7 шагов для знакомства с CleverStaff

Друзья, предлагаем вам концентрированный гайд по роботе в CleverStaff. Он будет полезен не только новичкам, но и тем, кто стремится делать все максимально системно. Тем более, что за последние полгода наши разработчики реализовали много интересных фичей. Кто знает, может, одна з них сделает полезную революцию в вашем тайм-менеджменте или задачах-«рутинках»? Так что давайте «шагать» вместе — с самого начала.

ШАГ 1.  Посмотрите, кто есть кто в аккаунте

Здесь главное – определиться, кто в какой роли. Всего их 5. Админ и Рекрутер – это роли с полным доступом, Фрилансер и Ресерчер – с частичным, Хайринг-менеджер – с ограниченным, но бесплатным ☺. Это для того, чтобы команде было комфортно вместе работать с вакансиями и кандидатами. То есть каждый «на своем поле», но «урожаем» обмениваются.

У каждого – свои права и полномочия, но абсолютная власть – только у Админа. Он руководит всеми и всем, что происходит в аккаунте: высылает приглашения, предоставляет или меняет роли, и, чего доброго – может и удалить кого-то, если тот что-нибудь учудит ☺

В «Настройках» Админ отмечает все, чем потом пользуются остальные юзеры в основных разделах системы, указывает теги для отметок кандидатов, источники для их отслеживания, карточки оценок и т.п.

Кстати, в этом году в “Настройках” аккаунта появился новый раздел — “Шаблоны писем”, которые существенно облегчают коммуникацию с кандидатами на разных этапах. И да — доступ к шаблонам и возможность их редактировать предоставляет рекрутерам именно Админ. 

Стоит отметить, что CleverStaff работает в соответствии с GDPR — регламентом о защите данных в рамках законодательства ЕС и Европейской экономической зоны). В расширенной адаптации в “Настройках” можно применить автоотправку GDPR-запроса при добавлении кандидата в базу, устанавливать напоминания, если ответ на запрос не получен от кандидата, видеть список этих кандидатов и т.д.

ШАГ 2. Пригласите заказчика в систему

Заказчики – это те, для кого подыскиваются кандидаты. Информацию о них важно вносить в систему, особенно когда их много – так никто и ничего не потеряется. Сделав профайл заказчика, вы упорядочите всю связанную с ним информацию.

Что еще интересно – Админ может пригласить заказчика на роль Hiring Manager. Их можно добавлять без ограничения по количеству и комфортно работать в команде.

В этой роли заказчики будут видеть, как идут дела по их вакансиям (и только это, другое и других – нет), в режиме реального времени, и лишний раз не трогать рекрутера.

ШАГ 3. Экономьте время на вакансиях

Шагаем в раздел «Вакансии». Создавать их интуитивно просто: надо выбрать вкладку “Новая вакансия”, выбрать опцию с «IT» либо не «ІТ». Они почти идентичны, но для ІТ сферы система позволяет выбирать определенные опции, которые значительно облегчают работу с ІТ-стеками. Далее – название, заказчик, другие поля.

Созданная вакансия попадает в активные, при необходимости ее можно редактировать. Чем точнее обозначены требования к кандидату – тем лучше. Ведь в CleverStaff есть функция автоподбора кандидатов. Система может автоматически оценивать данные с резюме и сопоставлять с описанием вакансии, и на основе этих данных — подбирать наиболее релевантных кандидатов. Это существенно экономит время на поиск и оценку.

Если вы связали CleverStaff и ваши учетные записи на job-порталах, то вакансию можно размещать там в один клик автоматически, а не тратить время на «ручное» заполнение.

Еще для такой вакансии генерируется публичная страница, через которую кандидат может отправлять свое резюме вам на рассмотрение – так же, не глядя, «в один клик» 🙂

Кстати, в этом году разработчики добавили новый тип отражения кандидатов в вакансии, а именно – в виде канбан доски. Теперь кандидаты “превратились” на карточки, которые содержат всю важную информацию. Это позволяет более удобно управлять кандидатами и перемещать их по этапам, просто зажав курсор.

