Що таке ATS?

Вибір правильної системи відстеження кандидатів (Applicant Tracking System, ATS) трансформує ваш процес рекрутингу, зробивши його більш ефективним та менш стресовим як для рекрутерів, так і для кандидатів. За великої кількості варіантів на ринку, розуміння своїх пріоритетів гарантує, що ви оберете систему, що відповідає потребам вашої компанії. Пропонуємо вам основні рекомендації.

АTS – це спеціальний програмний комплекс, який автоматизує процес підбору персоналу, відслідковує його ефективність і обробляє інформацію, беручи за основу завдання найму.

А якщо міркувати образно, то ATS… це як цифровий помічник рекрутера, який ніколи не втомлюється, ретельно фільтрує і зберігає інформацію, позбавляє рутини, дозволяє шукати і знаходити потрібних кандидатів швидше і ще багато чого корисного вміє.

Із цього випливає, що одна з основних цілей використання ATS – спрощення пошуку найбільш підходящого спеціаліста на ту чи іншу вакансію. Більше того, рекрутер може формувати власні воронки – ATS система допоможе зробити це максимально ефективно.

Ключові фактори, які слід враховувати під час вибору ATS

Зручність використання

ATS має бути інтуїтивно зрозумілою та простою в навігації. Складні інтерфейси можуть викликати роздратування у вашої команди та уповільнювати процес найму. Тому:

• шукайте програмне забезпечення з чіткими меню, логічними робочими процесами та корисними підказками;
• переконайтеся, що розробники пропонують навчальні матеріали, службу підтримки клієнтів, живі демонстрації, що допоможуть вашій команді швидше освоїти систему.

Як правило, в сучасній ATS рекрутер працює структуровано, користуючись інструментами органайзера, конструкторами звітів, різними шаблонами тощо. Багато другорядних операцій відпадають самі собою, дозволяючи займатися більш важливими та нетривіальними питаннями.

Інтеграційні можливості

Сучасні автоматичні системи інтегруються та синхронізуються з job-сайтами, LinkedIn, месенджерами, електронною поштою – це дозволяє оперативно відстежувати та знаходити потрібного кандидата. Що важливо – у ПЗ для рекрутерів є можливість експортувати та імпортувати вже сформовані бази претендентів.

Можливості кастомізації

Найм не є універсальним процесом, тому обирайте ATS, яка адаптується до унікальних потреб вашої компанії. Дуже круто, коли в системі є кастомні поля, і рекрутер самостійно під свої потреби може налаштувати етапи для роботи з вакансіями і т.д. З цією метою оцініть гнучкість системи у проєктуванні робочих процесів, форм відгуків та шаблонів електронних листів; шукайте системи, які дозволяють налаштовувати різні етапи рекрутингового процесу.

Автопідбір

Якісна автоматизована система рекрутингу рекомендує рекрутеру пул резюме кандидатів, які максимально підходять за ключовими словами, навичками, найменуваннями попередніх роботодавців, досвідом, освітою тощо; парсер завжди знайде резюме за необхідними критеріями.

Формування власної бази

Зручне додавання кандидата та формування бази – це завжди важливо. Додаючи резюме в 1 клік, рекрутер у максимально стислий термін формує власну персональну або корпоративну базу фахівців.

Звітність та аналітика

Рішення в наймі, засновані на прозорих та реальних даних, заощаджують час та гроші. Надійна аналітика допомагає виявляти вузькі місця та оптимізувати процеси. Для цього:

• переконайтеся, що ATS може відстежувати такі метрики як час закриття вакансії, показники відгуків та відмов кандидатів, ефективність джерел та інші; 

• шукайте панелі керування, які надають практичну аналітику і дозволяють легко створювати звіти користувача.

Командна робота

Дуже зручно, коли в ATS можуть одночасно працювати рекрутери, тім лід та хайрінг-менеджери – у всіх може бути різний рівень доступу. Обмін інформацією відбувається миттєво, усі дані зберігаються разом із хронологією подій.

Софт для автоматизації позбавляє рекрутера необхідності збирати та зберігати в себе масив документів, пов’язаних з кандидатами, листування з ними та інше. Це не має сенсу, тому що комунікувати із претендентами можна прямо із системи.

Типи ATS на ринку: як вибрати систему під реальні завдання бізнесу

Сьогодні різні компанії стикаються з різними сценаріями найму, масштабами та швидкістю зростання. Розуміння типів ATS допомагає бізнесу вибрати рішення, яке не гальмуватиме процеси, а посилить їх. Отже, розбираймося.

