Телефонна співбесіда: підготовка, правила, запитання

Телефонне інтерв’ю – це один із видів співбесіди, який використовується в рекрутингу. Найчастіше – з метою пошуку і первинного відбору кандидатів.
Для того, щоб телефонне інтерв’ю пройшло успішно, рекрутер або HR повинен до нього правильно підготуватись. Що треба знати перед тим, як провести таку співбесіду, які запитання поставити претенденту, які плюси і мінуси є у такого методу?
Телефонне інтерв’ю – це первинний процес відбору кандидатів. Ваше першочергове завдання – визначити, чи дійсно кандидат написав правду в резюме.
Фактично в рамках співбесіди по телефону ви проводите віддалене знайомство з цією людиною, і необхідно скласти про неї перше враження. Якщо перше враження виявляється негативним, то сенсу в подальших етапах немає. Таким чином, рекрутер або менеджер з персоналу оптимізує процес найму, і йому не доводиться витрачати багато часу на особисті співбесіди.

Переваги і недоліки телефонного інтерв’ю

Телефонне інтерв’ю як метод відбору персоналу має декілька важливих переваг:

• можна швидко перевірити основну інформацію про людину;
• економія часу: не потрібно проводити особисту співбесіду з кожним;
• претендент знаходиться в комфортній для себе обстановці, це дозволяє знизити напругу;
• можна провести співбесіду з кандидатом з іншого міста.

Звичайно ж, є мінуси:

• ви не бачите кандидата, не можете оцінити його емоції візуально – тільки за тембром голосу;
• ви не оціните мову тіла і жести претендента;
• є обмеження в часі – інтерв’ю не варто проводити дуже довго.

В телефонному інтерв’ю ви не зможете оцінити всі якості претендента, але провести попередню оцінку і вирішити, чи варто запрошувати цю людину на очну співбесіду – цілком реально.

Питання часу

Такий метод підбору персоналу, як телефонне інтерв’ю, рекомендується обмежувати в часі. Оптимальний час проведення такої співбесіди – 10 хвилин, максимум – 20 хвилин. Плануйте час, виходячи з кількості і характеру запитань, які маєте на меті поставити претенденту. Також варто заздалегідь попередити претендента про орієнтовний час цієї співбесіди.
Велике навантаження під час роботи може призвести до емоційного вигорання. Це негативно відображається на ефективності. Краще заздалегідь виділити визначену кількість інтерв’ю на день. Оптимальний варіант для початківців – кілька (4-5) дзвінків на день. Якщо ви відчуваєте, що вашого ресурсу вистачить на більше – можна збільшити кількість, але не перестарайтесь, інакше враження про кожного кандидата змішаються.

Особливості телефонного інтерв’ю – як до нього готуватись?

При телефонному інтерв’ю важливо розуміти, що емоції і реакцію співрозмовника ви можете зрозуміти тільки по голосу. Тому тут є деякі особливості, які варто враховувати.

• Чітка структура. В телефонній розмові потрібна жорстка структура, рекомендується відразу ставити фільтруючі запитання. Якщо критично важливих навиків у претендента немає, продовжувати інтерв’ю нема сенсу.
• Етика. Якщо ви будете говорити в присутності потенційних колег претендента, краще відразу підготувати відповіді на деякі питання, які ви не зможете обговорити при них. Наприклад, рівень заробітної платні. Попросіть кандидата назвати вимоги і прокоментуйте їх.
• Мотивація – вторинна. Інтерв’ю по телефону – це первинна співбесіда, тому нема сенсу надто детально виясняти мотивацію. Якщо по ключовим параметрам претендент підходить, запросіть його на особисте інтерв’ю або бесіду по відеозв’язку, на якій можна буде поговорити детальніше.
• Тактовність. Якщо кандидат не піднімає слухавку, не треба йому довго телефонувати. П’яти гудків достатньо. Краще написати SMS-повідомлення і попросити зв’язатись, коли буде час . Якщо кандидат відповів, уточніть, чи зручно йому говорити і поясніть, скільки часу триватиме розмова. Якщо ні – перетелефонуйте в зазначений час.
• Тільки – головне. Зателефонувавши, відразу ж поясніть мету, поставте основні запитання. Якщо потрібна особиста зустріч – узгодьте її. Якщо у вас є сумніви відносно кандидатури, візьміть паузу, проконсультуйтесь з колегами, призначте додаткову співбесіду.

