Wandify, Voithos AI, AlphaSMS i inne integracje: co zmieniło się w CleverStaff

Pierwsze miesiące 2025 roku były okresem wzmożonej aktywności producenta oprogramowania CleverStaff, który wprowadził kilka nowych integracji mających na celu usprawnienie i przyspieszenie realizacji codziennych zadań rekruterów oraz sourcerów. Poniżej przedstawiamy opis najważniejszych zaimplementowanych zmian i funkcjonalności ☺

Integracja z Wandify

Dane kandydatów charakteryzują się dużą dynamiką. Zmiana miejsca zatrudnienia przez specjalistów pociąga za sobą modyfikacje ich profili zawodowych, które obejmują doświadczenie, umiejętności, dane kontaktowe oraz inne kluczowe informacje. W konsekwencji bazy danych kandydatów szybko się dezaktualizują, co grozi utratą kontaktu z wartościowymi specjalistami. Aby zminimalizować czasochłonność ręcznej aktualizacji danych i zapewnić użytkownikom systemu CleverStaff dostęp do aktualnych informacji, producent oprogramowania, we współpracy z serwisem Wandify, wdrożył dedykowaną integrację.

Wandify to zewnętrzna baza profili kandydatów, zawierająca aktualne dane kontaktowe, informacje o doświadczeniu, umiejętnościach zawodowych i osiągnięciach, a także inne istotne dane. Serwis ten wspiera rekruterów w szybkim wyszukiwaniu odpowiednich specjalistów i umożliwia pracę z aktualnymi danymi, eliminując konieczność ich ręcznej aktualizacji.

Integracja z systemem CleverStaff pozwala rekruterom poszerzyć zakres wyszukiwań o kandydatów z bazy Wandify, automatycznie aktualizować dane we własnej bazie oraz eksportować profile bezpośrednio do CleverStaff. Rozwiązanie to ma na celu zwiększenie efektywności i skrócenie czasu procesów rekrutacyjnych. Na temat ustawień tej integracji dokładnie napisaliśmy tutaj.

Rola modułu Voithos AI w optymalizacji procesów selekcji kandydatów 

W sytuacjach, gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące doświadczenia lub umiejętności kandydata, bądź gdy w profilu brakuje istotnych informacji, moduł Voithos AI, który  wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji, sugeruje kwestie wymagające wyjaśnienia przed rozmową kwalifikacyjną lub na jej wstępnym etapie. Moduł ten analizuje wymagania określone dla danego stanowiska oraz profil kandydata, oceniając stopień ich wzajemnego dopasowania i identyfikując obszary doświadczenia wymagające weryfikacji lub doprecyzowania.

Moduł Voithos AI umożliwia rozpoznawanie wymagań zawartych w opisie stanowiska, co pozwala na ich uwzględnienie w procesie rekomendowania kandydatów oraz generowania sugestii dotyczących dodatkowych pytań lub obszarów do weryfikacji. Funkcjonalność ta jest zintegrowana z modułem „Automatyczny dobór” oraz dostępna na etapach procesu rekrutacyjnego określanych jako „Opinie” i „Znalezieni”.

Według deklaracji producenta, omawiana aktualizacja przyczynia się do bardziej efektywnej selekcji kandydatów oraz uproszczenia procesu przygotowania do rozmów kwalifikacyjnych. Przeprowadzone testy A/B wykazały, że użytkownicy korzystający ze zaktualizowanego modułu Voithos AI odnotowali wzrost liczby zatrudnień o 4,8% w porównaniu do grupy kontrolnej. Wynik ten osiągnięto przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych o 2,5%. Sugeruje to, że preselekcja kandydatów staje się bardziej precyzyjna, co prowadzi do kierowania na rozmowy kwalifikacyjne mniejszej liczby, lecz lepiej dopasowanych osób, a w efekcie do oszczędności czasu i przyspieszenia finalizacji procesów rekrutacyjnych.

Należy zaznaczyć, że wskazany wzrost o 4,8% stanowił, według informacji producenta, uzupełnienie wcześniejszego wzrostu efektywności o 13,6%, uzyskanego dzięki poprzedniej wersji modułu Voithos AI. Sumarycznie, według tych danych, Voithos AI przyczynia się do zwiększenia liczby zatrudnień o niesamowite 18,4% ☺. 

Integracja CleverStaff z AlphaSMS

Na początku 2025 roku w systemie CleverStaff zaimplementowano integrację z serwisem AlphaSMS, przeznaczonym do masowej wysyłki wiadomości SMS. Użytkownicy systemu CleverStaff, posiadający aktywne konto w AlphaSMS, uzyskali możliwość wysyłania wiadomości tekstowych z istotnymi informacjami do kandydatów bezpośrednio z interfejsu aplikacji. Szczegóły techniczne integracji i konfiguracji opisano tutaj.

Integracja ta obejmuje funkcjonalność tworzenia dedykowanych szablonów wiadomości SMS w systemie CleverStaff, a także opcję wysyłki komunikatów do pojedynczych kandydatów (na jeden lub kilka przypisanych numerów telefonów) oraz do zdefiniowanych grup odbiorców. System pozwala również na konfigurację automatycznej wysyłki wiadomości SMS, np. w przypadku zmiany statusu kandydata na określonym etapie procesu rekrutacyjnego.

Inne wybrane aktualizacje funkcjonalne systemu CleverStaff

Oprócz opisanych integracji, w analizowanym okresie w systemie CleverStaff wprowadzono również inne aktualizacje funkcjonalne. Do istotniejszych z nich należą:

• Rozszerzenie dostępu do komentarzy dla roli „Hiring Manager”. Użytkownicy systemu posiadający przypisaną rolę „Hiring Manager” uzyskali możliwość wglądu we wszystkie komentarze dotyczące profili w sekcjach „Kandydat” oraz „Klient”. Funkcjonalność ta jest szczególnie istotna w większych organizacjach, gdzie menedżerowie odpowiedzialni za zatrudnienie (Hiring Managers) aktywnie uczestniczą w procesie rekrutacji. Dotychczas użytkownicy z tą rolą mieli dostęp jedynie do komentarzy indywidualnie im udostępnionych przez użytkowników z innymi rolami, bez możliwości wglądu w notatki innych menedżerów. Dostęp do pełnej historii komentarzy możliwy jest poprzez ścieżkę nawigacyjną: Ustawienia → Ustawienia konta → Dodatkowo.

• Elastyczna konfiguracja Kart Ocen. Wprowadzono modyfikacje w module Kart Ocen, umożliwiające zdefiniowanie wybranych kryteriów oceny jako nieobowiązkowych. Opcja ta dostępna jest na etapie tworzenia oraz edycji szablonu Karty Ocen.

• Synchronizacja wydarzeń z kalendarzem Google: Rozbudowano funkcjonalność integracji z kalendarzem Google, dodając opcję duplikowania wydarzeń utworzonych w systemie CleverStaff do osobistego kalendarza użytkownika. Ułatwia to współdzielenie informacji o zaplanowanych działaniach rekrutacyjnych (np. rozmowach kwalifikacyjnych) z innymi członkami zespołu, pod warunkiem odpowiedniego skonfigurowania przez użytkownika ustawień dostępności jego osobistego kalendarza Google.

Spodziewamy się, że aktualizacje i nowe funkcje systemu CleverStaff przyczynią się do optymalizacji kluczowych etapów procesu rekrutacyjnego oraz zwiększą efektywność pracy każdego użytkownika naszej platformy.