Rodzaje wywiadów

Praca w zakresie doboru personelu charakteryzuje się dużym wysiłkiem i posiada liczne etapy, spośród których ważne miejsce zajmuje rozmowa kwalifikacyjna. Wyłącznie w czasie osobistego komunikowania się można otrzymać pełne informacje na temat kandydata i zrozumieć, czy ma on szanse objąć dane stanowisko w firmie. Oprócz tego, w czasie rozmowy występuje możliwość umożliwiająca modelowanie całego szeregu sytuacji i obserowania w jaki sposób da się poznać kandydat, a także jak będzie reagował na konkretne pytania. W związku z tym szczególnym zagadnieniem jest wśród rekruterów i managerów rozmowa jako bardzo odpowiedzialny etap umożliwiający ustalenie samej “istoty” kandydata.

Co to jest wywiad kwalifikacyjny? Jaka jest definicja wywiadu? W procesie wyboru personelu stosuje się kilka typów i rodzajów rozmów kwalifikacyjnych. Wybór zależy od specyfiki obsadzanego stanowiska, a także od doświadczenia i możliwości rekrutera. Artykuł przedstawi typy rozmów kwalifikacyjnych, a także, w jaki sposób należy je przeprowadzać, aby one charakteryzowały się prawidłowością, co spowoduje wystąpienie pozytywnych skutków.

Typy, rodzaje i metody przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, a także ich kluczowe cechy wywiadu

W swojej pracy rekruterzy codziennie stosują rozmaite metody doboru kadry. Wobec każdej z osób korzystają z optymalnych modeli rozmów, które różnią się w sposób następujący:

• pod względem struktury: wywiad ustrukturyzowany i nieustrukturyzowany a także ich połączenie.
• pod względem liczby uczestników: wywiad osobisty (rekruter i kandydat), grupowa (jeden rekruter, kilku kandydatów), panelowa (kilku rekruterów, jeden kandydat), liniowa (kilku rekruterów rozmawiających z kandydatem po kolei).
• pod względem formatu: wywiad jakościowy, przez telefon, przez połączenie wideo.
• pod względem celu: rozmowa eliminacyjna (eliminacja kandydatów, którzy nie spełniają określonych wymagań), selekcyjna (wybór najbardziej odpowiednich), seryjna (rozmowa kandydata z przedstawicielami różnych stanowisk w firmie).

Często praca związana z poszukiwaniem kadry wiąże się z eksperymentami w zakresie formatów wywiadów z kandydatami. Występowania jednego typu rozmowy to zbyt mało. Warto więc wybrać i przetestować przynajmniej 2-3 warianty – dla konkretnego zadania/specyfiki stanowiska. Rozpatrzmy zatem w sposób obiektywny każdy spośród typów rozmów.

Typy rozmów kwalifikacyjnych pod względem składu uczestników

Pod względem składu uczestników występują trzy typy rozmów kwalifikacyjnych. Najbardziej powszechną rozmową jest forma indywidualna. Główną zaletą takiego podejścia jest opcja rozmowy sam na sam z kandydatem.

W czasie przeprowadzenia indywidualnej rozmowy z kandydatem, rekruter stawia mu różne pytania, precyzuje pewne momenty. Główną wadą takiego podejścia jest czasochłonność. Z reguły trzeba przeznaczyć nie mniej niż 30 minut na jednego kandydata. Ponadto ocena kandydata w ramach takiej rozmowy jest bardzo subiektywna.

Ostatnio coraz bardziej popularnością cieszy się też wywiad grupowy. Polega na tym, że rekruter zbiera w biurze kilku kandydatów lub organizuje z nimi rozmowę wideo. Komunikacja odbywa się między wszystkimi uczestnikami rozmowy jednocześnie, a zadaniem rekrutera jest stawiane kandydatom różnych pytań, przeprowadzenie testów itp. Podstawowa zaleta – oszczędność czasu.

W szczególny sposób można to zaobserwować w przypadku występowania dużej liczby kandydatów ubiegających się o to same stanowisko. Główną wadą jest brak lub minimalizacja indywidualnego podejścia. Ten typ rozmowy jest idealnym rozwiązaniem podczas grupowego zatrudnienia personelu liniowego w przypadku, gdy zaszła konieczność, aby w krótkim terminie zatrudnić wielu pracowników i przeprowadzić szybki dobór kadry.

