Systemy ATS – co to jest?

W 2023 r. 97,4% firm z listy Fortune 500 wykorzystywało w procesach rekrutacyjnych systemy ATS, a ponad 68% rekruterów zgodziło się z tym, że automatyzacja ich pracy, a szczególnie procesów rutynowych, nie tylko podnosi efektywność pracy, ale również przeszkadza wypaleniu zawodowego. Z kolei badanie Businessdit wykazało, że  94% osób, aktywnie uczestniczących w poszukiwaniu i zatrudnianiu pracowników twierdzi, że systemy ATS zauważalnie usprawniają ich pracę. Czym zaś jest ATS i jak odróżnić po prostu dobry system od tego, który przeniesie procesy rekrutacyjne w Twojej organizacji na nowy poziom? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części tekstu.

Czym jest ATS

Co to jest ATS? ATS, czyli Applicant Tracking Systems – to specyficzny rodzaj oprogramowania, który pomaga w prowadzeniu procesu rekrutacyjnego poprzez zbieranie i sortowanie CV, śledzenie aktualnych informacji na temat kandydatów oraz wdrażanie automatyzacji w proces poszukiwania kandydatów i komunikacji z nimi. Nowoczesne ATS są cyfrowymi asystentami zespołu ds. rekrutacji, uwalniającymi go od rutyny, pozwalającymi tworzyć skuteczne lejki rekrutacyjne, tym samym poprawiać wydajność działalności całej organizacji. Co więcej, używając systemu ATS można śledzić efektywność całego procesu rekrutacji, a nawet usprawnić zarządzanie strategiczne i operacyjne procesu.  

Funkcje dobrego systemu ATS

Co to jest system do rekrutacji ATS, gdzie i jak może być wykorzystywany? Aby móc zrozumieć, co to jest ATS, należy znać się na funkcjach takiego oprogramowania. Oczywiście, funkcjonalność komputerowych systemów rekrutacji ATS różni się w zależności od producenta, jednak można określić też funkcje, które mogą być uważane za podstawowe.

Atutem współczesnych ATS jest możliwość ich integracji i synchronizacji z portalami z ogłoszeniami o pracę, LinkedIn, pocztą elektroniczną – to pozwala na bieżące śledzenie i znalezienie odpowiedniego kandydata.

Poszukiwanie kandydatów

ATS to w pierwszej kolejności baza danych, w której są zbierane informacje o kandydatach, którzy ubiegają się o zatrudnienie na konkretnym stanowisku lub są z jakiegoś powodu interesujący dla organizacji. Znalezienie takich kandydatów umożliwiają właściwie przygotowane ogłoszenia, których tworzenie w trybie automatycznym lub półautomatycznym jest możliwe w ATS systemie dla HR. Poza zamieszczeniem ogłoszeń, oprogramowanie umożliwia zbieranie baz danych CV, pochodzących z różnych źródeł:

• międzynarodowych, krajowych lub lokalnych portali pracy;
• serwisów dla specjalistów, takich jak GitHub, ArtStation itp;
• sieci społecznościowych (Facebook, LinkedIn itp.).

Wszystkie bazy danych są dostępne do zarządzania i mogą być dostosowywane do bieżących potrzeb organizacji: znajdujące się w nich CV można grupować, usuwać, oznaczać za pomocą różnych tagów itp.

Zarządzanie wywiadami

Za pomocą systemu ATS można zaplanować wywiady, synchronizując kalendarze rekruterów i kandydatów, co umożliwia szybkie znalezienie dogodnego terminu spotkania bez konieczności wielokrotnego wymieniania się wiadomościami. Jednocześnie ATS centralizuje wszystkie informacje dotyczące kandydata, w tym: CV, listy motywacyjne, notatki z poprzednich etapów rekrutacji oraz wszelkie testy lub zadania, które kandydat mógł wykonać. Dzięki temu rekruterzy i managerowie mają łatwy dostęp do potrzebnych danych przed przeprowadzeniem wywiadu. 

Za pomocą oprogramowania można śledzić postępy kandydatów i prowadzić z nimi komunikację. Dobrej jakości system ATS do rekrutacji umożliwia także przeprowadzanie wstępnej selekcji kandydatów za pomocą określonych słów kluczowych lub niezbędnych umiejętności. 

Raportowanie

Jakie są koszty zatrudnienia i czy da się je obniżyć podczas kolejnej rekrutacji? Skąd firma pozyskuje najwięcej kandydatów, a jakie źródła są w ogóle nieskuteczne? Kto z rekruterów pracował najlepiej i znalazł najwięcej kandydatów lub najbardziej doświadczonego specjalistę? Poszukiwanie odpowiedzi na te wszystkie pytania w trybie ręcznym może wymagać dziesiątków godzin pracy. Applicant tracking system automatyzuje opracowanie niezbędnych do analityki informacji, a następnie tworzy na ich podstawie raporty, uzupełnione wykresami i danymi statystycznymi.

