Onboarding pracowników

Zmiany w zakresie personelu korporacji zachodzą często. Ktoś się zwalnia, ktoś inny jest zatrudniany na miejsce wakatowe. Często nowy specjalista ma trudności związane z przystosowywaniem się do ukształtowanego już zespołu, a także wobec nowych obowiązujących wymagań. W związku z tym w miejscach pracy nieraz dochodzi do konfliktów, a wydajność nowego pracownika bywa niska przed jego przystosowaniem się. Aby uniknąć występowania takich problemów, należy przeprowadzić proces integracji w zespole. Trzeba bardziej szczegółowo opowiedzieć na temat danego procesu i sposobu jego przeprowadzania, aby pracownik mógł szybko przyłączył się do zespołu zawodowego. Wyjaśnijmy teraz co to znaczy onboarding.

Co to jest wdrożenie nowego pracownika?

Co to jest onboarding? Onbording personelu – to proces zapoznawania się współpracowników z warunkami i obowiązującymi zasadami pracy w organizacji, a także udzielenie pomocy w zakresie integracji członka zespołu. Ten proces jest niezbędny zarówno dla pracowników, którzy dopiero zostali zatrudnieni, jak i dla specjalistów, którzy otrzymali awans zawodowy. W przypadku mianowania na nowe stanowisko pracownik powinien przyzwyczaić się do nowego środowiska i wymagań, a więc przystosować się – to ważny czas, nad którym należy sprawować kontrolę.

Adaptacja pracownika umożliwia osiągnięcie od razu kilku celów:

• Zmniejszenie wydatków niezbędnych do zapoznawania się pracownika z pracą. Dany proces umożliwia pracownikowi szybsze zapoznanie się z jego obowiązkami, metodami rozwiązywania zadań, co z kolei powoduje znacznie szybszą pracę pod względem wydajności;
• Zmniejszenie braku wyznaczania priorytetów wśród początkujących. Osoby, które dopiero co zostały zatrudnione, często gubią się w zespole i nie wiedzą, do kogą mogą się zgłosić o udzielenie pomocy, a także, co robić w warunkach wystąpienia skomplikowanej sytuacji. Onboarding pracownika umożliwi im szybsze opanowanie wszystkich szczegółów funkcjonowania organizacji;
• Zmniejszenie prawdopodobieństwa szybkiej utraty pracy. Często nowi pracownicy czują się niepotrzebni w miejscu pracy i w związku z tym decydują się na odejście. Przystosowanie umożliwi im wystąpienie poczucia przynależności do części zespołu;
• Oszczędzanie czasu każdego pracownika. Osoba, która nie opanowała wszystkich funkcji zawodowych będzie zgłaszać się o udzielenie pomocy, zabierając w ten sposób czas innym członkom zespołu. Poprawnie przeprowadzone czynności umożliwiają pracownikowi szybkie opanowanie wszystkich cech charakterystycznych pracy i samodzielne działanie.

Oprócz tego wszystkiego, przystosowanie się pracowników umożliwia rozwijanie się u nich pozytywnego ustosunkowania się do pracy. Specjaliści otrzymują dodatkową motywację związaną z szybkim i wydajnym wykonywaniem postawionych przed nimi zadań.

Etapy integracji zespołu

Można wyróżnić 4 podstawowe etapy przystosowania się pracowników. Każdy z nich zostanie rozpatrzony w sposób szczegółowy.

