Автоматизація рекрутингу: що враховувати при виборі софту

На пошук релевантних кандидатів рекрутери витрачають багато часу і зусиль. Разом з тим, хороші спеціалісти на ринку довго не затримуються. Проґавив – і кандидата вже ангажують інші. В свою чергу, автоматизація підбору персоналу забезпечує рекрутерам, сорсерам і HR комфортний тил, проскорюючи етапи, впорядковуючи процес і мінімізуючи рутину. відчутно полегшує роботу і дозволяє сконцентруватись на головному. Ну а у вивільнений час рекрутер концентрується на головному, встигає більше і знаходить кращих. Як – давайте розбиратись.
Щоденно перед рекрутером чи сорсером постає багато операційної діяльності, яка циклічно повторюється при наймі на будь-яку позицію: розміщення вакансії, переписка з кандидатами, призначення інтерв’ю, формування бази резюме і т.д.
Більшість рекрутерів намагаються оптимізувати процес, особливо коли пошуки потрібного спеціаліста затягуються, а терміни тиснуть. Над подібними завданнями замислюється і топ-менеджмент, якщо нестача професіоналів відображається на фінансових показниках. Неможливість своєчасно почати проєкт, зрив дедлайнів, втрати в якості продукту/послуг, репутаційні ризики – все це наслідки неукомплектованої команди. І, як правило, вся ця проблематика і незадоволення стікається безпосередньо у відділ рекрутингу/HR – разом з докорами стосовно «погано організованої роботи» з пошуку і найму.
Нерідко в цей цикл додається і чисто «людський фактор»: рекрутер щось забув, не заніс дані в базу, не зателефонував вчасно кандидату, помилився з електронкою… В «гарячці» може трапитись будь-що. У підсумку маємо суперечливу ситуацію: з одного боку – напружено шукаємо співробітника, з іншого – втрачаємо його «з необережності», що в нинішніх реаліях ринку вкрай необачно.

Постійно спілкуючись з рекрутерами, розробники CleverStaff знають про їх больові точки. Для більшості з них автоматизація – це синонім добре працюючої бази даних, інтеграція з job-сайтами, автододавання кандидата і відслідковування його статусу, планування співбесід тощо. Є також і пул міфів-страхів, котрими вже «обросла» ця тема. Наводимо найбільш поширені.

Тест: кому реально потрібна ATS для рекрутингу?

Швидкість і ефективність – ось основні критерії, за якими сьогодні оцінюють роботу рекрутера. І їх дійсно можна відчутно покращити за допомогою якісних цифрових рішень. Але перш ніж розглядати питання про придбання софту, треба зрозуміти потреби бізнесу. З великою вірогідністю автоматизація рекрутингу потрібна, якщо

1. В компанії не налаштовані етапи рекрутингу. Кожна вакансія може мати свою воронку найму, якої потрібно дотримуватись. Рекрутер не завжди може вчасно надіслати повідомлення чи прослідкувати за відповіддю. Автоматизація впорядковує процес, щоб кандидат рухався за чітко вибудованою структурою найму.
2. Хочеться шукати більше і ефективніше. Кандидатів багато, а рекрутер може бути всього один чи два. І йому вкрай важливо не тільки шукати людей і закривати вакансії, але й планувати зустрічі і співбесіди. 
3. Немає бази кандидатів. Без її створення зусилля рекрутера марні, а оперативний найм малоефективний. Адже навіть пасивні, «сплячі» кандидати, за даними LinkedIn, в 87% випадків можуть розглянути цікаву пропозицію. Тому автоматизований збір і зберігання інформації – must have.
4. Хочеться знаходити кращих людей швидше. Талановитий спеціаліст «на ринку вакансій» ходить в середньому 10 днів. За цей час треба встигнути поспілкуватись з ним і зрозуміти, чи підходить він компанії. Іншими словами, важливий кожен дотик – лист, дзвінок, бесіда. Все це полегшує CRM для рекрутингу.
5. Важливо заощаджувати ресурси – і часові, і фінансові, бачити ефект і розуміти практичну користь від використання ПЗ.