Migracja danych

Każdy zespół ds. rekrutacji, zanim zaczyna korzystać z ATS, już dysponuje różnorodnymi informacjami, którymi systematycznie lub okresowo posługuje się w procesach rekrutacyjnych. Przy wprowadzaniu ATS, takie informacje nie powinny się gubić i właśnie temu służy funkcja migracji danych, czyli przenoszenia informacji z jednego systemu zarządzania kandydatami do innego. Taka migracja przebiega w sposób automatyczny i zajmuje minimum czasu.

Personalizacja ATS

W dzisiejszych czasach skuteczny przebieg procesu rekrutacji jest niemożliwy bez jego personalizacji, najnowsze systemy ATS umożliwiają wykonanie takiej personalizacji zaledwie kilkoma kliknięciami myszką. Co więcej, personalizacja może dotyczyć wielu kierunków działalności zespołu ds. rekrutacji – od pracy z ogłoszeniami o pracy,  poprzez analizę portali z ofertami pracy, aż po sortowanie formularzy aplikacyjnych i komunikację z kandydatami.

Dla kogo system ATS będzie odpowiedni?

System rekrutacji ATS – to doskonały wybór dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości i branży. Może korzystać z niego każdy członek zespołu ds. rekrutacji, a także kadra zarządcza firmy. Jakie korzyści oprogramowania automatyzującego procesy rekrutacyjne mogą czerpać osoby na różnych stanowiskach? Wymieniamy jedynie podstawowe, gdyż w praktyce organizacyjnej jest ich znacznie więcej.

• Działy HR. Wykorzystują systemy rekrutacyjne w pierwszej kolejności do publikacji ofert pracy. Oprogramowanie pomaga im także w zarządzaniu procesem rekrutacyjnym i doborze odpowiednich kandydatów.
• Rekruterzy. Ta grupa użytkowników stosuje ATS do śledzenia stanu aplikacji, komunikacji z kandydatami, filtrowania CV oraz organizacji procesów selekcji.
• Managerowie ds. zatrudnienia. Używają ATS do przeglądania informacji o kandydatach, zarządzania ofertami pracy i podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia.
• Agencje rekrutacyjne. Oprogramowanie rekrutacyjne ułatwia takim użytkownikom pracę z dużymi ilościami informacji, w tym zarządzanie bazami danych kandydatów, ofertami pracy klientów oraz procesami rekrutacyjnymi.
• Headhunterzy. Posługują się ATS software do zarządzania informacjami o potencjalnych kandydatach na stanowiska wyspecjalizowane lub wysokiego szczebla.

Systemy ATS przeciwko rutynie

Właściwie dobrany system ATS to nie tylko narzędzie, które daje pozytywne długofalowe efekty do rozwoju organizacji, która z niego korzysta, ale także sposób na eliminację rutyny z codziennej pracy managerów ds. personelu, wyprzedzenia ich wypalenia zawodowego i wygospodarowania czasu na kreatywność. Jakiej dokładnie rutyny pozwoli się pozbyć pomyślnie dobrany system do śledzenia rekrutacji?

ATS: fakty i mity

Chociaż dla większości współczesnych firm stosowanie w codziennej działalności oprogramowania stało się już rutyną, z ATS nadal łączy się wiele uprzedzeń i wątpliwości, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością. Poniżej obalamy najbardziej popularne mity.

Mit 1. ATS eliminuje udział człowieka. 

Ats tracking system nie może funkcjonować bez udziału człowieka, ale prawda jest taka, że to dzięki oprogramowaniu działalność zespołów ds. rekrutacji staje się bardziej skuteczna i wydajna. Automatyzacja rekrutacji pozwala rekruterom skupić się na ocenie miękkich umiejętności kandydatów, dopasowania kulturowego i innych czynników skoncentrowanych na człowieku, co inaczej nie byłoby możliwe, gdyby skupiano się na ręcznym sortowaniu i śledzeniu.

Mit 2. ATS bierze pod uwagę tylko słowa kluczowe

Owszem, w procesie poszukiwania kandydatów właściwie wpisane słowa kluczowe są bardzo ważne dla skutecznej pracy ATS. Jednak, aby znaleźć najlepszych kandydatów pod uwagę są także brane ich doświadczenie zawodowe, wykształcenie i umiejętności.

Mit 3. ATS traktuje kandydatów w sposób niesprawiedliwy

Absolutnie nie! Odwrotnie, system daje każdemu kandydatowi równe szanse, sprawiedliwie oceniając ich według tych samych kryteriów.

Mit 4. ATS to oprogramowanie, którego zakup opłaca się jedynie dużym firmom.

ATS, takie jak CleverStaff, są skalowalne i mogą być dostosowane do potrzeb firm o różnej wielkości, w tym do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw.  

Mit 5. ATS obsługuje tylko wybrane typy plików

Chociaż niektóre starsze systemy rzeczywiście mają ograniczenia, większość nowoczesnych ATS obsługuje różne typy plików, w tym: PDF-y, dokumenty Word, Excel i inne.

