Формула ефективного рекрутингу: більше автоматизації – більше кандидатів – більше закритих вакансій. Досвід Galaktica

Про клієнта

Компанія Galaktica успішно працює над власним продуктом по створенню високонавантажених проектів у сфері соціальних комунікацій. Вона почала свій шлях у 2019 році, і за цей час команда виросла з нуля до понад 100 фахівців з різних галузей. 

Нині Galaktica продовжує масштабуватись, адже має запущений прибутковий продукт та співпрацює з клієнтами найбільш платоспроможних, потужних ринків США, Канади, Великобританії, Австралії, країнами Азії тощо. Головною метою компанії є побудова потужного міжнародного ІТ-холдингу – і в цьому напрямку вже ведеться результативна робота.

Сьогодні Galaktica надихає та об’єднує кращих спеціалістів у сфері веб-розробки та
дизайну, маркетингу та аналітики. В той же час HR-департамент робить все можливе, щоб в команду приходили саме ті люди, які точно будуть її безумовною цінністю і перспективним надбанням. Про те, як це відбувається у Galaktica, розповіли HR-менеджер Наталія Коваленко і рекрутер Валерія Руденко.

Як сьогодні працює Galaktica: особливості найму

Наталія Коваленко, HR

За словами Наталії, Galaktica давно обрала гібридний і доволі компромісний формат роботи: всі фахівці працюють віддалено, але завжди за бажанням можна прийти в офіси або коворкінги у Києві і Львові. Також цього року команда відкрила свій новий офіс і на Кіпрі.

Компанія нині швидко зростає і масштабується, незважаючи на війну і певну кризу на ринку праці. Щомісяця у Galaktica відкрито близько 10+ вакансій, на які завжди є попит і сотні відгуків.

В структурі HR-відділу сьогодні працює 5 рекрутерів, 2 HR-менеджери, 1 сорсер. Також нещодавно до команди долучився і менеджер з навчання (L&D).

Кожен рекрутер веде свій пул вакансій, але деякі з них можуть перетинатися і опрацьовуватись колегіально. 

Спектр поточних вакансій досить широкий і будь-якого рівня складності – від модератора до СOO.

В залежності від типу позиції обирається і майданчик для пошуку. Але найчастіше це LinkedIn, DOU, Djinni, а також Robota.ua і Work.ua.

Під конкретну вакансію рекрутери Galaktica можуть залучати професійні канали в Тelegram, а також завжди активно працюють з рекламою вакансій в Instagram. За їх досвідом, Instagram може бути досить результативним каналом пошуку, якщо налаштувати правильну і зважену комунікацію. 

В Galaktica активно працюють з реферальною програмою – і зовнішньою, і внутрішньою. HR і рекрутери збирають рекомендації, завжди беруть до уваги й тих кандидатів, з якими мали нагоду спілкуватись раніше. 

Найскладніша вакансія в останні місяці – це головний операційний директор (СОО). Найпростіша – це модератор або сапорт, які цілком реально закрити за тиждень-півтора.  З розробниками, як правило, все набагато складніше. Також на постійній основі закриваються маркетингові напрямки – РРС і Media Buyer. 

Щоб потрапити, власне, до теплої команди Galaktica, кандидат має пройти 3, інколи 4 етапи співбесід – з рекрутером, своїм майбутнім керівником, СЕО компанії (натомість тестове завдання буває рідко). 

Чому перейшли на CleverStaff?

Співпраця Galaktica і CleverStaff триває з березня 2023 року. До CleverStaff рекрутери компанії мали досвід роботи з автоматизованим софтом, але він закривав лише -базові потреби, був недостатньо зручним, не мав сучасних фічей , не спонукав до системності. «Кандидати заводилися, ми їх обробляли, переносили по воронкам, але відслідковувати їх, ефективно комунікувати, бачити аналітику – такого не було», – розповідає Наталія.

Валерія Руденко, рекрутер

Коли в команду прийшло ще кілька рекрутерів, постала вже не потреба, а необхідність у більш потужному і мультифункціональному софті. Адже компанія зростає швидкими темпами, треба якісно вести свою базу, додавати кандидатів, яких стає все більше, всю інформацію слід систематизувати, вести аналітику тощо. Простими словами, запрацювала формула «Більше вакансій – більше рекрутерів – більше автоматизації».

