7 кроків для знайомства з CleverStaff
Друзі, пропонуємо вам концентрований гайд по роботі в CleverStaff. Він корисний не лише новачкам, а й тим, хто прагне робити все максимально системно. Тим паче, що за останні півроку наші розробники втілили багато дієвих фічей. Хто знає, можливо одна з них зробить корисну революцію у вашому тайм-менеджменті або задачах-«рутинках»? Тож давайте «крокувати» разом – з самого початку..
КРОК 1. Подивіться, хто є хто в акаунті
Тут головне – визначитися, хто яку роль відіграє. Усього їх 5. Адмін і Рекрутер – це ролі з повним доступом, Фрілансер і Ресерчер – з частковим, Хайрінг менеджер – з обмеженим, але безкоштовним ☺. Це для того, щоб команді було комфортно працювати разом з вакансіями та кандидатами. Тобто кожен «на своєму полі», але «врожаєм» обмінюються.
У кожного – свої права і повноваження, але абсолютна влада – лише у Адміна. Він керує усіма і усім, що відбувається в акаунті: надсилає запрошення, надає або змінює ролі, і, чого доброго – може й видалити когось, якщо той щось утне ☺
В «Налаштуваннях» Адмін зазначає все, чим потім користується решта юзерів в основних розділах системи, вказує теги для позначок кандидатів, джерела для їх відстеження, картки оцінок тощо.
До речі, цього року в “Налаштуваннях” акаунта з’явився новий розділ – “Шаблони листів”, які суттєво полегшують комунікацію з кандидатами на різних етапах. І так – доступ до шаблонів і можливість їх редагувати надає рекрутерам саме Адмін. –
Варто зазначити, що CleverStaff працює у відповідності до GDPR – регламенту про захист даних в рамках законодавства ЄС та Європейської економічної зони) – в розширеній адаптації: в “Налаштуваннях” можна застосувати автовідправлення GDPR-запиту при додаванні кандидата в базу, ставити нагадування, якщо відповідь на запит не от
римано від кандидата, відображення списку цих кандидатів тощо.
КРОК 2. Запросіть замовника в систему
Замовники – це ті, для кого шукаються кандидати. Інформацію про них важливо вносити до системи, особливо коли їх багато – щоб нікого і нічого не загубити.
Зробивши профайл замовника, ви впорядкуєте пов’язану з ним інформацію.
Що ще цікаво – Адмін може запросити замовника на роль Hiring Manager. Їх можна додавати без обмеження в кількості та зручно співпрацювати в команді.
В цій ролі замовники будуть бачити, як йдуть справи за їх вакансіями (і тільки це, інше та інших – ні), в режимі реального часу, і зайвий раз не чіпати рекрутера.
КРОК 3. Заощаджуйте час на вакансіях
Крокуємо у розділ «Вакансії». Створювати їх інтуїтивно просто: треба вибрати вкладку “нова вакансія”, обрати опцію з «IT» або не «ІТ». Вони майже ідентичні, але для ІТ сфери система дозволяє обрати певні опції, які значно полегшують роботу з ІТ-стеками. Далі – назва, замовник, інші поля.
Створена вакансія потрапляє в активні, за необхідності її можна редагувати. Чим точніше зазначені вимоги до кандидата – тим краще. Адже CleverStaff має -функцію автопідбіру кандидатів. Система здатна автоматично оцінювати дані з резюме та співставляти з описом вакансії, на основі цих данних підбирати найбільш релевантних кандидатів. Таким чином, суттєво заощаджує час на пошук та оцінку.
Якщо ви пов’язали CleverStaff і ваші облікові записи на job-порталах, то вакансію можна розміщувати там в один клік автоматично, а не витрачати час на «ручне» заповнення.
Ще для такої вакансії генерується публічна сторінка, через яку кандидат також може відправляти своє резюме вам на розгляд – так само, не дивлячись, «в один клік» 🙂
До речі, цього року розробники додали новий тип відображення кандидатів у вакансії, а саме – у вигляді канбан дошки. Тепер кандидати “перетворились” на картки, які містять всю важливу інформацію. Це дозволяє більш зручно керувати кандидатами на етапах найму, в т.ч. переміщувати етапами, просто затиснувши курсор.
