Як якісно проводити співбесіду онлайн: лайфхаки для новачків
В останні роки популярними стали онлайн-співбесіди. Більшість рекрутерів і HR-менеджерів оцінили такий спосіб спілкування з кандидатами – особливо в умовах пандемії. Претендентам теж в деякій мірі простіше, адже вони можуть спілкуватися в комфортному для себе середовищі.
«Однак такі інтерв’ю мають свою специфіку, і це потрібно враховувати при підготовці», – спираючись на особистий досвід, говорить Аліна Шевченко, Lead IT Recruiter, INDIGO.
Робота з підбору персоналу часто включає в себе співбесіду в режимі онлайн. Основні цілі у такої співбесіди такі ж, як і у особистого інтерв’ю – отримати максимально детальну інформацію про кандидата і дізнатись, підходить цей спеціаліст для вашої компанії чи ні.
Такий варіант має декілька очевидних плюсів, адже не потребує запрошення співрозмовника в офіс, інтерв’ю проходить безконтактно, і рекрутер, і претендент витрачають набагато менше часу тощо.
Рекрутеру значно легше організувати таку співбесіду, зателефонувавши в призначений час, а кандидату буде простіше спілкуватись в домашніх умовах, де він буде почувати себе більш комфортно і спокійно.
Але у такого формату є і свої особливості. Наприклад, складніше зрозуміти емоції співрозмовника, трапляються банальні технічні прикрості (нестабільність інтернет-зв’язку, наприклад) і т.д.
| Факт! За статистикою Rabota.ua, лише 15% спеціалістів ніколи не проводили такого інтерв’ю. 29% респондентів вказали, що проводять інтерв’ю онлайн декілька разів на день, ще 36% проводять їх по декілька разів на тиждень. При цьому 55% респондентів відзначають, що у них не виникає жодних проблем під час проведення таких співбесід. 18% менеджерів з персоналу відзначають, що великою проблемою для них є відсутність відеозв’язку у кандидатів. У деяких спеціалістів виникають труднощі з узгодженням часу співбесіди. Найбільш популярною програмою для проведення онлайн-співбесід є Skype. Цей інструмент використовують 75.5% HR менеджерів і рекрутерів. Решта 24.5% розподілені між Zoom, Hangouts, Telegram і Viber. |
Як провести успішну онлайн-співбесіду?
Щоб онлайн-інтерв’ю пройшло успішно, необхідно до нього добросовісно підготуватись. А саме:
- все узгодити. Як і у випадку з особистою співбесідою, онлайн-інтерв’ю має проходити в обумовлений час. Якщо кандидат не виходить на зв’язок вчасно без поважних обставин – це перший неприємний маркер. Крім того, заздалегідь попередьте його про те, що потрібно буде включити камеру (якщо це не попередня співбесіда по телефону).
- попрацювати з інформацією. Зберіть список запитань заздалегідь. Повторно проаналізуйте резюме і, якщо є можливість, «помоніторте» кандидата в LinkedIn, Facebook чи інших соціальних мережах. Якщо бачите неузгодженості, обов’язково долучіть їх до списку запитань.
- перевірити технічну частину. Заздалегідь переконайтесь, що камера, мікрофон, програмне забезпечення на вашому пристрої працюють як треба.
- спотерігати за кандидатом на онлайн-зустрічі. Навіть одяг, зовнішній вигляд в цілому може показати, наскільки серйозно кандидат поставився до інтерв’ю. Хороша ознака – якщо він сидить не в піжамі, а намагається виглядати більш формально, навіть в домашніх умовах.
- аналізувати реакції. По ходу співбесіди слідкуйте за емоціями і реакцією кандидата на ті чи інші питання чи ремарки.
За словами Аліни Шевченко з INDIGO, надзвичайно важливо робити помітки протягом усієї співбесіди. “Це суттєво спростить подальше формування висновків за співбесідами і дозволить «впорядкувати» свій фідбек”, – акцентує увагу експерт.
Які програми використовувати для інтерв’ю?
В процесі підбору персоналу через онлайн-інтерв’ю важливу роль відіграє програмне забезпечення. В числі найбільш популярних програм – Skype, Zoom, Hangouts, Telegram, Viber. Вони забезпечують мінімальний необхідний набір інструментів – передачу відео, звуку, можливість спілкуватись навіть при не дуже хорошому з’єднанні тощо.