За словами Валерії, на одну з вакансій Galaktica на DOU може бути понад 200 відгуків. Кількість профілів на тому ж LinkedIn, які вона переглядає з метою знайти «того самого кандидата», взагалі важко порахувати. Також Валерія проводить приблизно 45 ейчар-інтерв’ю на місяць. Звичайно, все залежить від позиції, але такий масив вхідної інформації не здолати блокнотом, Excel або якоюсь саморобною ATS – треба радикальна, безкомпромісна автоматизація ☺

6 інструментів, які імпонують у новому софті

1. Сапорт і підхід до клієнта. На кожний запит або питання по роботі системи рекрутери отримують оперативну і максимально повну відповідь – надсилається презентація, скріни, рекомендації-пояснення. 
2. User friendly інтерфейс. Працювати з адмінкою інтуїтивно просто навіть тим рекрутерам, які не мають досвіду роботи з автоматизованм софтом. Все зрозуміло, що і як робити. Тішить доступна аналітика і зручна побудова звітів, з можливістю обрати потрібні критерії.
3. Алгоритм метчу профілів. Мова йде про виявлення «дублікатів» кандидатів під час роботи. Був досвід, коли інший софт їх не ідентифікує, і це незручно. Натомість CleverStaff аналізує, порівнює, розпізнає копії. Тобто закривається питання унікальності профілів, і це добре.
4. Легке збереження профілів з різних ресурсів. Зручно, коли під час сорсингу по LinkedІn, роботи з DOU і Djinni є можливість через віджет зберегти профіль без зайвих додаткових дій. Це класна штука, єдине – є невеличке питання до швидкості цього віджету. Було б круто, якщо б його з часом пришвидшили. 
5. Інтеграції з джоб-бордами, такими як Work.ua, Robota.ua та інші. Дуже зручно, коли підтягується однією дією, «в один клік». Класний автоматизований підхід. 
6. Гейміфікація. Призи, нагороди і рейтинг – це реально прикольна штука для рекрутерів-початківців, ну і якщо хочеться позмагатися з колегами ☺.

Окреме питання – аналітика і звітність

На переконання Валерії, коли компанія масштабується, рекрутер має прицільно слідкувати за аналітикою найму. Це стосується як окремих питань по вакансії (наприклад, скільки за тиждень було співбесід, зідзвонів), так і загальної аналітики. Давайте чесно – якщо вакансія існує вже 3 місяці, жоден рекрутер не запам’ятає її операційних нюансів та історії – зідзвонів, інтерв’ю тощо, а ти можеш легко подивитися і проаналізувати свій обсяг роботи по цій позиції загалом. 

До речі, щоб історія кандидата була максимально повною і зрозумілою колегам, які працюють з цією ж вакансією, рекрутери завжди залишать свої коментарі – це в статусі must have.

Ще важливо, що саме аналітика дає рекрутеру можливість вчасно побачити, коли «щось пішло не так», і вжити необхідних заходів. Знайти рішення, щоб скорегувати свої дії надалі. Ти чітко бачиш, що саме вибивається з нормального перебігу подій у наймі – і впливаєш на це. Якщо маєш таку інформацію – вважай, що маєш план дій.

З точки зору HRD – Марія більш глобально відслідковує динаміку по закриттю вакансій за своїми метриками, звертає увагу на те, скільки кандидатів прийняли/відмовилися від оферу за конкретний період, аналізує здобутки і успішність кожного рекрутера окремо тощо. Ці цифри важливі для того, щоб на нарадах предметно поговорити про досягнення або проблеми в процесі найму, особливо з метою впливу на вакансії, які туго йдуть.

Найм сьогодні і завтра

Зі свого боку припустимо, що рішення Galaktica автоматизуватися окремо доведе свою правильність у 2024 році. Чому? А тут цікавий факт. 

За прогнозом Валерії, у новому році будуть потужно розвиватися аутсорсингові компанії – рушійна сила українського ІТ. Тому що, працюючи в надскладних умовах війни і блекаутів в Україні, вони адаптувалися і довели своїм іноземним замовникам, що можуть все і навіть більше, зберігаючи поточні і отримуючи нові прибуткові проєкти. Їм потрібно буде більше нових сил, нових людей. Кількість нових робочих місць буде обережно і потихеньку зростати, а значить, рекрутер буде отримувати більше навантаження, доведеться полювати на таланти у прямому сенсі. 

І ось тут може включитися інша формула – «Більше автоматизації – більше кандидатів – більше закритих вакансій». Тому що свою енергію і вміння рекрутери не будуть витрачати на рутину, яка легко делегується софту, а скерують саме на смарт-задачі. Наприклад, щоб випередити колег по галузі, знайти кращих і дати своїй компанії проривний результат, який оцінить команда.