Automatyzacja rekrutacji: narzędzia rekrutacyjne

Proces poszukiwania kandydatów odpowiednich do wymogów stanowiska zabiera rekruterom wiele czasu i wymaga od nich wysiłku. Jednocześnie naprawdę dobrzy specjaliści nie czekają długo na oferty pracy. Można się spóźnić i kandydat z dziś zostanie zatrudniony w innym miejscu. Z kolei automatyzacja doboru personelu zapewnia rekruterom i HR-owcom komfortowe zaplecze, przyśpieszenie etapów rekrutacji poprzez minimalizację rutyny i uporządkowanie procesu. Umożliwia to również ułatwienie procesu i skoncentrowanie się na najważniejszym. Czas, który rekruter zyskuje do swojej dyspozycji, może przeznaczyć na wybranie najlepszych kandydatów i osobisty rozwój. Dalej opowiemy dokładniej o tym, jak przebiega ten proces w rzeczywistości.

Rekruter codziennie wykonuje wiele czynności operacyjnych, które charakteryzują się cyklicznym powtarzaniem w czasie zatrudnienia na każde stanowisko: umieszczenie wakatu, korespondencja z kandydatami, wyznaczenie terminu rozmowy, tworzenie bazy CV itd.

Większość rekruterów stara się o optymalizację procesu, szczególnie w warunkach dotyczących długiego czasu poszukiwania kandydata, kiedy termin na znalezienie odpowiedniego specjalisty jest bardzo ograniczony. Nad danym zagadnieniem zastanawiają się często managerowie wyższego szczebla, szczególnie w sytuacji, gdy deficyt pracowników oddziałuje w sposób negatywny na liczby w sprawozdaniach finansowych. Brak możliwości rozpoczęcia projektu w odpowiednim terminie, niewykonanie go w określonym czasie, straty w formie produktu/usług, ryzyka związane z opinią – są to konsekwencje działań prowadzonych w sposób nieodpowiedni przez źle zbudowany zespół. Zazwyczaj wszystkie te nagromadzone problemy i niezadowolenie powinien rozwiązać bezpośrednio dział rekrutacyjny/HR – wraz z zarzutami dotyczącymi „źle zorganizowanej pracy” w zakresie poszukiwania i zatrudnienia pracowników.

Często ten proces obejmuje tzw. czynnik ludzki: rekruter zapomniał o czymś, nie wprowadził danych do bazy, pomylił się wysyłając wiadomość e-mail, nie wykonał telefonu w odpowiednim terminie do kandydata… W warunkach zamieszania może wystąpić wiele niespodziewanych sytuacji. W efekcie dochodzi do sprzecznej sytuacji: z jednej strony poszukujemy pracownika, z innej tracimy go z powodu “nieostrożności”, co w warunkach współczesnego rynku jest bardzo niebezpieczne.

Często prowadząc rozmowy z rekruterami twórcy oprogramowania CleverStaff dobrze znają się na ich  zagadnieniach problemowych. Wobec większości z nich automatyzacja rekrutacji  jest synonimem dobrze działającej bazy danych, integracji bazy z portalami do wyszukiwania pracy, automatycznego dodawania kandydata i obserwacji jego statusu, planowania rozmów kwalifikacyjnych itd. Występuje także cały zestaw mitów, których duża liczba charakteryzuje się wątkami związanymi z danym zagadnieniem. Wymieńmy najbardziej rozpowszechnione.

Test: Systemy rekrutacyjne: kto go potrzebuje?

Prędkość i skuteczność: są to podstawowe kryteria, które umożliwiają ocenianie pracy rekrutera. Można je udoskonalić przy pomocy niezawodnych rozwiązań cyfrowych. Przed rozpatrzeniem zagadnienia związanego z zakupem oprogramowania, należy ustalić potrzeby firmy. Z wysokim prawdopodobieństwem automatyzacja rekrutacji jest potrzebna w następujących przypadkach:

