Formuła skutecznej rekrutacji: więcej automatyzacji – więcej kandydatów – więcej zamkniętych wakatów. Doświadczenie Galaktica

O kliencie

Firma Galaktica skutecznie pracuje nad własnym produktem w obszarze tworzenia wysoko obciążonych projektów w branży komunikacji społecznej. Swoją działalność rozpoczęła w 2019 roku, w ciągu tego czasu zespół rozrósł się od zera do ponad 100 specjalistów z różnych dziedzin.

Obecnie Galaktica kontynuuje skalowanie swojej działalności, ponieważ posiada opłacalny uruchomiony produkt i współpracuje z klientami z najbogatszych, a także najpotężniejszych rynków, takich jak: USA, Kanada, Wielka Brytania, Australia, kraje Azji itp. Głównym celem firmy jest zbudowanie potężnej międzynarodowej grupy IT i w tym zakresie odnotowano już sukcesy.

Dziś Galaktica inspiruje i łączy najlepszych specjalistów w dziedzinie projektowania stron internetowych, marketingu i analizy. Jednocześnie dział HR robi wszystko, aby do zespołu dołączali tylko ci ludzie, którzy będą wnosić do niego nieocenioną wartość i będą dla niego obiecującym zasobem. Na temat tego, jak to się dzieje w Galaktica, opowiadają manager HR Natalia Kovalenko i rekruterka Valeria Rudenko.

Jak dzisiaj Galaktica działa: cechy procesu rekrutacji

Według Natalii, Galaktica od dawna postawiła na hybrydowy i dość kompromisowy format pracy: wszyscy specjaliści pracują zdalnie, ale zawsze mają możliwość przyjścia do biur lub coworkingów w Kijowie i Lwowie. W tym roku zespół otworzył także swoje nowe biuro na Cyprze.

Firma szybko się powiększa i rozwija, pomimo wojny i pewnych kryzysów na rynku pracy. Co miesiąc w Galaktica jest otwieranych około 10+ wakatów, na które zawsze jest popyt i setki zgłoszeń.

W strukturze działu HR obecnie pracuje 5 rekruterów, 2 managerów HR i 1 sorcerer. Niedawno do zespołu dołączył także manager ds. szkoleń (L&D).

Każdy rekruter prowadzi swoją pulę wakatów, ale niektóre z nich mogą się nakładać – wówczas są  przetwarzane kolegialnie. Zakres aktualnych wakatów jest dość szeroki i obejmuje stanowiska o różnym stopniu trudności – od moderatora do COO.

W zależności od rodzaju stanowiska, wybierana zostaje także platforma, na której prowadzi się poszukiwania. Najczęściej są to: LinkedIn, DOU, Djinni, a także Robota.ua i Work.ua.

Dla konkretnego wakatu rekruterzy Galaktica mogą korzystać z profesjonalnych kanałów w Telegramie, a także aktywnie pracować nad promocją wakatów na Instagramie. Według ich doświadczenia, Instagram może być skutecznym kanałem rekrutacji, ale pod warunkiem że zostanie ustanowiona odpowiednia i przemyślana komunikacja.

W Galaktica aktywnie działa program poleceń – zarówno zewnętrzny, jak i wewnętrzny. Dział HR i rekruterzy zbierają rekomendacje i zawsze biorą pod uwagę kandydatów, z którymi mieli już wcześniej okazję rozmawiać.

Najtrudniejszym stanowiskiem do obsadzenia w ostatnich miesiącach było to dla głównego dyrektora operacyjnego (COO). Z kolei najłatwiejszymi wakatami są te dla moderatora lub w supporcie – zazwyczaj można je zamknąć w ciągu tygodnia, maksymalnie półtora. Rekrutacja programistów jest zazwyczaj znacznie trudniejsza. Również regularnie są obsadzane stanowiska z obszaru marketingu – PPC i Media Buyer.

Aby dołączyć do zespołu Galaktica, kandydat musi przejść 3, a czasem 4 etapy rozmów kwalifikacyjnych – z rekruterem, przyszłym przełożonym i CEO firmy (zadanie testowe jest natomiast dawane dość rzadko).

Dlaczego została podjęta decyzja o przejściu na CleverStaff?

Współpraca Galaktica i CleverStaff trwa od marca 2023 roku. Zanim zaczęto korzystać z CleverStaff, rekruterzy firmy mieli doświadczenie w pracy ze zautomatyzowanym oprogramowaniem, ale spełniało ono tylko podstawowe potrzeby, było niewygodne, nie miało nowoczesnych funkcji i nie zachęcało do systematyczności. „Kandydaci byli wprowadzani, przetwarzaliśmy ich, przenosiliśmy po lejku rekrutacyjnym, ale śledzenie ich, efektywna komunikacja, widzenie danych analitycznych – tego nie było.” – opowiada Natalia.

Gdy do zespołu dołączyło więcej rekruterów, pojawiła się już nie tyle potrzeba, co konieczność posiadania potężniejszego i bardziej wielofunkcyjnego oprogramowania. Jeśli firma rozwija się szybkimi krokami, potrzebne jest skuteczne zarządzanie bazą danych, dodawanie coraz większej liczby kandydatów, systematyzacja wszystkich informacji, prowadzenie analiz itp. Innymi słowy, zaczęła działać formuła: „Więcej wakatów – więcej rekruterów – więcej automatyzacji”.

Waleria mówi, że na jedno stanowisko w Galaktica na DOU może przypadać ponad 200 odpowiedzi. Liczbę profili na LinkedIn, które przegląda w celu znalezienia „tego jednego kandydata”, jest trudno nawet wskazać. Waleria przeprowadza również około 45 rozmów kwalifikacyjnych miesięcznie. Oczywiście, wszystko zależy od stanowiska, ale takiej ilości informacji nie można przetworzyć przy pomocy notatnika, Excela lub jakiegoś samodzielnie przygotowanego ATS – potrzebna jest radykalna, bezkompromisowa automatyzacja ☺ .

