Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną: rodzaje, metody, pytania

Rozmowa kwalifikacyjna to bez przesady jeden z najważniejszych etapów procesu rekrutacyjnego. Pomyślne zamknięcie wakatu i pojawienie się przyjemnej myśli, że kandydat nie jest już kandydatem, ale „osobą znajdującą się na swoim miejscu” zależy od tego, jak taka rozmowa zostanie przeprowadzona przez rekrutera.

Jak więc przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną w sposób najbardziej skuteczny?

Rozmowa kwalifikacyjna to rozmowa przedstawiciela pracodawcy (rekrutera, HR managera, lidera zespołu) z osobą ubiegającą się o wolne stanowisko. Głównym celem tego spotkania jest ustalenie, czy kandydat pasuje do firmy i odwrotnie – czy firma jest atrakcyjna dla kandydata.

Rozmowa może być przeprowadzona offline – w biurze firmy lub na terenie neutralnym, jak i online – najczęściej przy pomocy Google Meet, Skype, Zoom itp. Zdarza się również, że dzień wcześniej rekruter kontaktuje się telefonicznie z kandydatem, aby wcześniej zrozumieć, czy jest sens dalszych rozmów – w przypadku, gdy z obu stron są bardzo rygorystyczne wymagania, a kompromis jest niemożliwy.

Rozmowa kwalifikacyjna to odpowiedzialne wydarzenie dla każdego, dlatego należy się do niej starannie przygotować. Zastanówmy się, jakie są rodzaje i metody wywiadów, jakie są ich zalety i cechy, przykłady podstawowych pytań i inne szczegóły, na które należy zwrócić uwagę.

Rodzaje rozmów kwalifikacyjnych… według geografii

Istnieją różne rodzaje rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi kandydatami, z których może skorzystać ankieter.

Brytyjski. Decyzja o zatrudnieniu jest podejmowana na podstawie osobistej rozmowy kwalifikacyjnej. Zadawane w jej trakcie pytania dotyczą zarówno aktywności zawodowej, jak i życia prywatnego. Ten rodzaj rozmów rekrutacyjnych nadaje się do wyboru specjalistów na różne stanowiska i do uzyskiwania uogólnionych danych.

Niemiecki. Rozmowa kwalifikacyjna jest przeprowadzana w oparciu o pakiet dokumentów towarzyszących (listy polecające, świadectwa, dyplomy). Zwykle dokładnie sprawdza się ich wiarygodność, a uwaga rekrutera jest głównie skupiona na umiejętnościach zawodowych. Idealna opcja do poszukiwania managerów najwyższego szczebla, lekarzy, nauczycieli.

Amerykański. Priorytetowo są traktowane zdolności twórcze i profil psychologiczny kandydata. Formaty przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej: testowanie, rozmowa rekrutacyjna w nieformalnej atmosferze, prezentacja firmy z pytaniami o to, co kandydat zrobiłby w danej sytuacji. Służy do selekcji kreatywnych managerów, projektantów i innych kreatywnych specjalistów.

Chiński. Dużo uwagi poświęca się pisemnym „miniegzaminom”, testom, a nawet… wypracowaniom. Format ten jest przeznaczony dla kandydatów, którzy poszukują przedstawicieli zawodów „myślących”, intelektualnych, takich jak inżynier lub redaktor wydawnictwa.

Z reguły współcześni rekruterzy i HR managerowie mieszają wszystkie techniki, a nawet tworzą swoje własne, oryginalne. Najważniejsze jest, aby zapobiec uprzedzeniom wobec kandydata. W tym celu nawet na pierwszą rozmowę z kandydatem na bardzo odpowiedzialne stanowisko (dyrektor handlowy, główny inżynier) rekruter może dodatkowo zaprosić HR managera, managera ds. rozwoju zasobów ludzkich lub przedstawiciela kierownictwa firmy. W niektórych przypadkach stosuje się selekcję wieloetapową: rekruter – bezpośredni przełożony – w razie potrzeby prezes firmy.

Metody przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej

Strukturyzowana

Metodologia takiej rozmowy opiera się na pytaniach składających się z kilku bloków. Ich kolejność może być następująca: najpierw rekruter interesuje się kompetencjami zawodowymi kandydata, następnie – doświadczeniem i umiejętnościami w zakresie zarządzania, kolejno – pyta o już zrealizowane projekty i ich wyniki, motywację, cel, perspektywy i plany na przyszłość. Zaletą ustrukturyzowanej rozmowy kwalifikacyjnej jest możliwość szybkiego porównania kilku kandydatów na podstawie odpowiedzi na identyczne pytania i wyciągnięcia wstępnych wniosków.

