Jak przeprowadzić wywiad grupowy?

Zdarza się, że w czasie wyboru personelu rekruterzy i HR managerowie stosują niestandardowy format – wywiad grupowy. Czym jest, w jakich przypadkach jest stosowany i jak przeprowadzić taką rozmowę, aby osiągnąć maksymalnie najlepsze wyniki?

Wywiad grupowy jest rozmową prowadzoną jednocześnie z kilkoma kandydatami ubiegającymi się o pracę na tym samym stanowisku. 

Najczęściej rekruterzy stosują ten format, aby maksymalnie szybko zamknąć wakaty jednego typu w warunkach grupowego wyboru personelu. Na przykład, korporacja w sposób pilny potrzebuje wybrać kilku sprzedawców do nowego supermarketu lub pracowników call center.

Ten wywiad może być też przeprowadzany w celu poszukiwania specjalistów na wakaty, gdzie mile widziane jest posiadanie zdolności komunikacyjnych, inicjujących działanie, umiejętności osiągania kompromisów, elastyczności w skomplikowanych sytuacjach itd. Chodzi np. o zatrudnienie: managerów ds. sprzedaży, marketingowców, agentów nieruchomości, księgowych itd.

Są przypadki, gdy format rozmowy grupowej jest stosowany w czasie zatrudnienia na stanowisko kierownika działu/departamentu, który powinien posiadać ewidentne zdolności lidera. Jednak nie każdy specjalista, szczególnie posiadający wysokie kwalifikacje w sposób pozytywny ustosunkuje się do tego typu rozmowy, dlatego należy działać ostrożnie. Nie ma sensu przeprowadzanie takich rozmów w sytuacji poszukiwania do pracy inżynierów, księgowych, analityków, specjalistów IT.

Jak przeprowadzić wywiad grupowy?

Nie jest to skomplikowane: rekruter na to samo spotkanie zaprasza kilku kandydatów. Ważne jest, żeby zostali poinformowani o sposobie prowadzenia rekrutacji. 

W przypadku wyboru jednego pracownika, należy stworzyć dla wszystkich uczestników szczególną atmosferę, gdzie będą ze sobą rywalizować. Celem takiego działania jest wyróżnienie, zaprezentowanie siebie i przekonanie rekrutera o odpowiedniości swojej kandydatury dla określonego wakatu. 

W przypadku zapotrzebowania na kandydatów, którzy mają objąć kilka analogicznych wakatów, warto zaproponować udział w pracy zespołowej, polegającej na wspólnym rozwiązywaniu postawionych zadań. 

W czasie prowadzenia rozmowy grupowej uwaga powinna być skoncentrowana głównie na ewentualnym problemie, który należy rozwiązać lub pokonać. Podczas trwania tego procesu rekruter w sposób uważny obserwuje zachowanie wszystkich uczestników: jak reagują, co mówią, jakie mają propozycje w zakresie działań itd. 

Należy uwzględniać to, że wywiady grupowe mogą charakteryzować się raczej występowaniem stresu niż czynników związanych z personalnością. Umożliwia to rekruterom szybsze zbadanie miękkich umiejętności kandydatów, a także ustalenie, czy są odporni na oddziaływanie czynników stresowych, jakie zdolności komunikatywne posiadają, czy wykazują inicjatywę i przygotowanie na wydajną pracę zespołową itp.

Zalety rozmowy grupowej

Oszczędzanie zasobów

Indywidualna rozmowa 20 osób z rekruterem może trwać przez 3 dni. Czas trwania rozmowy grupowej wynosi do 3 godzin. Różnica jest widoczna, ponieważ rozmowa kwalifikacyjna grupowa toczy się szybciej niż rozmowa sam na sam z kandydatem. W ciągu 30 min. można przeprowadzić rozmowy z kilkoma kandydatami, a nawet zdążyć wyrobić sobie pełne zdanie na temat każdej osoby.

