Перший рік з CleverStaff. Що змінилось у бізнес-процесах? Досвід “Цитрусу”

Про нашого клієнта

«Цитрус» – це добре помітний і впізнаваний ритейл на ринку України, що включає мережу з більше 71 магазинів і інтернет-магазин ctrs.com.ua. Магазин є авторизованим реселлером ексклюзивних брендів Apple, Dyson та Realme. «Цитрус» працює в унікальному для України форматі інноваційних розважальних центрів в яскравому сучасному дизайні, площею до 2000 м². Це відкритий доступ до товарів, інтерактивні зони віртуальної реальності, електротранспорт і пристрої розумного будинку, доброзичливий і грамотний персонал. Місце, де вам завжди раді.

Цільова аудиторія “Цитрусу” – активні, просунуті користувачі девайсів і гаджетів, користувачі, що полюбляють сучасних помічників у побутовій техніці: від навушників до ноутбуків, від квадрокоптера до електробайка, від гриля до робота -пилососа, від пральної машини до холодильника.

Онлайн магазин ctrs.com.ua впевнено тримається серед лідерів інтернет-торгівлі в Україні. Центральний офіс знаходиться в Одесі (доступна віртуальна екскурсія). Компанія розвиває власну мережу авторизованих сервісних центрів. Навчені майстри з відповідними дипломами, оригінальні деталі, гарантія на ремонт – є все, щоб привести до ладу пристрій, якщо щось пішло не так.

Сьогодні штат компанії налічує понад 1300 співробітників. 

Департамент персоналу налічує більше 25 досвідчених професіоналів, що забезпечують повний цикл HR напрямку – рекрутинг, адаптацію, навчання та розвиток працівників, управління компенсаціями та KPI, кадрове адміністрування, підтримку та розвиток корпоративної культури та комунікацій.

Наразі департамент проводить велику роботу з переналаштування бізнес-процесів компанії. «Наша мета – бути більш гнучкими та мати можливість наймати людей на деякі посади віддалено і максимально ефективно налагоджувати їх роботу», – говорить Анастасія Москаленко, Head of Recruitment «Цитрусу». Тому перш за все потрібна автоматизація робочих процесів, і зокрема – рекрутменту. За цим і звернулись до СleverStaff».

Досвід міграції на CleverStaff

Міграція відбулась із системи EStaff близько року назад, без проблем і дуже швидко, за пару днів. Рекрутери хвилювались за збереження бази кандидатів (на той період їх було понад 10 тисяч), але все було ок. Одразу інтегрувались з корпоративною поштою, необхідними job-ресурсами, LinkedIn. 

Ну а далі, за словами Анастасії, розпочалась тривала адаптаційна робота, яка стосувалась взаємодії рекрутерів і HR з системою. Була розроблена внутрішня інструкція з базовими принципами ведення CleverStaff. Вона і нині дуже допомагає зорієнтуватися новим співробітникам, які приходять в команду HR. «Ця робота продовжується і зараз – ми не зупиняємось, а постійно вдосконалюємо наші процеси, вивчаючи можливості СleverStaff», – ділиться досвідом Анастасія.

З перших вражень – команду одразу потішив зручний та простий інтерфейс, а також блискавична реакція з боку технічної підтримки на запити чи прохання. Це дуже приємно було почути, адже переважна більшість рекрутерів вже мала досвід роботи з різними платформами, можуть порівняти і розуміють, що саме їм потрібно. 

Багато вакансій? Треба автоматизуватися

Рекрутмент «Цитрусу» здійснюється за двома треками: 

• підбір в офіс (вузьконаправлений рекрутинг, позиції з різним рівнем складності та вимог) 
• маспідбір у роздрібну мережу (магазини, сервіс-центри, склади тощо). 

Відділ рекрутингу «Цитрусу» щомісячно має навантаження від 150 до 170, а то і 200 вакансій. На цей показник впливає багато факторів, зокрема – сезонність. Гаряча пора триває з серпня по січень – це період активних продажів і високого трафіку (Back to school, Чорна п’ятниця, Новий рік). Також на цей час найчастіше припадає відкриття нових магазинів. «В ці періоди персоналу потрібно більше, тому ми активно розширюємо наш штат, всі показники збільшуються вдвічі, – говорить Анастасія. 

Крім того, компанія вже вийшла на довоєнну кількість відкритих вакансій. Нині навантаження на одного рекрутера в середньому складає 15-20 вакансій, якщо йдеться про маспідбір, і 7 вакансій – якщо мова про спеціалізований пошук в офіс. У будь-якому разі – це дуже багато кандидатів. Тому, на думку Анастасії, для компаній з таким великим обсягом автоматизація – актуальна тема, якщо є потреба в дійсно системній роботі. 

«Простий приклад: якщо в тебе 20 вакансій одночасно в роботі, без системи ти вже ввечері можеш в принципі не пам’ятати, про що говорив кандидату зранку. І чи говорив з ним взагалі!», – усміхається Анастасія.

