Автоматизація в A-HR: від фріланс-рекрутингу до великого бізнесу

Про нашого клієнта

A-HR – одна з відомих і успішних рекрутингових компаній України.

Фокус:

• якісний рекрутинг
• HR консалтинг
• навчання HR спеціалістів і рекрутерів
• підтримка в управлінні фінансами, бухгалтерії, праві, медіації
• кар’єрні консультації

Спеціалізація:

A-HR – універсальна компанія. Досвід: IT, e-commerce, виробництво, будівництво, FMCG, агро-сектор, медицина, медіа, логістика, фінанси.

Виклики

Коли компанія тільки розпочинала свою діяльність, і в A-HR було 2-3 співробітники, все працювало просто: папки за напрямками (галузі, посади, кандидати) та Excel.

Але коли співробітників стало більше 5, активних вакансій – понад 10 і клієнтів – на порядок більше, команда почала думати про автоматизацію.

Excel. В A-HR стикнулись з тим, що у кожного члена команди своє розуміння, «як повинно бути», і свій рівень володіння ним. Навіть коли домовлялись про правила, все одно – хтось не вніс коментар, хтось щось забув відкоригувати і т.д. І через це потім інші колеги не розуміли, це вже апдейт чи ще ні, губилась канва актуальності.

Найнегативніше – це різні формати внесення інформації, коли у кожного своя точка зору, як «красиво» і правильно.

Неможливість консолідувати інформацію. Клієнти A-HR – всі з різних секторів, від фінансів до виробництва меблів, тому що із самого початку будувався рекрутинговий бізнес, який зможе допомогти у пошуку та наймі співробітників для будь-якого бізнесу. Спектр вакансій – від рівня «швачка» до рівня «комерційний директор». Співробітники A-HR сміливо брались за будь-які проєкти, тому що команда рекрутерів швидко росла і в А-HR зростала експертиза у багатьох бізнесах, розуміння їх специфіки. «Але неможливість консолідувати дані втомлювала», – говорить Анна Васюхно, засновниця компанії A-HR. – І для майбутніх цілей потрібні були інші інструменти, тому що середній і великий бізнес вимагають більш гнучкого і оперативного підходу».

Потрібно було рішення, свого роду «парасолька», яка завжди з тобою і при необхідності вирішує твоє завдання.

Рішення

Коли стало зрозуміло, що A-HR із фріланс-рекрутингу перетворюється в серйозний  бізнес, потрібно було «автоматизуватись». «Ми зрозуміли, що нам вкрай важливо універсальне вікно, де всі грають за єдиними правилами» – говорить Анна. – І в 2017 році ми терміново почали шукати рішення».

Команда обирала прийнятний варіант за 3-ма важливими для них критеріями: одне «вікно», оптимальна ціна, українська команда. «Фінальне рішення далось просто, ми з  самого початку «співпали» за потребами і можливостями, почали партнеритись, рекомендувати систему нашим конкурентам і партнерам. І вони теж починали користуватись ☺». 

 Анна Васюхно, засновниця A-HR

«Я вважаю, що все, що можна спростити і автоматизувати – треба спростити і  автоматизувати! Я б рекомендувала будь-якому бізнесу, поки він маленький, замислюватись про автоматизацію»

Ключові факти про проєкт

Переїзд. «Перенесення бази було дуже швидким: ми просто взяли наші папки і самостійно залили в систему всіх кандидатів, які у нас були», – згадує Ірина Далецька, директор A-HR.

Навчання. Менеджер CleverStaff особисто провів навчання для всіх, приділив безліч часу кожному і звільнив від «майстер-класів» топ-менеджмент компанії. Це дуже допомогло і зекономило час і сили керівників.

Ролі. Команда A-HR побудована так, що є основний склад і є фрілансери. Кількість варіативна, в залежності від проєктів, навантаження. Одночасно може бути від 10 до 30 доступів. Можливість управляти ролями виявилась дуже доречною.

Діалог. «Розробники будуть працювати над запитом, поки не почують, що це те, що ми мали на увазі. Або прийдуть і чесно скажуть, що це в плані робіт на майбутнє. Треба визнати, що у рекрутерів одне поняття «швидко» (тому що треба на вчора), у IT – інше. Але якщо IT чесно говорять про можливості і терміни – все пом’якшується. Вибудовується правильний діалог, питання вирішуються, а ми – йдемо за новими нагородами ☺», – розповідає Анна.

Результати

1. Коли відчули ефект від впровадження автоматизованої системи для рекрутингу?

Розуміння того, що стало безперечно легше працювати, і ефективність зросла – з’явилось через 1-2 місяці.

2. На які конкретні процеси автоматизація вплинула в першу чергу?

На все, що стосується менеджменту: контролю, управління і зберігання інформації.

На швидкість:

• швидко знайти замовників,
• швидко подивитись вакансії,
• швидко перевірити воронки,
• швидко відправити зовнішнє посилання на вакансію кандидату,
• швидко ознайомитись зі статусами,
• швидко відповісти клієнту і т.д.

На звітність, в т.ч. для клієнта.

Приємно, коли не сидиш, не вибираєш і не рахуєш вручну, а за тебе це робить   система. Плюс завжди можна запропонувати клієнту самостійно спостерігати за процесом всередині системи і не витрачати час на звіти в принципі.

До слова: A-HR «вшили» CleverStaff на свій сайт, тому що команді зручний уніфікований формат подачі, який підходить для всіх майданчиків комунікації.

3. Як автоматизація вплинула на атмосферу в команді?

В A-HR досягли того, щоб вся інформація в автоматизованій системі для рекрутингу відображала весь процес роботи компанії. Всі члени команди усвідомлюють відповідальність за роботу з даними, тому продуктивність робочого процесу в цілому зросла приблизно на 20%.

«Ми – компанія, в яку більшість клієнтів повертається з повторними запитами. Тому ми розвиваємось разом з багатьма нашими клієнтами ними, вдосконалюючи наш сервіс і для них, і для своєї команди.

Наразі головний фокус на допомозі Україні.

Паралельно працюємо над розширенням географії і спектру послуг.

Автоматизуючи рутинні процеси, ми маємо можливість зосередитись на більш важливих, глибоких, еволюційних темах для A-HR», – підсумовує Анна.