Współpraca rekrutera i hiring menedżera – klucz do udanej rekrutacji

Współpraca rekrutera i hiring menedżera bywa wyzwaniem. Nierzadko pojawiają się trudności w komunikacji i wypracowaniu wspólnego celu. W niniejszym artykule podpowiadamy, jak zbudować efektywną współpracę, minimalizując ryzyko błędnych decyzji rekrutacyjnych. O skutecznych strategiach współpracy opowiada Switłana Majboroda, Group Team Leader Smart Solutions.

Wzajemne zrozumienie – fundament efektywnej rekrutacji

Efektywna rekrutacja opiera się na wzajemnym zrozumieniu i komunikacji między rekruterem, a hiring menedżerem. W firmach o niskiej płynności kadr, hiring menedżerom w prowadzeniu skutecznej rekrutacji często brakuje doświadczenia. W takiej sytuacji rekruter staje się niezbędnym wsparciem i źródłem wiedzy o rynku pracy.

Pierwsze kroki – definiowanie roli i analiza potencjału wewnętrznego

Na początku współpracy, rekruter i hiring menedżer powinni wspólnie zdefiniować swoje role, określić obowiązki i stworzyć precyzyjny opis stanowiska. Warto również rozważyć potencjał obecnych pracowników. Rekrutacja wewnętrzna pozwala szybciej obsadzić stanowisko. Zaletą rekrutacji wewnętrznej jest szybsza adaptacja kandydata i mniejsze ryzyko błędnej decyzji, ponieważ znamy jego mocne strony i obszary do rozwoju. Kolejnym krokiem jest zidentyfikowanie firm, w których można znaleźć potencjalnych kandydatów. Hiring menedżer, dzięki swojej znajomości branży, może wzbogacić tą listę.

Precyzyjny opis stanowiska – klucz do skutecznej rekrutacji

Jasno określone wymagania w opisie stanowiska umożliwiają skuteczne targetowanie procesu rekrutacji. Zbyt ogólny opis zwiększa ryzyko długotrwałego poszukiwania odpowiedniego kandydata. Rekruter, opierając się na swoim doświadczeniu, powinien doradzać hiring menedżerowi w kwestii profilu idealnego kandydata.

Rekruter – partner w procesie rekrutacji

W procesie rekrutacji, rekruter powinien być traktowany jako partner, a nie tylko jako osoba odpowiedzialna za organizację spotkań. Zarówno rekruter jak i hiring menedżer, zawsze  powinni być dokładnie przygotowani do rozmowy kwalifikacyjnej. Spotkanie z hiring menedżerem jako potencjalnym przełożonym, ma kluczowe znaczenie dla decyzji kandydata, nawet jeśli firma cieszy się dobrą reputacją. Niestety, często zdarza się, że hiring menedżerowie nie przygotowują się do rozmowy, nie zapoznają się z CV kandydata, mylą jego imię, nie znają jego osiągnięć lub proponują rozpoczęcie rozmowy od streszczenia całej wcześniejszej kariery. Takie zachowanie może zniechęcić kandydata i negatywnie wpłynąć na wizerunek  firmy.

Mity rekrutacji

Zdarza się, iż menedżerowie błędnie zakładają, że rynek kandydatów jest na tyle duży by z łatwością znaleźć na nim idealnego pracownika. Co więcej, w ich mniemaniu, osoby poszukujące pracy oczekują właśnie tego stanowiska, które akurat jest do obsadzenia.  Przyczyną tego jest często brak doświadczenia. Menedżerowie, zwłaszcza w dużych, międzynarodowych firmach, przyzwyczajeni są do łatwego rekrutowania. Jeszcze nie tak dawno kandydatów przyciągały atrakcyjne warunki pracy. Dziś rynek się zmienił, brakuje chętnych do pracy, a ludzie niechętnie opuszczają stabilne posady. Znalezienie odpowiedniego kandydata już na początku rekrutacji to rzadkość, a nie reguła. Nie warto czekać na “ideał”, który po prostu może nie istnieć.

Kandydaci bywają odrzucani nie tylko z powodu braku umiejętności, ale też z bardziej subiektywnych przyczyn, takich jak:

• „kandydat ma niski poziom emocjonalny”,
• „nie jest patriotą, bo wyjechał za granicę i nie ma konkretnych planów powrotu”.

Nie wspominając już o mało profesjonalnych opiniach w stylu: „nie było chemii”, „nie pasowaliśmy pod względem wibracji” czy „nie ma błysku w oczach”.

Nowa rzeczywistość rynku pracy

W Ukrainie rynek pracy trwale zmieniła wojna. Kandydaci skarżą się na zmęczenie związane z poszukiwaniem pracy i niekończącymi się zadaniami testowymi, które często nie prowadzą do zatrudnienia. Pracodawcy odczuwają brak aplikujących i stres związany z długim procesem zamykania wakatów. Posiadane przez rekruterów bazy danych często są nieaktualne, ponieważ wielu potencjalnych pracowników wyjechało za granicę.

Chociaż pracodawcy przyzwyczaili się już do hybrydowego modelu pracy, większość z nich wciąż nie jest gotowa na współpracę wyłącznie zdalną. I to nawet wtedy, kiedy taka współpraca mogłaby zaowocować wieloma pozytywnymi skutkami. W efekcie lista specjalistów, którym można zaproponować posadę, znacząco się skróciła i ta tendencja wciąż się utrzymuje. Zdarza się, że stanowisko pozostaje otwarte przez 3–6 miesięcy, a nawet rok. Praca jest wtedy rozdzielana pomiędzy obecnych pracowników, co prowadzi do nadgodzin, wypalenia zawodowego, a nawet rezygnacji z pracy.

