Hiring manager i jego rola w procesach zatrudniania

Kim jest hiring manager? W większości przypadków to osoba, która bezpośrednio uczestniczy w procesach zatrudniania i decyduje o losie kandydata. W zespole jest to zupełnie niezależna strona zainteresowana, która rozumie sytuację związaną z zatrudnianiem i ma na nią wpływ. Funkcje hiring managera i rekrutera są często mylone. Przeanalizujmy dlaczego tak się dzieje.

Kim jest hiring manager?

Na początek zdefiniujmy, kim jest hiring manager. W praktyce jest to przyszły manager nowego pracownika, który uczestniczy w rekrutacji w celu zamknięcia wakatu w swoim dziale lub teamie. Inicjuje ten proces, przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne, wybiera najlepszych kandydatów i podejmuje ostateczną decyzję o kandydacie. Dlatego rekrutacja to tylko część jego pracy, czasami sytuacyjna.

W roli hiring managera w Polsce, jak i za granicą może znajdować się dowolny pracownik kierujący zespołem, na przykład szef działu sprzedaży w firmie lub manager zarządzający w supermarkecie. W startupach i małych firmach hiring managerem może być nawet dyrektor generalny. Taka osoba odpowiada za ogólną strategię rozwoju i wie, ilu handlowców warto zatrudnić, by wzmocnić na przykład już istniejący dział sprzedaży.

Hiring manager a rekruter: kluczowa różnica

Zarówno hiring manager, jak i rekruter uczestniczą w procesie zatrudniania, ale ich zadania się nie pokrywają, a nawzajem uzupełniają. Rekruterzy odpowiadają za tworzenie silnego zespołu wykwalifikowanych kandydatów na określone stanowisko, podczas gdy hiring managerowie są odpowiedzialni za zatrudnianie najbardziej odpowiednich kandydatów do zespołu.

Hiring managerowie mogą działać samodzielnie lub we współpracy z rekruterem, który skupia się głównie na operacyjnej i administracyjnej części procesu. W razie potrzeby może pomóc hiring managerowi w przygotowaniu opisu stanowiska oraz kryteriów, umiejętności i doświadczenia ważnych dla kandydata.

Innymi słowy, rekruter odgrywa zewnętrzną rolę, aktywnie szukając kandydatów na wolne stanowisko w firmie. Po wstępnej analizie znalezionych kandydatów i odrzuceniu tych nieodpowiednich, przekazuje ich hiring managerowi. Z kolei ten angażuje się w kolejnych etapach, przeprowadza rozmowy z najlepszymi kandydatami i ostatecznie decyduje, który z nich jest najbardziej pożądany.

Oznacza to, że hiring manager pracuje z kandydatami tylko wtedy, gdy stają się… potencjalnymi kandydatami. Od tego momentu „prowadzi” ich i wspiera, aż staną się pracownikami i przejdą proces adaptacji.

Podstawowe obowiązki hiring managera

Hiring manager ma zawsze wiele spraw do załatwienia, ale zazwyczaj przeważają następujące:

• Określanie potrzeb kadrowych. To hiring manager decyduje, czy zachodzi potrzeba zatrudnienia nowego pracownika – zarówno jako zastępstwo dla pracownika, który postanowił opuścić firmę, jak i w celu stworzenia całkowicie nowej roli w organizacji.
• Uzgadnianie zatrudnienia z wyższym kierownictwem, które kontroluje kluczowe decyzje finansowe (np. dyrektor generalny, wykonawczy lub operacyjny).
• Tworzenie szczegółowego zapytania dla rekrutera lub sourcera – z realistycznymi i uzasadnionymi wymaganiami, na podstawie których zostanie opublikowane ogłoszenie o pracy.
• Określanie oczekiwań w zakresie rekrutacji: rodzaj rozmów kwalifikacyjnych, ich długość, liczba etapów, testy i zadania itp.
• Praca z kandydatem: analiza CV, główna rola w przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych według kompetencji wspólnie z rekruterem lub HR, ocena umiejętności i doświadczenia kandydata, w razie potrzeby – sprawdzanie referencji, analiza jego dopasowania do zespołu i kultury korporacyjnej firmy.
• Wybór najlepszego kandydata, negocjacje dotyczące umowy, dyskusja i uzgadnianie warunków, przygotowanie oferty itp.
• Pomoc nowemu pracownikowi w adaptacji, w razie potrzeby – szkolenie, mentoring.

Jakie umiejętności są potrzebne hiring managerowi?