Але є і більш просунуті сервіси, які дають додаткові опції. В їх числі:
- VCV. Сервіс дозволяє не тільки спілкуватись, але і проводити тестування для кандидатів. Також можна підключити чат-ботів, які допоможуть в збиранні замовлень і попередньому тестуванні.
- LinkedIn. Соціальна мережа анонсувала функцію, за допомогою якої рекрутер може підготувати визначений список запитань, а кандидату треба попередньо на них відповісти. Це допомогає проводити початковий відбір.
- «Еквіо». Програма, яка дозволяє тестувати кандидатів і забезпечує комунікацію персоналу компанії.
“В будь-якому разі рекрутеру краще проявити гнучкість і підлаштуватись під претендента. Наприклад, не змушувати працювати з програмою, з якою він не стикався, – говорить Аліна. – По-перше, це допоможе уникнути зайвого стресу (адже для кандидатів інтерв’ю – це в тій чи іншій мірі стрес), по-друге – допоможе вчасно розпочати онлайн-зустріч».
Значущі дрібниці
Зовнішній вигляд і “місце зустрічі”. Незважаючи на те, що співбесіда онлайн дозволяє деяку демократичність, в очах претендента краще виглядати акуратно, по-діловому, підкреслюючи цим, що ви представляєте дійсно солідного роботодавця.
Що стосується місця проведення, як і у випадку з очним інтерв’ю, це повинна бути автономна зона. Важлива тиша, хороше освітлення, якість
інтернет-сполучення тощо. Найкраще перед початком співбесіди зателефонувати колезі, щоб переконатись, що «чутно і видно».
Доброзичливе спілкування. Під час онлайн-інтерв’ю особливо важливо показати, що ви доброзичливі до претендента і уважно його слухаєте. Посміхайтесь, говоріть спокійно, уточнюйте будь-які моменти, які викликали у вас зацікавленість. Приділіть значну увагу мотивації претендента. Якщо кандидат не може пояснити її чи вдається до надто узагальнених фраз – придивляйтесь ретельніше.
Ніколи не перебивайте кандидата без поважної на те причини. Краще зробіть помітку і поставте уточнююче питання після повної відповіді. Після проведення інтерв’ю обов’язково скажіть, в які терміни буде дана відповідь кандидату, не забудьте сповістити його навіть у випадку відмови.
Фіксація інформації. Незалежно від того, яку саме програму для зв’язку ви використовуєте, буде корисним включити функцію запису при проведенні відеоінтерв’ю. Це дозволить вам після декількох співбесід ще раз переслухати записи і звернути увагу на якісь нюанси, які залишились поза увагою в ході співбесіди. Але! Про записи необхідно попередити кандидата і отримати його згоду. Так – добре, ні – значить, ні.
Віддалена екскурсія. “Якщо людина в майбутньому буде працювати в офісі, то можна записати невелике відео і вислати його після співбесіди, – рекомендує Аліна Шевченко. – Адже кандидату буде цікаво все ж поглянути на “живий” офіс, а не на малюнки. Або ж, якщо рекрутер сам працює з офісу, то можна так звану експрес-екскурсію провести прямо в процесі інтерв’ю, попередньо уточнивши, чи буде цікаво це претенденту. Якщо так, то пройтись з ноутбуком – людина відразу побачить «живих людей», атмосферу. А це зближує,” – посміхається експерт.
Висновки
В рамках пошуку і підбору персоналу в сучасних реаліях онлайн-інтерв’ю є одним з найефективніших і оперативних інструментів. Однак воно має свою специфіку і вимагає ретельної підготовки. Рекрутер може не помітити якісь особливості в поведінці кандидата через те, що він знаходиться «на відстані», і під час онлайн-діалогу неможливо в повній мірі оцінити жести, мову тіла і т.д. Тому важливо шукати способи, які допоможуть краще пізнати кандидата. Поставтесь до онлайн-інтерв’ю так само, як і до очного: вивчіть резюме і систематизуйте всю інформацію про кандидата, максимально покажіть свою зацікавленість в ньому, будьте організовані і доброзичливі.
Крім того, суттєво полегшить роботу рекрутеру і зробить її більш ефективною якісна АТС. З допомогою таких систем ви зможете зібрати базу резюме, порівнювати кандидатів між собою, планувати співбесіди та багато іншого.