Что такое ATS?

Выбор правильной системы отслеживания кандидатов (Applicant Tracking System, ATS) трансформирует ваш процесс рекрутинга, сделав его более эффективным и менее стрессовым как для рекрутеров, так и для кандидатов. При большом количестве вариантов на рынке понимание своих приоритетов гарантирует, что вы выберете систему, соответствующую потребностям вашей компании. Предлагаем вам наши основные рекомендации.

АTS – это специальный программный комплекс, автоматизирующий процесс подбора персонала, отслеживает его эффективность и обрабатывает информацию, основываясь на задачах найма.

А если рассуждать образно, то ATS… это как цифровой помощник рекрутера, который никогда не устает, тщательно фильтрует и хранит информацию, избавляет от рутины, позволяет искать и находить нужных кандидатов быстрее и еще много чего полезно умеет.

Из этого следует, что одна из основных целей использования ATS – упрощение поиска наиболее подходящего специалиста на ту или иную вакансию. Более того, менеджер по подбору персонала может формировать собственные воронки – ATS система поможет сделать это эффективно.

Ключевые факторы, которые следует учитывать при выборе ATS

Удобство использования

ATS должна быть интуитивно понятной и простой в навигации. Сложные интерфейсы могут вызывать раздражение у вашей команды и замедлять процесс найма. Поэтому:

• ищите программное обеспечение с четкими меню, логичными рабочими процессами и полезными подсказками;
• убедитесь, что разработчики предлагают обучающие материалы, службу поддержки клиентов, живые демонстрации, чтобы помочь вашей команде быстрее освоить систему.

Как правило, в современной ATS рекрутер работает структурировано, пользуясь инструментами органайзера, конструкторами отчетов, разными шаблонами и т.д. Многие рутинные операции отпадают сами собой, позволяя заниматься более важными и нетривиальными вопросами.

Интеграционные возможности

Современные автоматические системы интегрируются и синхронизируются с job-сайтами, LinkedIn, мессенджерами, электронной почтой – это позволяет оперативно отслеживать и находить нужного кандидата. Что немаловажно – в ПО для рекрутеров есть возможность экспортировать и импортировать уже сформированные базы соискателей.

Возможности кастомизации

Найм не является универсальным процессом. Выбирайте ATS, которая адаптируется под уникальные потребности вашей компании. Очень круто, когда в системе есть кастомные поля, и рекрутер самостоятельно, под свои потребности, может настроить этапы для работы с вакансиями и т.д. С этой целью оцените гибкость системы в проектировании рабочих процессов, форм откликов и шаблонов электронных писем; ищите системы, которые позволяют настраивать различные этапы рекрутингового процесса. 

Автоподбор

Хорошая система рекомендует рекрутеру пул резюме, которые максимально подходят по ключевым словам, навыкам, наименованиям предыдущих работодателей, опыту, образованию и т.д., парсер всегда найдет резюме по необходимым критериям.

Формирование собственной базы

Легкое добавление кандидата и формирование базы – это всегда важно. Добавляя резюме в 1 клик, рекрутер в максимально сжатые сроки формирует собственную или корпоративную базу специалистов.

Отчетность и аналитика

Решения в найме, основанные на данных, экономят время и деньги. Надежная аналитика помогает выявлять узкие места и оптимизировать процессы. Для этого:

• убедитесь, что ATS может отслеживать такие метрики как время закрытия вакансии, показатели откликов и отказов кандидатов, эффективность источников и другие; 
• ищите панели управления, которые предоставляют практическую аналитику и позволяют легко создавать пользовательские отчеты.

Командная работа

Очень удобно, когда в ATS могут одновременно работать рекрутеры, тим лид и хайринг-менеджеры – у всех может быть разный уровень доступа. Обмен информацией происходит мгновенно, все данные сохраняются вместе с хронологией событий. 

Софт для автоматизации избавляет рекрутера от необходимости собирать и хранить у себя массив документов, связанных с кандидатами, переписку с ними и другое. Это не имеет смысла, потому что коммуницировать с претендентами можно прямо из системы.

