Что такое ATS?

Результат успешного найма – это кандидат, максимально соответствующий требованиям компании. Но до этого момента проходит определенное количество времени и прилагается определенное количество усилий. Например, нужное резюме должно оперативно прожить целую жизнь, пройдя через ATS (applicant tracking system). Что это и как помогает рекрутеру в его работе?

АTS – специальный программный комплекс, автоматизирующий процесс подбора персонала, отслеживает его эффективность и обрабатывает информацию, основываясь на задачах найма.

А если рассуждать образно, то ATS… это как цифровой помощник рекрутера, который никогда не устает, тщательно фильтрует и хранит информацию, избавляет от рутины, позволяет искать и находить нужных кандидатов быстрее и еще много чего полезно умеет.

Из этого следует, что одна из основных целей использования ATS – упрощение поиска наиболее подходящего специалиста на ту или иную вакансию. Более того, рекрутер может формировать собственные воронки – ATS система поможет сделать это максимально эффективно.

Почему ATS – это важно и выгодно

Большинство рекрутеров и HR работают по универсальной схеме, такой как, например, публикация актуальных вакансий на job-порталах, поиск сотрудников по базам, утверждение их профилей с заказчиками/работодателями, организация собеседования, тестирование и т.д. На каждом из этих этапов ATS экономит рекрутеру время и усилия.

Потому что без него много времени уходит на «ручной» и часто неоправданный труд (заведение кандидатов базу, переписывание информации, поиск коммуникационной ленты с кандидатом в переписке и т.д.).

По ходу дела что-то удаляется, не загружается или и пропадает в неизвестном направлении, т.к. всегда есть место человеческому фактору. С ним, увы, ничего не поделать.

В свою очередь, ATS эти риски исключает – все хранится бережно и «по полочкам». Например, никакой форс-мажор не уничтожит важное письмо с еще более важным резюме в нем.

ATS держит под контролем весь процесс найма – от размещения заявки на внешних job-порталах до управления графиком собеседований с подходящими соискателями. Это делает рекрутинг прозрачным и более оперативным, фокусируя внимание рекрутера на тех людях, которые действительно заслуживают внимания.

Основные преимущества ATS

Еще несколько лет назад пользоваться автоматизированными системами для поиска и найма могли себе позволить только мощные, крупные предприятия. Но сегодня преимущества ATS оценили многие компании – разного масштаба и из разных сфер, где есть штатный отдел рекрутинга, рекрутинговые агентства и рекрутеры-фрилансеры. В числе этих преимуществ большинство пользователей выделяют следующие:

• Различные интеграции. Современные автоматические системы интегрируются и синхронизируются с job-сайтами, LinkedIn, электронной почтой – это позволяет оперативно отслеживать и находить нужного кандидата. Что немаловажно – в ПО для рекрутеров есть возможность экспортировать и импортировать уже сформированные базы соискателей.
• Кастомизация. Очень круто, когда в системе есть кастомные поля, и рекрутер самостоятельно, под свои потребности, может настроить этапы для работы с вакансиями и т.д.
• Парсер и рекомендации. Хорошая система рекомендует рекрутеру пул резюме, которые максимально подходят по ключевым словам, навыкам, наименованиям предыдущих работодателей, опыту, образованию и т.д., парсер всегда найдет резюме по необходимым критериям.
• Легкое добавление кандидата и формирование базы. Добавляя резюме в 1 клик, рекрутер в максимально сжатые сроки формирует собственную или корпоративную базу специалистов.
• Шаблоны для рассылок. В хорошем ПО для рекрутинга всегда есть удобные шаблоны для писем соискателям – нет необходимости каждый раз что-то сочинять и тратить драгоценное время.
• Совместная работа. В аккаунте ATS рекрутер и заказчик/работодатель могут работать консолидированно – это очень удобно и прозрачно.
• Порядок в информации. Software избавляет рекрутера от необходимости собирать и хранить у себя массив документов, связанных с кандидатами, переписку с ними и другое. Это не имеет смысла, потому что коммуницировать с претендентами можно прямо из системы.
• Оптимизация работы. Как правило, в ATS рекрутер работает структурировано, пользуясь инструментами органайзера, конструкторами отчетов, разными шаблонами и т.д. Многие рутинные операции отпадают сами собой, позволяя заниматься более важными и нетривиальными вопросами.

Как ATS экономит время и бюджет рекрутеров

ATS система обеспечивает рекрутеров наиболее необходимыми инструментами для создания воронок, аналитики, разных видов отчетов и другим важным опционалом.

Благодаря ПО рекрутер находит нужные резюме намного быстрее, чем вручную, экономит – внимание! – до 10 рабочих недель в год или 2,4 рабочих месяца!

ATS для рекрутинга экономит около 20% времени на найм, т.к. каждая 5-я вакансия закрывается ресурсами из собственной базы (а это, на секундочку, на 54% быстрее, чем при поиске новых кандидатов на внешних ресурсах). Соответственно, экономятся и средства – 2,4 среднестатистической заработной платы рекрутера в год. Также радуют и ROI – около 325%. Эту логику расчетов мы подробно объясняли и аргументировали здесь.

Тим лид или HRD всегда может отследить и оценить работу своей команды или отдельно взятого специалиста, анализировать количественные показатели, понимать ресурсы с наибольшим потоком соискателей и многое другое. Также автоматизированная система поможет увидеть проблемные точки вакансии, выявить слабые звенья в поиске и подборе, понять, почему кандидаты отказываются и другие напрягающие моменты. А потом провести «работу над ошибками» и устранить недочеты в бизнес-процессе.

Выводы

Итак, признаки хорошей ATS фиксируются на результативности всех этапов найма. потому что качественное ПО для рекрутинга позволяет:

• рекрутерам, их руководителям и клиентам взаимодействовать в одной экосистеме
• настраивать и совершенствовать воронки вакансий под клиента
• вести базу кандидатов со всей сопутствующей информацией и историей
• общаться с соискателями прямо из CRM
• утверждать кандидатов с внутренними заказчиками
• организовывать собеседования, отправлять офферы и отслеживать выход новичка на работу
• оперативно работать с аналитикой и отчетностью и многое другое

Разумеется, ATS это не замена рекрутеру. Но избавить его и его коллег от львиной части рутинных задач, сэкономив усилия и финансы, автоматизация определенно сможет. Более того, делегируя рутинные процессы системе, сорсер, рекрутер или HR всегда сможет быть более результативным и уделять больше времени на управление более интеллектуальными задачами и совершенствование своей работы.