Pierwszy rok z CleverStaff. Co się zmieniło w procesach biznesowych? Doświadczenie „Cytrusu”

O naszym kliencie

„Cytrus” to dobrze widoczny i rozpoznawalny detalista na rynku ukraińskim, w składzie którego znajduje się sieć złożona z ponad 71 sklepów i sklep internetowy ctrs.com.ua. Sklep jest autoryzowanym sprzedawcą ekskluzywnych marek Apple, Dyson i Realme. „Cytrus” działa w unikalnym dla Ukrainy formacie innowacyjnych centrów rozrywkowych o jasnym, nowoczesnym designie, powierzchnia wynosi do 2000 m².  Oferuje otwarty dostęp do towarów, interaktywne strefy rzeczywistości wirtualnej, transport elektryczny i urządzenia inteligentnego domu, przyjazny i kompetentny personel. To miejsce, gdzie zawsze jesteś mile widziany.

Grupa docelowa „Cytrusa” to aktywni, zaawansowani użytkownicy urządzeń i gadżetów, którzy są zainteresowani kupnem nowoczesnego sprzętu AGD: od słuchawek po laptopy, od dronów po elektryczne rowery, od grilla po robota odkurzającego, od pralki po lodówkę.

Sklep internetowy ctrs.com.ua pewnie utrzymuje się wśród liderów handlu internetowego na Ukrainie. Centralne biuro znajduje się w Odessie (dostępna wirtualna wycieczka). Firma rozwija własną sieć autoryzowanych serwisów. W takich serwisach jest wszystko, żeby skutecznie realizować nawet skomplikowane naprawy: wykwalifikowani pracownicy, dysponujący odpowiednimi dyplomami, oryginalne części. Wszystkie usługi firmy są objęte gwarancją.

Obecnie firma zatrudnia ponad 1300 pracowników.

Dział zarządzania personelem firmy liczy ponad 25 doświadczonych specjalistów, którzy zapewniają pełny cykl działań HR: rekrutację, adaptację, szkolenie i rozwój pracowników, zarządzanie wynagrodzeniami i KPI, administrację kadrową, wsparcie i rozwój kultury korporacyjnej i komunikacji.

Aktualnie dział prowadzi prace, zakrojone na dużą skalę, nad rekonfiguracją procesów biznesowych firmy. „Naszym celem jest być bardziej elastycznymi i mieć możliwość zatrudniania ludzi na niektóre stanowiska zdalnie, a także maksymalnie efektywnie organizować ich pracę”. – mówi Anastazja Moskalenko, Head of Recruitment „Cytrusa”. „Dlatego przede wszystkim jest potrzebna automatyzacja procesów pracy, a w szczególności – rekrutacji. To właśnie po to zwróciliśmy się do CleverStaff”.

Doświadczenie migracji na CleverStaff

Migracja z systemu EStaff została zrealizowana około roku temu, bez problemów i bardzo szybko, zajęło to dosłownie parę dni. Rekruterzy martwili się o zachowanie bazy kandydatów (w tamtym czasie było ich ponad 10 tys.), ale wszystko przebiegło dobrze. Również natychmiast została zrealizowana integracja z pocztą korporacyjną, job-portalami oraz LinkedIn.

Dalej, jak twierdzi Anastazja, rozpoczęła się trwała praca adaptacyjna, która przewidywała współpracę rekruterów i pracowników działu HR z systemem. Dla ułatwienia prac na tym etapie została opracowana wewnętrzna instrukcja z podstawowymi zasadami obsługi CleverStaff. Obecnie jest także bardzo pomocna dla nowych pracowników, którzy dołączają do zespołu HR. „Ta praca trwa też teraz – nie zatrzymujemy się, ale ciągle doskonalimy nasze procesy, badając możliwości CleverStaff”. – dzieli się doświadczeniem Anastazja.

Z pierwszego wrażenia – zespół od razu ucieszył wygodny i prosty interfejs, a także błyskawiczna reakcja wsparcia technicznego na zapytania albo prośby. To było bardzo miło usłyszeć, ponieważ większość rekruterów miała już doświadczenie w pracy z różnymi platformami, mogą więc to porównać i dzięki temu wiedzą, czego potrzebują.

