Телефонное собеседование: подготовка, правила, вопросы
Телефонное интервью – это один из видов собеседования, который используется в рекрутинге с целью поиска и первичного отбора кандидатов.
Для того, чтобы телефонное интервью прошло успешно, рекрутер или HR должен к нему правильно подготовиться. Что нужно знать перед тем, как провести такое собеседование, какие вопросы задать соискателю, какие плюсы и минусы есть у такого метода?
Телефонное интервью – это первичный процесс отбора кандидатов. Ваша первоначальная задача – определить, действительно ли кандидат написал правду в резюме.
Фактически в рамках собеседования по телефону вы проводите удаленное знакомство с этим человеком, и нужно составить о нем некое первое впечатление. Если оно оказывается негативным, то смысла в дальнейших этапах нет. Таким образом, рекрутер или менеджер по персоналу оптимизирует процесс найма, и ему не приходится тратить большое количество времени на личные собеседования.
Преимущества и недостатки телефонного интервью
Телефонное интервью как метод отбора персонала имеет несколько важных преимуществ:
- можно быстро проверить основную информацию о человеке;
- экономия времени: не нужно проводить личное собеседование с каждым;
- соискатель находится в комфортной для себя обстановке, что позволяет снизить напряжение;
- можно провести собеседование с кандидатом из другого города.
Конечно же, есть и минусы:
- вы не видите кандидата, не можете оценить его эмоции визуально – только по голосу;
- вы не оцените язык тела и жесты соискателя;
- есть ограничение по времени – интервью не стоит проводить слишком долго.
При телефонном интервью вы не сможете оценить все качества соискателя, но провести предварительную оценку и решить, стоит ли приглашать этого человека на очное собеседование – вполне реально.
Вопрос времени
Такой метод подбора персонала, как телефонное интервью, рекомендуется ограничивать по времени. Оптимальное время проведения такого собеседования – 10 минут, максимум – 20 минут. Планируйте время, исходя из количества и характера вопросов, которые планируете задать соискателю. Также стоит заранее предупредить соискателя о примерном времени, которое займет собеседование по телефону.
Большая нагрузка во время работы может привести к эмоциональному выгоранию. Это негативно скажется на эффективности. Лучше заранее выделить определенное количество интервью на день. Оптимальный вариант для начинающего – несколько (4-5) звонков в день. Если вы чувствуете, что вашего ресурса хватит на большее – можно увеличить количество, но не переусердствуйте, иначе впечатления о каждом кандидате смешаются.
Особенности телефонного интервью – как к нему готовиться?
При телефонном важно понимать, что эмоции и реакцию собеседника вы можете понять только по голосу. Поэтому здесь есть некоторые особенности, которые стоит учитывать.
- Четкая структура. При телефонном разговоре нужна жесткая структура, рекомендуется сразу задать фильтрующие вопросы. Если критически важных навыков у соискателя нет, то продолжать интервью нет смысла.
- Этика. Если вы будете говорить в присутствии потенциальных коллег соискателя, лучше сразу подготовить ответы на некоторые вопросы, которые вы не можете обсудить при них. Например, уровень заработной платы. Попросите кандидата назвать требования и прокомментируйте их.
- Мотивация – вторична. Интервью по телефону – это первичное собеседование, поэтому нет смысла слишком подробно выяснять мотивацию. Если по ключевым параметрам соискатель подходит, пригласите его на личное интервью или беседу по видеосвязи, на которой можно будет поговорить детальнее.
- Тактичность. Если кандидат не берет трубку, не нужно ему долго звонить. Пяти гудков достаточно. Лучше написать SMS-сообщение и попросить связаться, когда будет время. Если кандидат ответил, уточните, удобно ли ему говорить и объясните, сколько времени займет разговор. Если нет – перезвоните в назначенное время.
- Только – главное. При звонке сразу же объясните цель, задайте основные вопросы. Если нужна личная встреча – согласуйте ее. Если у вас есть сомнения относительно кандидатуры, возьмите паузу, проконсультируйтесь с коллегами, назначьте дополнительное собеседование.
Как составить вопросы для телефонного интервью?
