Współczesne metody rekrutacji personelu

Szybkie zamykanie wakatu i znalezienie odpowiedniego kandydata z pierwszego CV to marzenie każdego rekrutera. Jednak, żeby taki perfect match stał się możliwy, należy dobrze się znać nie tylko na tradycyjnych metodach rekrutacji pracowników, ale również nowoczesnych, śmiałych i odważnych sposobach. W jakiej sytuacji lepiej ograniczyć się do tradycyjnej rozmowy kwalifikacyjnej, a kiedy stosownie będzie posłużyć się stress interview? Odpowiadamy w naszym materiale.

Jak wygląda klasyczne podejście?

Rekrutacja

Często rekrutację utożsamia się z doborem personelu. W rzeczywistości nie jest to tożsame. Na początek, rekrutacja jest jedną z klasycznych i jednocześnie skutecznych metod dobierania pracowników. W ramach rekrutacji odbywa się tak naprawdę poszukiwanie przedstawicieli popularnych zawodów. Specjalista, który wykorzystuje tę technologię doboru pracowników, musi przygotować opis stanowiska, opublikować go na różnych portalach, aby zainteresować potencjalnych kandydatów. Akcent jest kładziony na ekspertów szukających pracy.

Executive search

Executive search to selekcja kandydatów wyższego i średniego szczebla kierowniczego (szefowie działów, managerowie, dyrektorzy), jak również specjalistów rzadkich i unikalnych profesji. Ta metoda doboru i selekcji personelu zakłada bardziej aktywne poszukiwania i często jest stosowana przez agencje rekrutacyjne.

Headhunting

Dwie poprzednie techniki rekrutacji są skierowane na poszukiwanie osób, które chociaż teoretycznie rozważają zmianę miejsca pracy. Inaczej jest w przypadku headhuntingu. Jest to przekonywanie specjalisty, będącego  „gwiazdą” w swojej firmie lub całej branży, do zmiany miejsca pracy.

Screening

Jeśli zachodzi potrzeba szybkiego wyselekcjonowania kandydatów według formalnych kryteriów, wtedy pomoże taki sposób doboru kadr do pracy jak screening. Zajmuje średnio do 10 dni. Screening oczywiście nie pozwala ani poznać motywacji kandydata, ani ocenić jego cech interpersonalnych i umiejętności zawodowych. Jednak przy poszukiwaniu junior specjalistów, takich jak: sekretarze, sprzedawcy, kierowcy, tego typu pierwotny dobór może być wystarczający.

Preliminaring

To angażowanie absolwentów uniwersytetów posiadających perspektywy, jak również studentów starszych lat, zarówno do stałej pracy, jak i na warunkach stażu tymczasowego stażu. Takie „odmłodzenie” firmy często jest korzystne, ponieważ tzw. świeża krew w większości przypadków sprzyja nowemu spojrzeniu na procesy pracy i ich udoskonalaniu.

Check lista w poszukiwaniu odpowiedniego specjalisty

Niezależnie od tego, z której metodą poszukiwania personelu zamierzasz korzystać, zanim przejdziesz do jej stosowania w praktyce, musisz odpowiedzieć na mniej więcej te same pytania:

• kogo szukać,
• gdzie szukać,
• jak sprawdzić kompetencje kandydata,
• na podstawie czego zostanie podjęta ostateczna decyzja.

Pierwszy etap. Nigdy nie można lekceważyć procesu określenia wymogów wobec wakatu. Aby zrozumieć, jakie narzędzia rekrutacji fachowca będzie stosował w celu skutecznego poszukiwania kadry, konieczne jest przeprowadzenie spotkania z klientem (kierownikiem działu, managerem lub CEO – jeśli jest to rekrutacja wewnętrzna). Na tym spotkaniu należy pozyskać dokładne odpowiedzi na każde z wymienionych niżej pytań:

• Jakie problemy ma rozwiązać osoba, której szukasz? Jeśli zostanie określony konkretny problem i wyraźne oczekiwania wobec kandydata, szanse na znalezienie właśnie takiej osoby znacznie się zwiększają.
• Jakie cechy są rzeczywiście potrzebne kandydatowi, aby mógł wykonywać swoją pracę? Czy przyszły administrator na pewno potrzebuje posługiwać się płynnie angielskim? Kim, według Twojego kierownika, jest specjalista na poziomie juniora? Dowiedz się, które wymagania są rzeczywiście niezbędne dla potencjalnego kandydata w pracy, a które warunki jedynie są ślepym podążaniem za szablonami. Wówczas będziesz w stanie lepiej dobrać skuteczne metody rekrutacji, które będą odpowiednie w danym przypadku.
• Jakie są terminy zamknięcia wakatu? Często brak pracownika prowadzi do tego, że firma traci realne pieniądze. Dlatego na początku warto dokładnie określić wszystkie szczegóły, aby wiedzieć, ile czasu masz do dyspozycji.
• Jakie wszelkie inne szczegóły dotyczą danego wakatu?