Szybka ocena kompetencji

Wywiad grupowy idealnie nadaje się do pracy w formacie case study, który imitują różnego rodzaju robocze zadania. W czasie, gdy uczestnicy analizują i wykonują “zadania treningowe”, można ich porównywać, oceniać i w ten sposób wybierać spośród nich tych najlepszych, którzy w sposób maksymalny spełniają określone wymagania. 

Szybka “eliminacja”

Wywiady grupowe umożliwiają samym kandydatom zrozumieć, czy konkretna praca jest dla nich odpowiednia. Może się zdarzyć, że niektórzy zrozumieją, że proponowane stanowisko nie jest “ich” i samodzielnie zrezygnują. Ponadto to rozwiązanie umożliwia rekruterom szybko wyeliminować z puli rekrutowanych osób tych kandydatów, którzy ich zdaniem nie nadają się do pracy w organizacji. 

Dodatkowa motywacja dla kandydata

Większość osób uwielbia rywalizację. Obserwując to, jak konkurenci walczą o to, aby otrzymać określony wakat, zainteresowany kandydat postanowi włożyć w to cały swój wysiłek. Następnie fakt, że akurat dana osoba otrzymała wakat, będzie dla niej pierwszym sukcesem w nowej firmie. Wygrana rywalizacja zawsze charakteryzuje się wystąpieniem większej motywacji w zakresie nowych osiągnięć.

Wady wywiadu grupowego

• Niedoświadczeni kandydaci z potencjałem nie mają wiele szans. 

W przypadku, gdy w czasie osobistego wywiadu rekruter jest w całości skoncentrowany na uczestniku rozmowy, to podczas prowadzenia grupowego wywiadu jest to prawie niemożliwie. Ciężko jest w takiej sytuacji dostrzec specjalistę z perspektywami, który w warunkach braku doświadczenia zawodowego w zakresie tego typu rozmów może odczuwać skrępowanie w odpowiednim wyrażeniu siebie.

• Grupowy wywiad nie charakteryzuje się uniwersalnością.

W przypadku, gdy mowa np. o technicznym specjaliście lub top managerze, format ten się nie sprawdzi. Wtedy główną rolę odgrywają przede wszystkim kompetencje eksperta, jego doświadczenie, a także sposób podchodzenia do case study.

• Format grupowego wywiadu nie umożliwia opcji angażowania się utalentowanych osób.

Ponownie, ze względu na brak możliwości personalizacji bardzo trudno jest zidentyfikować kandydatów posiadających wyjątkowe zdolności i rzadkie kompetencje.

Techniczne przygotowanie do rozmowy grupowej

• Należy sporządzić profil mile widzianego kandydata uwzględniając maksymalnie szczegółowe wymagania, a także opracować plan spotkania i spis pytań.
• Warto przygotować komfortowe pomieszczenie, które będzie odpowiednio duże, z dostępem do wody, wyposażeniem biurowym.
• Ważne jest, aby w czasie przeprowadzania rozmowy nikt nie przeszkadzał rekruterowi, aby kandydaci uczestnicy nie korzystali z messengerów i nie rozpraszali się z powodu oddziaływania bodźców zewnętrznych itd.

Jak to wygląda w praktyce? Przykład rozmowy grupowej

Zadanie dla grupy. Aby praca charakteryzowała się skutecznością, ilość osób w grupie powinna wynosić średnio 5-6 kandydatów. Zadaniem rekrutera jest zlecić zespołowi rozwiązanie jakiegoś zadania związanego z przyszłym stanowiskiem. Proces ten umożliwi ustalenie tego, jak dobrze dany kandydat rozwiązuje różne trudne problemy i czy jest w stanie pretendować na określone stanowisko.