• ATS для малого бізнесу і стартапів

Як правило, це прості та легкі системи з базовим функціоналом: зберігання резюме, воронка кандидатів, мінімальна автоматизація. Вони підходять компаніям з невеликим обсягом найму, але швидко перестають справлятися при зростанні: не вистачає аналітики, гнучкості та можливостей масштабування.

• Корпоративні ATS для великих компаній

Це складні, багаторівневі платформи з багатим функціоналом, глибокою кастомізацією та інтеграціями з HR-екосистемами. Такі системи розраховані на десятки тисяч вакансій, але потребують тривалого впровадження, навчання та значних бюджетів. Часто вони надмірні для компаній, яким важливі швидкість та адаптивність.

• ATS для рекрутингових агенцій

Окрема категорія систем, орієнтованих працювати із зовнішніми клієнтами, передбачає управління воронками під різні проєкти, швидкий пошук у великій базі кандидатів, багатовекторну звітність та інші опції. Тут критичні зручність інтерфейсу, швидкість роботи та мінімізація ручних дій.

Система автоматизації рекрутингу CleverStaff займає нішу між складними корпоративними рішеннями та гнучкими ATS «на виріст». Платформа ідеально підходить для компаній, що динамічно розвиваються, і рекрутингових агентств, яким важливі швидкість найму, автоматизація процесів і зрозуміла аналітика без перевантаженої архітектури.

CleverStaff поєднує в собі простоту запуску, автоматизацію ключових етапів рекрутингу, data-driven підхід до аналітики, зручність для рекрутерів та позитивний досвід для кандидатів. Це рішення для тих, хто хоче швидко зростати, рахувати ефективність найму в метриках і використовувати ATS як стратегічний інструмент, а не просто базу резюме.

Покрокова інструкція: як легко вибрати ATS

Крок 1: Проаналізуйте, що робить ATS

Перш ніж ви почнете оцінювати інструменти, важливо розуміти, що саме ви шукаєте.

Система відстеження кандидатів повинна допомагати вам автоматизувати публікацію вакансій на різних платформах, збирати, сортувати та керувати резюме кандидатів, відстежувати кандидатів за етапами найму, співпрацювати з наймаючими командами, забезпечувати звітність та багато іншого.

Крок 2: Визначте ваші потреби у наймані

Поставте собі запитання:

• Скільки людей ми наймаємо щорічно?
• Чи наймаємо персонал для кількох локацій чи підрозділів?
• Які канали залучають найбільшу кількість кандидатів?
• Чи потрібні нам інтеграції з HR-інструментами, CRM чи сайтами вакансій?
• Чи потрібні нам можливості міжнародного або віддаленого найму?

Це допоможе вам скласти короткий список функцій, від яких не можна відмовитись.

Крок 3: Складіть список обов’язкових функцій

Типові функції, які варто враховувати:

• публікація вакансій та їх поширення,
• парсинг резюме та фільтрація за ключовими словами,
• інструменти комунікації з кандидатами,
• планування інтерв’ю,
• індивідуальні вирви найму,
• звітність та аналітика,
• інтеграції.

Крок 4: Визначте бюджет

Ви надаєте перевагу щомісячній оплаті або річним контрактам? Чи стягуватиметься плата за рекрутера, за вакансію чи за кандидата? Чи існують додаткові витрати на кастомізацію? Відповіді на ці та інші питання допоможуть встановити діапазон бюджету та опціоналу, на який можна розраховувати.

Вартість системи для рекрутингу варіюється, але більшість рішень перебувають у діапазоні від 60 до 120 доларів США за користувача на місяць. Деякі постачальники пропонують багаторівневе ціноутворення, тоді як інші пропонують разовий платіж із додатковими витратами за преміальні функції.

Крок 5: Проведіть дослідження і складіть шорт-лист систем

Зверніть увагу на відгуки користувачів, ATS-системи, що використовуються компаніями схожого масштабу та сфери діяльності, наявність безкоштовних тестових версій, наскільки вдалі кейси з вашої галузі тощо. Складіть шорт-лист із 3-5 ATS-платформ, які відповідають більшості ваших вимог, проаналізуйте кожну з них.

