Як рекрутеру-початківцю підготуватися до співбесіди?

Співбесіда – ключовий етап при підборі персоналу. І, мабуть, найбільш концентрований з точки зору інформації: за 20-30 хвилин рекрутер чи HR повинен зрозуміти, наскільки компетентний кандидат, які його професійні і людські якості, наскільки він «той самий». Тому при підготовці до співбесіди важливо бачити його «сценарій» повністю, де в «головній ролі» – претендент, а «режисура» – за рекрутером чи HR.
Отже, як підготуватися до співбесіди, щоб вона пройшла максимально результативно?
Якісна підготовча робота напередодні співбесіди дозволить отримати максимум користі з майбутньої зустрічі, завоювати прихильність кандидата і здобути всю необхідну інформацію на всі питання, витративши саме ту кількість часу і зусиль, які планувались. Якщо рекрутер ретельно готується до співбесід і проведення інтерв’ю, то і підбір персоналу проходить набагато ефективніше, і ризик пропустити «свого» кандидата помітно знижується.

Чек-лист успішної співбесіди

Відштовхуючись від конкретного завдання і власних методів підбору персоналу, рекрутер вибирає тип співбесіди за декількома показниками: структурою, кількістю учасників, метою і способами проведення. Про це ми детально розповідали в статті про види співбесід.
Визначившись із форматом співбесіди, рекрутеру-початківцю важливо детально вивчити резюме, перевірити технічні моменти і – все розпланувати.

1. Детальне вивчення резюме

Готуючись до співбесіди, рекрутеру важливо ще раз уважно перечитати резюме, помічаючи «підказки». Наприклад, варто замислитись, якщо кандидат надто часто змінює роботу або, навпаки – довгий час працює на одній посаді без підвищення і зростання. Або – кандидат працював в різних сферах на різних посадах, зовсім не пов’язаних між собою. Розібрати ці питання на співбесіді – важлива частина роботи рекрутера. Крім того, базову інформацію з резюме, яка стосується роботи і кар’єри, можна спробувати перевірити через Facebook, LinkedIn або Google.

2. Технічна підготовка

Враження від співбесіди отримує не тільки рекрутер. Кандидат теж формує свою думку про компанію, і важливо, щоб вона була позитивною. Тому не буде зайвим перевірити статус за такими аспектами:

• кандидат проінформований про дату/час/місце співбесіди;
• заброньовано окреме приміщення/кімната для переговорів;
• служба охорони/рецепція в курсі візиту кандидата, виписаний пропуск;
• є стабільний інтернет-зв’язок – у випадку віддаленої співбесіди;
• HR, співробітники або керівники відділу проінформовані про час інтерв’ю і подтвердили свою участь (у випадку лінійної або серійної співбесіди).

Планувати співбесіду потрібно заздалегідь. Обов’язково занесіть її у ваш календар, щоб не виникло ситуації, при якій потрібно бути в двох місцях одночасно. Здавалося б, все це дрібниці, але збій в одній з них здатний вивести з рівноваги навіть бувалих профі.

3. План-сценарій співбесіди

В рамках кадрового планування у рекрутера зазвичай є шаблони співбесід на різні посади.Якщо їх немає – рекомендується підготувати їх ще до того, як ви розпочнете запрошувати кандидатів на інтерв’ю. В плані варто виділити 7 основних пунктів.

1. Презентація кандидата. Тут все стандартно – прізвище, ім’я та по-батькові, вік і т.д.
2. Нинішнє або попереднє місця роботи.Тут важливо дізнатись, де працював або працює кандидат (компанія, сфера діяльності), які завдання він вирішував/вирішує на робочому місці ,яка його зона відповідальності.
3. Мотивація. Важливо прояснити професійну, кар’єрну і фінансову мотивацію претендента. Варто попросити його розповісти про свій позитивний і негативний досвід роботи в різних компаніях, взаємодію в колективі, з керівництвом і т.д. Також важливо уточнювати, чому ті чи інші ситуації кандидат вважає хорошими чи поганими.
4. Досягнення. Тут найкраще використовувати принцип STAR (Situation, Task, Action, Result – ситуація, завдання, дія, результат). Претендент повинен описати проблему/завдання, яка перед ним стояла, які дії були виконані, і які плоди це принесло.
5. Дохід. Рекрутер в рамках співбесіди повинен уточнити побажання кандидата по заробітній платні, а також про додаткові стимули і забезпечення – бонуси, премії, соціальний пакет. Якщо в компанії зарплата фіксована, рекрутер на цьому етапі повинен донести всю інформацію до претендента.
6. Історія пошуку. Для рекрутингу може бути дуже важливо, якщо претендента намагались залучити до себе конкуренти. Також уточніть, як довго спеціаліст шукає собі роботу.Якщо пошук проходить довго – це сигнал для рекрутера про те, що, можливо, є місце прихованим мотивам/спірним моментам.
7. Подальші дії. На даному етапі рекрутер повинен надати претенденту інформацію про посаду, пояснити його роль в проєкті, поточнити терміни, коли
   кандидат зможе вийти на роботу або коли за його кандидатурою буде прийняте рішення.