Sporo wakatów? Niezbędna jest automatyzacja

Rekrutacja do „Cytrusa” jest realizowana w dwóch kierunkach:

• dobór do biura (rekrutacja wąskospecjalistyczna, stanowiska o różnym poziomie trudności i wymagań)
• dobór masowy do sieci detalicznej (sklepy, centra serwisowe, magazyny itp.).

Dział rekrutacji „Cytrusa” co miesiąc ma spore obciążenie: stanowi ono średnio od 150 do 170 wakatów, a czasami sięga nawet ilości 200. Na ten wskaźnik wpływa wiele czynników, w tym sezonowość. Gorący okres trwa od sierpnia do stycznia – to czas aktywnych sprzedaży i wysokiego ruchu (powrót do szkoły, Black Friday, Nowy Rok). Jest to również najczęstszy czas otwierania nowych sklepów. „W tych okresach potrzebujemy więcej personelu, dlatego aktywnie zwiększamy naszą załogę, wszystkie wskaźniki się podwajają”. – zaznacza Anastazja.

Ponadto firmie udało się osiągnąć liczbę wakatów sprzed wojny. Obecnie obciążenie jednego rekrutera liczy średnio 15-20 wakatów – jeśli chodzi o dobór masowy, natomiast 7 wakatów – jeśli chodzi o wyszukiwanie pracowników do biura. W każdym przypadku – to bardzo dużo osób. Dlatego, według Anastazji, dla firm z tak dużą liczbą stanowisk do obsadzenia, automatyzacja jest tematem aktualnym, ponieważ występuje potrzeba naprawdę systematycznego wykonywania pracy.

„Podam prosty przykład: jeśli jednocześnie masz w pracy 20 wakatów i nie używasz systemu, wieczorem możesz w zasadzie nie pamiętać, co mówiłeś rano do kandydata. Można nawet nie pamiętać, czy w ogóle z nim rozmawiałeś”. – śmieje się Anastazja.

Raporty – to terminowa diagnostyka

Po wprowadzeniu automatyzacji jednym z zadań kadry, która zajmuje się rekrutacją, było udoskonalenie analityki i sprawozdawczości działu. Anastazji podoba się, że w CleverStaff można otrzymać wygodne raporty dla każdego rekrutera i wakatu, a także, że występują dość elastyczne możliwości dostosowania dodatkowych wskaźników. W najbliższych planach jest współpraca z programistami w celu dostosowania sprawozdawczości pod rekrutacje masowe, specjalnie dla firmy.

„Wyniki zawsze są argumentowane konkretnymi liczbami. Zawsze mówię – dziewczyny, rozmawiajcie ze mną mową liczb. Tak powinno właśnie wyglądać dojrzałe podejście. W naszej branży bez liczb i faktów sprawiedliwa ocena efektywności danego rekrutera, zrozumienie zakresu pracy, który został wykonany, aby zamknąć wakat, jest po prostu niemożliwa. Na przykład, wchodzę i widzę, że osoba przeprowadziła 20 rozmów kwalifikacyjnych, widzę lejek, liczby. Czyli od razu otrzymuję obraz sytuacji bez dodatkowych rozmów. Szczególnie dotyczy to specjalistów zdalnych. Liczby mówią o tym, że osoba pracowała aktywnie i nie będę jej niepotrzebnie przeszkadzać. W ten sposób otrzymujemy dwa oczywiste plusy – oszczędzamy nawzajem czas, bo jest cenny i zachowujemy obiektywność i bezstronność w ocenie efektywności. Żadne inne dodatkowe trackery nie są potrzebne”.

Z kolei dzęki stop-listom można natychmiastowo stworzyć obraz sytuacji wraz z lejkiem, aby cały zbiór informacji był poprawnie przekazany do agencji, która natychmiast będzie mogła przystąpić do pracy. Oprogramowanie umożliwia też analizę efektywności źródeł wykorzystywanych w procesie poszukiwania fachowców i ich rekrutacji, jak również ustalenie tego, z których źródeł trafia najwięcej kandydatów.

„I to bardzo pomaga, gdy prowadzisz komunikację z popularnymi portalami z ofertami pracy: mam wszystkie liczby dotyczące konkretnie efektywności tych źródeł dla „Cytrusa” (w tym geograficznie) i trudno jest je podważyć. Nie zostaje już miejsca dla efemerycznych opowieści marketingowych”. – dzieli się swoimi obserwacjami Anastazja.

