Wywiad behawioralny (ustrukturyzowany, kompetencyjny), metoda STAR

Rozmowa kwalifikacyjna jest stosowana przez rekruterów w czasie wyboru personelu na różne wakaty. Charakteryzuje się zarówno środkami umożliwiającymi wyjaśnienie wielu faktów związanych z doświadczeniem zawodowym kandydata, jak i innymi jego kompetencjami. Warto więc bardziej dokładnie wyjaśnić to zagadnienie.

Wywiad kompetencyjny (lub wywiad behawioralny) umożliwia projektowanie zachowania pracownika w czasie wykonywania zadań zawodowych w przyszłości, współdziałania w zespole itd. Ludzie nie zmieniają się zbyt szybko, czyż nie? W związku z tym ich zachowanie, sposoby reagowania, podstawowe kompetencje i skille umożliwiają prognozowanie najbliższej przyszłości, nawet w warunkach zmiany okoliczności.

Interesującą rzeczą jest to, że zdaniem rekruterów, dane otrzymane w wyniku prawidłowego przeprowadzenia wywiadu kwalifikacyjnego charakteryzują się aktualnością w okresie wynoszącym od 1 do 3 lat. Przykład: W przypadku, gdy nasz kandydat w poprzedniej korporacji sprawował kontrolę nad pracownikami na wszystkich etapach wykonywania zadań, to w podobny sposób zachowawczy będzie działał w nowym miejscu pracy.

Uwaga! W czasie rozmowy kwalifikacyjnej rekruter nie stawia kandydatowi pytań na temat fikcyjnych kejsów i zagadnień, natomiast na temat takich, z którymi miał styczność i rozwiązywał w czasie wcześniej wykonywanej pracy. W tej sytuacji ważną kwestią jest otrzymywanie prawdziwych, wyważonych odpowiedzi. W przypadku myślenia metaforycznego informacje na temat kandydata z CV lub pierwotnego wywiadu kompetencyjnego są jak czarno-białe zdjęcie, a dane z wyników wywiadu behawioralnego – to zdjęcie zrobione dobrym aparatem cyfrowym.

Prawda czy fikcja?

Rozmowa kwalifikacyjna umożliwia przedstawienie posiadania prawdziwych, a nie fikcyjnych nawyków i doświadczenia kandydata, ponieważ charakteryzuje się występowaniem wielu pytań przewidujących prezentowaniem realnych przykładów.

Załóżmy, że poszukujesz managera, któremu powierzona będzie praca z klientami korporacyjnymi. Podczas wywiadu badającego jego kompetencje, mogą paść takie oto pytania:

• Proszę opowiedzieć o najbardziej pomyślnym doświadczeniu w zakresie negocjacji/prezentacji.
• Proszę opowiedzieć o najmniej pomyślnym doświadczeniu w zakresie negocjacji/prezentacji.
• Proszę podać przykład nieoczekiwanego lub nieprzewidywalnego ustosunkowywania się klienta na Waszą ofertę.
• Ile czasu potrzebuje Pani/Pan na przygotowanie oferty klienckiej?
• Z którymi oddziałami firmy współpracował/a Pan/Pani w ramach procesu rekrutacyjnego?
• Jakie negocjacje/prezentacja były najbardziej skomplikowane w czasie Pani/Pana doświadczenia zawodowego, jakie były ich wyniki? Itd.

W przypadku, gdy kandydat pracował na rynku krajowym należy jeszcze bardziej skonkretyzować pytania na temat regionalnej specyfiki; w sytuacji, jeśli chodzi o klientów zagranicznych, ważne jest pytanie o posiadanie odpowiedniego doświadczenia praktycznego.

Kandydat może próbować pokazać swoje osiągnięcia w lepszym świetle, niż są w rzeczywistości lub nawet przypisać sobie takie, których nigdy nie posiadał. Jednak istotą wywiadu kompetencyjnego – jest ustalenie maksymalnie prawdziwych informacji przy pomocy odpowiednio dobranych narzędzi. Wymyślanie lub retuszowanie “społecznie mile widzianych” przykładów, łączenie ich z rzeczywistością w czasie rozmowy kwalifikacyjnej jest bardzo trudne. Natura prawdziwych i fikcyjnych odpowiedzi różni się w następujący sposób. Historie prawdziwe charakteryzują się wyrażnością, są podane w sposób emocjonalny, zawierają szczegóły. Fikcja lub wymysł na tym tle charakteryzują się niewyraźnym przedstawianiem informacji oraz brakiem szczegółów.