Работа рекрутером всегда подразумевает постановку вопросов и получение на них ответов. Однако в случае с телефонными собеседованиями правило “чем больше вопросов – тем лучше” не работает. Вы ограничены по времени, и задача в данном случае – предварительно оценить кандидата. Поэтому и вопросы должны быть соответствующими. Вам нужно получить следующую информацию:
- базовые данные о соискателе – возраст, место проживания, работает ли он сейчас где-то или находится в поиске,
- причина поиска работы,
- финансовые ожидания,
- прошлый опыт работы, квалификация,
- дополнительные навыки – иностранные языки, например.
Заранее составьте список вопросов, их может быть примерно до 10 штук. Кроме того, не забывайте, что интервью – это не допрос. Обязательно предложите соискателю задать вопросы относительно вакансии.
Сценарий-скрипт и алгоритм телефонной беседы
Если вы начинающий рекрутер и еще не имеете большого опыта в подборе персонала, лучше всего пользоваться сценарием-скриптом телефонной беседы. Плюс-минус все телефонные беседы проходят по единому алгоритму, который не будет существенно отличаться. Пример базовых вопросов диалога приводим ниже.
- Поздоровайтесь и представьтесь:
“Здравствуйте. Меня зовут ___ представляю компанию ___. Я получил ваш отклик на вакансию ___.” - Объясните цель звонка и продолжительность:
Я хотел бы провести краткое интервью, займу у вас 10 минут. Удобно ли вам сейчас говорить?”. - Выявите потребность:
“Почему вы хотите сменить работу? Почему вы заинтересованы в работе именно в нашей компании?”. - Профессиональные вопросы:
“Каков ваш опыт работы? Какие аспекты важны в вашей должности?” - Презентация условий работы в компании:
“Работа на должности ведется удаленно. Нужно быть на связи с 9:00 до 18:00. Вам необходимо выполнять следующие обязанности: ___, ___, ___.” - Обсуждение условий:
“Каковы ваши ожидания по заработной плате? Какие условия работы вы хотели бы видеть? Что нужно для работы?” - Вопросы соискателя:
“Возможно, у вас есть какие-то вопросы относительно работы?” - Прощание.
“Спасибо, что уделили время. Вы можете связаться со мной по этому номеру, если возникнут вопросы. Через 2 дня (или дата) мы свяжемся с вами и сообщим о решении. Хорошего дня!”
Это самый простой скрипт, который вы можете использовать в процессе подбора персонала в телефонном собеседовании. Безусловно, его можно менять и дополнять. Используя скрипт, начинающий рекрутер или HR сможет со временем разработает собственный, наиболее эффективный сценарий.
Телефонное интервью при массовом подборе персонала: что нужно учитывать?
В некоторых случаях рекрутер сталкивается с необходимостью проведения массового подбора персонала. Как правило, такой метод используется для привлечения сотрудников на должности с базовой/начальной квалификацией. Поэтому и интервью здесь должно проводиться несколько иначе. Выделим основные нюансы:
- скрипт нужно сократить и сделать более емким,
- ориентируйтесь прежде всего на факты и профессиональные качества,
- составляйте вопросы таким образом, чтобы выяснить, есть ли у кандидата ключевые навыки для вакансии..
В рамках массового поиска и подбора персонала телефонное интервью может быть единственным методом собеседования, без дальнейших этапов. Даже 10-15 минут может хватить для того, чтобы понять, подходит ли сотрудник для этой работы или нет.
Как правильно вести интервью?
Телефонное интервью – неотъемлемая часть кадровой работы. Крайне важно вести собеседование правильно, чтобы оно было действительно эффективным, и позволяло отобрать только тех кандидатов, которые реально подходят для конкретной должности. Предлагаем несколько советов, способных сделать вашу работу более эффективной, а подбор – более точным.
- От легкого к сложному. Всегда начинайте интервью с самых простых вопросов, чтобы соискатель мог войти в ритм.
- Проверка фактов. Если кандидат в резюме указал конкретный факт или цифру, добавьте уточняющий вопрос в скрипт и задайте его.
- Больше слушайте, меньше говорите.
