Онбординг и адаптация персонала
Онбординг – это структурированный процесс знакомства нового сотрудника с компанией, командой, корпоративной культурой и должностными обязанностями. Что такое онбординг простыми словами? Это система действий, которая помогает новичку быстро понять, как работает компания, какие правила существуют в коллективе, какие задачи стоят перед ним, к кому обращаться по тем или иным вопросам.
В HR-практике, отвечая на вопрос, что такое онбординг, часто используют формулировку “процесс интеграции сотрудника в компанию”. Он начинается с первого контакта после принятия оффера и продолжается до момента, когда работник полностью включается в рабочие процессы.
Онбординг необходим как для специалистов, только пришедших работать в компанию, так и для сотрудников, которые были повышены в должности.
Разница между онбордингом и адаптацией
Принципиально важно различать два понятия: онбординг и адаптацию персонала. Онбординг – это система, организуемая компанией. Адаптация – успешный результат этого процесса.
Иными словами, онбординг – это сумма мероприятий, обучения и поддержки, в то же время адаптация – это состояние, когда сотрудник уже полностью интегрирован в работу и демонстрирует первые достижения. Таким образом, правильно организованный онбординг сотрудников помогает быстрее достичь полной адаптации.
Есть два основных вида адаптации персонала. Первичная – предназначена для работников, не имеющих опыта профессиональной деятельности, и молодых выпускников вузов. Вторичная – необходима для специалистов в своей области, которые были повышены в должности или пришли извне, но имеют опыт работы. В каждом отдельном случае нужен свой план адаптации и конкретные меры, которые помогут сотруднику быстрее влиться в жизнь организации.
Почему онбординг персонала важен
Онбординг сотрудников позволяет добиться нескольких важных целей. Среди них:
Снижение расходов по вводу сотрудника в рабочий процесс. Посредством адаптации работник быстрее понимает, что от него требуется и как выполнить поставленные задачи, поэтому эффективно работать станет быстрее;
Снижение неопределенности среди новичков. Люди, только что вступившие в должность, часто теряются в коллективе, не знают, к кому обратиться за помощью и что делать в сложной ситуации. Правильный onboarding помогает быстрее понять структуру организации.
Снижение текучести кадров. Исследования показывают, что компании с эффективным онбордингом имеют значительно более низкий уровень увольнений в первые месяцы работы.
Экономия времени работников. Человек, еще не вошедший в курс дела, вынужден обращаться за помощью, тем самым отбирая время других людей. Грамотно проведенные мероприятия позволят сотруднику быстрее понять все особенности работы и не отвлекать коллег. Когда онбординг организован правильно, новичок меньше отвлекает коллег от их задач.
Кроме того, онбординг новых сотрудников развивает положительное отношение к работе, и у специалистов появляется дополнительная мотивация выполнять поставленные задачи быстро и качественно.
Pre-onboarding – подготовка к первому рабочему дню
Современные HR-практики показывают, что pre-onboarding начинается еще до первого рабочего дня. Это период между принятием кандидатом офера и стартом работы. В это время HR может отправить приветственное письмо, рассказать о компании, поделиться планом первого дня, создать доступ к рабочим системам. Такой подход позволяет сделать онбординг сотрудников более комфортным и значительно минимизирует стресс у нового работника.
Этапы онбординга
Всего выделяют 4 основных этапа онбординга сотрудников. Рассмотрим каждый из них более подробно.
- Оценка готовности сотрудника. Фактически это предварительный этап, проводимый сразу после приема на работу. Задача состоит в том, чтобы выяснить, приходилось ли новому сотруднику работать в таких условиях, работал ли он по такой схеме организации труда, которая действует в компании. Обратите внимание, что оценка подготовленности не имеет отношения к профессиональному опыту.
- Ориентация. Необходимо, чтобы сотрудник понял порядок работы, структуру компании, внутренние правила, традиции, корпоративные ценности. На этом этапе специалиста представляют коллективу. В некоторых компаниях принято проводить знакомство в неформальной обстановке. Этот этап необходимо провести в первые 5-10 рабочих дней нового сотрудника.
- Действенная ориентация. Практическая часть: все знания, которые были даны работнику на прошлом этапе, необходимо применить на практике и оказать необходимую помощь. В данном случае нужно убедиться, что специалист все усвоил, принял правила компании, освоился в коллективе и т.д.
- Функционирование. Финальный этап, при котором сотрудник уже полностью погружается в работу и нуждается в минимальной помощи.
Модель 5C в процессе онбординга
В современных HR-процессах активно используется модель 5C, помогающая системно организовать онбординг персонала. Она состоит из пяти ключевых элементов:
- Compliance – формальности и документы.
- Clarification – четкое объяснение роли сотрудника.
- Confidence – формирование уверенности в своих силах.
- Connection – установка связей в команде.
- Culture – знакомство с корпоративной культурой.
Использование этой модели помогает HR-отделу создать структурированный onboarding-процесс.
Роль buddy в процессе онбординга
Во многих современных компаниях используется практика buddy или наставника.
Buddy – это сотрудник компании, помогающий новичку освоиться в первые недели работы. Он не руководитель, но помогает понять неформальные правила компании.
Основные задачи buddy – помощь в адаптации в коллективе, ответы на неформальные вопросы, знакомство с внутренними процессами. Такой подход значительно улучшает онбординг сотрудников, особенно в больших командах.
Онбординг в IT
Особо важную роль играет онбординг в IT-компаниях. Из-за сложности процессов и большого количества технических инструментов новые сотрудники могут тратить много времени на адаптацию. Поэтому онбординг в IT часто включает техническое обучение, доступ к внутренним системам, работу с наставником, интеграцию в команду разработчиков. Правильно организованный онбординг в технологических компаниях помогает быстрее включить специалиста в работу над проектами.