Типы ATS на рынке: как выбрать систему под реальные задачи бизнеса

Сегодня разные компании сталкиваются с разными сценариями найма, масштабами и скоростью роста. Понимание типов ATS помогает бизнесу выбрать решение, которое не будет тормозить процессы, а усилит их. Итак, давайте разбираться.

ATS для малого бизнеса и стартапов

Как правило, это простые и лёгкие системы с базовым функционалом: хранение резюме, воронка кандидатов, минимальная автоматизация. Они подходят компаниям с небольшим объёмом найма, но быстро перестают справляться при росте: не хватает аналитики, гибкости и возможностей масштабирования.

Корпоративные ATS для крупных компаний

Это сложные, многоуровневые платформы с богатой функциональностью, глубокой кастомизацией и интеграциями с HR-экосистемами. Такие системы рассчитаны на десятки тысяч вакансий, но требуют длительного внедрения, обучения и значительных бюджетов. Часто они избыточны для компаний, которым важны скорость и адаптивность.

ATS для рекрутинговых агентств

Отдельная категория систем, ориентированных на работу с внешними клиентами, предусматривает управление воронками под разные проекты, быстрый поиск в большой базе кандидатов, многовекторную отчётность и другие опции. Здесь критичны удобство интерфейса, скорость работы и минимизация ручных действий.

Система для автоматизации рекрутинга CleverStaff занимает нишу между сложными корпоративными решениями и гибкими ATS «на вырост». Платформа идеально подходит для динамично развивающихся компаний и рекрутинговых агентств, которым важны скорость найма, автоматизация процессов и понятная аналитика без перегруженной архитектуры.

CleverStaff сочетает в себе простоту запуска, автоматизацию ключевых этапов рекрутинга, data-driven подход к аналитике, удобство для рекрутеров и позитивный опыт для кандидатов. Это решение для тех, кто хочет расти быстро, считать эффективность найма в метриках и использовать ATS как стратегический инструмент, а не просто базу резюме.

Пошаговое руководство: как легко выбрать ATS

Шаг 1: Проанализируйте, что делает ATS

Прежде чем вы начнете оценивать инструменты, важно понимать, что именно вы ищете. Система отслеживания кандидатов должна помогать вам автоматизировать публикацию вакансий на разных платформах, собирать, сортировать и управлять резюме кандидатов,  отслеживать кандидатов по этапам найма, сотрудничать с командами по найму, обеспечивать отчетность и многое другое.

Шаг 2: Определите ваши потребности в найме

Задайте себе вопросы:

• Сколько людей мы нанимаем ежегодно? 
• Нанимаем ли мы персонал для нескольких локаций или подразделений? 
• Какие каналы привлекают наибольшее количество кандидатов? 
• Нужны ли нам интеграции с HR-инструментами, CRM или сайтами вакансий? 
• Нужны ли нам возможности международного или удаленного найма?

Это поможет вам составить краткий список функций, от которых нельзя отказаться.

Шаг 3: Составьте список обязательных функций

Типичные функции, которые стоит учитывать:

• публикация вакансий и их распространение,
• парсинг резюме и фильтрация по ключевым словам,
• инструменты коммуникации с кандидатами,
• планирование интервью,
• индивидуальные воронки найма,
• отчетность и аналитика,
• интеграции.

Шаг 4: Установите бюджет

Предпочитаете ли вы ежемесячную оплату или годовые контракты? Будет ли взиматься плата за рекрутера, за вакансию или за кандидата? Существуют ли дополнительные затраты на кастомизацию? Ответы на эти и другие вопросы поможет установить диапазон бюджета и опционала, на который можно рассчитывать.

Стоимость системы для рекрутинга варьируется, но большинство решений находятся в диапазоне от 60 до 120 долларов США за пользователя в месяц. Некоторые поставщики предлагают многоуровневое ценообразование, в то время как другие взимают разовый платеж с дополнительными расходами за премиальные функции.

Шаг 5: Проведите исследование и составьте шорт-лист поставщиков

Обратите внимание на отзывы пользователей, ATS-системы, используемые компаниями схожего масштаба и сферы деятельности, есть ли бесплатные пробные версии, насколько удачны кейсы из вашей отрасли и так далее.