1. Ocena poziomu przygotowania zawodowego pracownika. Jest to faktycznie etap przystosowania się do zespołu, który ma miejsce od razu po zatrudnieniu. Zadaniem specjalistów jest ustalenie faktu, czy pracownik ma doświadczenie w wykonywaniu pracy w konkretnych warunkach, czy pracował w oparciu o konkretny schemat pracy, który obowiązuje w korporacji. Warto zwrócić uwagę: ocena przygotowania nie jest tożsama z doświadczeniem zawodowym.
2. Orientacja na pracę. Niezbędne jest, aby pracownik rozumiał porządek pracy, strukturę organizacji, wewnętrzne zasady, tradycje i wartości korporacyjne. Podczas tego etapu specjalista jest przedstawiany zespołowi. W niektórych firmach zwyczajem jest spotykanie się w nieformalnym otoczeniu. Ten etap w systemie adaptacji personelu należy przeprowadzić w ciągu pierwszych 5-10 dni roboczych nowego pracownika.
3. Zorientowanie na aktywność. Część praktyczna programu onboardingu pracowników. Całą wiedzę przekazaną pracownikowi na poprzednim etapie należy zastosować w praktyce i udzielić mu niezbędnej pomocy. W takim przypadku trzeba się upewnić, że specjalista nauczył się wszystkiego, zaakceptował regulamin firmy, przyzwyczaił się do zespołu itp.
4. Samodzielne funkcjonowanie. Ostatni etap, w którym pracownik jest całkowicie pochłonięty pracą i potrzebuje minimalnej pomocy.

Przedsiębiorstwa powinny powołać specjalny dział, który będzie specjalizował się w organizacji integracji z zespołem.

Proces onboardingu: typy

Występują dwa podstawowe typy przystosowania się do zespołu. Są to:

1. Pierwotny. Przeznaczony jest dla pracowników, którzy jeszcze nie posiadają doświadczenia zawodowego i młodych absolwentów uczelni;
2. Wtórny. Przeznaczony jest dla specjalistów w swojej dziedzinie, którzy dostali awans lub zostali zatrudnieni z zewnątrz, ale posiadają już doświadczenie zawodowe.

W każdym przypadku należy wyznaczyć swój plan przystosowywania się i konkretne czynności umożliwiające szybką integrację z życiem organizacji.

Plan i motywacja

W jaki sposób przebiega proces onboardingu? Aby każdy nowy pracownik szybko zintegrował się w zespole i rozpoczął skuteczną pracę, należy ustalić ogólny plan adaptacji zespołowej. To działanie przewiduje skomplikowane podejście, nie wystarczą jedna lub dwie czynności. Odpowiednio zorganizowany plan pozwala rozwijać jednocześnie dwa rodzaje motywacji pracowników – ekonomiczną i niematerialną.

Z punktu widzenia ekonomicznej motywacji wszystko jest zrozumiałe. Ważne, aby prawidłowo wybrane metody adaptacji zespołu umożliwiały pracownikowi większą wydajność zawodową. Powoduje to zwiększenie wynagrodzenia, otrzymywanie różnych dodatków materialnych, premii, bonusów itd. Co więcej, następuje wzrost poziomu dobrobytu, a więc pojawia się motywacja i chęć pracy z większą wydajnością.

Jednak pieniądze nie są jedynym elementem, który jest w stanie zmotywować pracowników. Jednym z celów integracji personelu jest także niematerialna motywacja. Wielu pracowników przychodzi do pracy nie tylko, aby uzyskać zarobki, ale też po to, aby rozwijać się pod względem zawodowym. Wartości pracowników powinny odpowiadać korporacyjnym. W takim przypadku praca będzie charakteryzowała się maksymalną skutecznością. Pracownik powinien uczestniczyć w sposób aktywny w życiu korporacji. Rozpatrzymy kilka metod, które umożliwią specjaliście szybką integrację i otrzymywanie motywacji ekonomicznej, jak i osobistej.

Metody adaptacyjne

Jest wiele metod integracyjnych, których skuteczność stosowania jest udowodniona w różnych dziedzinach biznesu i dla kadry posiadającej różny poziom wiedzy zawodowej. Chcielibyśmy zaprezentować 6 najbardziej popularnych i uniwersalnych metod integracji pracowników w zespole i w zakresie funkcjonowania firmy.