Często kierownikom brakuje czasu. Bardzo krótko instruują rekruterów i ostatecznie złoszczą się, że kandydaci są ciągle nieodpowiedni. Z takim podejściem szanse na znalezienie właściwego pracownika są znikome. Dlatego zarówno klient, jak i specjalista od rekrutacji i selekcji pracowników powinni uważnie podejść do tego etapu przygotowawczego i używać tych metod rekrutacji, które najlepiej pasują do konkretnego wakatu.

Drugi etap. Zdecyduj, gdzie będziesz szukać swoich kandydatów. Firmowa strona internetowa, portale z ofertami pracy, media społecznościowe, aplikacje, specjalistyczne oprogramowanie, wewnętrzne bazy danych CV – te źródła rekrutacji dobrze znasz i na pewno wiesz, jak ich używać. Proponujemy kilka nowoczesnych narzędzi rekrutacyjnych, których może jeszcze nie stosowałeś, ale z pewnością okażą się przydatne w Twojej pracy.

Używaj profesjonalnego oprogramowania do rekrutacji. Takie systemy pozwalają łatwo i szybko tworzyć własną bazę danych CV. Dzięki oprogramowaniu będziesz mógł obsługiwać co piątą ofertę pracy bez angażowania zewnętrznych narzędzi rekrutacyjnych, jednym kliknięciem dodawać kandydatów z LinkedIn i portali pracy, publikować oferty bezpośrednio z systemu, prowadzić rekrutację od A do Z za pomocą wygodnego organizera online. Ignorowanie takiego wdrożenia technologii w proces rekrutacji jest już niemożliwe, gdyż nie zauważysz, kiedy zostaniesz „za burtą” profesji. Zadaniem profesjonalnych systemów jest uproszczenie pracy rekrutera, przyspieszenie procesu, a nawet ulepszenie strategii wyszukiwania i rekrutacji personelu.

1. Wypróbuj system rekrutacyjny CleverStaff z okresem próbnym, podczas którego korzystanie z oprogramowania jest całkowicie bezpłatne.
2. Używaj możliwości wideo. Przykładowo stwórz ofertę pracy w formie wideo na YouTube lub innej platformie, która oferuje taką możliwość (Superjob itd.). Pozwala to na przedstawienie kandydatom przyszłych kolegów, biura, panującej w nim atmosfery itp. Liczba odpowiedzi na tego typu ofertę pracy jest zawsze wyższa niż na standardową. Dodatkowo, takie narzędzie lepiej kształtuje wizerunek pracodawcy i pokazuje firmę jako nowoczesną i otwarta na nowe metody selekcji pracowników.
3. Używaj LinkedIn Recruiter. W pasku wyszukiwania możesz wpisać imię kandydata lub specjalisty, który już pracuje w firmie, i kliknąć przycisk „Znajdź podobne kontakty”. Wyszukiwanie wyświetli listę profili, wśród których z pewnością będą odpowiedni kandydaci.
4. Według badań konsultingowej firmy Mercer Human Resource Consulting, około 70% specjalistów ds. rekrutacji uważa polecenia za jeden z najskuteczniejszych sposobów poszukiwania personelu. Zatem networking zwyciężył też tutaj. Rekruterzy często polecają kolegom kandydatów, którzy z jakichś powodów im nie odpowiadali. Ponadto sami pracownicy mogą działać jako ambasadorzy swojej firmy i polecać znajomym oraz przyjaciołom wypróbowanie się na otwartych stanowiskach.

Trzeci etap. W momencie, kiedy selekcja kandydatów została już zrealizowana, należy ocenić ich kompetencje. Najłatwiej to zrobić poprzez przeprowadzenie wywiadu. Taka rozmowa daje rekruterowi wyobrażenie o doświadczeniu i profesjonalnych cechach kandydata. Jakie są rodzaje rekrutacji i wywiadów rekrutacyjnych?

