Особиста співбесіда: підготовка, правила, запитання

Особиста співбесіда – невід’ємна частина рекрутингу і дуже важливий етап, на якому можна і потрібно отримати всю необхідну/відсутню інформацію про претендента. Як до неї правильно підготуватись?
Особиста співбесіда – це інтерв’ю рекрутера і претендента, яке може бути трьох типів:

• Індивідуальне – рекрутер і кандидат спілкуються тет-а-тет;
• Групове – співбесіду проходять одночасно декілька кандидатів;
• Панельне – декілька представників компанії спілкуються з одним кандидатом.

Найпопулярнішим способом є саме індивідуальне інтерв’ю, і новачки, як правило, починають саме з нього.

Особиста співбесіда допоможе визначити, який кандидат в спілкуванні, підтвердить/не підтвердить інформацію, вказану претендентом в резюме, дозволить чіткіше визначити компетенції тощо. Також в рамках такої співбесіди можна оцінити знання кандидата. Наприклад, попросити виконати тестове завдання або вирішити якусь задачу, щоб побачити, як людина мислить.

Особиста співбесіда допомогає оптимізувати пошук і підбір персоналу. Насамперед, рекрутер отримує можливість оцінити особистісні якості і має простір для діяльності – можна експериментувати з різними методиками інтерв’ю. Можна спостерігати, як кандидат реагує на ті чи інші ситуації, завдяки чому відсіяти претендентів, які точно не підходять. Таким чином, спеціаліст з підбору персоналу може перевірити теоретичні і практичні знання кандидата, його реакцію на ті чи інші ситуації, і впевнитись, що у нього дійсно є потрібні навички.

З чого розпочати підготовку?

Насамперед, менеджер з персоналу повинен запланувати співбесіду. Не в себе в пам’яті, а в щоденнику, планері, ATS. Це важливо, оскільки:

• ви будете розуміти, скільки часу є для підготовки;
• ви не опинитесь в ситуації, коли потрібно бути в двох місцях одночасно;
• не виникне ситуації, коли у вас на день велика кількість інтерв’ю.

На останньому пункті варто зупинитись більш детально. Не плануйте надто багато інтерв’ю. В короткотерміновій перспективі це може викликати емоційну втому і зниження концентрації. У підсумку ви можете прогаяти щось важливе. В довготерміновій перспективі перевантаження призведе до професійного вигорання.

Щоб не допустити цього, рекомендується планувати максимум 3-4 інтерв’ю на день, тривалістю по 30-40 хвилин. Також вкрай важливо попередити всіх «причетних». Претендент повинен бути сповіщений про час і місце, а в ідеалі йому слід надати мапу проїзду. Охорону треба попередити про прихід кандидата. Якщо планується панельне інтерв’ю, це потрібно узгодити зі всіма учасниками.

Повторне вивчення резюме і оціночний лист

Підготовка до співбесіди починається з повторного вивчення резюме. Навіть якщо ви перед цим неодноразово продивлялись резюме (наприклад, якщо перед особистою співбесідою проводилось телефонне інтерв’ю), не буде зайвим продивитись його ще раз.

Перевірте інформацію, яку вам надав кандидат, через його сторінки в LinkedIn і Facebook. Можливо, знайдуться якісь розбіжності. Якщо у вас є базова інформація після телефонного інтерв’ю – проаналізуйте її. Всі моменти, які зацікавлять, потрібно виписати. Навколо них будуть вибудовуватись ваші запитання.

Рекомендуємо також скласти оціночний лист. Особливо, якщо ви – рекрутер-початківець. В ньому повинні бути якості і навички, які потрібні для конкретної посади. Якщо ви новачок, то така структура допоможе полегшити процес співбесіди.

При складанні такого листа пам’ятайте, що ідеального кандидата не існує. У кожного будуть недоліки. Першочергова мета – порівняти кандидатів за однаковими метриками і з них вибрати тих, які підходять.

