia zagadnienia, które zainteresowało rekrutera, a nie jest do końca zrozumiałe, należy poprosić o to, aby kandydat doprecyzował. Trzeba postawić pytania precyzujące, nawet jeśli będą występowały w zbyt prostej formie.

Jak zrozumieć, że dany kandydat to nie “ten”?

Rozmowa osobista charakteryzuje się najważniejszą zaletą nad innymi metodami wyboru personelu, która polega na tym, że odbywa się z kandydatem sam na sam, co umożliwia jego ocenienie w oparciu o określone kryteria. Jest kilka sposobów określenia tego, czy kandydat nie spełnia wymagań lub jego kandydatura nie jest jednoznaczną. Rzeczywiście, umiejętność właściwego zbadania osoby i przeprowadzenia jej oceny już w pierwszych minutach po rozpoczęciu wywiadu jest nabywana z doświadczeniem. Jednak nawet początkujący rekruter jest w stanie przeanalizować “całość” podstawowych cech, takich jak wygląd zewnętrzny, maniera rozmowy, języki ciała itd.

W toku rozmowy jest ważne, aby ocenić zdolności zawodowe. To one udzielą informacji na temat tego, czy kandydat spełnia wymagania wakatowe. Ważne jest zatem sprawdzenie informacji z CV. Duże prawdopodobieństwo związane z tym, że kandydatura danej osoby jest wątpliwa występuje w następujących przypadkach:

• Osoba jest w stanie sprecyzować wszystkich szczegółów z CV, nie udziela konkretnych odpowiedzi. Ponadto może dochodzić do mylenia faktów, które podano w CV, przekazywania nieprawdy.
• Kandydat nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania odnośnie motywacji, odpowiada w sposób abstrakcyjny.
• Osoba nie jest w stanie wykonać zadania testowego lub odnaleźć się w sytuacji modelowanej.

Z czasem te kwestie podczas rozmów kwalifikacyjnych będą ustalane w sposób intuicyjny. W przypadku rozpoczęcia zdobywania swojego doświadczenia zawodowego w zakresie rekrutacji należy sporządzić check-listę i ocenić w oparciu o informacje na niej zawarte swojego kandydata. Należy też pamiętać, że nie istnieją idealni kandydaci.

Lektury pomocnicze:

• Frank Sesno , “Ask More: The Power of Questions to Open Doors, Uncover Solutions, and Spark Change”
• Ilgiz Valinurov, “Rekrutacja na 100%”
• Svitlana Ivanova, “Ocena kompetencji metodą wywiadu. Uniwersalny poradnik.”
• William Poundstone, “Are You Smart Enough to Work at Google?”
• John O`Neil, “The Selection Interview. 58 best questions from the practice of the largest companies in the world”   

Czy system ATS jest pomocny w czasie wyboru personelu?

Przeprowadzenie rozmów to tak naprawdę dość duże zagadnienie wymagające od rekrutera wykonywania dużej ilości zadań. Większość z nich charakteryzują się rutynowością i czasochłonnością. Aby zoptymalizować proces i uczynić go bardziej skutecznym, należy stosować system zarządzania personelem. Współczesne oprogramowanie podejmie się wykonywania licznych zadań, tym samym podnosząc wydajność pracy rekrutera. Na przykład, gdy rekruter dokona wyboru na rzecz system rekrutacji pracowników CleverStaff, otrzyma cały szereg zalet, spośród których można wymienić następujące:

• Tworzenie baz z wakatami dla różnych stanowisk;
• Porównywanie CV kilku kandydatów;
• Sporządzenie planu, otrzymywanie komunikatów;
• Systematyzacja informacji, wygodne generowanie sprawozdań.

CleverStaff umożliwi rekruterowi uniknięcie całego szeregu zadań rutynowych i pozwoli mu na dokonanie wyboru najbardziej odpowiednich kandydatów. 

Podsumowanie

Rozmowa – zadanie to potrzebuje poważnych przygotowań. Rekruter powinien otrzymać maksymalną ilość informacji na temat potencjalnego kandydata. W wielu przypadkach drobne rzeczy umożliwiają podjęcie danej decyzji. W związku z tym do każdego wywiadu trzeba się odpowiednio przygotować. Im rzetelniejsze są przygotowania, tym większa wiarygodność umożliwiająca dokonanie wyboru tego kandydata, który spełnia maksymalną liczbę wymagań odnośnie konkretnego wakatu.

W przypadku, gdy jesteś początkującym rekruterem, staraj się, by wywiad miał dokładną strukturę, stosuj check-listy, a także wcześniej przygotowuj pytania i zadania dla kandydata. Niezależnie od doświadczenia, dobrze jest automatyzować procesy rutynowe przy pomocy współczesnych АTS, które umożliwią znaczne zwiększenie skuteczności pracy.