Treningi

Specjalista jest w stanie pracować w sposób wydajny tylko w przypadku, gdy zostanie zapoznany ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i cechami szczególnymi postawionych przed nim zadań. Aby przyśpieszyć ten proces, należy zastosować treningi. Pracownikowi w sposób wyraźny trzeba wytłumaczyć to, co jest od niego wymagane, jak wykonać postawione przed nim zadanie, co powinien robić, gdy wystąpi nietypowa sytuacja. Przy czym, treningi należy przeprowadzać nie tylko w formie teoretycznej, ale i w trybie praktycznym.

Kontakt kierownika i nowego pracownika

Należy od razu ustalić kontakt między nowym pracownikiem i bezpośrednim kierownikiem. Zadaniem specjalistów ds. adaptacji jest sprawowanie kontroli nad tym, na ile w sposób pomyślny kierownik i pracownik ze sobą współdziałają. W przypadku, gdy kierownik nie udziela niezbędnych informacji swojemu pracownikowi, należy przeprowadzić odpowiednią pracę. Powinna też występować kontrola nad tym, aby nowy specjalista nie bał się stawiać pytań i posiadał odpowiedzialne ustosunkowanie się do postawionych przed nim zadań i uwag kierowników.

Stopniowe komplikowanie zadań

Wzrost stopnia trudności zadań dawanych nowym pracownikom powinien odbywać się stopniowo. Należy rozpoczynać od prostych zadań i sprawować kontrolę nad tym, jak pracownik wykonuje powierzone mu obowiązki. Następnie można stawiać przed nim bardziej skomplikowane zadania. Pracownik w ten sposób szybko integruje się do procesu zawodowego.

Misje społeczne

Nowym specjalistom można powierzyć wszelkie misje społeczne, które umożliwiają im szybkie zapoznanie się z zespołem. W przypadku braku integracji w gronie roboczym, pracownik może znaleźć się “obok” innych pracowników, co z kolei spowoduje wystąpienie poważnych problemów.

Budowanie teamu

Jest to jeszcze jedna metoda przyspieszenia integracji nowego członka zespołu. Przykładem adaptacji pracownika do zespołu w ten sposób jest wyjazd na wycieczkę lub gra intelektualna, w której bierze udział każdy zespół. Budowanie teamu – jest to optymalny sposób wspólnego spędzania czasu, który umożliwi pracownikowi szybką integrację w zespole i wypełni wszystkich członków zespołu pozytywnymi emocjami.

Korporacyjny PR

Przeważnie korporacje dbają tylko o zewnętrzny PR. Jednak bardzo ważne jest, aby wszyscy pracownicy zrozumieli i docenili wartości korporacji. Zadanie to jest rozwiązywane przy pomocy realizacji programu korporacyjnego w zakresie PR. Wobec nowych pracowników jest to szczególnie istotne, ponieważ w oczach nowego specjalisty firma musi jawić się jako rzetelny pracodawca, która docenia każdego pracownika.

Podsumowania

Przystosowanie się nowych pracowników w miejscu pracy jest bardzo ważnym procesem. Bez tego, występuje ryzyko rotacji kadry i zwolnień pracowników w ciągu 1-2 tygodni. W przypadku wykonywania wszystkich czynności w sposób prawidłowy jest umożliwiona szybka integracja z zespołem i zwiększenie wydajności zawodowej. Powoduje to otrzymywanie przez pracowników moralnego i materialnego zadowolenia z pracy w zespole, wykonywanie pracy na jego rzecz i rozwój wraz z danym przedsiębiorstwem. W przypadku nie stosowania akcentowanych czynności związanych z przystosowywaniem się do zespołu mogą pojawić się trudności w zakresie wyrobienia dobrej opinii w odniesieniu do firmy ze strony pracowników. Pracownicy mogą czuć się niedoceniani oraz nikomu niepotrzebni. W związku z tym należy zadbać o przeprowadzenie integracji w zespole.