Як скласти запитання для телефонного інтерв’ю?

Робота рекрутера передбачає постановку запитань і отримання на них відповідей. Однак у випадку з телефонними співбесідами правило “чим більше запитань – тим краще” не працює. Ви обмежені в часі, і завдання в даному випадку – попередньо оцінити кандидата. Тому і запитання повинні бути відповідними. Вам необхідно отримати наступну інформацію:

• базові дані про претендента – вік, місце проживання, чи працює зараз десь чи знаходиться у пошуку,
• причина пошуку роботи,
• фінансові очікування,
• минулий досвід роботи, кваліфікація,
• додаткові навички – іноземні мови, наприклад.

Заздалегідь складіть список запитань, їх може бути приблизно до 10 штук. Крім того, не забувайте, що інтерв’ю – це не допит. Обов’язково запропонуйте претенденту поставити питання відносно вакансії.

Сценарій-скрипт і алгоритм телефонної бесіди

Якщо ви рекрутер-початківець, ще не маєте великого досвіду у підборі персоналу, краще за все користуватись сценарієм-скриптом телефонної бесіди. Плюс-мінус всі телефонні бесіди проходять за єдиним алгоритмом, який не буде суттєво відрізнятись. Приклад базових запитань діалогу наводим нижче.

1. Привітайтесь і відрекомендуйтесь:
   “Вітаю! Мене звати ___ представляю компанію ___. Я отримав ваш відгук на вакансію ___.”
2. Поясніть мету дзвінка і тривалість:
   «Я хотів би провести коротке інтерв’ю, приблизно 10 хвилин. Чи зручно вам зараз розмовляти?”.
3. Виявіть потребу:
   “Чому ви хочете змінити роботу? Чому ви зацікавлені в роботі саме в нашій компанії?”
4. Професійні запитання:
   “Який ваш досвід роботи?
5. Презентація умов праці в компанії
   “Робота на посаді проводиться віддалено. Потрібно бути на зв’язку з 9:00 до 18:00. Вам необхідно виконувати наступні обов’язки: ___, ___, ___.”
6. Обговорення умов.
   “Які ваші очікування по зарабітній платні? Які умови праці ви хотіли б бачити? Що треба для роботи?”
7. Запитання претендента.
   “Можливо, у вас є питання відносно роботи?”
8. Прощання.
   “Дякую, що приділили час. Ви можете зв’язатись зі мною за цим номером, якщо виникнуть запитання. Через 2 дні (або дата) ми зв’яжемось з вами і повідомимо про рішенння. Гарного дня!”.

Це найпростіший скрипт, який ви можете використовувати в процесі підбору персоналу в телефонній співбесіді. Безумовно, його можна змінювати і доповнювати. Використовуючи скрипт, рекрутер-початківець чи HR зможе з часом розробити власний, найбільш ефективний сценарій.

Телефонне інтерв’ю при масовому підборі персоналу: що потрібно враховувати?

В деяких випадках рекрутер стикається з необхідністю проведення масового підбору персоналу. Як правило, такий метод використовується для залучення співробітників на посади з базовою/початковою кваліфікацією. Тому і інтерв’ю тут повинно проводитись трохи інакше. Виділимо основні нюанси:

• скрипт потрібно скоротити і зробити більш концентрованим,
• варто орієнтуватися насамперед на факти і професійні характеристики,
• ставити запитання таким чином, щоб визначити, чи є у кандидата ключові навички для вакансії.

В рамках масового пошуку і підбору персоналу телефонне інтерв’ю може бути єдиним методом співбесіди, без подальших етапів. Навіть 10-15 хвилин може вистачити для того, щоб зрозуміти, чи підходить співробітник для цієї роботи.

Як правильно проводити інтерв’ю?

Телефонне інтерв’ю – невід’ємна частина кадрової роботи. Вкрай важливо проводити співбесіду правильно, щоб вона була дійсно ефективною і дозволяла відібрати тільки тих кандидатів, які реально підходять на конкретну посаду. Пропонуємо декілька порад, здатних зробити вашу роботу більш ефективною, а підбір – більш точним.

1. Від легкого до складного. Завжди починайте інтерв’ю з найпростіших запитань, щоб претендент зміг увійти в ритм.
2. Перевірка фактів. Якщо кандидат в резюме вказав конкретний факт чи цифру, додайте уточнююче запитання в скрипт і поставте його;
3. Більше слухайте, менше говоріть.
4. Плануйте. Для інтерв’ю треба виділити час, коли ви будете займатись тільки дзвінками, і більше нічим.
5. Фіксуйте. Ведіть записи по кожному інтерв’ю, відзначайте важливі факти, ставте уточнюючі запитання.