Kompetencyjna

Jest uważana za jedną z najbardziej obiektywnych metod określania przydatności kandydata na określone stanowisko. Celem takiej rozmowy jest zrozumienie, w jakim stopniu kompetentny jest kandydat w swojej dziedzinie, jakie ma rzeczywiste doświadczenie. Dlatego dla każdego stanowiska są określone kompetencje kluczowe, które musi posiadać kandydat. Rozmowa rekrutacyjna jest prowadzona na podstawie czysto zawodowych pytań lub przypadków, które pomogą zobaczyć sposób myślenia, zachowanie i decyzje kandydata.

Sytuacyjna

Zasada przeprowadzenia takiego typu rozmowy jest odzwierciedlona w samej jej nazwie. Nadaje się do wyboru pracowników na stanowiska wymagające samodzielnego i szybkiego podejmowania decyzji, w tym: kadry kierowniczej, osób udzielających pierwszej pomocy, żołnierzy itp. Kandydatowi proponuje się sytuację (lub kilka zupełnie różnych) z konkretnym zadaniem, w której musi opisać swój plan działania i go uzasadnić; jest analizowany i oceniany m.in przez przyszłego przełożonego.

Projekcyjna

Wzór scenariusza rozmowy kwalifikacyjnej tego typu jest dość ciekawy: kandydat jest proszony o ocenę działań innych osób (prawdziwych lub fikcyjnych) lub postaci (z filmów, utworów literackich). Musi przeanalizować sytuację i wydać własną profesjonalną ocenę. Zaletą tej metody jest małe prawdopodobieństwo uzyskania „pożądanych odpowiedzi” ze strony kandydata, możliwość porównania jego oczekiwań z możliwościami firmy oraz jak najdokładniejsza ocena potencjału twórczego i motywacyjnego. W przeciwieństwie do metody sytuacyjnej, w metodzie projekcyjnej można poświęcić trochę czasu na refleksję. Od kandydata jest mile widzianych kilka opcji wraz z analizą najlepszej.

Stress interview

Rozmowa kwalifikacyjna tego typu jest odpowiednia na stanowiska, na których stale występują niestandardowe sytuacje konfliktowe, które wymagają od pracownika cierpliwości i równowagi. Są to sprzedawcy, pracownicy show-biznesu, kierownicy sprzedaży, operatorzy call center, dziennikarze i inne osoby, które na co dzień będą mieć bliski, stały kontakt z ludźmi. Wywiad stresowy jest prowadzony w dość napiętej atmosferze z wykorzystaniem niestandardowych, a nawet brutalnych pytań, krzyżowych pytań, celowej presji psychologicznej itp. 

Takie wywiady mogą być przeprowadzane z ostrzeżeniem lub bez uprzedzenia o ich specyfice. W drugim przypadku „dokładność” eksperymentu jest wyższa, ale istnieje ryzyko, że kandydat… po prostu zrezygnuje z oferty. Dlatego stosowanie tej metody jest odpowiednie dla rekruterów i HR managerów, którzy już wiedzą, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną tego typu.

Należy również wziąć pod uwagę, że nie istnieją uniwersalne metody prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych pasujące do wszystkich sytuacji – zawsze powinno się uwzględniać wymagania konkretnego wakatu i stanowiska. Jednak niezależnie od zastosowanej metody rozmowy kwalifikacyjnej, rekruterowi (zwłaszcza początkującemu) zaleca się przestrzeganie konwencjonalnego planu, który obejmuje: określenie celu spotkania, krótką prezentację firmy, położenie akcentu na ofertę pracy i wyjaśnienie schematu pracy na konkretnym stanowisku, pytania o kwalifikacje i doświadczenie. Oczywiście należy poświęcić wystarczająco dużo czasu na odpowiedzi kandydata na zadane mu pytania. Pomocne okażą się przykłady rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzonych przez innych rekruterów oraz porady specjalistów z branży HR i rekrutacji.

Miejsce spotkania

Skuteczna rozmowa o pracę wymaga gruntownego przygotowania z punktu widzenia organizacyjnego i merytorycznego. Rekruter powinien mieć pod ręką opis stanowiska, przybliżony plan rozmowy kwalifikacyjnej z listą pytań, formularze lub notatnik/tablet do zapisywania odpowiedzi kandydatów i oczywiście dobrze zorganizowane miejsce spotkań.