Grupowa rozmowa kwalifikacyjna. Rekruter stawia analogiczne pytania (lub jedno pytanie) każdemu uczestnikowi. Zadaniem każdego z uczestników rozmowy jest udzielenie maksymalnie kompletnej odpowiedzi na postawione pytania, a jednocześnie zrobienie tego w taki sposób, który zwróci na siebie uwagę rekrutera, pomoże wyróżnić się spośród innych i otrzymać pożądane miejsce pracy.

Grupowy+indywidualny. Bywa tak, że firma stosuje miks – najpierw odbywa się rozmowa grupowa, po czym oddzielne pytania są stawiane konkretnym kandydatom. W ten sposób łatwiej jest wyjaśnić wszystkie ważne szczegóły i dokonać selekcji odpowiednich pracowników. 

Plan scenariusz rozmowy grupowej 

Być może plan przyda się początkującym rekruterom lub tym, którzy jeszcze nie pracowali w tym formacie.

• Prośba do kandydatów, aby opowiedzieli o firmie w sposób zadowalający, pełny, ciekawy. 

Obowiązkowo należy w szczegółach opowiedzieć o samym wakacie, a także o tym, czego pracodawca oczekuje od kandydata. Stopniowo i przy pomocy omówienia każdego punktu należy przedstawić zadania, z których będzie się składał dzień pracy. Oddzielną uwagę trzeba poświęcić specyfice i grafikowi pracy, bonusom, godzinom nadliczbowym, urlopowi i innym ważnym zagadnieniom. 

• Prośba do kandydatów o wypełnienie ankiety. 

Ankieta może charakteryzować się brakiem skomplikowania, może także być wyraźna i maksymalnie krótka – aby zmieściły się wszystkie ważne informacje na temat uczestników. Powinna zawierać imię kandydata, telefon, adres e-mail, dodatkowe dane związane z wakatem.

• Prośba do kandydatów, aby opowiedzieli o sobie.

W czasie udzielenia każdemu uczestnikowi kilku minut na zaprezentowanie się. Zanim kandydat przystąpi do opowieści, ważne jest, by poprawnie zrozumiał, co jest od niego wymagane, bowiem w tej wypowiedzi powinien w maksymalnie skuteczny sposób opowiedzieć o sobie, swoich kluczowych umiejętnościach, posiadanym doświadczeniu. Te informacje powinny być przekazane w taki sposób, by zainteresować rekrutera.

• Wcześniejsze przygotowanie ćwiczeń.

Mogą to być psychologiczne szybkie testy, zadania grywalizowane, modelowane kejsy robocze, zadania wymagające twórczego podejścia itd. Można nawet wybrać lidera lub osobę, która sama siebie zaproponuje na dane stanowisko w zespole. W każdym przypadku scenariusz przeprowadzenia takiego wywiadu zależy od zestawu kompetencji wymaganych przez pracodawcę. Głównym celem rekrutera jest otrzymywanie maksymalnych informacji na temat każdego z uczestników za sprawą obserwacji pracy zespołu.

• Opowiedzenie o tym, co będzie odbywało się dalej.

W podsumowaniu rozmowy należy opowiedzieć o swoich wrażeniach, podziękować za uczestnictwo. Wydawałoby się, że to drobiazg, ale uwzględniając niestandardowość i pewien poziom występowania stresu w danym formacie, ma to znaczenie. Warto obowiązkowo każdego zawiadomić na temat metody oceniania każdej osoby, podać terminy udzielenia kontaktu zwrotnego i następnych etapów. W przypadku, gdy ktoś ewidentnie nie spełnia określonych wymagań, należy go w sposób delikatny o tym poinformować. 

Co dalej?

W czasie wywiadu grupowego eliminowane są te osoby, które nie spełniają określonych wymagań, ponieważ proces selekcji zachodzi również w czasie pracy zespołu lub dyskusji prowadzonej między uczestnikami. Te osoby, które sprawiły pozytywne wrażenie i wykazały maksymalny poziom odpowiedzialności wobec wymagań pracodawcy – są zapraszane na osobisty lub panelowy wywiad.