Rozmowa panelowa polega na tym, aby kilku przedstawicieli firmy równocześnie rozmawiało z kandydatem, zadając mu swoje pytania. Główną zaletą takiego formatu jest umożliwienie wyrobienia opinii przez każdego uczestnika spotkania odnośnie kandydata, a decyzja na temat zatrudnienia danej osoby jest podejmowana przy pomocy zespołu w wyniku tzw. konsylium. Główną wadą jest konieczność zgromadzenia pracowników w jednym miejscu o tym samym czasie, co może z kolei spowodować brak czasu na sprawy bieżące. Dotyczy to personelu na wysokich stanowiskach.

Typy rozmów kwalifikacyjnych pod względem formatu ich prowadzenia

Pod względem formatu przeprowadzenia rozmowy można wyróżnić trzy typy. Głównym z nich jest rozmowa osobista. Kandydat przybywa wówczas do biura i komunikuje się z rekruterem lub z przedstawicielami firmy (w przypadku rozmowy panelowej). Główna zaleta polega na tym, że możliwe jest kontaktowanie się w warunkach roboczych. Umożliwia to rekruterowi nie tylko komunikowanie się z kandydatem, ale i ocenianie jego wyglądu zewnętrznego, stanu emocjonalnego itd. Oprócz tego, ten typ rozmowy daje możliwość sporządzenia kadrowej dokumentacji od razu.

Drugim sposobem jest rozmowa zdalna za pośrednictwem połączenia wideo. Główną zaletą jest brak zagadnień organizacyjnych, które występują w czasie konieczności spotkania osobistego, a także oszczędzanie czasu dla obu stron. Przy czym rekruter widzi kandydata i również jest w stanie ocenić jego reakcję na pytania, emocje itd. Wadą są kwestie techniczne – problemy związane z niestabilnością łącza internetowego, problemami ze sprzetem itd., co może utrudnić prowadzenie rekrutacji.

Jeszcze jeden typ rozmowy odbywa się przez przez telefon. Jak działa wywiad telefoniczny? Przeważnie rozmowa ta nie jest długa. Główną zaletą jest brak komplikacji związanych z organizacją. Natomiast podstawową wadą jest to, że rekruter nie posiada bezpośredniego kontaktu osobistego z kandydatem. Ten typ jest stosowany zazwyczaj w przypadku wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej przed zaproszeniem na właściwą.

Typy rozmów kwalifikacyjnych w zależności od celu

Cele rozmów także bywają odmienne. Pierwszy typ – to eliminacyjne. Rozmowy te są przeprowadzane po to, aby zmniejszyć grono kandydatów, by móc zrealizować dalszy wybór personelu. Przeważnie są to rozmowy zespołowe, co umożliwia natychmiastowe wyeliminowanie osób, które w sposób ewidentny nie spełniają określonych wymagań.

Druga opcja to rozmowa-eliminacja. Zazwyczaj jest przeprowadzana w przypadku, gdy kandydatów nie ma wielu. Najczęściej te rozmowy charakteryzują się indywidualnością, rzadziej są grupowe. Zadaniem rekrutera jest dokonanie wyboru odpowiedniego kandydata spośród wyznaczonego grona osób. Może to być drugi etap po przeprowadzeniu rozmowy eliminacyjnej.

Jeszcze jednym typem rozmowy, którą może używać w swojej pracy rekruter, jest typ seryjny. Polega na tym, że z jednym z kandydatów rozmowę po kolei prowadzi kilku przedstawicieli firmy. Najpierw robi to rekruter, następnie – główny manager, kierownik działu, dyrektor organizacji. Metoda wywiadu jest najczęściej stosowana w przypadku dokonywania wyboru personelu na wysokie stanowiska.

Typy rozmów kwalifikacyjnych pod względem treści

Kluczowym kryterium klasyfikacji typów rozmów jest treść. Występuje tu 5 podstawowych wariantów, ale mogą one się ze sobą łączyć, w tym dotyczy to elementów dwóch różnych typów. Rozpatrzmy je krótko.