Чек-лист онбординга
Чтобы онбординг сотрудников проходил эффективно, HR-специалисты часто используют чек-лист.
- К первому рабочему дню hr-менеджеру нужно подготовить документы, создать доступы к системам, отправить информацию о компании. Руководителю – подготовить первые задачи и составить план работы. Buddy – представить новичка команде, ответить на первые вопросы.
- Первый день: обычно это знакомство с коллективом, экскурсия по офису, презентация компании.
- Первая неделя: обучение процессам, выполнение первых задач, регулярная обратная связь.
- Первый месяц: оценка прогресса, корректировка целей, план развития сотрудника.
Такой чек-лист онбординга помогает системно организовать процесс интеграции нового работника.
Автоматизация онбординга
Современные HR-команды активно автоматизируют онбординг персонала с помощью HRM-систем и ATS. Такие инструменты позволяют автоматически посылать письма новым сотрудникам, создавать задания для HR, контролировать процесс, хранить данные сотрудников. Автоматизация значительно упрощает онбординг сотрудников и позволяет команде HR уделять больше внимания коммуникации с людьми.
Адаптация. Каков план?
Для того чтобы каждый новый сотрудник быстро вливался в коллектив и начинал эффективно работать, рекомендуется иметь общий план адаптации персонала. Эта работа требует комплексного подхода, одного или двух меропроприятий будет недостаточно. Правильно организованный план позволяет развивать сразу два вида мотивации у сотрудников – экономическую и нематериальную.
С финансовой мотивацией все достаточно понятно. Правильно подобранные методы адаптации персонала помогают специалисту работать с большей продуктивностью.
Одной из целей адаптации персонала есть и нематериальная мотивация. Многие специалисты приходят на работу не только чтобы получить деньги, но и чтобы расти, развиваться в профессиональном плане. Ценности сотрудников должны совпадать с корпоративными. В таком случае работа будет максимально эффективна.
Существует множество методов адаптации, использование которых оправдано в разных сферах бизнеса и для кадров с разным уровнем профессиональных знаний. Ниже предлагаем примеры наиболее универсальной интеграции сотрудника в коллектив и работу компании.
Тренинги
Специалист может работать продуктивно только тогда, когда понимает все правила и особенности поставленных перед ним задач. Для ускорения процесса используются тренинги. Сотруднику поясняют, что от него требуется, как выполнить поставленную задачу, что делать при возникновении внештатной ситуации. При этом тренинги рекомендуется проводить не только в теоретической, но и практической форме.
Контакт руководителя и новичка
Задача специалистов отдела адаптации состоит в том, чтобы проконтролировать, насколько успешно руководитель и сотрудник взаимодействуют между собой. Если начальник не доносит до подчиненного нужную информацию, то необходимо провести соответствующую работу. Также нужно следить за тем, чтобы новый специалист не стеснялся задавать вопросы и ответственно относился к поставленным задачам и замечаниям руководства.
Постепенное усложнение задач
Новичкам рекомендуется усложнять задачу постепенно. Начинать необходимо с простого и контролировать, как работник справляется с задачами. Далее можно ставить более сложные задачи. Так сотрудник плавно вольется в рабочий процесс.
Общественные поручения
Новым специалистам можно доверить задачи, позволяющие им быстро познакомиться с коллективом. Если адаптации в рабочем круге не произойдет, сотрудник может оказаться в стороне от коллег.
Тимбилдинг
Еще один способ ускорить вливание новичка в коллектив. Пример адаптации персонала таким способом – выезд на природу или прохождение квеста по всему отделу. Тимбилдинг – это отличный вариант для совместного времяпровождения, который позволит сотруднику быстрее освоиться в коллективе, и поднимет настроение всем работникам отдела.
Корпоративный PR
Крайне важно, чтобы все сотрудники понимали и делили ценности компании. При этом поможет программа корпоративного PR – в глазах нового специалиста организация должна стать надежным работодателем, где важен каждый сотрудник.
Онбординг и оффбординг
Если онбординг – это процесс вхождения сотрудника в компанию, то оффбординг – это процесс корректного завершения сотрудничества.
Оффбординг включает в себя передачу дел, закрытие доступов к системам, exit-интервью, сохранение контактов с бывшими сотрудниками. Если он правильно организован – это помогает поддерживать положительный имидж работодателя.
Выводы
Изменения в штате компаний происходят регулярно. Кто-то увольняется, кто-то приходит на вакантное место. Часто новому специалисту может быть трудно приспособиться к уже сформированному коллективу, а также привыкнуть к новым требованиям. Поэтому на рабочих местах возникают конфликты, а производительность нового работника низкая, пока он не адаптируется к новому месту. Чтобы таких проблем не возникало, производится онбординг персонала.
Онбординг персонала – процесс ознакомления сотрудников с условиями и правилами работы в организации, а также помощь в интеграции работника в коллектив. Он необходим как для специалистов, только пришедших работать в компанию, так и для сотрудников, которые были повышены в должности.
При назначении на новую должность работнику необходимо привыкнуть к новой среде и требованиям, поэтому онбординг нельзя упускать из виду. Это немаловажный элемент современного HR-менеджмента. Правильно организованный онбординг сотрудников помогает новичкам быстрее адаптироваться, повышает их производительность и снижает риск раннего увольнения.
Современный онбординг включает в себя pre-onboarding, модель 5C, поддержку наставника, чек-листы, автоматизацию HR-процессов. Если компания уделяет достаточно внимания этому процессу, сотрудники быстрее интегрируются в работу, чувствуют себя частью команды и готовы развиваться вместе с компанией.