1. Korporacje nie posiadają wyznaczonych etapów rekrutacyjnych. Każdy wakat charakteryzuje się występowaniem swojego lejka w zakresie zatrudnienia, którego należy przestrzegać. Rekruter nie zawsze jest w stanie w odpowiednim terminie przesłać komunikaty lub udzielić odpowiedzi. Automatyzacja rekrutacji umożliwia uporządkowanie procesu w ten sposób, aby kandydat poruszał się zgodnie z wyraźną wyznaczoną strukturą zatrudnienia. 
2. Chęć posiadania serwisu umożliwiającego szybsze i bardziej skuteczne poszukiwanie. Kandydatów jest wielu, a rekruter może być tylko jeden, czasem może pracować dwóch specjalistów. Dla rekrutera niezwykle ważne jest nie tylko szukanie ludzi, ale także planowanie spotkań i rozmów kwalifikacyjnych.
3. Brak bazy kandydatów. W przypadku braku bazy usiłowania rekrutera charakteryzują się niezadowalającym efektem, a zatrudnienie nie cechuje się wysokim poziomem skuteczności. W końcu nawet bierni kandydaci, według LinkedIn, mogą rozważyć ciekawą ofertę w 87% przypadków. Dlatego zautomatyzowane gromadzenie i przechowywanie informacji jest koniecznością.
4. Chęć szybkiego znalezienia najlepszych osób. Utalentowany specjalista “na rynku wakatowym” znajduje się w terminie wynoszącym 10 dni. W trakcie tego okresu należy zdążyć przeprowadzić rozmowę, która określi, czy kandydat nadaje się do wykonywania określonych czynności na rzecz firmy, czy też nie. Wszystko to można ułatwić stosując CRM do rekrutacji.
5. Ważnym czynnikiem jest oszczędzanie zasobów zarówno okresowych, jak i finansowych, aby widzieć skutek i niezawodność praktyczną rekrutacyjnego oprogramowania.

W odpowiedzi na w całości uzasadnione zapytania projektanci systemów rekrutacyjnych oferują swoje rozwiązania, które umożliwiają automatyzację i przyśpieszenie funkcjonowania etapów wyboru personelu. To, które spośród nich należy stosować w sposób preferencyjny, rekruterzy i HRD przeważnie ustalają wspólnie przy pomocy wykonywania czynności związanych z testowaniem i porównywaniem.

Tak więc, Aleksander Zlobenko, HR Generalist, MaxBill i wykładowca kursu HR Generalist w zakresie ІТ w Beetroot Academy, uważa, że automatyzacja powinna przyspieszać pracę, usuwając lub minimalizując operacje rutynowe, takie jak: dodawanie kandydatów do bazy, tworzenie i publikację komunikatów wakatowych, organizacja rozmów kwalifikacyjnych przewidujących dalsze kontakty z kandydatami itp.

“Jako wynik proces zatrudnienia powinien funkcjonować w oddzielnym ekosystemie, który będzie charakteryzował się przejrzystością wobec wszystkich uczestników i będzie występował w formie pierwotnego źródła przeznaczonego do poszukiwania i zatrudniania. Oprogramowanie powinno uzupełniać zachodzące już procesy. W przypadku występowania rozbieżności lub konieczności związanej z przeprowadzeniem podstawowych zmian, należy prowadzić poszukiwanie odpowiedników, innych narzędzi rekrutacyjnych lub spróbować samodzielnie znaleźć tymczasowe rozwiązanie z bezpłatnymi środkami” – zaznacza Aleksander.

Marina Stiahailo, Chief Executive Officer, Akkerman-Engineering & Software i wykładowca kursu HR Generalist w zakresie ІТ w Beetroot Academy, wymienia “plusy”, których liczba powiększyła się po wdrożeniu programu rekrutacyjnego.

“Dzięki temu udoskonalone zostało komunikowanie się z Team Lead/Project Manager – w czasie składania zgłoszenia, wyznaczania niezbędnych hard i soft skills – zaznacza Marina. Umożliwia to w ciągu sekundy przeniesienie CV kandydatów do bazy, występuje też opcja poszukiwania ich w swojej bazie w oparciu o wiele kryteriów, a także jest możliwość szybkiego wyszukiwania całej historii korespondencji z kandydatem. Ponadto statystyki są zawsze pod ręką – na przykład można sprawdzić, ilu kandydatów zostało odrzuconych i z jakich powodów”.

Wyspecjalizowane oprogramowanie umożliwia łatwe wniesienie ustawień odnośnie statusu kandydata, badanie etapów, przedstawienie przejrzystości wyboru klientowi. Charakteryzuje się to znacznym zmniejszeniem odcinka czasu w zakresie odbioru CV, przesyłania listów szablonowych, organizacji rozmów kwalifikacyjnych, otrzymywania feedbacku od Team Lead/Project Manager itd. “Umożliwia to korporacji oszczędzanie czasu i pieniędzy, a także wywarcie wpływu na pomyślne zatrudnienie i nie wyrzucanie pieniędzy w błoto – akcentuje Marina Stiahailo.