Як скласти запитання для інтерв’ю?

Якщо ви проаналізували резюме, підготували оціночний лист, а в ідеалі маєте результати телефонного інтерв’ю – це ваша база для складання запитань. Єдиного списку запитань в роботі рекрутера бути не може. Все суто індивідуально, виходячи з тієї інформації, яка у вас вже є. Але загальна база може виглядати так:

• Важливо розуміти, що підштовхнуло спеціаліста до зміни роботи і чи не виникло це через проблеми в колективі, некомпетентність тощо. Не всі готові чесно відповісти на подібні запитання, тому «мистецтво розговорити» і між рядками побачити правду – стане в нагоді рекрутеру-початківцю.
• Яка мотивація у кандидата? Він дійсно хоче досягти результату чи йому важливий тільки сам факт працевлаштування і заробіток? Чи знає претендент, чого він хоче?
• Досвід, компетенції, якості. Тут все очевидно – кандидат повинен володіти знаннями, навичками і особистісними характеристиками, релевантними для тієї чи іншої посади.
• Вимоги до умов – рівень заробітної платні, додаткові «плюшки», умови праці (наприклад, віддалена робота, якщо є така можливість) і т.д.

Виходячи з цих основних 4-х пунктів будуються всі наступні запитання для співбесіди. Кількість запитань може бути різною. Орієнтовно рекрутеру чи HR достатньо приблизно 15-20, якщо припустити, що середній час відповіді складе 2 хвилини.

Сценарій-скрипт для інтерв’ю

Якщо ви – рекрутер-початківець і не маєте великого досвіду в підборі персоналу, рекомендується розробити сценарій-скрипт. Структуроване інтерв’ю на першому етапі допоможе вам не прогавити нічого важливого. Базовий скрипт може виглядати приблизно так:

1. Привітайтесь і відрекомендуйтесь. Поясніть мету.
   Добрий день. Мене звати ___, я – рекрутер ( чи HR) компанії ___, найближчим часом ми з вами поспілкуємось про вакансію____. Інтерв’ю буде складатись з таких етапів____
2. Поставте просте запитання, щоб розрядити обстановку.
   Чи швидко ви знайшли наш офіс? Чи не виникло проблем, поки ви діставались? 
3. Спробуйте визначити потребу.
   Чому ви вирішили змінити роботу? Чому ви вибрали саме нашу компанію?
4. Поставте пару запитань про компанію.
   Що вам відомо про нашу компанію? Чи користуєтесь ви її продуктами/послугами? (якщо це доречно).
5. Поставте професійні запитання.
   Який ваш досвід роботи? Яких успіхів ви досягли на минулій роботі? Які навички і вміння ви вважаєте найважливішими для виконання ваших завдань?
6. Опціонально змоделюйте тестову ситуацію.
   Ви спілкуєтесь з дуже роздратованим клієнтом, який залишився незадоволеним якістю роботи. Як ви вчините?
7. Визначте мотивацію претендента.
   Перерахуйте 5 пунктів, які ви вважаєте найважливішими на новій посаді?
8. Презентуйте роботу в компанії.
   Ми працюємо з 10:00 до 18:00, основна робота проводиться в офісі, але тричі на місяць співробітники можуть працювати віддалено.
9. Обговорення умов
   Які ваші фінансові очікування? Що вам потрібно для роботи і коли ви готові почати?
10. Слово претенденту
    Можливо, у вас є якісь питання про компанію чи посаду?
11. Прощання
    Дякую, що приділили час для інтерв’ю. Ви можете зв’язатися зі мною в будь-який час по телефону. Ми проаналізуємо результати і повідомимо про наше рішення протягом тижня.