• Wywiad ustrukturyzowany – tradycyjny format rozmowy „pytanie-odpowiedź”. Mogą podczas niego paść następujące pytania: „Możesz opowiedzieć o swoim poprzednim doświadczeniu? Dlaczego chcesz pracować właśnie u nas? Na jakim poziomie jest Twój angielski?”.
• Wywiad sytuacyjny lub case interview – jest skierowany na ocenę ogólnej inteligencji i towarzyskości. Kandydatowi jest podawany opis pewnej sytuacji bazującej na problemie, następnie musi on zaproponować skuteczne rozwiązania. Przykładowo: „Wyobraź sobie sytuację. Jesteśmy gotowi zatrudnić Cię na stanowisko, zaczynasz w poniedziałek, ale Twój bezpośredni przełożony będzie nieobecny przez miesiąc. Co będziesz robić przez ten miesiąc?”.
• Wywiad projektowy – to rozmowa, podczas której pytania są układane w taki sposób, aby kandydat oceniał nie siebie, a innych ludzi lub jakiegoś wymyślonego bohatera. Przykładowo: „Dlaczego wszyscy politycy kłamią?”, „Jaki jest według Ciebie idealny kolega?” – takie sformułowanie relaksuje, a kandydat odpowiada bardziej szczerze.
• Wywiad kompetencyjny (behawioralny) – ta technika selekcji wymaga dobrego przygotowania ze strony samego rekrutera. Musi stworzyć jak najpełniejszy profil stanowiska i określić kompetencje oraz ich poziom, które będą akceptowalne dla pracodawcy. Wszystkie pytania będą się skupiać na profesjonalnych umiejętnościach.
• Wywiad stresowy – podczas takiej rozmowy specjalnie można być nieuprzejmym, zachowywać się niekulturalnie i z pogardą wobec kandydata. Rekruter może zostawić go na 20 minut w pokoju, przerywać mu i prosić o krótsze wypowiedzi, zadawać prowokacyjne pytania – lista zachowań jest niemal nieskończona. Wszystko zależy od wyobraźni. Taki nowoczesny sposób selekcji pomaga określić, na ile kandydat spełnia wymaganie – odporności na stres.
• Wywiady typu brainteaser – przewidują rozwiązanie przez kandydatów zagadek lub łamigłówek, zaproponowanych przez rekrutera. Przykładowo kandydat podczas takiego wywiadu może zostać poproszony o podanie odpowiedzi na pytanie o to, jak można przewieźć na drugi brzeg lisa, koguta i worek z ziarnem pod warunkiem, że za jednym razem przez rzekę można przewieźć tylko jeden ładunek, a lis może zjeść koguta, który z kolei może dziobać ziarno.

Do każdego z wymienionych wyżej wywiadów powinien rzetelnie przygotować się nie tylko sam kandydat, ale i rekruter. To właśnie w pierwszych kilku minutach kształtuje się pierwsze wrażenie. Aby nawiązać kontakt, zacznij rozmowę od small talku o czymś neutralnym. Następnie daj kandydatowi możliwość zaprezentowania siebie. To pozwoli ocenić umiejętności komunikacyjne. Potem można przejść do pytań, które przygotowałeś wcześniej – czy to pytań profesjonalnych, czy stresowych. Czasami wiele informacji na temat kandydata można uzyskać już po pierwszej udzielonej przez niego odpowiedzi.

Istnieje jeszcze wiele metod selekcji personelu, pozwalających na weryfikację kompetencji kandydata. Może to być testowanie, na podstawie którego określa się ogólny poziom cech człowieka, niezbędnych do danej pracy. Rekruter również może przeprowadzić grę, która będzie imitować rzeczywistą sytuację pracy. Kandydata zanurza się w tę atmosferę i w trakcie prosi się go o wystąpienie na improwizowanym zebraniu, analizę decyzji kolegów, uzasadnienie czegoś. Ta technika jest używana, aby wykryć biznesowe, interpersonalne i profesjonalne cechy potencjalnych pracowników. W trakcie gry określa się zgodność kandydatów z kulturą korporacyjną firmy.