Звіти – це вчасна діагностика 

Після запровадження автоматизації однією із задач для рекрутингу було вдосконалення аналітики і звітності по роботі відділу. Анастасії подобається, що у СleverStaff можна отримати зручні звіти по кожному рекрутеру та вакансії, і що є доволі гнучкі можливості для налаштування додаткових метрик. В найближчих планах – спільно з розробниками адаптувати саме під компанію звітність по маспідбору.

«Результативність завжди аргументується конкретними цифрами. Я завжди кажу – дівчата, розмовляйте зі мною цифрами. Це про зрілий підхід. В нашій сфері без цифр і фактів неможливо справедливо оцінити ефективність того чи іншого рекрутера, зрозуміти обсяг роботи, який було виконано, щоб закрити вакансію. Наприклад, я зайшла і бачу, що людина провела 20 співбесід, бачу воронку, цифри. Тобто одразу отримую картину по вакансії без додаткових розмов. Особливо це стосується віддалених фахівців. Цифри говорять про те, що людина працювала активно, і я її не буду зайвий раз смикати. У такий спосіб ми отримуємо два очевидних плюси – заощаджуємо час один одного, бо він дорого коштує, і зберігаємо об’єктивність і неупередженість в оцінці ефективності. Ніякі інші додаткові трекери не потрібні».

Також завдяки стоп-листам миттєво можна сформувати картину по вакансії разом з воронкою, щоб весь масив інформації коректно передати в роботу агенції. А ще – аналізувати ефективність джерел, які використовуються в процесі пошуку і підбору, і розуміти, з яких саме приходить більше за все кандидатів. 

«І це дуже допомагає, коли ведеш комунікацію з популярними job-ресурсами: в мене на руках є всі цифри, які стосуються конкретно ефективності цих ресурсів саме для «Цитруса» (в тому числі за географією), і з якими особливо не подискутуєш. Тобто ефемерним маркетинговим історіям не залишається місця», – ділиться спостереженнями Анастасія.

Як не відкривати вакансії «на кухні»

HR-департамент «Цитрусу» автоматизував бізнес-процес подачі заявок на пошук і підбір для офісу, адаптувавши можливості ролі «Hiring manager» у CleverStaff. Тепер керівники відділів, які ініціюють найм, подають заявку через систему для рекрутингу. Вона фіксує дату, період пошуку, модель мотивації тощо.  

Анастасія говорить, що цей процес став для всіх новим, але вже дає свої плоди. Переважна більшість наймаючих менеджерів користується ним. Вже звикли до того, що все можна відслідковувати – достатньо зайти в систему і побачити, що відбувається з вакансією: кандидатів, кількість співбесід, всю воронку. 

В компанії навіть вже діє неписане правило: якщо є питання по вакансії – спочатку зайди в CleverSraff, а потім турбуй рекрутера ☺. «Знову ж таки – це дуже заощаджує час на всі пояснення, зручно для точок контролю та організованості. Вже немає відкриття вакансії десь на кухні чи у коридорі ☺» – говорить з усмішкою Анастасія. 

З іншого боку, CleverStaff – це завжди інструмент для аргументації роботи рекрутерів. «Це знову про цифри. Ми не розповідаємо, що я, мовляв, провела Х співбесід – за нас це «говорить» система, наша доказова база. Не треба нічого вигадувати, все максимально прозоро для всіх учасників процесу». 

Коли софт для рекрутингу – різновид КРІ

Переваги автоматизації відчутні лише тоді, коли користувачі працюють у Сlevertaff на постійній основі, а всю нову інформацію вносять вчасно і коректно. 

На думку Анастасії, використання такої програми для рекрутингу – це загалом про системність підходу у роботі, і її іноді дивує, чому дехто з колег радий вести купу еxcel-табличок і численні блокнотики, але зайти і вчасно внести інформацію в систему після співбесіди – «це складно». Тому «блокнотики» Анастасія не рахує за результативність, адже софт – це те, на що витрачає зусилля і ресурси компанія, щоб оптимізувати бізнес-процес в цілому. 

«Часто буває, що навіть для топ-кандидатів ми замість 4 етапів співбесід залишаємо 2 – щоб людина не їздила туди-сюди. Ми йдемо назустріч і оптимізуємо її зусилля і час. То чому це не має бути корисним принципом всередині команди?», – міркує вона. І додає: у «Цитрусі»  при оцінці рекрутів і ейчарів, коли вони переходять з грейду на грейд, є пункт – «Ведення CleverStaff». За нього, а точніше – за системний підхід до роботи, виставляється окрема оцінка. 

До речі, деяким рекрутерам дуже сподобалася гейміфікація софту (нагадаємо – система оцифровує всі дії і досягнення), і, можливо, в перспективі Анастасія реалізує ідею нагороджувати «переможців», наприклад, кварталу, можливістю пройти якесь цікаве ексклюзивне навчання. Загалом автоматизацію рекрутингу вона розглядає як частину саме проєктної діяльності, якою їй подобається займатися. «Це відволікає від рекрутинга, розвиває всебічно наші навички і навіть допомагає боротися з вигоранням. А ще – це і про HR-бренд, і про зміну на краще бізнес-процесів. Все потрібно робити не просто так, а для чогось», – підсумовує Анастасія.

Дякуємо Анастасії за відверту розмову і бажаємо всій команді “Цитрусу” нових успіхів і здобутків!