Interpretacja odpowiedzi

Aby prawidłowo przeprowadzić wywiad strukturowany i dobór kandydatów, należy opracować pewien model kompetencyjny zawierający ich opis oraz kryteria, które są mile widziane dla korporacji, a także które powinien posiadać sam kandydat. Bez danej struktury występuje ryzyko subiektywnej oceny rekrutera.

Wywiad kwalifikacyjny z kolei w istotny sposób podwyższa poziom prawdziwości informacji, ponieważ jest budowany przy pomocy konfrontowania kryteriów i faktów, które wymienia kandydat.

W celu zwiększenia poziomu obiektywności należy posiadać nie mniej niż 2-3 przykłady (negatywne też się liczą) w zakresie podstawowych kompetencji. Należy również brać pod uwagę to, że jeden przykład może zawierać informacje dotyczące kilku kompetencji. Czujność powinno ożywić to, że kandydatowi jest trudno wymienić więcej niż jeden przykład.

W jaki sposób należy przeprowadzić wywiad kompetencyjny: metoda STAR

Aby otrzymać najbardziej pełne i prawdziwe informacje na temat posiadanych kompetencji kandydata, należy w czasie przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej postawić pytania zgodnie z metodą STAR. Bazuje ona na 4 podstawowych elementach składowych wywiadu ustrukturyzowanego:

S – situation – sytuacja,
T – task – zadanie,
A – action – działanie/czynność,
R – result – wynik.

Każdy blok metody STAR charakteryzuje się odpowiednim podejściem do prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.

Situation. Ten blok powinien zawierać pytania dotyczące wystąpienia sytuacji, pozwalających stwierdzić występowanie “badanych” kompetencji. Przykłady projektów, rozwój związanych z nimi wydarzeń, rola w nich kandydata itd.

Wzory S-pytań:

• Proszę opowiedzieć o najbardziej skomplikowanych negocjacjach/umowach/ prezentacjach.
• Jaki kejs kliencki umożliwia zakwalifikowanie go do najbardziej wybitnego w Pani?Pana praktyce w ostatnich dwóch latach?
• Jaki projekt charakteryzuje się najlepszymi opiniami za ostatnie kilka lat, a który na odwrót?
• Proszę podać przykład, gdy zaszła ostra konieczność dotycząca tego, aby w bardzo krótkim okresie należało rozwiązać nietypowe zadanie.
• Proszę opowiedzieć o najbardziej kreatywnym rozwiązaniu w tym roku.
• Proszę przypomnieć sobie przypadek, gdy została podjęta nieprawidłowa decyzja lub taka, która spowodowała klęskę.
• Proszę opowiedzieć o wystąpieniu sytuacji, gdy projekt potrzebował zaangażowania większej ilości pracowników/działów niż zazwyczaj. Itd.

Task. Zalecane jest ustalenie istoty zadania (zadań), w granicach których funkcjonował dany kandydat, a także tych osób, które sformułowały i postawiły takie zadanie (sam kandydat, jego bezpośredni kierownik, klient itd.).

Wzory T-pytań:

• Proszę opowiedzieć o swoim zadaniu (zadaniach).
• Proszę o sformułowanie konkretnego zadania dla innej osoby, która powinna pełnić funkcje podobne do tych, które pełnił/a Pan/Pani wcześniej.
• Jakie czynniki byłyby dla Pani/Pana podstawowymi w czasie wykonywania tego zadania? Gdzie dokładnie widzi Pani/Pan priorytet?

Action. Tu mowa o tym, co konkretnie wykonał kandydat, aby rozwiązać określone zadanie. Co się udało? Czego się nie udało zrobić? Co zrobiono, aby stworzyć najbardziej optymalne rozwiązanie?