КРОК 4. Полюйте на кандидатів з азартом
Бадьоро рухаємось у розділ «Кандидати».
Система дозволяє додавати нових кандидатів як із вкладки “Новий кандидат”, так і за допомогою додаткових меню на вкладці “Наша база”. Їх можна додавати по одному, заповнюючи профілі вручну, імпортувати резюме з пошти, масово імпортувати велику кількість кандидатів зі спеціально підготовлених excel-листів.
І звичайно ж, за допомогою плагіну, який встановлюється на Chrome та Edge, можна завантажувати резюме з порталів DOU і Djinni, а також LinkedІn.
З останніх оновлень – інтеграція з відомою HR-системою BambooHR, яка дозволяє легко переносити найнятих кандидатів до акаунту BambooHR через натискання відповідної кнопки на профілі кандидата.
Також можна відкривати месенджери по кліку на відповідне поле в контактах кандидата (WhatsApp, Telegram, Viber, Skype).
В процесі створення бази є можливість як одразу асоціювати певного кандидата з конкретною вакансією, так і просто додавати до бази, поповнюючи її.
В базі можна шукати по словах та їх частинах; також є розширений пошук. Простіше кажучи, у кандидата просто немає шансу сховатися від вас і сказати «що це не він» ☺ Ну зовсім.
КРОК 5. Організуйте роботу швидко та просто
У розділі «Органайзер» відображаються ваші щоденні завдання та календар.
Розділ “Мої завдання” – це ваш щоденник, де фіксуються задачі, а також надходять повідомлення-нагадування про зміни у вакансіях.
Зі свіжих цікавих оновлень в системі – дашборд основними робочими показниками у вкладці “Огляд показників”. Тут демонструється кількість вакансій в статусах «Відкрита» і «В роботі», середній термін закриття, кількість призначених співбесід тощо.
Розділ «Календар» дає можливість інтегрувати ваш гугл або аутлук календар із системою CleverStaff. Тож, не виходячи з системи, ви можете бачити свої завдання на цілий день. Ну а крім того, при інтеграції всі задачі з CleverStaff додаються до відповідного календаря. Все для вашої зручності!
КРОК 6. Звільність свій мозок від зайвого
Якщо розділ «Звіти» порівняти з людиною, то це, напевно, вийшов би цілий кандидат наук в окулярах, який любить аналітику і робить її за вас.
Система пропонує 5 готових звітів: «Воронка та звіт з вакансії», «Джерела кандидатів», «Активність користувачів», «Статистика користувачів», «Pipeline-звіт». Також є можливість створювати свій власний звіт за потрібними параметрами і можливість завантажувати звітність через API.
Зізнаємось – цей розділ дуже полюбляють тім ліди і HRD, коли бажають бачити, що ж насправді відбувається з наймом і чим живе їх підрозділ.
КРОК 7. Працюйте, підвищуючи самооцінку і не тільки!
Вкладка “Досягнення” – це те місце, куди, зайшовши одного разу, ви будете зазирати систематично. Адже тут фіксуються всі ваші успіхи і здобутки, навіть найменші, навіть ті, які ви самі не вважаєте такими. Все є! Все оцифровується системою.
День за днем, ви будете їх із задоволенням помічати, накопичувати і – пишатися собою. Ваші колеги і керівництво, між іншим, теж.
Ваш щоденний прогрес ретельно
відслідковується в системі, і ви поступово переходите з рівня на рівень, зростаєте, отримуєте заохочення, привітання і нагороди.
Окрім потужного емоційного забарвлення робота з гейміфікацією в CleverStaff стає на 18,6% ефективнішою, і в перерахунку на рік ви заощаджуєте до 2,5 робочих місяців. Цей факт підтверджує наше дослідження.
Отже, запрошуємо користуватись всіма перевагами CleverStaff! Якщо якісь моменти будуть недостатньо зрозумілі – наші клієнт-менеджери завжди на варті, одразу запитуйте тут: bizdev@cleverstaff.net
Бажаємо вам приємної і результативної роботи!