Це приблизний скрипт інтерв’ю, на який ви можете орієнтуватись. Допрацюйте його у відповідності зі специфікою вашої роботи.
Якщо мова йде про масовий підбір персоналу, в тому випадку, коли телефонної співбесіди недостатньо, то на індивідуальну розмову варто витратити не більше 10-15 хвилин, ставити тільки професійні питання і орієнтуватись тільки на ключові навички. Інтерв’ю в маспідборі – це, насамперед, спосіб доповнити і перевірити інформацію, яка вказана в резюме. Тому співбесіду треба провести швидко і максимально конкретно.

Особливості проведення особистого інтерв’ю

Особисте інтерв’ю – це не допит і не кастинг. Це дорога з двостороннім рухом. Запитання будете ставити не тільки ви, але й кандидат, і це важливо враховувати при підготовці. Заздалегідь підготуйте відповіді на ключові питання, які може поставити претендент. Не варто відноситись до інтерв’ю так, ніби претенденту це потрібніше. Кандидат може знайти роботу і в іншій компанії. Тому до всіх претендентів варто відноситись з повагою і делікатно. Є декілька простих правил, які допоможуть рекрутеру-новачку вибрати правильну тональність бесіди. Розглянемо їх коротко.

Будьте обережні з прискіпливістю

Повторюємо, інтерв’ю – це не допит, і якщо ви будете надто прискіпливі до кожної дрібниці, претендент може не зрозуміти цього. Однак не варто плутати це зі здоровою цікавістю. Ви дійсно повинні уточнювати у кандидата всі неоднозначні моменти, але, якщо вам все зрозуміло, не треба зациклюватись на одному питанні.

Починайте з простого

Краще завжди починати з простих запитань. Часто кандидатам складно з самого початку зібратись і швидко включитися. Краще ставити найпростіші питання, щоб претендент зміг відчути ритм, трохи розслабитись і підготуватись до більш складного, налаштуватись на конструктив.

Будьте акуратні з запитаннями особистого характеру

Особливо це стосується стрес-інтерв’ю. Деякі запитання можуть здатися образливими, і в такому разі претендент може припинити співбесіду. Однак і звичайного інтерв’ю це теж стосується.

Будьте чіткими і лаконічними. Давайте претенденту говорити

Якщо ви будете надто багато говорити, не даючи кандидату промовити ані слова, це може здатися дивним. По ходу співбесіди дотримуйтесь правила 80:20. В даному випадку 80% часу повинен говорити претендент, і 20% – рекрутер. В розмові використовуйте прості, зрозумілі і короткі фрази.

Будьте доброзичливі

Доброзичливість сприяє спілкуванню, допомагає кандидату освоїтись і проявити себе. Крім того, пам’ятайте, що рекрутер – обличчя компанії. Доброзичливе відношення до кандидатів в процесі підбору персоналу – це ще й сигнал для претендента зробити вибір саме на користь вашої компанії.

Будьте чесними

Відповідайте на питання чесно. Якщо виявиться, що ви сказали неправду претенденту, він навряд чи захоче працювати в вашій компанії, і це буде пляма на репутації як організації, так і на вашій репутації особисто.

Яких помилок важливо уникати?

Всі новачки припускаються помилок. Часто – з дрібних, але прикрих приводів. Тому…

• не запізнюйтесь без пояснень. Запізнення – ознака поганого тону і великий мінус в очах претендента. Навіть якщо вас затримують, наприклад, на нараді – зв’яжіться з кандидатом і повідомте, що затримуєтесь.
• не відволікайтесь. Під час інтерв’ю є тільки ви і кандидат. Не можна відволікатись на пошту, на телефон, на інші справи тощо. По-перше, це неввічливо, а по-друге, ви можете прогавити цінну інформацію.
• не забувайте записувати. Потрібну інформацію важливо фіксувати, коротко, тезисно. Це потрібно для аналізу і порівняння кандидатів.
• не соромтесь уточнювати. Якщо є якийсь момент, який вас особливо зацікавив – попросіть кандидата розповісти про нього детальніше. Поставте уточнюючі запитання, навіть якщо вони здаються вам занадто простими.

Як зрозуміти, що кандидат – «не ваш»?