Крок 6: Аналізуйте демо-версії та ставте правильні питання

Серед таких питань можуть бути наступні: 

• чи можна автоматизувати email-повідомлення,
• як працюють інтеграції,
• чи можна відстежувати час закриття вакансії та ефективність джерел,
• як виглядають онбординг та підтримка,
• чи легко експортувати дані у разі зміни системи.

Протестуйте інтерфейс користувача – він повинен бути інтуїтивно зрозумілим як для рекрутерів, так і для наймаючих менеджерів.

Крок 7: Оцініть підтримку та безпеку

Ключові контрольні точки – як працює техпідтримка, чи є база знань чи живе навчання, чи відповідає система вимогам GDPR, де та як зберігаються дані.

Крок 8: Протестуйте продукт

Почніть із найпростішого – спробуйте використати тестове розміщення вакансії, завантаження та парсинг резюме, переміщення кандидатів за етапами, функції командної взаємодії. Оцініть швидкість роботи, простоту використання, ваші особисті відчуття, досвід користувача.

Крок 9: Отримати зворотний зв’язок від команди

Залучіть рекрутерів, які використовуватимуть систему щодня, а також наймаючих менеджерів, які переглядатимуть кандидатів та проводитимуть інтерв’ю, HR-команду загалом. Зберіть фідбек за допомогою простого опитування за такими параметрами як зручність у користуванні, повнота функціоналу, кастомізація, співвідношення ціни та якості.

Крок 10: Прийміть рішення та сплануйте запуск

Після того як вибір буде зроблено, вивчіть деталі договору, призначте внутрішнього відповідального за впровадження ATS, заплануйте навчальні сесії для команди. 

Як тільки отримаєте доступ – налаштуйте шаблони, робочі процеси та інтеграцію. Встановіть контрольні показники (наприклад, скорочення часу закриття вакансій або покращення досвіду кандидатів), щоб виміряти ROI через 3-6 місяців.

Майбутнє ATS: AI та автоматизація

Найближчими роками ATS перетворяться з інструментів обліку кандидатів на інтелектуальні платформи управління талантами. Це буде не просто софт для рекрутера, а цифровий бізнес-партнер, який допомагає приймати точні, швидкі та стратегічно вивірені рішення. Саме в цьому напрямку розвивається CleverStaff – як сучасна, технологічна ATS нового покоління.

Штучний інтелект (AI) стане ядром рекрутингових процесів. Він автоматично ранжуватиме кандидатів на основі навичок, досвіду та культурної відповідності, а також передбачатиме успішність найму ще до першого інтерв’ю. Рекрутери працюватимуть не з потоком резюме, а з уже проаналізованими та пріоритизованими профілями.

Просунута автоматизація забере рутину. ATS майбутнього самостійно надсилає персоналізовані відповіді кандидатам на кожному етапі воронки, пропонує зручні слоти для інтерв’ю, синхронізується з календарями та скорочує time-to-hire без втрати якості. Процеси стають швидшими, прозорішими та масштабованими.

Фокус на Candidate Experience виходить на перший план. ATS допомагає вибудовувати позитивний та послідовний досвід кандидата – від першого відгуку до офера. Чітка комунікація, швидкість зворотного зв’язку та відчуття поваги до кандидата стають конкурентною перевагою роботодавця.

Майбутнє ATS – це поєднання AI, автоматизації та людиноцентричного підходу. CleverStaff вже сьогодні рухається у цьому напрямі, створюючи рішення, які відповідають вимогам завтрашнього дня – інтелектуальний помічник Voithos AI, інтегрований у систему, вже підвищує кількість наймів на 18,4%. Детальніше про це ви можете прочитати тут.

Бізнес-ефект автоматизації в ATS: цифри, які варто враховувати

Автоматизація в ATS – це не про зручність для зручності. Це про вимірний внесок рекрутингу у фінансові та операційні показники компанії. Сучасні ATS, такі як CleverStaff, безпосередньо впливають на ключові KPI найму та дозволяють рекрутингу говорити з бізнесом однією мовою – мовою грошей та метрик. Ну що ж, порахуємо?

