Що дає автоматизація рекрутингу – в грошах, часі і ROI

Всі рекрутери розуміють, які завданя можуть вирішити програми для підбору персоналу і в яку суму це стане. Але самі компанії далеко не завжди розуміють економію і ROI від їх використання, відкладають інвестицію і втрачають упоказниках. Як же на ділі виміряти і спрогнозувати економічний ефект від використання ATS для рекрутингу? Як і наскільки швидко повертається така інвестиція? Свою методику розрахунків пропонує Володимир Бархат, засновник і СЕО CleverStaff.

Для проведення розрахунків Володимир використовував внутрішню аналітику і клієнтський досвід користувачів CleverStaff за 2,5 роки.
В процесі розрахунків виявилось, що коли рекрутер активно використовує софт, то

• заощаджує 20% часу на найм або 2,4 місяці на рік;
• заощаджує кошти в еквіваленті 2,4 середньої зарплати рекрутера на рік;
• ROI від інвестицій в софт складає близько 325%;
• 〜кожну 5 вакансію рекрутер закриває за допомогою своєї бази (що на 54% швидше, ніж при пошуку нових кандидатів).

Давайте детальніше подивимось на логіку розрахунків.

Наскільки реально заощадити 10 робочих тижнів на рік?

33 робочі години – в середньому стільки рекрутер витрачає на обробку одної вакансії, якщо не використовує софт для рекрутингу. На закриття стандартної вакансії йому може знадобитись від 10 днів до 3 тижнів. В середньому – 15,5 днів. На це значення помножимо всі щоденні витрати часу в таблиці нижче. У такий спосіб ми порівняємо, скільки часу витрачає на етапи підбору рекрутер, який працює без автоматизованої системи, і рекрутер, який її використовує.
Увага! Кількість і тривалість дій візьмемо з нормативів, встановлених рекрутерами емпірично. Для всіх розрахунків використовуємо середнє арифметичне (щоб врахувати нестандартні ситуації).

Підсумувавши час всіх етапів, побачимо, що на підбір одного співробітника «вручну» рекрутер витрачає майже 32 години 48 хвилин. Якщо використовує ПЗ – 28 годин 24 хвилини, прискорюючи закриття 1 вакансії на 4,4 години.
Рухаємось далі. В середньому, рекрутер за місяць обробляє 5 вакансій. Автоматизація дає йому «фору» – «прокачану» внутрішню базу резюме. Дані по закритим вакансіям в системі CleverStaff свідчать: кожний 5-й найнятий співробітник – кандидат із внутрішньої бази, і такі вакансії закриваються на 54% швидше. Тому рекрутер заощаджує вже не 4,4, а 17,7 годин.
Якщо рекрутер працює стандартні 176 годин на місяць, то загальна економія робочого часу складає: (4 вакансії × 4,4 години) + (1 вакансія × 17,7 години) = 35,3 години на місяць. 35,3 години економії / 176 робочих годин на місяць = 20% робочого часу на місяць. 
В проекції на рік: 20% × 12 місяців =2,4 місяці. Або – 10 робочих тижнів на рік.

Що конкретно дозволяє заощаджувати?

Економія починається там, де закінчуються чи хоча б мінімізуються рутинні процеси. Вони – головні поглиначі робочого часу. В свою чергу, система для рекрутингу оптимізує роботу на всіх «рутинних» етапах. Наведемо деякі з них, такі як

• публікація вакансії і збереження резюме. Система сама формує зовнішню сторінку вакансії з даних, які внесені в базу. Якщо додати в текст вакансії, розміщеної на профільному ресурсі, це посилання, то претенденти зможуть відгукнутись на вакансію прямо на ній – відгуки відразу потрапляють в систему, а їх резюме – в базу, і з’являться в вакансії на етапі «Знайдені»;
• збереження релевантних резюме з бази кандидатів job-сайта. У професіонального софту є інтеграція з цими платформами, тому користувачі можуть додавати кандидатів із них в свою базу в 1 клік;
• збереження резюме. Парсинг резюме з пошти здійснюється один раз на добу. Якщо в описі вакансії на сторонніх майданчиках додати посилання на зовнішню сторінку вакансії, згенеровану системою, кандидати зможуть надсилати свої відгуки з неї, тобто відразу додадуться в базу;
• повідомлення про відмову кандидатам, які не підійшли, можна зробити прямо з інтерфейсу системи;
• формування бази кандидатів, за рахунок якої рекрутер зможе закривати вакансії без зовнішніх джерел.

Як порахувати ROI від софту, якщо у відділі працює 5 рекрутерів?

Зарплата рекрутера залежить від багатьох факторів: країни, компанії, бюджету відділу і т.д. Так, за статистикою, середня зарплата українського IT-рекрутера на місяць – $850 (EvoTalents). Якщо співвіднести цей показник з економією робочого часу – 2,4 місяці на рік, то економія в середньому на зарплаті кожного рекрутера в рік може бути $2040.
Отже, у нас є 5 рекрутерів з окладом по $850. В середньому, програма для рекрутингу обходиться по $40 на місяць для кожного з них. На місяць всього – $200.
Із розрахунків вище нагадаємо, що автоматизація заощаджує 20% часу. Для команди з 5 рекрутерів виходить економія в сумі, що дорівнює 1 місяцю роботи, який вартує $850. Економії: 850 – 200 = $650.

А тепер ROI = Сума економії / суму інвестиції (витрати на софт) = 650 / 200 × 100% = 325%. Таким чином, інвестиції у софт відіб’ються 3 рази протягом 1 року.
Для своєї компанії ви можете повторити ці розрахунки, підставивши вашу кількість рекрутерів, місячний фонд зарплати, суму витрат на софт для рекрутингу, середній час закриття вакансії. За оцінкою CleverStaff, при різних значеннях ROI може бути в діапазоні від 240% до 410%.
Ці дані свідчать про головне: щоб бути конкурентноздатним, рекрутеру потрібно делегувати софту підготовку/обробку даних, органайзер, аналітику та іншу рутину. Результат після запровадження автоматизації буде відчутним вже за кілька місяців. Маємо надаю, що запропоновані вище розрахунки допоможуть тим, хто ще «думає», і зайвий раз переконає в далекоглядності тих, хто вже використовує автоматизовані системи.