Korzyści z korzystania z systemu śledzenia kandydatów

Odpowiedź na pytanie: „Dlaczego oprogramowanie rekrutacyjne jest konieczne?”, jest dwojaka. Po pierwsze, zmniejsza ilość powtarzalnych i nużących zadań, które rekruter musi wykonać. Tym samym, rekruter zyskuje czas na ważniejsze obowiązki. Po drugie, zautomatyzowane systemy pozwalają na lepsze doświadczenia i wyniki rekrutacji dla firmy i kandydatów. Pomyślnie dobrany system ATS służy nie tylko usprawnieniu procesów rekrutacyjnych, ale także oszczędza czas i zwiększa wydajność pracy rekruterów. Innymi korzyściami, płynącymi z użycia takiego oprogramowania, są:

• Automatyzacja. Za pomocą ATS żmudne działania, takie jak: tworzenie i wysyłanie newsletterów, zbieranie informacji zwrotnych od kandydatów lub przygotowanie się do wywiadów są wykonywane przez oprogramowanie, co umożliwia zmniejszenie codziennej ilości pracy rekrutera o 20%.
• Minimalizacja błędów ludzkich. Oparte na algorytmach oprogramowanie minimalizuje występowanie błędów spowodowanych zmęczeniem, problemami zawodowymi lub osobistymi, a nawet predyspozycjami osobowymi, które są nieuniknione nawet w sytuacji, gdy rekrutacja jest wykonywana przez doświadczonego rekrutera.
• Oszczędność czasu. Automatyzacja, szybsze szyfrowanie i selekcja danych, a także prędsza wymiana informacjami między członkami zespołu ds. rekrutacji, będące efektami wdrożenia ATS, sprawiają, że rekruter oszczędza nawet 50% czasu roboczego rocznie. Przykładowo automatyczne poszukiwanie CV uwalnia rekruterom nawet 10 tygodni roboczych w roku, czyli jest to 2,4 miesiąca!
• Poprawa jakości zatrudnienia. Stosując system do rekrutacji ATS firmy mogą znajdować najbardziej wykwalifikowanych pracowników, dokładnie odpowiadających wymogom zatrudnienia na konkretnym stanowisku. Nawet w przypadku zatrudnienia masowego, oprogramowanie świetnie radzi sobie ze stojącymi przed nim zadaniami i zapobiega występowaniu wąskich gardeł w procesach rekrutacyjnych.

Zasady wyboru najlepszego systemu ATS

Na polskim rynku są obecnie dostępne dziesiątki nowoczesnych systemów ATS – odpłatnych i nieodpłatnych, opracowanych w Polsce i za granicą, dedykowanych do użycia w konkretnej branży, ale też uniwersalnych. Jak wybrać spośród nich jeden najlepszy? Oto proste zalecenia, dzięki którym rozejrzysz się w ofertach i wybierzesz najlepszą dla siebie.

• Krok 1. Określ swoje cele i zadania procesu rekrutacyjnego. Zastanów się także nad tym, przed jakimi wyzwaniami stoi obecnie cała organizacja oraz w jaki sposób właściwie zorganizowany proces rekrutacyjny pozwoli takim wyzwaniom sprostać. Dla jednych firm kluczowa jest możliwość jedynie tworzenia katalogu z danymi kandydatów, inne zaś potrzebują kompleksowej automatyzacji procesu rekrutacji.
• Krok 2. Zastanów się nad budżetem, którym dysponujesz. Na rynku jest dostępne zarówno darmowe, jak i odpłatne oprogramowanie do rekrutacji. Pierwsze, oczywiście, ma bardziej ograniczone funkcje, a więc jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanego ATS, zdecyduj się na wersję odpłatną. Wybieraj oprogramowanie, dostępne w wersji demo, pozwalającej bezpłatnie zapoznać się z funkcjonalnością systemu.
• Krok 3. Przetestuj kilka systemów i porównaj je pod kątem funkcjonalności. Im więcej funkcji będzie miał ATS system, tym bardziej elastyczne będzie jego dostosowanie do procesów rekrutacyjnych w Twojej organizacji.
• Krok 4. Oceń 2-3 ATS, które uważasz za najlepsze, pod kątem łatwości w użyciu. Zasady obsługi systemu powinny być jasne dla każdego członka zespołu ds. rekrutacji, obsługa ATS powinna być szybka i intuicyjna.
• Krok 5. Oblicz znaczenie wskaźnika ROI, czyli zwrotu z inwestycji w wybrany system ATS. Pomyślnie dobrany system ATS powinien zmniejszać koszty wydawane na rekrutację, oszczędzać czas pracy rekruterów i umożliwiać znalezienie najlepszych kandydatów. W przypadku oprogramowania CleverStaff znaczenie wskaźnika ROI stanowi 325%.

Nowoczesne systemy do rekrutacji ATS, takie jak oprogramowanie od CleverStaff, chociaż nie zastępują w całości pracy rekrutera, służą jako skuteczne narzędzie minimalizujące rutynę w procesach rekrutacyjnych, zmniejszające długość ich trwania i jednocześnie podnoszące efektywność. Pomyślnie dobrane oprogramowanie oszczędzi wysiłku kadry zarządczej i HR, a zaoszczędzone środki finansowe będzie można przeznaczyć na realizację innych celów strategicznych firmy.