• Зниження Time-to-Hire. Автоматизація рутинних операцій – первинної обробки відгуків, комунікації з кандидатами, планування інтерв’ю – значно скорочує цикл найму. За досвідом компаній, які використовують ATS нового покоління, час закриття вакансій зменшується на 15-20%. Для бізнесу це означає швидший запуск проєктів, зниження навантаження на команди та менші втрати через незакриті позиції.
• Зменшення Cost-per-Hire. Централізована та постійно поповнювана база кандидатів усередині ATS знижує залежність від платних job-бордів та рекрутингових агентств. Повторне використання власної бази, аналітика відгуків та автоматизовані воронки дозволяють скоротити витрати на залучення кандидатів до 50% без втрати якості найму.
• Зростання Quality-of-Hire. Вбудована аналітика трансформує рекрутинг з операційної функції у data-driven процес. ATS показує, які джерела кандидатів дають кращих співробітників – за швидкістю адаптації, проходження випробувального терміну та утримання. Це дозволяє сфокусувати бюджет та зусилля на найефективніших каналах та системно підвищувати якість найму, а не діяти інтуїтивно.

В результаті рекрутинг перестає бути центром витрат і стає інструментом масштабування бізнесу. ATS із просунутою автоматизацією та аналітикою – це інвестиція, яка безпосередньо впливає на прибуток, зростання та стійкість компанії. У CleverStaff вже підрахували бізнес-ефект та записали коротке відео на цю тему. 

Підсумкові рекомендації

1. Перед впровадженням ATS точно визначте необхідні функції та можливості, виходячи з розміру команди, обсягу заявок та існуючих робочих процесів.
2. Віддавайте пріоритет зручності використання: вибирайте інтуїтивно зрозумілу систему. Вивчайте відгуки на форумах і рекомендації колег, щоб звузити вибір. Шукайте кейси, щоб зрозуміти, як ATS працювала у компаній, схожих на вашу.
3. Попросіть постачальників софту провести практичну демонстрацію, щоб побачити, як система працює у реальних умовах. Залучіть членів команди, які використовуватимуть систему щодня, щоб отримати фідбек.
4. Фокусуйтесь на можливостях різних інтеграцій: сумісність з такими інструментами, як сайти вакансій, HR-системи, має критичне значення. Шукайте підтримку API.
5. Оцініть вартість – порівняйте ціни, також враховуйте додаткові витрати на навчання, впровадження або преміальні функції.
6. Залучіть ключових зацікавлених осіб – від рекрутерів до HR-менеджерів – до прийняття рішення.
7. Не купуйте зайвого. Легка та проста у використанні ATS, яка відповідає поточному обсягу найму, найчастіше краще, ніж складне корпоративне рішення, переповнене функціями, які вам поки що не потрібні.

Щоб перенесення даних і перехід були максимально плавними та не провокували стрес, виділіть час, щоб налаштувати ATS під свої потреби. 

З перших тижнів активно використовуйте аналітику: інсайти на основі даних допомагають виявляти вузькі місця в наймані та підвищувати ефективність.

Вже через пару місяців тім лід або HRD завжди зможе об’єктивно відстежити та оцінити роботу своєї команди або окремо взятого фахівця, аналізувати кількісні показники, розуміти ресурси з найбільшим потоком претендентів та багато іншого. Також автоматизована система допоможе побачити проблемні точки вакансії, виявити слабкі ланки у пошуку та підборі, зрозуміти, чому, наприклад, зріс відсоток відмов. І – провести «роботу над помилками» та усунути недоліки в бізнес-процесах.

Висновки

Вибір правильної ATS – це пошук системи, яка підтримує та посилює ваші цілі в наймі. Роблячи пріоритетом зручність використання, інтеграції, кастомізацію, аналітику та досвід кандидатів, ваша організація може підвищити ефективність та залучити найкращих фахівців.

Шукайте зручний інтерфейс, базові інструменти звітності та інтеграцію з основними сайтами вакансій – аналізуйте специфікації постачальника щодо підтримуваних платформ і можливостей API. Масштабованість важлива, якщо ваш бізнес планує зростати.

Обирайте систему з розвиненими навчальними ресурсами та службою підтримки клієнтів. Залучайте ключових користувачів до прийняття рішень і проводьте онбординг-сесії. 

Зрозуміло, що ATS не може замінити рекрутера. Але позбавити його та його колег від левової частини рутинних завдань, заощадивши зусилля та фінанси, автоматизація об’єктивно зможе. Своєю чергою, делегуючи рутинні процеси системі, сорсер, рекрутер або HR завжди зможе бути більш результативним та приділяти більше часу на більш інтелектуальні та стратегічні завдання, вдосконалюючи свою роботу і свій результат.