Важливо враховувати, що інтерв’ю проводить рекрутер, а не навпаки. Навіть якщо у вас вільне інтерв’ю, воно має включати всі важливі і при необхідності жорсткі запитання. Завдання рекрутера – отримати максимум інформації про претендента, а не поспілкуватися про життя. Важливо контролювати кандидата під час процесу, якщо він відволікається від теми, делікатно повертаючи розмову в потрібне русло.
Оптимальний час співбесіди – близько 30 хвилин. Цього цілком достатньо, щоб дізнатись основну інформацію і не перевантажити кандидата. По ходу співбесіди корисно робити помітки. Це дуже важливо, адже якщо ви (навіть інтуїтивно) звертаєте увагу на якийсь нюанс, він може стати ключовим при прийнятті рішення по кандидатурі.
Якщо у претендента є інші пропозиції по роботі, але це саме та людина, яку ви шукаєте, намагайтесь “продати” йому вакансію, акцентуйте увагу на вигодах і перевагах для кандидата – розмір зарплати (у вигляді «вилки»), соціальний пакет, премії тощо. При цьому важливо пам’ятати, що співбесіда – це не зустріч претендента з рекрутером, це зустріч претендента з компанією. Так само як ви за підсумками інтерв’ю отримуєте інформацію про кандидата, точно так і він має отримати привабливу, але об’єктивну інформацію про компанію.

Як зрозуміти, що співбесіда пройшла успішно?

Як ми зазначили вище, в процесі підбору і найму рекрутери і менеджери з персоналу проводять співбесіди в різних форматах, в т.ч. і комбінованих. Однак незалежно від того, який формат застосовується, є деякі маркери, які вкажуть на успіх співбесіди:

• Інформативність. Співбесіда дала рекрутеру/HR максимальну кількість інформації, достатньої для висновків або прийняття рішення по кандидату (відповідність/невідповідність критеріям пошуку або компетенціям).
• Точність. Вся отримана інформація – однозначна і не викликає запитань, вона включає тільки конкретні, а не «додумані» факти про кандидата. Не виникає необхідності телефонувати і щось додатково запитувати в нього.
• Детальні записи. Всі результати зустрічі можна задокументувати і скласти якісний, вичерпний звіт для керівника/замовника.
• Внутрішній «плюс» – коли рекрутер виразно і з задоволенням усвідомлює, що все пройшло «за планом», він блискуче виконав завдання і наблизився до етапу закриття вакансії.

Співбесіда відбулась. Що далі?

Якщо кандидат дійсно підходить, далі треба узгодити його кандидатуру з керівництвом і проінформувати кандидата про успішну співбесіду. Ну а що ж робити, якщо є сумніви? В такому випадку варто призначити ще одне інтерв’ю, порадитись з колегами або взяти тайм-аут, щоб добре обдумати результат.

Важливе питання – чи варто відмовляти людині безпосередньо на співбесіді? Дійсно, бувають ситуації, коли рекрутер чи менеджер з персоналу розуміє, що претендент зовсім не підходить на цю роботу. В такому разі краще подякувати за зустріч і взяти паузу для прийняття рішення, сповістивши кандидату термін очікування.
 
Давати відповідь етично не пізніше цього терміну, будьте чесними, не примушуйте людину довго чекати. Іноді рекрутер (особливо якщо це маспідбір) відразу повідомляє, що сповістить кандидата протягом 2-3 днів, якщо буде прийняте позитивне рішення. В такому випадку претендент сам перестане чекати відповіді після закінчення терміну.
На жаль, часто рекрутери взагалі не вважають за потрібне надавати зворотній зв’язок, коли кандидат не підійшов, що дуже неввічливо і непрофесійно. Це негативно позначається і на імиджі компанії, і на репутації самого рекрутера. Тому гра в мовчанку – не вихід. Хто знає, як і де ви перетнетесь в майбутньому?

Висновки

Якщо ви тільки-но починаєте свій шлях в рекрутингу, рекомендуємо ретельно готуватися до співбесіди, використовуючи планування, збираючи максимум даних по кандидату і обов’язково все фіксуючи. Це достатньо кропіткий і відповідальний етап підбору і найму, який напряму впливає на результативність пошуку. Його суттєво може полегшити CRM система для рекрутингу, яка дозволить впорядковувати і контролювати весь цей етап – від планування співбесід до конструювання звітів по кандидатах.
В наступному матеріалі для рекрутерів-початківців ми детально розглянемо особливості проведення особистої, телефонної і відео-співбесіди і розберемо всі пов’язані з ними нюанси.