Важливо – будьте чесними з кандидатом. Він все одно дізнається, якщо ви йому скажете неправду або не скажете про щось. Але в такому випадку ви не тільки втратите потенційно цінні кадри і час, але й зіпсуєте репутацію – свою і компанії.

Типові помилки: чого варто уникати?

Помилки в телефонних співбесідах особливо характерні для рекрутерів-початківців, які не мають достатнього досвіду роботи. Краще відразу акцентуватии на них увагу і уникати, ніж допускати в ході розмови. Типові помилки рекрутерів наступні:

• Відсутність записів. В голові ви все не втримаєте і можете втратити важливу інформацію, а разом з нею – і кандидата.
• Відволікання в процесі. Проятгом телефонної розмови потрібна максимальна концентрація. Слухайте уважно все, що говорить кандидат – адже саме за цією інформацією ви будете приймати рішення про наступний етап співбесіди чи найму.
• Не переривайте без підстави. Це нетактовно і справляє враження неуважного і байдужого слухача.
• Не соромтесь ставити уточнюючі запитання. Чим більше деталей ви отримали, тим простіше скласти повноцінну думку про кандидата.

Як по телефону зрозуміти, що кандидат не підходить?

Основне завдання телефонного інтерв’ю – відсіяти кандидатів, які точно не підходять. Але одночасно є і складність, адже ви не бачите претендента і вкрай обмежені в часі. Що робити? Існує декілька маркерів, які дозволяють відсіяти людей, які не підходять або віднестись до них з пересторогою.

• Тільки фінансова мотивація. Якщо претендент надто багато говорить про гроші і зацікавлений тільки в них.
• Відсутність мотивації взагалі. Якщо людина сама не знає, чому вона подала резюме і що хоче взагалі від роботи.
• Розбіжності. Якщо в резюме вказаний один факт чи цифра, а кандидат говорить про інші.
• Не знає, на якій посаді хоче працювати.

Крім того, прислухайтесь до себе. Якщо ви відчуваєте, що з цим кандидатом щось не так – проаналізуйте всю інформацію ще раз, намагайтесь знайти причину сумнівів.

Як зробити відбір і підбір простіше?

В роботі рекрутера є дуже багато рутинної роботи. Вона забирає багато часу і сприяє емоційному вигоранню. Щоб уникнути цього, можна використовувати програмне забезпечення для рекрутингу. Такі сервіси дозволяють зробити відбір, підбір і моніторинг персоналу набагато простіше. Наприклад, для автоматизації найму і співбесід ви можете використовувати систему для рекрутингу CleverStaff. Дана ATS допоможе вам у вирішенні таких завдань як:

• формування бази резюме;
• порівняння резюме кандидатів;
• планування роботи, в тому числі і дзвінків для інтер’ью;
• систематизація інформації по кожному претенденту, яка отримана після телефонного інтерв’ю тощо.

Крім того, використання ATS CleverStaff дозволить вам швидко і зручно генерувати звіти, узгоджувати кандидатури з керівництвом і приймати рішення про те, кого варто запросити на особисту співбесіду.

Висновки

Телефонне інтерв’ю – це метод відбору персоналу, який дозволяє отримати первинну, базову інформацію. Виходячи з цих даних, можна звузити коло пошуку і запросити на співбесіду тих кандидатів, які здаються вам найдостойнішими і перспективними. Часто співбесіда по телефону – це “емоційний продаж” вакансії. Ваші слова можуть впливати на мотивацію кандидатів, а саме – відмовитись від посади чи навпаки, докласти всіх зусиль, щоб отримати цю роботу.
Крім того, телефонне інтерв’ю – це і важлива частина корпоративного бренду. Рекрутер – це людина, через яку претендент знайомиться з компанією. І якщо у кандидата залишаться приємні враження від такої бесіди, це позитивно відобразиться на корпоративному іміджі.
Телефонне інтерв’ю навіть за обмежений час може надати велику кількість інформації про претендента. Важливо правильно підготуватись, уважно слухати і деталізувати будь-яку інформацію. При розумному підході і плануванні телефонне інтерв’ю є дієвим інструментом, який дозволяє значно економити час і ресурси в процесі підбору персоналу.