Що таке ATS?

Результат успішного найму – це кандидат, який максимально відповідає вимогам компанії. Але до цього моменту проходить якась кількість часу і додається визначена кількість зусиль. Наприклад, необхідне резюме повинно оперативно прожити ціле життя, пройшовши через ATS (applicant tracking system). Що це і як допомагає рекрутеру в його роботі?

АTS – це спеціальний програмний комплекс, який автоматизує процес підбору персоналу, відслідковує його ефективність і обробляє інформацію, беручи за основу завдання найму.

А якщо міркувати образно, то ATS… це як цифровий помічник рекрутера, який ніколи не втомлюється, ретельно фільтрує і зберігає інформацію, позбавляє рутини, дозволяє шукати і знаходити потрібних кандидатів швидше і ще багато чого корисного вміє.

Із цього випливає, що одна з основних цілей використання ATS – спрощення пошуку найбільш підходящого спеціаліста на ту чи іншу вакансію. Більше того, рекрутер може формувати власні воронки – ATS система допоможе зробити це максимально ефективно.

Чому ATS – це важливо і вигідно

Більшість рекрутерів і HR працюють за універсальною схемою, такою як, наприклад, публікація актуальних вакансій на job-порталах, пошук співробітників по базах, затвердження їх профілів із замовниками/роботодавцями, організація співбесіди, тестування і т.д. На кожному з цих етапів ATS заощаджує час і зусилля рекрутера. Тому що без нього багато часу витрачається на «ручну» і часто невиправдану працю (занесення кандидатів в базу, переписування інформації, пошук комунікаційної стрічки з кандидатом в листуванні і т.д.).

Під час цього щось видаляється, не завантажується або і зникає в невідомому напрямку, тому що завжди є місце людському фактору. З ним, на жаль, нічого не вдіяти.

В свою чергу, ATS ці ризики виключає – все зберігається дбайливо і «по поличках». Наприклад, ніякий форс-мажор не знищить важливий лист з ще більш важливим резюме в ньому.

ATS тримає під контролем весь процес найму – від розміщення заявки на зовнішніх job-порталах до управління графіком співбесід з підходящими претендентами. Це робить рекрутинг прозорим і більш оперативним, фокусуючи увагу рекрутера на тих людях, які дійсно заслуговують на увагу.

Основні переваги ATS

Ще декілька років тому користуватись автоматизованими системами для пошуку і найму могли собі дозволити тільки потужні, великі підприємства. Але сьогодні переваги ATS оцінили багато компаній – різного масштабу і з різних сфер, де є штатний відділ рекрутингу, а також рекрутингові агентства і рекрутери-фрілансери. В переліку цих переваг більшість користувачів виділяють такі:

• Різноманітні інтеграції. Сучасні автоматичні системи інтегруються і синхронізуються з job-сайтами, LinkedIn, електронною поштою – це дозволяє оперативно відслідковувати і знаходити потрібного кандидата. Що важливо – в ПЗ для рекрутерів є можливість експортувати і імпортувати вже сформовані бази претендентів.
• Кастомізація. Дуже круто, коли в системі є кастомні поля, і рекрутер самостійно, під свої потреби, може налаштувати етапи для роботи з вакансіями і т.д.
• Парсер і рекомендації. Хороша система рекомендує рекрутеру пул резюме, які максимально підходять за ключовими словами, навичками, найменуванням попередніх роботодавців, досвіду, освіті тощо; парсер завжди знайде резюме за необхідними критеріями.
• Легке додавання кандидата і формування бази. Додаючи резюме в 1 клік, рекрутер в максимально стислі терміни формує власну чи корпоративну базу спеціалістів.
• Шаблони для розсилання. В хорошому ПЗ для рекрутингу завжди є зручні шаблони для листування з претендентами – нема необхідності кожного разу щось створювати і витрачати дорогоцінний час.
• Спільна робота. В акаунті ATS рекрутер і замовник/роботодавець можуть працювати консолідовано – це дуже зручно і прозоро.
• Порядок в інформації. Спеціалізований софт позбавляє рекрутера від необхідності збирати і зберігати в себе масив документів, пов’язаних з кандидатами, листування з ними та інше. Це не має сенсу, тому що комунікувати з претендентами можна прямо із системи.
• Оптимізація робочого часу. Як правило, в ATS рекрутер працює структуровано, користуючись інструментами органайзера, конструкторами звітів, різними шаблонами і т.д. Багато рутинних операцій відпадають самі по собі, дозволяючи займатися більш важливими і нетривіальними питаннями.

Як ATS заощаджує час і бюджет рекрутерів

ATS система забезпечує рекрутерів найбільш необхідними інструментами для створення воронок, аналітики, різних видів звітів та іншим важливим опціоналом. Завдяки ПЗ рекрутер знаходить потрібні резюме набагато швидше, ніж вручну, економить – увага! – до 10 робочих тижнів на рік або 2,4 робочі місяці!

ATS для рекрутингу заощаджує близько 20% часу на найм, адже кожна 5-а вакансія закривається ресурсами з власної бази (а це, на секундочку, на 54% швидше, ніж при пошуці нових кандидатів на зовнішніх ресурсах). Відповідно, заощаджуються і кошти – 2,4 середньостатистичної заробітної платні рекрутера на рік. Також тішать і ROI – близько 325%. Цю логіку розрахунків ми детально пояснювали і аргументували тут.

Тім лід чи HRD завжди може відслідкувати і оцінити роботу своєї команди чи окремо взятого спеціаліста, аналізувати кількісні показники, розуміти ресурси з найбільшим потоком претендентів та багато іншого. Також автоматизована система допоможе побачити проблемні точки вакансії, виявити слабкі ланки в пошуці і підборі, зрозуміти, чому кандидати відмовляються та інші неоднозначні моменти. А потім провести «роботу над помилками» і усунути недоліки в бізнес-процесі.

Висновки

Отже, якісної ATS фіксуються на результативності всіх етапів найму, тому що якісне ПЗ для рекрутингу дозволяє:

• рекрутерам, їх керівникам і клієнтам взаємодіяти в одній екосистемі
• налаштовувати і вдосконалювати воронки вакансій під клієнта
• вести базу кандидатів зі всією супутньою інформацією і історією
• спілкуватися з претендентами прямо із CRM
• затверджувати кандидатів з внутрішніми замовниками
• організовувати співбесіди, відправляти офери і відслідковувати вихід новачка на роботу
•  оперативно працювати з аналітикою і звітністю та багато іншого.

Зрозуміло, що ATS – це не заміна рекрутеру. Але позбавити його та його колег від левової частини рутинних завдань, зекономивши зусилля і фінанси, автоматизація, безперечно, зможе. Більше того, делегуючи рутинні процеси системі, сорсер, рекрутер чи HR завжди зможе бути результативнішим і приділяти більше часу на управління більш інтелектуальними завданнями і вдосконалення своєї роботи.