Automatyzacja w A-HR: od rekrutacji na zasadach freelancingu do dużego biznesu

O naszym kliencie

A-HR – jedna ze znanych i odnoszących sukcesy firm rekrutacyjnych w Ukrainie.

Koncentracja na:

• wysokiej jakości rekrutacji
• doradztwie personalnym
• szkoleniach specjalistów HR i rekruterów
• wsparciu w zakresie zarządzania finansami, księgowości, prawa, mediacji
• doradztwie zawodowym

Specjalizacja:

A-HR jest firmą związaną z wieloma branżami. Doświadczenie: IT, e-commerce, produkcja, budownictwo, FMCG, rolnictwo, medycyna, media, logistyka, finanse.

Wyzwania

Kiedy firma dopiero zaczynała swoją działalność i w A-HR było zatrudnionych jedynie 2-3 pracowników, wszystko funkcjonowało w prosty sposób: stosowane były foldery, w których informacje porządkowano według branż, kandydatów, stanowisk itp. Dobrze sprawdzał się także Excel.

Jednak kiedy w firmie zaczęło pracować więcej niż 5 pracowników, a dodatkowo pojawiło się ponad 10 aktywnych wakatów, szybko wzrastała także ilość klientów, a więc zespół zaczął myśleć o automatyzacji.

Excel. W A-HR zetknęliśmy się z faktem, że każdy członek zespołu ma własne rozumienie tego „jak powinno być”, jak również własny poziom opanowania stojących przed nim zadań. Nawet, jeśli zasady współpracy były uzgodnione, nie miało to znaczenia – ktoś np. nie pozostawiał komentarzy, a powinien, ktoś inny zapominał czegoś poprawić itp. Z tego powodu inni koledzy nie wiedzieli, czy mają do czynienia z aktualizacja, czy też nie. Wszystko to komplikowało procesy zachodzące w organizacji.

Najbardziej negatywną rzeczą były jednak różne formaty wprowadzania informacji, kiedy każdy miał swój punkt widzenia – jedyny i poprawny.

Brak możliwości konsolidacji informacji. Klienci A-HR pochodzą z różnych branż, od finansów po produkcję mebli, ponieważ od podstaw firma rekrutacyjna została zbudowana po to, aby pomóc znaleźć i zatrudnić pracowników do dowolnej firmy. Spektrum wakatów rozciąga się od poziomu krawcowej do poziomu dyrektora handlowego. Pracownicy A-HR śmiało podejmowali się wszelkich projektów, ponieważ zespół rekruterów prężnie się rozwijał, a A-HR zdobywała wiedzę w wielu branżach, rozumiejąc ich specyfikę. „Jednak brak możliwości konsolidacji danych był męczący” – mówi Anna Vasiuchno, założycielka firmy A-HR. “Dla przyszłych celów potrzebne były inne narzędzia, ponieważ średnie i duże firmy wymagają bardziej elastycznego i operacyjnego podejścia” – dodaje.

Wymagane więc było skuteczne rozwiązanie, swego rodzaju „tarcza”, która jest zawsze pod ręką i umożliwia skuteczne rozwiązanie aktualnych zadań.

Rozwiązanie

Kiedy stało się jasne, że A-HR z rekrutacji freelancerów przeradza się w poważny biznes, konieczne było zautomatyzowanie działań. „Zdaliśmy sobie sprawę, że niezwykle ważne jest dla nas uniwersalne okno robocze, w którym wszyscy pracują według tych samych zasad” – mówi A. Vasiuchno. „W 2017 roku pilnie zaczęliśmy szukać rozwiązania” – dodaje.

Zespół wybrał akceptowalną opcję w oparciu o 3 ważne dla kryteria: praca w jednym oknie, optymalna cena, ukraiński zespół. „Ostateczna decyzja była prosta, od samego początku uzgodniliśmy potrzeby i możliwości, zaczęliśmy współpracować, polecać system naszym konkurentom i partnerom. Oni też zaczęli go używać☺”. – A. Vasiuchno

Vasiuchno, założycielka A-HR

Wierzę, że wszystko, co można uprościć i zautomatyzować, powinno być uproszczone i zautomatyzowane! Poleciłabym każdej firmie, nawet małej, aby pomyślała o automatyzacji

Kluczowe fakty dotyczące projektu

Przeprowadzka. „Przeniesienie bazy przebiegło bardzo szybko: po prostu wzięliśmy nasze teczki i samodzielnie wprowadziliśmy do systemu wszystkich kandydatów, których mieliśmy.” – wspomina Iryna Dalecka, dyrektor A-HR.