У відповідь на ці цілком обґрунтовані запити розробники систем для рекрутингу пропонують свої рішення, які автоматизують і прискорюють етапи підбору персоналу. Якій з них віддати перевагу, рекрутери і HRD, як правило, вирішують колегіально, тестуючи і порівнюючи.
Так, Олександр Злобенко, HR Generalist, MaxBill і викладач курсу HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy, вважає, що автоматизація повинна прискорювати роботу, прибираючи або оптимізуючи рутинні операції, такі як додавання кандидатів в базу, створення і публікація вакансій, організація співбесід з подальшим збором зворотного зв’язку тощо.
«Як результат, процес найму повинен функціонувати в окремій екосистемі, яка буде прозорою для всіх учасників і буде виступати першоджерелом для пошуку і найму. Софт повинен доповнювати існуючі процеси. Якщо софт йде в розріз чи вимагає кардинальних змін, то варто пошукати аналоги, інші сервіси для рекрутингу або спробувати самостійно знайти тимчасове рішення з безкоштовними інструментами», – говорить Олександр.
В свою чергу, Марина Стягайло, Chief Executive Officer, Akkerman-Engineering & Software і викладач курсу HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy називає «плюси», яких стало помітно більше після того, як була впроваджена програма для рекрутингу.
«Завдяки цьому значно покращилась комунікація з Team Lead/Project Manager – при складанні заявки, визначення необхідних Hard і Soft скилів, – зазначає Марина. – За секунди переносимо резюме кандидатів в базу, є можливість шукати їх в своїй базі за багатьма критеріями, моментально знаходити історію спілкування з претендентом. Також завжди під рукою статистика – наприклад, скільки претендентів і з яких причин було відхилено, і скільки і з яких причин відмовились самі».
За допомогою спеціалізованого ПЗ легко налаштувати статус для кандидата, відслідкувати етапи, продемонструвати прозорість підбору замовнику. Значно скорочується час на збір резюме, надсилання шаблонних листів, організацію інтерв’ю, отримання фідбеку від Team Lead/Project Manager тощо. «Таким чином, автоматизація допомагає компанії економити час і гроші, впливати на успішний найм і «не зливати бюджети» впусту», – акцентує Марина Стягайло.
Тим не менше, при аналізі різних систем завжди є місце визначеному набору опцій, на наявність яких варто звертати увагу. Розберемо їх на прикладі CleverStaff.

Конкурентні переваги CleverStaff: особливості і нюанси

Розробники CleverStaff реалізували в системі весь комплекс інструментів для рекрутера чи сорсера, які допомагають швидко і чітко просуватись по всіх етапах найму, чим суттєво полегшують закриття вакансій. 
Серед практичних можливостей CleverStaff:

• Інтеграції. CleverStaff синхронізується з сайтами розміщення вакансій, LinkedIn, із сервісами електронної пошти.
• Додавання кандидатів в 1 клік. Система дозволяє швидко сформувати базу претендентів на вакансію, додаючи резюме в 1 клік.
• Генерація звітів. Інформація про кандидатів з вашої бази даних трансформується в детальний звіт. Вже за кілька секунд ви зможете надати готовий звіт клієнтам чи керівнику.
• Рекомендації. CleverStaff автоматно аналізує резюме за визначеними критеріями і надає рекрутеру/HR рекомендації по тим з них, які найбільше відповідають вимогам. 
• Форма листів. В системі є типові форми листів, які можна використовувати для надсилання кандидатам на посаду, заощаджуючи час.
• Інтеграція баз. В програмі для підбору персоналу передбачені функції експорту і імпорту готових баз, що дозволяє використовувати для пошуку і сформовані бази кандидатів.
• Парсинг резюме. CleverStaff дозволяє провести збір резюме за визначеними критеріями і сформувати базу з нуля в найкоротші терміни.

Крім того, софт передбачає кастомізацію: у сервісі є чотири типи кастомних полів, налаштування етапів для вакансій, власні джерела кандидатів тощо.
Інтеграція з джоб-сайтами, поштою і соцмережами дає також можливість здійснювати публікацію вакансії на популярних платформах прямо з CleverStaff в один клік.
В цій системі рекрутер і замовник можуть працювати разом, відходячи від необхідності зберігати «масиви» переписок і файлів у себе в пошті. В той же час рекрутер може вести переписку з кандидатом прямо із системи.
Починаючи роботу в CleverStaff, рекрутер ніби сідає за смарт-стіл, де під рукою є все необхідне – розділи-вкладки «Органайзер», «Вакансії», «Кандидати», «Замовники», «Акаунт», «Звіти». Система розкладає всі завдання і робочий день рекрутера «по поличках», дозволяючи тримати в фокусі максимальну кількість завдань і звільняти від рутини.
Важливо! ПЗ CleverStaff – одне з небагатьох, яке має серверну і хмарну версії. Серед плюсів – висока безпека даних, широкі можливості з кастомізації і адаптації системи під потреби конкретного замовника.
І що дуже важливо: особлива цінність використання такого софту полягає не тільки в заміні рутинних процедур автоматичними операціями. Мова йде про зміщення акцентів на більш інтелектуальні завдання і впровадження нових принципів організації підбору персоналу.
Можна довго розмірковувати про можливості різних систем, але питання «Чи варто впроваджувати такий інструмент?» – нині більшою мірою риторичне. За допомогою ATS можна заощаджувати. Наприклад, до 10 робочих тижнів рекрутера на рік. Як? В CleverStaff розрахували економічну ефективність і ROI від використання ПЗ, базуючись на власній 2-річній аналітиці. Про те, що ж дає автоматизація рекрутингу – в грошах, часі і ROI – читайте тут.
 
Починайте автоматизувати рекрутинг з безкоштовної версії CleverStaff!