Jak nie otwierać wakatów „w kuchni”

Dział HR „Cytrusa” zautomatyzował proces składania wniosków o rekrutację i selekcję do biura, dostosowując możliwości roli Hiring manager w CleverStaff. Teraz managerowie działów, którzy inicjują zatrudnienie, składają wnioski przez system rekrutacyjny. System ten rejestruje datę, okres poszukiwań, model motywacyjny itp.

Anastazja mówi, że ten proces stał się dla wszystkich nowością, ale już przynosi swoje owoce. Większość managerów rekrutujących z niego korzysta. Przyzwyczaili się już do tego, że wszystko można śledzić – wystarczy wejść do systemu i zobaczyć, co dzieje się z wakatem: kandydatów, liczbę rozmów kwalifikacyjnych, cały lejek.

W firmie działa już nawet niepisana zasada: jeśli masz pytanie dotyczące wakatu – najpierw sprawdź w CleverStaff, a potem martw się rekruterem ☺. „I ponownie – to bardzo oszczędza czas na wszystkie wyjaśnienia, jest wygodne dla punktów kontroli i organizacji. Już nie ma otwierania wakatu gdzieś w kuchni albo na korytarzu ☺”. – mówi z uśmiechem Anastazja.

Z drugiej strony, CleverStaff to zawsze narzędzie do argumentacji pracy rekruterów. „Tu ponownie chodzi o liczby. Nie opowiadamy, że ja, powiedzmy, przeprowadziłam X rozmów kwalifikacyjnych – „mówi” za nas system, nasza baza dowodowa. Nie trzeba niczego wymyślać, wszystko jest maksymalnie przejrzyste dla wszystkich uczestników procesu”.

Gdy oprogramowanie do rekrutacji to rodzaj KPI 

Korzyści z automatyzacji są odczuwalne tylko wtedy, gdy użytkownicy pracują w CleverStaff na stałej podstawie i wprowadzają wszystkie nowe informacje w sposób terminowy i poprawny.

Według Anastazji, korzystanie z takiego programu do rekrutacji wiąże się z systematycznością w pracy,  a więc czasami dziwi się, dlaczego niektórzy z kolegów cieszą się z prowadzenia mnóstwa arkuszy Excel i licznych notatników, a terminowe wprowadzenie informacji do systemu po rozmowie kwalifikacyjnej uważają „za trudne”. Dlatego informacje w  „notatnikach” Anastazja nie uważa za wskaźnik efektywności. Jej zdaniem oprogramowanie to to, na co firma kieruje wysiłki i zasoby, aby zoptymalizować proces biznesowy w całości.

„Często zdarza się, że nawet dla najlepszych kandydatów zamiast 4 etapów rozmów kwalifikacyjnych, zostawiamy 2 – aby osoba nie musiała jeździć tam i z powrotem. Wychodzimy naprzeciw i optymalizujemy jej wysiłki i czas. Dlaczego to nie miałoby być użyteczną zasadą wewnątrz zespołu?”. – zastanawia się.  Dodaje: w „Cytrusie” oceniając rekruterów i HR-ców, kiedy ubiegają o lepsze stanowisko, oddzielnie oceniany jest punkt – “Obsługa CleverStaff”. Za niego, a dokładniej – za systematyczne podejście do pracy, jest wystawiona osobna ocena. 

Warto też zaznaczyć, że niektórym rekruterom bardzo spodobała się grywalizacja oprogramowania (przypomnijmy – system cyfryzuje wszystkie działania i osiągnięcia) i być może w perspektywie Anastazja zrealizuje pomysł nagradzania „zwycięzców”, którzy osiągnęli najlepsze wyniki w ciągu kwartału, możliwością uczestniczenia w jakimś ciekawym ekskluzywnym szkoleniu. Ogólnie, automatyzacja rekrutacji jest przez nią postrzegana jako część działalności projektowej, którą lubi się zajmować. „To odciąga od rekrutacji, rozwija wszechstronnie nasze umiejętności i nawet pomaga w walce z wypaleniem zawodowym. Automatyzacja rekrutacji jest związana również z marką HR, zmianą na lepsze procesów biznesowych. Wszystko trzeba robić nie dla siebie, ale dla czegoś”. – podsumowuje Anastazja.

Dziękujemy Anastazji za szczerą rozmowę i życzymy całemu zespołowi „Cytrusu” nowych sukcesów i osiągnięć!