Nauczanie. Manager CleverStaff osobiście prowadził szkolenia dla wszystkich, każdemu poświęcał dużo czasu. Dzięki temu kadra kierownicza naszej firmy mogła poświęcić czas realizacji swoich podstawowych zadań. To bardzo pomogło i zaoszczędziło czas i wysiłek managerów.

Role. Zespół A-HR jest zorganizowany w taki sposób, że składa się z podstawowego personelu i freelancerów. Liczba osób jest zmienna, w zależności od projektów i obciążenia. Jednocześnie może być od 10 do 30 dostępów. Umiejętność zarządzania rolami okazała się bardzo odpowiednia.

Dialog. „Programiści będą pracować nad realizacją naszych potrzeb, dopóki nie usłyszą, że zrobili dokładnie to, czego potrzebujemy. Albo przyjdą i szczerze powiedzą, że realizacja konkretnych prac nie jest obecnie planowana. Trzeba przyznać, że rozumienie określenia “szybko” u rekruterów i pracowników IT różni się, ale jeśli dział IT jest uczciwy w kwestii możliwości i terminów, wszystkie procesy da się złagodzić. Budowany jest właściwy dialog, rozwiązywane są problemy, no a my idziemy po nowe nagrody☺“- mówi A. Vasiuchno.

Efekty

1. Kiedy efekt wprowadzenia zautomatyzowanego systemu rekrutacji stał się odczuwalny?

Zrozumienie, że zdecydowanie łatwiej się pracuje, a wydajność wzrosła pojawiło się po 1-2 miesiącach.

2. Na jakie konkretne procesy największy wpływ miała automatyzacja?

Tak naprawdę na  wszystkie związane z zarządzaniem: kontrola, zarządzanie i przechowywanie informacji.

Automatyzacja pozwala również:

• szybko znaleźć klientów,
• szybko zobaczyć wolne miejsca pracy,
• szybko sprawdzić lejki,
• szybko wysłać zewnętrzny link do oferty pracy kandydata,
• szybko zapoznać się ze statusami,
• szybko reagować na klienta itp.

Co więcej, automatyzacja pozwala sporządzać raporty, co jest istotne dla klientów.

Wygodnie jest, gdy praca przestaje być wykonywana ręcznie, a ogromną jej część przejmuje zautomatyzowany system. Dodatkowym atutem jest możliwość zaoferowania klientowi bardziej rzetelnej obserwacji wszystkich procesów i szybkiego sporządzenia wszystkich niezbędnych raportów.

Przy okazji: Firma A-HR szeroko wykorzystuje rozwiązania CleverStaff na swojej stronie, ponieważ pozwala to zespołowi czuć się komfortowo, wykorzystując prezentacje stworzone na podstawie ujednoliconych szablonów i odpowiednie do prezentacji na różnych platformach.

3. Jak automatyzacja wpłynęła na atmosferę w zespole?

A-HR zadbało o to, aby wszystkie informacje w zautomatyzowanym systemie rekrutacji odzwierciedlały cały proces pracy firmy. Wszyscy członkowie zespołu są świadomi odpowiedzialności za pracę z danymi, dzięki czemu produktywność przepływu pracy jako całości wzrosła o około 20%.

„Jesteśmy firmą, do której większość klientów wraca z powtarzającymi się prośbami. Dlatego wraz z wieloma naszymi klientami rozwijamy się, doskonaląc nasze usługi dla nich i dla naszego zespołu.

Obecnie główny nacisk jest kładziony na pomoc Ukrainie.

Równolegle pracujemy nad rozszerzeniem geografii i zakresu usług.

“Dzięki automatyzacji rutynowych procesów mamy możliwość skupienia się na ważniejszych, głębszych, ewolucyjnych tematach dla A-HR.” – podsumowuje A. Vasiuchno.