Dobry hiring manager posiada kombinację umiejętności zawodowych i osobistych, takich jak:

• Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej. Ta praca wymaga dużej ilości rozmów z kandydatami i wszystkimi uczestnikami procesu rekrutacji podczas wywiadów kwalifikacyjnych i nie tylko.
• Głęboka wiedza branżowa. Jest potrzebna, aby jak najlepiej przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami i sprawiedliwie ocenić ich odpowiedzi.
• Zrównoważenie i logiczne myślenie. Ważne jest obiektywne i dokładne ocenianie potencjalnych kandydatów, aby w końcu wybrać najlepszego lub przynajmniej optymalnego.
• Sztuka negocjacji. Będzie przydatna w komunikacji z kandydatem na temat warunków umowy, która będzie korzystna zarówno dla kandydata, jak i firmy.
• Znajomość onboardingu. Świadomość procesów adaptacji pomoże szybciej zintegrować pracownika z zespołem i przekształcić jego status z początkującego w posiadającego pełnoprawną rolę.

Współpraca hiring managera z rekruterem

Jak zaznaczyliśmy wyżej, w procesie rekrutacji hiring manager często występuje jako zleceniodawca, a rekruter – wykonawca. Nie chodzi jednak o hierarchię, ale o partnerstwo, dlatego rekruter nie jest podwykonawcą, lecz ekspertem. Oprócz wyszukiwania, analizuje rynek, buduje proces, dostosowuje wymagania stanowiska do rzeczywistości, promuje markę pracodawcy itp. Przy tym duża część odpowiedzialności spoczywa również na managerze rekrutacji. Zwłaszcza, jeśli chodzi o poprawnie sformułowaną ofertę pracy, która jest faktycznym „awatarem” kandydata. W ofercie warto wskazać:

• Kluczowe i specyficzne wymagania dotyczące kwalifikacji i doświadczenia kandydata,
• Pytania do sprawdzenia umiejętności technicznych,
• Pożądane cechy osobiste, czyli tzw. soft skills,
• Jasno zdefiniowane zadania i funkcje,
• Cele na pierwsze 3 miesiące i pół roku,
• Format współpracy: zdalny, biurowy lub hybrydowy,
• Liczbę etapów i rozmów kwalifikacyjnych itp.

Zaleca się omówienie i uzgodnienie wszystkich tych szczegółów z rekruterem, wyjaśnienie w dokładniejszy sposób, jakie konkretnie potrzeby biznesowe ma zaspokoić dany specjalista, jakiego poziomu zadania zostaną mu powierzone na początek i w perspektywie późniejszej. Im dokładniejsze informacje otrzyma rekruter, tym skuteczniejsze będzie poszukiwanie odpowiedniego pracownika.

Kiedy hiring manager i rekruter rozumieją swoje role i obszary odpowiedzialności, komunikują się konstruktywnie – taka współpraca pomoże przyciągnąć najbardziej wykwalifikowanych specjalistów.

Interakcja z kandydatami

Po tym, jak rekruter określi potencjalnych kandydatów, którzy pomyślnie przeszli wstępną selekcję, hiring manager włączy się do procesu: przygotuje testy lub dodatkowe zapytanie o portfolio, ustali rozmowy kwalifikacyjne w odpowiednim formacie itp. Podczas rozmów hiring manager powinien ocenić rzeczywisty potencjał specjalisty i zdecydować, czy jego doświadczenie, umiejętności, soft skills itp. pasują do tego stanowiska. Ważne jest, aby zrobić to obiektywnie, oddzielając osobiste odczucia kandydata od czysto profesjonalnego podejścia.

Po rozmowie wszystko jest dokładnie analizowane, aby móc podjąć decyzję. Jeśli wybór został dokonany, nie warto zwlekać, aby kandydat nie zmienił zdania lub nie został skuszony lepszą ofertą przez firmę konkurenta. Dlatego hiring manager powinien omówić warunki i szybko przygotować ofertę pracy.

Jeśli jednak żaden z kandydatów nie spełnia wymagań, warto poinformować o tym rekrutera z prośbą o wznowienie poszukiwań i ponownie wspólnie przeanalizować wymagania zawarte w ofercie.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, hiring manager angażuje się w proces prawie na wszystkich etapach jego trwania i jest prawie głównym punktem kontaktowym dla nowych pracowników. Regularnie dostarcza również informacji zwrotnych rekruterom, śledzi i ocenia efektywność nowo zatrudnionych. Aby to działo się efektywnie, hiring manager musi dokładnie rozumieć pożądany kierunek rozwoju zespołu, bazując na celach biznesowych firmy, a także wiedzieć, który specjalista przyczyni się do tego.