ШАГ 4. Охотьтесь на кандидатов с азартом

Бодро двигаемся в раздел «Кандидаты».

Система позволяет добавлять новых кандидатов как из вкладки “Новый кандидат”, так и с помощью дополнительных меню на вкладке “Наша база”. Их можно добавлять по одному, заполняя профили вручную, импортировать резюме с почты, массово импортировать большое количество кандидатов из специально подготовленных excel-листов.

И конечно же, с помощью плагина, который устанавливается на Chrome и Edge, можно загружать резюме с порталов DOU и Djinni, а также LinkedІn.

Из последних обновлений — интеграция с известной HR-системой BambooHR, которая позволяет легко переносить нанятых кандидатов в аккаунт BambooHR через нажатие соответствующей кнопки на профиле кандидата.

Также можно открывать месенджеры по клику на определенное поле в контактах кандидата (WhatsApp, Telegram, Viber, Skype).

В процессе создания базы есть возможность как сразу ассоциировать определенного кандидата с конкретной вакансией, так и просто добавлять в базу, пополняя ее.

В базе можно искать по словам и их частям; также есть расширенный поиск. Проще говоря, у кандидата просто нет шанса спрятаться от вас и сказать «что это не он» ☺ Ну совсем.

ШАГ 5. Организуйте работу быстро и просто

В разделе «Органайзер» отражаются ваши ежедневные задания и календарь.

Раздел «Мои задания» — это ваш дневник, где фиксируются задачи, а также приходят сообщения-напоминания об изменениях в вакансиях.

Из свежих интересных обновлений в системе – дашборд с основными рабочими показателями во вкладке “Обзор показателей”. Здесь показывается количество вакансий в статусах «Открыта» и «В работе», средний срок закрытия, количество назначенных собеседований и т.п.

Раздел «Календарь» дает возможность интегрировать ваш гугл или аутлук календарь с системой CleverStaff. Таким образом, не выходя из системы, вы можете видеть свои задания на целый день. Ну а помимо этого, при интеграции все задачи из CleverStaff добавляются к соответствующему календарю. Все для вашего удобства!

ШАГ 6. Освободите свой мозг от лишнего

Если раздел «Отчеты» сравнить с человеком, то это, наверное, получился бы целый кандидат наук в очках, который любит аналитику и делает ее за вас.

Система предлагает 5 готовых отчетов: «Воронка и отчет по вакансии», «Источники кандидатов», «Активность пользователей», «Статистика пользователей», «Pipeline-отчет». Также есть возможность создавать свой собственный отчет по необходимым параметрам и возможность загружать отчетность через API.

Признаемся – этот раздел очень любят тим лиды и HRD, когда желают видеть, что же на самом деле происходит с наймом и чем живет их подразделение.

ШАГ 7. Работайте, повышая самооценку и не только!

Вкладка “Достижения” – это то самое место, куда однажды заглянув, вы будете посещать систематически. Ведь здесь фиксируются все ваши успехи и достижения, даже самые маленькие, даже те, которые вы сами не считаете таковыми. Все есть! Все оцифровывается системой. День за днем, вы будете их с удовольствием замечать, накапливать и — гордиться собой. Ваши коллеги и руководство, между прочим, тоже.

Ваш ежедневный прогресс тщательно отслеживается в системе, вы постепенно переходите с уровня на уровень, растете, получаете поощрения, поздравления и награды. Кроме мощной эмоциональной встряски работа с геймификацией в CleverStaff становится на 18,6% эффективнее, и в перерасчете на год вы экономите  до 2,5 рабочих месяцев. Этот факт подтверждает наше исследование.

Следовательно, приглашаем пользоваться всеми преимуществами CleverStaff! Если какие-то  моменты будут недостаточно понятны — наши клиент-менеджеры всегда на страже, сразу спрашивайте здесь: bizdev@cleverstaff.net

Желаем вам приятной и результативной работы!