- Планируйте. Для интервью нужно выделить время, когда вы будете заниматься только звонками, и больше ничем.
- Фиксируйте. Ведите записи по каждому интервью, отмечайте важные факты, задавайте уточняющие вопросы.
Важно – будьте честны с кандидатом. Он все равно узнает, если вы ему солжете или не скажете о чем-то. Но в таком случае вы не только потеряете потенциально ценные кадры и время, но и испортите репутацию – свою и компании.
Типичные ошибки: чего стоит избегать?
Ошибки в телефонных собеседованиях характерны для начинающих рекрутеров, которые не имеют достаточного опыта работы. Лучше сразу акцентировать на них внимание и избегать, нежели допускать в ходе разговора. Наиболее типичные из них:
- Отсутствие записей. В голове вы все не удержите, и можете упустить важную информацию, а вместе с ней – и кандидата.
- Отвлечение, потеря нити разговора. В ходе телефонного разговора нужна максимальная концентрация. Слушайте внимательно все, что говорит кандидат – ведь именно по этой информации вы будете принимать решение о следующем этапе собеседований или найме.
- Не перебивайте без нужды. Это нетактично и производит впечатление невнимательного и безразличного слушателя.
- Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Чем больше деталей вы получили, тем проще составить полноценное мнение о кандидате.
Как по телефону понять, что кандидат не подходит?
Основная задача телефонного интервью – отсеять кандидатов, которые точно не подходят. Но одновременно есть и сложность, ведь вы не видите соискателя и крайне ограничены по времени. Что делать? Существует несколько маркеров, которые позволят отсеять неподходящих людей или, по крайней мере, отнестись к ним с осторожностью.
- Только финансовая мотивация. Если соискатель слишком много говорит о деньгах и заинтересован только в них.
- Отсутствие мотивации вообще. Если человек сам не знает, почему он подал резюме.
- Расхождения. Если в резюме указан один факт или цифра, а кандидат сам себе противоречит.
- Не знает, на какой должности хочет работать.
Кроме того, прислушивайтесь к себе. Если вы чувствуете, что с этим кандидатом что-то не так – проанализируйте всю информацию еще раз, попытайтесь найти причину сомнений.
Как сделать отбор и подбор проще?
В работе рекрутера есть очень много рутинной работы. Она занимает много времени и способствует эмоциональному выгоранию. Чтобы избежать этого, можно использовать программное обеспечение для рекрутинга. Такие сервисы позволяют сделать отбор, подбор и мониторинг персонала гораздо проще. Например, для автоматизации найма и собеседований вы можете использовать систему для рекрутинга CleverStaff. Данная ATS поможет вам в решении следующих задач, таких как:
- формирование базы резюме;
- сравнение резюме кандидатов;
- планирование работы, в том числе и звонков для интервью;
- систематизация информации по каждому соискателю, полученной после телефонного интервью и т.д.
Кроме того, использование ATS CleverStaff позволит вам быстро и удобно генерировать отчеты, согласовывать кандидатуры с руководством и принимать решения о том, кого стоит пригласить на личное собеседование.
Выводы
Телефонное интервью – это метод отбора персонала, который позволяет получить первичную, базовую информацию. Исходя из этих данных, вы сможете сузить круг поиска и пригласить на собеседование тех кандидатов, которые показались самыми достойными и перспективными. Зачастую собеседование по телефону – это “эмоциональная продажа” вакансии. Ваши слова могут повлиять на мотивацию кандидатов – отказаться от должности или наоборот, приложить все усилия, чтобы получить эту работу.
Кроме того, телефонные собеседования влияют на HR-бренд. Рекрутер – это человек, через которого соискатель знакомится с компанией. И если у кандидата останутся приятные впечатления от такой беседы, это позитивно скажется на корпоративном имидже.
Телефонное интервью даже за ограниченное время может предоставить большое количество информации о соискателе. Важно правильно подготовиться, внимательно слушать и детализировать любую информацию. При грамотном подходе и планировании телефонное интервью – эффективный инструмент, позволяющий значительно экономить время и ресурсы в ходе подбора персонала.