Rozmowa ustrukturyzowana

W ramach rozmowy ustrukturyzowanej rekruter działa w oparciu o konkretny plan. Może on stanowić zarówno standard firmy, jak i być opracowany w sposób bezpośredni przez rekrutera lub HR managera. Taki typ rozmowy może zawierać nie tylko zagadnienia standardowe, ale i pewne specyficzne cechy wywiadu, spośród których można wymienić następujące:

• planowana prowokacja. Do takiej należy następujące pytanie: “Proszę opowiedzieć o sobie jak o osobowości”. W przypadku, gdy kandydat rozpocznie opowiadanie o swoim życiu i cechach osobistych, jest to uznawane za minus. Natomiast, gdy zacznie mówić o swoich zaletach zawodowych i możliwych korzyściach z nich wynikających, jest to odczytywane jako plus.
• projekcyjne i nieoczekiwane pytania. Na przykład pytanie w stylu: “Z kim Pani/Pan utożsamia siebie?”. Kandydaci przeważnie nie zawsze są przygotowani na takie pytanie i w związku z tym umożliwia to ocenianie tego, jak szybko dana osoba znajdzie odpowiednie słowa.
• pytania-pułapki. Na przykład: “Dlaczego nie warto zatrudniać Pani/Pana?”. Jest to swego rodzaju test na samokrytykę, który umożliwia określenie tego, w jaki sposób człowiek zachowuje się w sytuacjach stresowych.

Tego typu wywiad charakteryzuje się występowaniem zarówno zalet, jak i wad. Podstawowymi zaletami są:

• rekruter pracuje zgodnie z wcześniej opracowanym planem, nie potrzebuje stawiania pytań “na gorąco”;
• oszczędzanie czasu – rekruter jest w stanie postawić pytanie od razu po otrzymaniu odpowiedzi, nie zastanawiając się znowu nad pytaniami i nie improwizując;
• pytania przygotowane w odpowiednim czasie umożliwiają otrzymywanie maksymalnej ilości informacji.

Wśród wad można wskazać:

• komunikowanie się jest bardzo formalne i nie przewiduje indywidualnego podejścia;
• wszystkie odpowiedzi należy rejestrować, a także ważne jest prowadzenie dokumentacji kadrowej. Komplikuje to w pewien sposób zadanie rekruterowi.

Takie rozmowy są przeważnie stosowane w czasie rekrutacji pracowników na stanowiska wymagające bazowych/początkowych kwalifikacji, gdy w jednym momencie należy wybrać większą liczbę pracowników.

Wywiad sytuacyjny

Wywiad sytuacyjny umożliwia wyznaczenie poziomu skuteczności w zakresie wykonywania zadań przez specjalistę. Rekruter modeluje sytuacje i stawia pytania, natomiast kandydat powinien na nie odpowiedzieć. Przy czym można wcześniej przygotować wzorcowe sytuacje i porównać odpowiedzi kandydata ze swoimi przygotowanymi szablonami.

Zalety danej metody:

• HR manager lub rekruter od razu rozumieją, czy kandydat jest w stanie poradzić sobie z określonymi sprawami;
• metoda jest dobrym testem na sytuacje stresowe, o ile nie można się przygotować wcześniej.

Do wad można zaliczyć:

• niektóre zagadnienia mogą być pominięte;
• zazwyczaj w celu tworzenia i analizy pytań należy zwołać zespół ekspercki, natomiast to charakteryzuje się pewnymi komplikacjami i wymaga poświęcenia sporej ilości czasu.

Tym niemniej, wywiad sytuacyjny to naprawdę dobry i skuteczny sposób, który umożliwia sprawdzenie tego, jak kandydat daje się poznać w określonych sytuacjach.

Rozmowa projekcyjna

Cecha szczególna metody polega na tym, że rekruter stawia pytania dość szybko. Kandydat z kolei nie posiada wiele czasu na to, aby w sposób dokładny zastanowić się nad swoją odpowiedzią. Oprócz tego, można poprosić kandydata o udzielenie kilku odpowiedzi na jedno i to samo pytanie, aby nie miał wiele czasu na refleksje.

W przypadku pytań zadanych w prawidłowy sposób metoda wywiadu umożliwia otrzymanie od kandydata najbardziej prawdziwych i uczciwych informacji, ocenianie jego nawyków zawodowych i sposobu myślenia.

Zalety takiej metody to sprawdzenie prędkości myślenia i zdolności myślenia w czasie występowania skomplikowanych warunków. Jednak występują także wady – trzeba przeprowadzić panelową rozmowę przy pomocy ekspertów, a przetwarzanie wyników takiej pracy nie zawsze jest prostym zagadnieniem.