Wzory А-pytań:

• W jaki sposób Pan/Pani działał/a? Jaka praca została wykonana?
• Jakie zostały wykorzystane narzędzia, zasoby?
• Jakie argumenty zastosowano w czasie przeprowadzania negocjacji?
• Co Pan/Pani zrobił/a (osobiście) w celu naprawy/polepszenia sytuacji/projektu/stosunków z klientem?

Result. Kandydat otrzymuje pytania na temat wyników – finalizacji projektu, podsumowań, osiągniętych celów. Jaki feedback kandydat otrzymał od pracodawcy/klienta, jaka jest jego osobista opinia, co zrobiłby inaczej wykonując zadanie po raz kolejny?

Wzory R-pytań:

• Kiedy Pan/Pani zrozumiał/a, że zrobił/a już wszystko, co możliwe i niezbędne w czasie ostatniej fazy projektu/zadania?
• Proszę opowiedzieć w sposób szczegółowy o pierwszych swoich feedbackach (kolegów, administracji, klientów)?
• Jakie zostały osiągnięte przez Pana/Panią wyniki (tymczasowe/finalne) związane z wykonaniem projektu?

Czy ten projekt przewiduje rozwój w przyszłości?

Wskaźniki zawodowe w zakresie zachowania

Każde stanowisko przewiduje różne zachowawcze (behawioralne) wskaźniki kompetencji. Jest to bardzo szeroki temat, który potrzebuje sporządzenia oddzielnego materiału. Jednak, zależnie od profilu i wymogów wakatowych, rekruter jest uprawniony do oceniania poziomu zorientowania kandydata na potrzeby klienta, zdolności kandydata w zakresie wywierania wpływu na zespół i współpracy zawodowej, także nawyków w zakresie planowania i zarządzania, posiadania umiejętności w zakresie poprawnej organizacji procesu i osiągnięcia zamierzonych celów.

Ważnym czynnikiem jest też rozumienie tego, o ile kandydat jest pewien swoich sił, czy posiada on zdolności w zakresie myślenia analitycznego, czy właściwa jest mu samokontrola i dotyczy to także zdolności lidera, stopnia lojalności wobec korporacji itd.

Wywiad ustrukturyzowany w zakresie kompetencji z kandydatem często umożliwia potwierdzenie nie tylko jakości i ilości przykładów, ale i poziomu jego inicjatywy. Na przykład, jeśli projekty rozpoczęły swój rozwój lub pomyślnie przeszły skomplikowany okres dzięki aktywnemu udziałowi kandydata w ich realizacji.

Ograniczenia

• Ocenianie kompetencji kandydata przy pomocy wywiadu to dość skomplikowany proces. Wysłuchanie opowiadanych przez kandydata 7-9 przykładów prezentujących posiadanie kilku kompetencji to sprawa czasochłonna, wymagająca rozmowy przez godzinę lub więcej.
• W przypadku stosowania określonej metody występuje ryzyko nieotrzymania ważnych informacji biograficznych, brak uwzględnienia tak ważnej informacji, jaką jest zmiana miejsca pracy (przyczyny, interwał) itd.

Podsumowanie

Każdy najlepszy przykład rozmowy kwalifikacyjnej polega na tym, że rekruter jest w stanie odpowiedzieć na temat posiadania przez kandydata niezbędnego doświadczenia zawodowego związanego z wykonywaniem projektów na rzecz nowego pracodawcy. Po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej dane odnośnie każdego z kandydatów podlegają systematyzacji w systemie rekrutacji, co z kolei umożliwia ich porównanie.

Żaden format nie zapewnia 100% niezawodności. Jednak rozmowy kwalifikacyjne badające kompetencje wykazują się maksymalną skutecznością, plasując się na poziomie 60%.

Ponadto w przypadku, gdy korporacja posiada odpowiednio zatwierdzone kryteria kompetencyjne, dysponuje także już opracowaną techniką i strukturą przeprowadzenia wywiadów z osobami ubiegającymi się o pracę. Rekruterzy powinni wykorzystywać je w pracy, tym bardziej że mają ogromną zaletę – umożliwiają bardziej obiektywne przetwarzanie danych. Oczywiście jedną z głównych zalet wywiadu behawioralnego jest możliwość przewidzenia, jakie sukcesy może osiągnąć kandydat zajmując dane stanowisko w firmie w oparciu o studium przypadku jego poprzedniego doświadczenia.