Tym niemniej w czasie analizowania różnych systemów zawsze występuje miejsce przeznaczone dla określonego zestawu opcji, na które warto zwrócić uwagę. Rozpatrzymy to na przykładzie CleverStaff.

Zalety konkurencyjne CleverStaff: cechy szczególne i inne aspekty

Twórcy oprogramowania CleverStaff zrealizowali w danym systemie cały zestaw środków przeznaczonych dla rekrutera, które umożliwiają szybką i wyraźną promocję na wszystkich etapach zatrudnienia, co z kolei ułatwia w sposób istotny wykonywanie czynności w zakresie zamykania wakatów. 

Spośród praktycznych opcji CleverStaff można wymienić następujące:

• Integracja. CleverStaff charakteryzuje się synchronizacją ze stronami zamieszczania wakatów, LinkedIn, z serwisami poczty elektronicznej.
• Dodawanie kandydatów przy pomocy 1 kliknięcia. System umożliwia szybkie tworzenie bazy kandydatów wakatowych przy pomocy dodawania CV jednym kliknięciem.
• Generowanie sprawozdań. Informacje na temat kandydatów bazy danych są podawane w formie sprawozdania szczegółowego. W kilka sekund można przedstawić gotowe sprawozdanie klientom lub kierownikowi.
• Zalecenia. CleverStaff umożliwia automatyczne analizowanie CV w oparciu o wyznaczone kryteria i udziela porad rekruterowi/HR odnośnie kandydatów, szczególnie tych, którzy spełniają określone wymagania. 
• Forma listów. System obejmuje standardowe formularze listów, które możesz wykorzystać do wysłania do kandydatów do pracy, oszczędzając czas.
• Integracja baz. Program rekrutacyjny personelu posiada funkcje eksportu i importu już gotowych baz, co umożliwia korzystanie z utworzonej bazy kandydatów do wyszukiwania.
• Przeszukiwanie CV. CleverStaff umożliwia szybkie zbieranie CV w oparciu o wyznaczone kryteria i tworzenie bazy od zera w najkrótszych terminach. 

Ponadto oprogramowanie posiada opcję dostosowywania: występują cztery odpowiednie rubryki, ustawienie etapów wakatowych, własne źródła kandydatów itd.

Integracja z serwisami oferującymi pracę, pocztą i sieciami społecznościowymi umożliwia również realizację zamieszczania wakatów na popularnych platformach przy pomocy jednego kliknięcia bezpośrednio przez CleverStaff.

System daje możliwość współdziałanie rekrutera i klienta, którzy uzyskują opcję zachowania dużej ilości korespondencji i plików na swoich e-mailach. Rekruter w tym samym czasie jest w stanie prowadzić korespondencję z kandydatem przy bezpośredniej pomocy systemu.

Rozpoczynając pracę w CleverStaff, rekruter jakby siedzi przy smart biurku, gdzie ma do dyspozycji wszystkie niezbędne zakładki: “Organizer”, “Wakaty”, “Kandydaci’, “Klienci”, “Konto”, “Sprawozdania”. System posiada opcję uporządkowania wszystkich zadań i dnia roboczego rekrutera, co umożliwia z kolei koncentrowanie się na maksymalnej ilości zadań i pozbycie się rutyny.

Uwaga! Oprogramowanie CleverStaff – jest jednym z niewielu programów, który charakteryzuje się występowaniem wersji w chmurze i na serwerze. Zalety tego programu są następujące: wysoki poziom bezpieczeństwa danych, szerokie możliwości w zakresie dostosowywania i przystosowywania systemu do potrzeb konkretnego klienta.

Uwaga: bardzo ważną szczególną zaletą takiego oprogramowania jest nie tylko zastąpienie procedur rutynowych przy pomocy wprowadzenia operacji automatycznych. Chodzi także o umieszczenie akcentów na bardziej intelektualnych zadaniach oraz o wdrożenie nowych zasad dotyczących wyboru personelu.

Można długo zastanawiać się nad opcjami różnych systemów, ale pytanie: “Czy warto wdrażać taki program?” – jest teraz w znacznej mierze retoryczne. System ATS umożliwia oszczędzanie. Nawet 10 tygodni pracy rekrutera rocznie! W jaki sposób? W CleverStaff oszacowano skuteczność ekonomiczną i ROI wdrażania oprogramowania w oparciu o dane własnych 2-letnich badań. Informacje na temat zalet automatyzacji rekrutacji pod względem finansów, czasu i ROI są podane tutaj.

Serdecznie zapraszamy do rozpoczęcia rekrutacji przy pomocy bezpłatnej wersji CleverStaff!