Особиста співбесіда має найважливішу перевагу над іншими методами підбору персоналу – тут ви знаходитесь з претендентом тет-а-тет, що дозволяє оцінити його за потрібними критеріями. Існує декілька способів зрозуміти, що кандидат або не підходить, або його кандидатура неоднозначна. Зрозуміло, якісний скринінг з перших хвилин приходить з досвідом. Але навіть новачок здатний проаналізувати «сукупність» первинних маркерів, таких як зовнішній видгляд, манера спілкування, мова тіла і т.д.

По ходу співбесіди також важливо оцінити професійні якості. Саме вони покажуть, чи відповідає претендент посаді. Також важливо уточнити інформацію з резюме. З великою вірогідністю кандидат сумнівний, якщо:

• Не може уточнити деталей з резюме, не дає конкретики. Помиляється у фактах, які вказав, говорить неправду.
• Не може відповісти на питання про мотивацію або дає дуже абстрактні відповіді.
• Не може впоратись із тестовим завданням чи з модельованою ситуацією.

З часом ці речі на особистих співбесідах будуть зчитуватись інтуїтивно. Якщо ви тільки розпочинаєте свій шлях в рекрутингу, розробіть свій чек-лист і оцінюйте кандидата по ньому. І пам’ятайте – ідеальних кандидатів не існує.

Чим допоможе система ATS при підборі персоналу?

Проведення співбесід – це достатньо об’ємна робота, яка вимагає від рекрутера виконання великої кількості завдань. Більшість із них рутинні, але при цьому забирають багато часу. Щоб оптимізувати свою роботу і зробити її більш ефективною, рекомендується використовувати систему управління персоналом. Такий сервіс вирішить за вас цілу низку завдань, і підвищить продуктивність вашої праці. Наприклад, обравши ATS CleverStaff, ви отримаєте низку переваг, серед яких:

• Формування баз вакансій під різні посади;
• Порівняння резюме декількох кандидатів;
• Складання плану, отримання повідомлень;
• Систематизація інформації, зручне формування звітів.

CleverStaff позбавить вас цілої низки рутинних завдань і допоможе вибрати найбільш підходящих кандидатів.

Висновки

Співбесіда – це завдання, яке потребує серйозної підготовки. Рекрутер має отримати максимум інформації про потенційного кандидата. Багато в чому саме дрібниці дозволяють прийняти те чи інше рішення. Тому до будь-якого інтерв’ю важливо правильно підготуватись. Чим ретельніше ви підготуєтесь, тим більше шансів, що ви зможете вибрати саме ту кандидатуру,яка ідеально підійде для конкретної вакансії.

Якщо ви – рекрутер-початківець, намагайтесь структурувати інтерв’ю, використовуйте чек-листи, складайте список запитань і завдань для претендента заздалегідь. І незалежно від вашого досвіду, автоматизуйте рутинні процеси – сучасні АTS зроблять вашу роботу набагато ефективнішою.

FAQ

1. Спеціаліст здається компетентним, але не може сформулювати цілі. Чи варто віддавати йому перевагу?

Віддайте йому перевагу, якщо він дійсно професіонал, і у вас нема кандидатур краще. Однак будьте готові, що вакансія скоро може відкритися знову. Зазвичай такі люди швидко звільняються.

2. Скільки тестових завдань давати на співбесіді?

Як правило, достатньо одного. Крім того, тестове повинно бути невеликим і займати не більше 15-20 хвилин. Якщо передбачається більш об’ємне тестове, варто домовитись з кандидатом про те, що він виконає його дома і надішле результат.

3. Інтерв’ю залишило неоднозначне враження. Є бажання обрати цього кандидата, але щось бентежить. Що робити?

Повторно проаналізуйте резюме і свої записи. Вірогідно, ви знайдете причину ваших сумнівів. В крайньому разі, можна запросити кандидата на друге інтерв’ю і уточнити всі сумнівні моменти.