Jeśli rozmowa będzie offline – sprawdzi się sala konferencyjna lub oddzielne biuro, w którym nikt nie będzie przeszkadzał. Powinna zostać podana herbata, kawa lub woda. Z kolei jeśli rozmowa będzie prowadzona online – konieczne jest stabilne połączenie z Internetem, wysokiej jakości kamera, terminowy kontakt i maksymalne zabezpieczenie przed działaniem siły wyższej. Warto wziąć pod uwagę, że nie tylko firma szuka – szuka też kandydat 🙂. Nawet te pozornie małe rzeczy mają znaczenie.

Ile trwa rozmowa kwalifikacyjna? Czas trwania rozmowy kwalifikacyjnej zależy od wielu czynników, takich jak: branża, poziom stanowiska, ilość kandydatów oraz preferencje pracodawcy. W niektórych przypadkach zajmie tylko kilkanaście minut, a w innych może się przeciągnąć nawet do kilku godzin.

Jak przeprowadzić wywiad: przykłady pytań

Lista pytań do rozmowy o pracę zależy od specyfiki wakatu. Jednak najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać organizując odpowiednie spotkanie, jest stworzenie przyjaznej atmosfery. Kandydaci zwykle są zdenerwowani, a zadaniem rekrutera jest rozładowanie napięcia. Im bardziej kandydat jest zrelaksowany, tym większe prawdopodobieństwo uzyskania rzetelnych odpowiedzi. Można w tym celu posłużyć się niezobowiązującą pogawędką: zapytać o pogodę, czy kandydat łatwo odnalazł biuro, zaproponować kawę/herbatę/wodę, pokazać miejsce, gdzie można zostawić odzież wierzchnią itp.

Poniżej znajdują się podstawowe pytania, które można dowolnie poprawiać, personalizować i dostosowywać do planu rozmowy:

• Proszę opowiedzieć nam o sobie jako o specjaliście w swojej branży.
• Opowiedz nam o swoich obowiązkach w poprzednich miejscach pracy.
• Z jakich swoich osiągnięć jesteś szczególnie dumny?
• Podaj przykład szczególnie trudnego zadania, które udało Ci się rozwiązać.
• Z jakiego powodu odszedłeś z poprzedniej pracy?
• Co powiedziałby o Tobie Twój były kierownik/koledzy/podwładni?
• Opowiedz nam o swoich mocnych i słabych stronach. Za co szczególnie siebie szanujesz?
• Czym jest sukces/porażka w Twoim rozumieniu?
• Dlaczego uważasz, że nadajesz się na to stanowisko?
• Jakie zadania postawisz przed sobą i rozwiążesz w ciągu pierwszego miesiąca pracy w naszej firmie?
• Opowiedz nam o swoich planach związanych z tym stanowiskiem w naszej firmie.
• Opisz 5 cech idealnego managera.
• Jak myślisz, jak ogólnie rozwinie się Twój zawód i dziedzina działalności (dobre pytanie przy rekrutacji inżynierów, informatyków lub innych pracowników w branżach wysokich technologii).
• Jak rozwijasz się zawodowo? Co planujesz zrobić dla swojego rozwoju w najbliższej przyszłości?
• Co zrobisz, jeśli będziesz musiał szybko dostosować się do zmian w swojej dziedzinie?
• Co wiesz o naszej firmie?
• Co Cię pociąga w tej pracy?
• Opisz sytuację, kiedy nie udało Ci się za pierwszym razem wymyślić rozwiązania postawionego przed Tobą zadania.
• Jakie znajomości/wydarzenia (z Twojej strony) zrobiły na Tobie największe wrażenie?
• Jak podejmujesz ważne decyzje?
• I tak dalej 🙂.

Wyniki rozmowy kwalifikacyjnej

Każda rozmowa kwalifikacyjna powinna kończyć się podsumowaniem – w postaci raportu, w którym należy odnotować przynajmniej podstawowe informacje:

• imię i nazwisko kandydata;
• stanowisko;
• data i godzina rozmowy;
• wnioski ogólne (umiejętności twarde i miękkie, ogólne wrażenie o kandydacie, motywacja, rekomendacje itp.).

Warto zaznaczać wszystko, co wpłynie na ocenę potencjalnego pracownika i pomoże w podjęciu ostatecznej decyzji. Gromadzić i przechowywać wszystkie niezbędne informacje o kandydatach wygodnie jest w zautomatyzowanym systemie rekrutacyjnym – szczególnie, że znacznie ułatwia pracę polegającą na porównywaniu kandydatów, przenoszeniu ich z etapu na etap oraz usystematyzowaniu informacji w przypadku, gdy z wakatem pracuje kilku rekruterów. Przetestować taki system za darmo możesz tutaj.