Автоматизация рекрутинга: что учитывать при выборе софта

На поиск релевантных кандидатов рекрутеры тратят уйму времени и усилий. Вместе с тем, хорошие специалисты на рынке долго не задерживаются, досадная заминка – и кандидат пропал с “радаров”. В свою очередь, автоматизация подбора персонала обеспечивает рекрутерам, сорсерам и HR комфортный тыл, ускоряя этапы, упорядочивая процесс и ограждая от рутины. Ну а в освободившееся время рекрутер концентрируется на главном, успевает больше и ангажирует лучших. Как – давайте разбираться.
Ежедневно перед рекрутером или сорсером встает много операционки, которая циклично повторяется при найме на любую позицию: размещение вакансии, переписка с кандидатами, назначение интервью, формирование базы резюме и т.д. Многие стараются оптимизировать процесс, особенно когда поиски нужного специалиста затягиваются, а сроки поджимают. Над подобными задачами задумывается и топ-менеджмент, если нехватка профессионалов сказывается на финансовых показателях. Невозможность вовремя начать проект, срыв дедлайнов, потери в качестве продукта/услуг, ущерб репутации компании – все это следствие неукомплектованности команды. И, как правило, вся эта проблематика и недовольство стекается прямиком в отдел рекрутинга/HR – вместе с упреками касательно «плохо организованной работы» по поиску и найму.
Нередко в этот цикл вклинивается и чисто «человеческий фактор»: рекрутер что-то забыл, не занес данные в базу, не позвонил вовремя кандидату, ошибся с электронкой… В «запаре» может случиться всякое. В итоге имеем противоречивую ситуацию: с одной стороны – в поте лица ищем сотрудника, с другой – теряем его «по неосторожности», что в нынешних реалиях рынка крайне опрометчиво.

Постоянно общаясь с рекрутерами, разработчики CleverStaff знают об их болевых точках. Для большинства из них автоматизация – это синоним хорошо работающей базы данных, интеграция с job-сайтами, автодобавление кандидата и отслеживание его статуса, планирование собеседований и многое другое. Есть также и пул мифов-страхов, которыми уже порядком «обросла» эта тема. Приводим наиболее распространенные.

Тест: кому реально нужна ATS для рекрутинга?

Скорость и эффективность – вот основные критерии, по которым сегодня оценивают работу рекрутера. И их действительно можно ощутимо улучшить при помощи качественных цифровых решений. Но прежде, чем задаваться вопросом о приобретении софта, нужно понять нужды бизнеса. С высокой вероятностью, автоматизировать процесс необходимо, если

1. В компании не настроены этапы рекрутинга. Каждая вакансия может иметь свою воронку найма, которую нужно соблюдать. Рекрутер не всегда может вовремя выслать уведомление или проследить за ответом. Автоматизация упорядочит процесс, чтобы кандидат двигался по четко выстроенной структуре найма.
2. Хочется искать больше и эффективнее. Кандидатов много, а рекрутер может быть всего один или два. И ему крайне важно не только искать людей и закрывать вакансии, но и планировать встречи и собеседования.
3. Нет базы кандидатов. Без ее создания усилия рекрутера напрасны, а оперативный найм малоэффективен. Ведь даже пассивные, «спящие» кандидаты, по данным LinkedIn, в 87% случаев могут рассмотреть интересное предложение. Поэтому автоматизированный сбор и хранение информации – must have.
4. Хочется находить лучших людей быстрее. Талантливый специалист «по рынку вакансий» ходит в среднем 10 дней. За это время нужно успеть пообщаться с ним и понять, подходит ли он – предварительно. Иными словами, важно каждое касание – письмо, звонок, беседа. Все это облегчает CRM для рекрутинга.
5. Важно экономить ресурсы – и временные, и финансовые, видеть эффект и понимать практическую выгоду от использования ПО.