6 narzędzi, które imponują w nowym oprogramowaniu

1. Support i podejście do klienta. Na każde pytanie lub problem dotyczący pracy systemu rekruterzy otrzymują szybką i jak najbardziej kompletną odpowiedź – przesyłane są prezentacje, zrzuty ekranu, rekomendacje będące wyjaśnieniami.
2. Przyjazny dla użytkownika interfejs. Praca z panelem administracyjnym jest intuicyjnie prosta nawet dla rekruterów bez doświadczenia w obsłudze zautomatyzowanego oprogramowania. Wszystko jest zrozumiałe, co i jak robić. Cieszy dostępna analityka i wygodne tworzenie raportów z możliwością wyboru odpowiednich kryteriów.
3. Algorytm dopasowania profili. Chodzi o identyfikację „duplikatów” kandydatów podczas pracy. Było takie doświadczenie, kiedy inne oprogramowanie ich nie identyfikowało, co było niewygodne. Zamiast tego CleverStaff analizuje, porównuje, rozpoznaje kopie. To rozwiązuje problem unikalności profili, co jest korzystne.
4. Łatwe zapisywanie profili z różnych źródeł. Wygodnie jest, gdy podczas poszukiwań na LinkedIn, pracy z DOU i Djinni można za pomocą widgetu zapisać profil bez zbędnych dodatkowych działań. To świetna rzecz, jedynie – jest mały problem z szybkością tego widgetu. Byłoby świetnie, gdyby z czasem został przyspieszony.
5. Integracje z job-boardami, takimi jak Work.ua, Robota.ua i innymi. Praca przebiega bardzo wygodnie, gdy wszystko można przyciągnąć jednym działaniem, tzw. jednym kliknięciem. Jest to świetne zautomatyzowane podejście.
6. Grywalizacja. Nagrody, wyróżnienia i ranking – to naprawdę fajna rzecz dla początkujących rekruterów, a także jeśli chce się rywalizować z kolegami ☺.

Analityka i sprawozdawczość są osobną kwestią

Valeria jest pewna faktu, że w momencie, kiedy odbywa się skalowanie firmy, rekruter powinien dokładnie śledzić dane analityczne związane z procesem rekrutacji. Dotyczy to zarówno poszczególnych kwestii związanych z wakatem (na przykład, ile rozmów kwalifikacyjnych i telefonicznych odbyło się w ciągu tygodnia), jak i ogólnej analityki. Bądźmy szczerzy – jeśli wakat istnieje już 3 miesiące, żaden rekruter nie zapamięta wszystkich operacyjnych szczegółów i historii związanej z tym stanowiskiem – rozmów telefonicznych, wywiadów itp. ATS pozwala łatwo przejrzeć i przeanalizować cały przebieg swojej pracy nad każdą pozycją.

Co więcej, aby historia kandydata była jak najbardziej kompletna i zrozumiała dla kolegów pracujących nad tą samą ofertą pracy, rekruterzy zawsze zostawią na jej temat swoje komentarze – to jest must have.

Ważne jest także to, że właśnie analiza daje rekruterowi możliwość dostrzeżenia w porę, kiedy „coś poszło nie tak” i podjęcia niezbędnych działań. Taka analiza pozwala także na znalezienie rozwiązania umożliwiającego korektę swoich działań w przyszłości. W ATS wyraźnie widzisz, co dokładnie odbiega od normy w procesie rekrutacji – i masz na to wpływ. Jeśli dysponujesz takimi informacjami, tak naprawdę dysponujesz planem działania.

Z punktu widzenia HRD – Maria bardziej globalnie śledzi dynamikę zamykania wakatów według swoich metryk, zwraca uwagę na to, ilu kandydatów przyjęło/odrzuciło ofertę w danym okresie, analizuje osiągnięcia i skuteczność każdego rekrutera osobno itd. Te liczby są ważne, aby na spotkaniach mówić merytorycznie o osiągnięciach lub problemach w procesie rekrutacji, zwłaszcza w celu wpływu na te oferty pracy, z którymi wiążą się pewne utrudnienia.

Rekrutacja dziś i jutro

Załóżmy, że decyzja Galaktica dotycząca oddzielnego zautomatyzowania się  udowodni swoją słuszność w 2024 roku. Dlaczego? Tutaj warto przytoczyć ciekawy fakt.

Według prognoz Valerii, w nowym roku nastąpi dynamiczny rozwój firm outsourcingowych – siły napędzającej ukraińską branże IT. Dzieje się tak, ponieważ pracując w trudnych warunkach wojny i blackoutów w Ukrainie, dostosowały się i udowodniły swoim zagranicznym klientom, że mogą wszystko, a nawet więcej, zachowując obecne i zdobywając nowe dochodowe projekty. Będą potrzebować więcej nowych sił, nowych ludzi. Liczba nowych miejsc pracy będzie ostrożnie i powoli rosnąć, co oznacza, że rekruterzy będą mieć więcej pracy, będą musieli polować na talenty w dosłownym tego słowa znaczeniu.

W tym momencie może się stać aktualna inna formuła: “Więcej automatyzacji – więcej kandydatów – więcej zamkniętych wakatów”. Będzie skuteczna, gdyż rekruterzy nie będą poświęcać swojej energii i umiejętności na rutynowe sprawy, które łatwo oddelegują do oprogramowania, natomiast skupią się na zadaniach smart. Na przykład spróbują wyprzedzić kolegów z branży, znaleźć najlepszych kandydatów i dać swojej firmie przełomowy wynik, który będzie doceniony przez zespół.