Coraz częściej obserwuje się przypadki zmiany zawodu. Nie chodzi tu o przejście do IT, ale np. o zmianę z copywritera na pracownika w branży produkcyjnej. Warto to uwzględnić.

Co dalej?

Tendencje na rynku wskazują na pogłębiający się brak kandydatów. W maju i czerwcu 2024 roku, na ukraińskim rynku pracy zaobserwowano anomalię: stosunek liczby ofert pracy do CV na portalach rekrutacyjnych wynosił krytyczne 1:1. Wcześniej CV zawsze przeważały – przed wojną było to około 2 CV na ofertę. Po rozpoczęciu wojny liczba ofert znacząco spadła, osiągając nawet 11 CV na jedną ofertę.

Rywalizacja o pracowników będzie się zaostrzać. Odczuwające brak personelu firmy, rozszerzają zakres obowiązków na już zatrudnione kadry, a dla zatrzymania specjalistów szukają sposobów na podniesienie wynagrodzeń. Natomiast rekruterom coraz trudniej jest obsadzać wolne stanowiska, i to niezależnie od poziomu i zakresu wymogów. Jednym z ich głównych zadań staje się więc systematyczne informowanie firm o sytuacji na rynku pracy i hamowanie wygórowanych oczekiwań i uprzedzeń.

Elastyczność i kompromisy

Nawet jeśli określony kandydat nie spełnia w pełni wymagań, lecz, zmotywowany do pracy w konkretnej firmie i zainteresowany współpracą, jest gotów się uczyć, logicznym wydaje się zainwestowanie czasu w jego szkolenie i zatrudnienie, zamiast kontynuowanie bezowocnych  poszukiwań lepszego kandydata.

Współczesny rynek pracy cechuje elastyczność w procesie rekrutacji i poszukiwanie kompromisowych rozwiązań. Menedżerowie chętniej angażują się we wsparcie mniej doświadczonych kandydatów, osób zmieniających zawód, a także starszych pracowników i weteranów. Wsparcie i aktywne zaangażowanie w proces adaptacji nowych pracowników, to kluczowe trendy.

Niekiedy, po długich poszukiwaniach, menedżer decyduje się wrócić do kandydata, któremu wcześniej odmówiono. Taki kandydat nie zawsze jest jednak gotowy na dalszą współpracę, dlatego warto już na wstępie dokładnie przemyśleć powody odrzucenia i pozostawać z kandydatami w kontakcie – na wypadek zmiany warunków poszukiwań. By rozważyć szerszą pulę kandydatów, można też poświęcić więcej czasu na dokładniejszy feedback. 

Dlaczego zachowanie równowagi jest tak ważne

Rekruter powinien równoważyć potrzeby menedżera HR i kandydatów, odpowiednio reagując na oczekiwania obu stron, udzielając szybkiej informacji zwrotnej oraz wspierając postępy procesu rekrutacyjnego. Powinien również, w miarę konieczności, modyfikować wymagania rekrutacyjne. Z jednej strony powinien reprezentować interesy kandydata, z drugiej zaś zapobiegać zatrudnieniu nieodpowiednich lub „toksycznych” kandydatów, co mogłoby prowadzić do utraty członków obecnego zespołu.

Niekiedy kluczową rolę odgrywają umiejętności miękkie, które, w porównaniu z umiejętnościami twardymi,  trudniej zdobyć lub zmienić. 

Współczesny kandydat ma większy wpływ na proces rekrutacji: wybiera oferty i często akceptuje kontroferty od obecnego pracodawcy. Dlatego utrzymanie zespołu jest dziś jednym z najważniejszych procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Co może pomóc rekruterom i menedżerom HR

Wypełnienie luk kadrowych wymaga od firm elastyczności i gotowości na zmiany. W takich warunkach bardzo ważne jest tworzenie środowiska inkluzywnego, otwartego na pracę zdalną, a także zaangażowanie menedżerów w adaptację i szkolenie nowych pracowników. Warto również rozważyć zatrudnianie kandydatów z nadmiernymi kwalifikacjami i starszego personelu.

Podczas rozmów kwalifikacyjnych, pytania osobiste niezwiązane z działalnością zawodową powinny zostać wyeliminowane, ponieważ mogą odstraszyć kandydata.

Proces rekrutacyjny powinien być jasny, przejrzysty i określony czasowo. Kandydat buduje swoją opinię o firmie już od pierwszego kontaktu z rekruterem, dlatego ważna jest odpowiednia komunikacja i terminowy feedback. Warto zauważyć, że zapytania czy opisy ofert pracy w języku rosyjskim, są obecnie niedopuszczalnym faux pas (to samo dotyczy kandydatów przesyłających swoje CV w języku rosyjskim).

Pracodawca (w tym rekruter i menedżer HR), przez odrzuceniem kandydata powinien dwa razy się zastanowić, krytycznie przemyśleć powody odrzucenia i utrzymać ciągły kontakt z kandydatem, na wypadek otwarcia innych stanowisk w firmie.

To proste kroki, które mogą zapobiec błędnym decyzjom i stworzyć podstawy do przyszłej współpracy.