В ответ на эти вполне обоснованные запросы разработчики систем для рекрутинга предлагают свои решения, автоматизирующие и ускоряющие этапы подбора персонала. Какой из них отдать предпочтение, рекрутеры и HRD, как правило, решают коллегиально, тестируя и сравнивая.
Так, Александр Злобенко, HR Generalist, MaxBill и преподаватель курса HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy, полагает, что автоматизация должна ускорять работу, убирая или минимизируя рутинные операции, такие как добавление кандидатов в базу, создание и публикация вакансий, организация собеседований с дальнейшим сбором обратной связи и т. д.
«Как результат, процесс найма должен функционировать в отдельной экосистеме, которая будет прозрачной для всех участников. Софт должен дополнять существующие процессы. Если софт идет в разрез или требует кардинальных изменений, то следует поискать аналоги, другие сервисы для рекрутинга или попробовать самостоятельно найти временное решение с бесплатными инструментами рекрутинга», – говорит Александр.
В свою очередь, Марина Стягайло, Chief Executive Officer, Akkerman-Engineering & Software и преподаватель курса HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy называет «плюсы», которых стало заметно больше после того, как была внедрена программа для рекрутинга.
«Благодаря этому значительно улучшилась коммуникация с Team Lead / Project Manager – при составлении заявки, описания необходимых Hard и Soft скиллов, – отмечает Марина. – За секунды переносим резюме кандидатов в базу, есть возможность искать их в своей базе по множеству критериев, моментально находить историю общения с соискателем. Также всегда под рукой статистика – например, сколько соискателей и по каким причинам было отклонено и сколько и по каким причинам отказались сами”.
С помощью специализированного ПО легко настроить статус для кандидата, отследить этапы, продемонстрировать прозрачность подбора заказчику. Значительно сокращается время на сбор резюме, отправку шаблонных писем, организацию интервью, получение фидбека от Team Lead / Project Manager и т. д. “Таким образом, автоматизация помогает компании экономить время и деньги, влиять на успешный найм и «не сливать бюджеты» впустую”, – акцентирует Марина Стягайло.
Тем не менее, при анализе разных систем всегда есть место определенному набору опций, на наличие которых стоит обращать внимание. Разберем их на примере CleverStaff.

Конкурентные преимущества CleverStaff: особенности и нюансы

Разработчики CleverStaff реализовали в системе весь комплекс инструментов для рекрутера или сорсера, которые помогают быстро и четко продвигаться по этапам найма, чем существенно облегчают работу по закрытию вакансий.
В числе практических возможностей CleverStaff:

• Интеграции. CleverStaff синхронизируется с сайтами размещения вакансий, LinkedIn, с сервисами электронной почты.
• Добавление соискателей в 1 клик. Система  позволяет быстро сформировать базу претендентов на вакансию, добавляя резюме в 1 клик.
• Генерация отчетов. Информация о кандидатах из вашей базы данных преобразуется в подробный отчет. Уже через 5 секунд вы сможете предоставить готовый отчет клиентам или руководителю.
• Рекомендации. CleverStaff автоматически анализирует резюме по заданным критериям и предоставляет рекрутеру/HR рекомендации по тем из них, которые наиболее соответствуют требованиям.
• Форма писем. В системе есть типовые формы писем, которые можно использовать для рассылки кандидатам на должность, экономя время.
• Интеграция баз. В программе для подбора персонала предусмотрены функции экспорта и импорта готовых баз, что позволяет использовать для поиска и сформированные базы соискателей.
• Парсинг резюме. CleverStaff позволяет провести сбор резюме по заданным критериям и сформировать базу с нуля в кратчайшие сроки.

Кроме того, софт предусматривает кастомизацию: в сервисе есть четыре типа кастомных полей, настройка этапов для вакансий, собственные источники кандидатов и т.д.
Интеграция с джоб-сайтами, почтой и соцсетями дает также возможность осуществлять публикацию вакансии на топовых платформах прямо из CleverStaff в один клик.
В этой системе рекрутер и заказчик могут работать вместе, не сохраняя «массивы» переписок и файлов у себя в почте. В тоже время, рекрутер может вести переписку с кандидатом прямо из системы.
Начиная работу в CleverStaff, рекрутер словно садится за смарт-стол, где под рукой есть все необходимое – разделы-вкладки «Органайзер», «Вакансии», «Кандидаты», «Заказчики», «Аккаунт», «Отчеты». Система раскладывают задачи и рабочий день рекрутера «по полочкам» и «папочкам», позволяя держать в фокусе максимальное количество задач и освобождая от рутины.
Важно! ПО CleverStaff – одно из немногих, имеющих серверную и облачную версии. В числе плюсов – высокая безопасность данных, широкие возможности по кастомизации и адаптации системы под нужды конкретного заказчика.
И что очень важно: особенная ценность использования такого софта заключается не только в замене рутинных процедур автоматическими операциями. Речь идет о смещении акцентов на более интеллектуальные задачи и внедрение новых принципов организации подбора персонала.
Можно долго рассуждать о возможностях разных систем, но вопрос «А стоит ли внедрять? – уже в большей степени риторический. С помощью ATS можно экономить. Например, до 10 рабочих недель рекрутера в год. Как? В CleverStaff рассчитали экономическую эффективность и ROI от использования ПО, основываясь на собственной 2-летней аналитике. О том, что же дает автоматизация рекрутинга – в деньгах, времени и ROI – читайте здесь.
Начните автоматизировать рекрутинг с бесплатной пробной версией CleverStaff.