Rozmowa behawioralna

Wywiad behawioralny jest skomplikowanym typem rozmowy i wymaga dokładnego przygotowania. Rekruter powinien sporządzić wykaz pytań, które będą dotyczyły bezpośredniego doświadczenia zawodowego kandydata, a także sytuacji, które występowały w czasie trwania procesu roboczego.

Wyniki rozmowy umożliwiają sporządzenie skali kompetencji, która przedstawia kluczowe charakterystyki odnośnie kandydata. Kandydat powinien posiadać umiejętności w zakresie różnych kompetencji, dlatego ważne jest to, że należy wcześniej sporządzić wykaz kompetencji, które są obowiązkowe dla konkretnego stanowiska.

Podstawowymi zaletami takiej metody są:

• wysoka dokładność oceny cech zawodowych;
• ocena zdolności kandydata do integracji w zespole;
• ocena wartości kandydata, opcja porównywania ich z wartościami korporacyjnymi.

• wysoki poziom skomplikowania w czasie przygotowywania;
• duży wysiłek czasowy;
• rekruter powinien posiadać pełne informacje na temat kompetencji wymaganych na danym stanowisku.

Technika wywiadu bechawioralnego jest skomplikowana, ale charakteryzuje się skutecznością nie tylko w zakresie wyboru personelu z zewnątrz, ale i podczas doboru pracowników spośród wewnętrznych zasobów firmy.

Wywiad umożliwiający określenie poziomu stresu

Jest to szczególny typ rozmowy, gdzie pytania są stawiane w taki sposób, aby kandydat stracił stan wewnętrznej równowagi. Technika wywiadu tego typu jest nieraz nazywana szokową. Przewiduje nawet nietaktowne pytania. Ponadto HR manager może prowokować kandydata także przy stosowaniu innych metod. Na przykład w sposób ewidentny rozwiązywać inne sprawy w czasie udzielenia odpowiedzi przez kandydata na pytania, opóźnienia itd.

Metoda charakteryzuje się występowaniem kilku zalet, w tym:

• określenie słabych cech kandydata;
• ustalenie sposobu reakcji ze strony kandydata na podobne problemy;
• analiza “łączenia” słabych cech kandydata z wymaganiami firmy.

Jednak tego typu wywiad przewiduje posiadanie przez rekrutera wysokich kompetencji w zakresie komunikowania się. Ważne jest działanie w taki sposób, aby kandydat nie od razu zrozumiał, że uczestniczy w wywiadzie stresowym. Co istotne, rekruter w trakcie trwania takiego wywiadu nie może przekraczać pewnych granic, np. nie powinien być bezczelny.

Wywiad najbardziej sprawdzi się w przypadku tych osób, które będą nieustannie komunikować się w pracy. W przypadku, gdy praca charakteryzuje się wysokim poziomem obciążenia stresowego, to taki wywiad umożliwia wyznaczenie i eliminację kandydatów, którzy zaprezentują się pod tym względem najgorzej.

Jakie formaty rozmów praktykują znane firmy

Niekoniecznie trzeba stosować standardowe formaty rozmów. Niektóre znane marki rezygnują z szablonów lub udoskonalają już występujące przy pomocy stosowania unikalnych metod. Rozpatrzmy kilka oryginalnych  kejsów ze światowej praktyki.

Zappos: spotkanie na lotnisku, wino i ser

Firma rekrutacyjna Zappos wybiera pracowników nie tylko pod względem zawodowym, ale i pod względem cech osobistych. W tym celu opracowana została oryginalna metoda: rozmowa rozpoczyna się już przed momentem przybycia pracownika do biura.

Na przykład, przedstawiciel firmy może spotkać kandydata na lotnisku. Taki przedstawiciel jest wówczas równocześnie rekruterem. Sprawuje kontrolę nad tym, w jaki sposób zachowuje się kandydat w stosunku do niego. W przypadku, gdy kandydat nie jest przyjazny, dał się poznać jako zuchwały w stosunku do kierowcy, to rozmowa w biurze nie będzie mieć miejsca. W przypadku, gdy kandydat dał się poznać jako osoba taktowna, pozytywna, szczera, oznacza to, że w biurze firmy odbędzie się główna rozmowa kwalifikacyjna.

