Коли «все несеться» – рятує автоматизація з ШІ: досвід “Bykova Recruitment Agency”

Про нашого клієнта

“Bykova Recruitment Agency” – українська рекрутингова агенція з великим досвідом пошуку ІТ-спеціалістів.  Її засновниця – Тетяна Бикова, IT-рекрутерка з глибокою експертизою, яка працювала в аутсорсингових та продуктових компаніях і є автором популярного курсу «ІТ-рекрутинг з 0». Нині її власна агенція успішно наймає айтівців в Україні й за кордоном.  

Яскрава, енергійна, цілеспрямована – Тетяна Бикова в рекрутингу вже понад 10 років. Рекрутинг обрала не випадково, адже любить спілкування, багатозадачність і комунікацію. «Ось тому я багато років в цій сфері і отримую задоволення від роботи кожного дня. Без внутрішнього поклику це було б складно».

Тетяна працює нон-стоп, має одночасно багато проєктів і челеджів – їй потрібен цей рух. А коли «все несеться», то ніколи сумувати чи депресувати. Гарантовано підіймає настрій позитивний відгук від клієнта та кандидата, прийнятий офер, підписання контракту з новим клієнтом. А ще – коли люди купують квитки на її авторські івенти, а потім діляться своїми позитивними враженнями.

Як працює “Bykova Recruitment Agency” 

У квітні цього року агенції Тетяни виповнилося 3 роки. Наразі в команді 5 рекрутерів. Всі вони займаються full cycle рекрутментом, тобто охоплюють всі процеси – від сорсингу до проведення співбесід. Натомість всю комунікацію з клієнтами веде особисто Тетяна. 

Нині агенція має велику завантаженість – одночасно в роботі 25+ вакансій, переважно складних. «Зазвичай це позиції, які компаніям важко закрити самостійно. Найчастіше це вакансії з релокацією в офіс, C-level вакансії, також зараз багато клієнтів із сфери iGaming», – коментує Тетяна.

Серед основних джерел та інструментів для пошуку – власна напрацьована за 10 років роботи база контактів і база кандидатів в ATS CleverStaff. Потім – сорсинг  в LinkedIn, постинг вакансій на DOU, особистий блог Тетяни в Інстаграм, рекомендації колег. 

В роботі Тетяну та її колег найбільше драйвить закриття складної вакансії. Коли дуже довго шукаєш, позиція дуже складна, але попри все знаходиш того самого кандидата! І він задоволений, і клієнт щасливий – що може бути краще за цей «метч»?

Виклики

До переходу на СleverStaff рекрутери агенції користувались переважно Еxcel-таблицями. Звісно, це було довго, незручно і забирало в рази більше часу і зусиль, ніж зараз. «Гадаю, всі компанії проходять цей етап, він тимчасовий. І я задоволена, що ми з командою користуємося сучасною ATS і заощаджуємо свій час», – ділиться Тетяна. 

При переході на новий софт головною задачею було перенести всю базу і нікого не загубити з кандидатів, адже кожен з них – на вагу золота. Сам процес перенесення бази на CleverStaff і загалом адаптація до системи відбулася швидко, без складнощів. 

Що хотілось змінити і покращити?

По-перше, Тетяна прагнула покращити швидкість додавання в базу кандидатів, і щоб була синхронізація з LinkedIn і job-сайтами.

По-друге, більш точна та деталізована звітність. Хотілося максимально автоматизувати та полегшити цей процес, щоб бачити ефективність роботи команди.

Тобто агенція потребувала єдиної платформи, де всі можуть працювати впорядковано і спокійно, не переживаючи, що хтось чи щось загубиться. «Згодом, коли ми переконались, що задачі агенції і можливості ATS співпали, ми почали рекомендувати систему нашим партнерам, проводити спільні заходи. Це цікавий досвід», – розповідає Тетяна. 

Що зараз?

Команді подобається UX – все зручно і зрозуміло, при чому як користувачу «з нуля», так і людині, яка вже працювала з іншими ATS. Також до вподоби швидкіcть роботи системи. Адже, на думку Тетяни, часто саме швидкість в рекрутменті відіграє ключову роль, а довго чекати при додаванні кандидата чи синхронізації з LinkedIn – це зовсім не ОК. 

Коли почали роботу в ATS, і полегшення, і пришвидшення відчули вже десь за пару місяців. Як це стало зрозумілим? У рекрутерів з’явився додатковий час на більш ґрунтовну роботу з вакансіями. 

Якщо говорити конкретніше, на що саме вплинула автоматизація в першу чергу, то це – «операційка». Менше часу йде на те, щоб подивитись вакансії, перевірити воронки, проаналізувати статуси, швидко відправити потрібне посилання замовнику або кандидату. 

Відчутний і вплив на цей процес елементів штучного інтелекту – під час роботи в системі Voithos AI підказує, що треба уточнити у кандидата ще до співбесіди, щоб не витрачати час на нерелеватних претендентів. Він аналізує вимоги вакансії та профіль кандидата, допомагає відбирати їх з рекомендацій чи відгуків.

Таким чином, загалом продуктивність роботи збільшилась приблизно на 15-17%. Крім того, з ATS набагато простіше Тетяні як керівнику бачити картину в цілому. Вчасна аналітика – це твереза оцінка ситуації і коли все супер, і коли «щось пішло не так», і ти можеш оперативно втрутитися і відкоригувати процес. І, звісно, як на долоні – динаміка роботи кожного рекрутера в команді. 

Плани

За словами Тетяни, в майбутньому вона планує команду розширювати вдвічі, а в роботі мати від 50 вакансій на місяць. І, звісно, не в останню чергу досягненню майбутніх цілей будуть сприяти саме автоматизовані інструменти, адже масштабування завжди вимагає більш гнучкого підходу. Особливо зважаючи на те, що багато клієнтів звертаються до агенції з повторними запитами або ж часто лонгують річні контракти. 

Також команда Тетяни активно співпрацює з міжнародними замовниками – географія вакансій розширюється з кожним роком. А тому пошук кандидатів має бути максимально автоматизований. «Це спонукає нас зосередитись на всьому, що допомагає рухатися швидше і давати результат – швидше», – усміхається Тетяна.

CleverStaff бажає Тетяні та її команді завжди досягати своїх цілей 🙂