Oryginalne metody rekrutacji personelu

Nie warto zapominać również o  tym, że występują oryginalne metody rekrutacji pracowników. Są to:

• Fizjonomika – jest jednym z nieoczywistych sposobów rekrutacji personelu, który opiera się na analizie charakteru osoby i jej stanu emocjonalnego poprzez mimikę, gesty i rysy twarzy. Taki sposób zaczęto aktywnie stosować również w procesie rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej. Pozwala to rekruterowi na podstawie zachowania, reakcji, a nawet poziomu schludności i stylu ubioru przeanalizować cechy charakteru kandydata, zrozumieć, jak osoba podejmuje decyzje – intuicyjnie lub logicznie. Warto zaznaczyć, że tę technikę stosuje się dodatkowo do bardziej klasycznych metod.
• Socjonika – metoda, która klasyfikuje ludzi do różnych typów osobowości, z których każdy przewiduje swój styl komunikacji i pracy. Nagłe, impulsywne ruchy są charakterystyczne na przykład dla „intuicyjnych”. Osoby należący do typu sensorycznego lubią zająć całą dostępną przestrzeń wokół siebie itd. Ten sposób rekrutacji najlepiej stosować jako dodatkowy, aby znaleźć osoby z określonymi cechami charakteru, które lepiej nadają się do wykonywania określonych zadań.
• Grafologia – w Polsce ta technika występuje w procesie rekrutacji bardzo rzadko. Inaczej jest we Francji, gdzie na podstawie pisma ręcznego dobiera się pracowników do instytucji państwowych. Skuteczność takiego podejścia jest dyskusyjna. Jednak pewna zależność jest zauważalna. Osoba, która pisze schludnie, najprawdopodobniej będzie bardzo porządna i odpowiedzialna w pracy.

Prosta finałowa

Sprawdzanie referencji jest jednym z finalnych etapów wyboru odpowiedniego pracownika. Zazwyczaj kandydata uprzedza się o tym z wyprzedzeniem i prosi o podanie nazwisk kolegów, z którymi można się skontaktować. Przy tym absolutnie nie należy spieszyć się z tym etapem, dopóki kandydat nie przejdzie pomyślnie wszystkich procedur selekcyjnych. Ten instrument rekrutacji zewnętrznej jest stosowany tylko dla finalistów walki o wakat. Co więcej, obecnie 90% rekruterów korzysta z możliwości mediów społecznościowych nie tylko do poszukiwań, ale i do sprawdzania profilu społecznego kandydata.

Według badań, zrealizowanych przez iCIMS Inc., 76% ankietowanych uważa, że brak jakiejkolwiek informacji zwrotnej po aplikacji na ofertę pracy wywołuje jeszcze większe rozczarowanie, niż ignorowanie po pierwszej randce. Dlatego rekruterzy, którzy dbają o swoją reputację, powinni wysłać informacje zwrotne wszystkim kandydatom, którzy ubiegali się o pracę. Nawet, jeśli już wiedzą, komu dokładnie złożą ofertę.

Jeśli chodzi o ofertę, to zazwyczaj zawiera ona podstawowe dane: nazwę stanowiska, obowiązki, wynagrodzenie, rekompensaty, przywileje i inne dodatki. Warto pamiętać, że najbardziej utalentowani kandydaci mogą rozważać propozycję zatrudnienia nie tylko w jednej firmie. Dlatego, jeśli już dana firma wysyła ofertę, powinna się postarać, aby uczynić ją osobistą i kreatywną. Do standardowej oferty zawsze można dołączyć kartkę z ręcznym podpisem, na pocztę można wysłać zabawną grafikę lub nagrać wideo z powitaniem nowego kolegi.

Nawet, jeśli Twoja propozycja została zaakceptowana, nie ma gwarancji, że kandydat faktycznie stawi się w swoim nowym miejscu pracy. Zadaniem specjalisty ds. rekrutacji jest minimalizowanie ryzyka odrzucenia oferty przez kandydata. Wszystko może się zdarzyć: konkurenci mogą złożyć kontrpropozycję, wątpliwości mogą wziąć górę itd. Aby tego uniknąć, rekruterzy często utrzymują stały kontakt z potencjalnym nowym pracownikiem i nawiązują bliższe relacje między nim a firmą już na etapie przygotowawczym.

Aby udoskonalać swoje technologie rekrutacji personelu, warto poświęcać czas na zbieranie opinii zarówno od swoich kandydatów, którzy rzeczywiście podjęli pracę, jak i od pracodawców, kierownictwa i innych decydentów.

Trzeba dowiedzieć się, czy pracownicy, których się znalazło, poradzą sobie ze swoimi zadaniami, jaki jest wskaźnik odejść, czy udało się wzmocnić zespół. Jeśli na którymkolwiek z tych etapów występują problemy, to jest to pewien sygnał, że sposoby rekrutacji personelu wymagają doskonalenia i poprawy. Gdy wszystkie etapy są przeprowadzone, czyli: pracownik został znaleziony, rozpoczął pracę, wszyscy są zadowoleni, otrzymano feedback – można rozpocząć adaptację pracownika i skupić się na innych aktywnych wakatach.