Teraz przedstawimy finalną fazę rozmowy w Zappos: najciekawsze jest zaproszenie na tradycyjny wieczór wina i serów. Zbiera się wtedy cały zespół projektu (z wyjątkiem wyższego kierownictwa). Umożliwia to pracownikom komunikowanie się z ewentualnym nowym specjalistą w nieformalnych warunkach i oceniane są nie tylko zawodowe, ale i jego osobiste predyspozycje. Decyzję o zaproszeniu do pracy podejmuje zespół przy pomocy głosowania, pracownicy z kolei podnoszą palce do góry lub kierują je w dół.

Dzięki takiemu podejściu do zaopatrzenia organizacji w kadrę, firma mogła obniżyć płynność kadry o 90%. Współpracownicy włączeni w proces doboru przyczynili się do wybrania odpowiednich pracowników, a kandydaci mogli wdrażać się w pracę od pierwszego dnia znajdowania się w biurze.

Test “Ocena rekrutera” w Kraft Foods

W końcowej fazie rozmowy rekruter firmy Kraft Foods proponuje kandydatowi, aby ocenił go jako osobę, która przeprowadziła wywiad w skali wynoszącej od 1 do 10 punktów. Najczęściej kandydaci mają problem z dokonaniem takiej oceny. Jak wiadomo, jedną rzeczą jest krytyka dotycząca pracy technika z serwisu samochodowego przez telefon, a całkiem inną krytyka w sposób bezpośredni osoby, od której zależy przyszła praca. W ten sposób rekruterzy określają śmiałość, uczciwość (lub skłonność do pochlebstwa), jak i obiektywność kandydata.

Skuteczne “duety” w Menlo

W firmie Menlo wszyscy pracownicy pracują w parach. Ten szczegół uwzględnia się już na etapie planowania kadry i oczywiście odgrywa ważną rolę na etapie rekrutacji. Wszystkie rozmowy z kandydatami są prowadzone w parach. Nawet więcej, w firmie rezygnuje się z klasycznych rozmów z kandydatami na rzecz bardziej ciekawych rozwiązań, na przykład dwóch kandydatów zaprasza się, aby zasiedli przy jednym stole, daje się im jeden arkusz i jeden długopis na dwie osoby, po czym proponuje się wykonać jakieś zadanie.

Rozmowa ma na celu ustalenie poziomu skuteczności współdziałania kandydatów w warunkach pary. Przy czym kandydaci powinni reklamować nie siebie, a drugą osobę z pary. Praca HR w firmie jest zbudowana w taki sposób, żeby pracę jednocześnie otrzymywał nie jeden kandydat, a kilku.

Pracownicy sprawują kontrolę nad procesem roboczym. Wybierają przy pomocy głosowania pary, które współdziałały najbardziej skutecznie. Jak twierdzą przedstawiciele firmy, dzięki zastosowaniu takiego podejścia do rekrutacji udało się obniżyć płynność kadr, jak i wybrać pracowników, którzy podzielają korporacyjne wartości organizacji.

Podsumowanie

Rozmowa kwalifikacyjna jest najbardziej ważnym etapem dotyczącym wyboru personelu. Występuje wiele typów i rodzajów rozmów, a wybór odpowiednich metod zależy bezpośrednio od polityki kadrowej, cech szczególnych rekrutacji w danej firmie, a także od rozwiązań i posiadania doświadczenia zawodowego przez samego rekrutera.

Skuteczność wyboru personelu zależy od tego, czy wybrano prawidłową metodę w zakresie przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej. Na przykład, w przypadku większego wyboru pracowników można stosować rozmowę grupową, ustrukturyzowaną. W przypadku, gdy dotyczy to kadry kierowniczej, trzeba przeprowadzać panelowe i seryjne wywiady, które umożliwiają stworzenie najbardziej kompletnego rozumienia kompetencji miękkich i twardych kandydata.

Praktyka ta umożliwia przede wszystkim podjęcie skutecznych decyzji pod względem dokonania wyboru. Nie trzeba się bać eksperymentowania z różnymi formatami, analizy i opracowania własnych, autorskich metod – umożliwia to ustalenie rozwiązania, które w najbardziej optymalny sposób sprawdzi się w zakresie wykonywania zadań.