Составьте шорт-лист из 3-5 ATS-платформ, которые соответствуют большинству ваших требований, и проанализируйте каждую из них.

Шаг 6: Запросите демонстрации и задавайте правильные вопросы

Во время демонстраций задавайте менеджерам вопросы:

• насколько настраиваемой является воронка, 
• можно ли автоматизировать email-сообщения, 
• как работают интеграции,
• можно ли отслеживать время закрытия вакансии и эффективность источников, 
• как выглядят онбординг и поддержка, 
• легко ли экспортировать данные в случае смены системы.

Протестируйте пользовательский интерфейс – он должен быть интуитивно понятным как для рекрутеров, так и для нанимающих менеджеров.

Шаг 7: Оцените поддержку и безопасность

Ключевые контрольные точки – как работает техподдержка, есть ли база знаний или живое обучение, соответствует ли система требованиям GDPR, где и как хранятся данные. 

Шаг 8: Протестируйте продукт (если доступно)

Начните с самого простого – попробуйте использовать тестовое размещение вакансии, загрузку и парсинг резюме, перемещение кандидатов по этапам, функции командного взаимодействия

Оцените скорость работы, простоту использования, ваши личные ощущения, пользовательский опыт.

Шаг 9: Получите обратную связь от команды

Привлеките рекрутеров, которые будут использовать систему ежедневно, а также нанимающих менеджеров, которые будут просматривать кандидатов и проводить интервью, HR-команду в целом.

Соберите обратную связь с помощью простого опроса по таким параметрам как удобство использования, полнота функционала, кастомизация, соотношение цены и качества.

Шаг 10: Примите решение и спланируйте запуск

После того как выбор будет сделан, изучите детали договора, назначьте внутреннего ответственного за внедрение ATS, запланируйте обучающие сессии для команды. 

Как только получите доступ – настройте шаблоны, рабочие процессы и интеграции. Установите контрольные показатели (например, сокращение времени закрытия вакансий или улучшение опыта кандидатов), чтобы измерить ROI через 3-6 месяцев.

Будущее ATS: AI и автоматизация

В ближайшие годы ATS превратятся из инструментов учёта кандидатов в интеллектуальные платформы управления талантами. Это будет не просто софт для рекрутера, а цифровой партнёр бизнеса, который помогает принимать точные, быстрые и стратегически выверенные решения. Именно в этом направлении развивается CleverStaff – как современная, технологичная ATS нового поколения.

Искусственный интеллект (AI) станет ядром рекрутинговых процессов. Он будет автоматически ранжировать кандидатов на основе навыков, опыта и культурного соответствия, а также предсказывать успешность найма ещё до первого интервью. Рекрутеры будут работать не с потоком резюме, а с уже проанализированными и приоритизированными профилями.

Продвинутая автоматизация возьмёт на себя рутину. ATS будущего самостоятельно отправляет персонализированные ответы кандидатам на каждом этапе воронки, предлагает удобные слоты для интервью, синхронизируется с календарями и сокращает time-to-hire без потери качества. Процессы становятся быстрее, прозрачнее и масштабируемыми.

Фокус на Candidate Experience выходит на первый план. ATS помогает выстраивать позитивный и последовательный опыт кандидата – от первого отклика до оффера. Чёткая коммуникация, скорость обратной связи и ощущение уважения к кандидату становятся конкурентным преимуществом работодателя.

Будущее ATS – это сочетание AI, автоматизации и человекоцентричного подхода. CleverStaff уже сегодня движется в этом направлении, создавая решения, которые отвечают требованиям завтрашнего дня – интеллектуальный помощник Voithos AI, интегрированный в систему, уже повышает количество наймов на 18,4%. Детальнее об этом вы можете прочитать тут.

Бизнес-эффект автоматизации в ATS: цифры, которые имеет смысл считать

Автоматизация в ATS – это не про удобство ради удобства. Это про измеримый вклад рекрутинга в финансовые и операционные показатели компании. Современные ATS, такие как CleverStaff, напрямую влияют на ключевые KPI найма и позволяют рекрутингу говорить с бизнесом на одном языке – языке денег и метрик. Ну что ж, посчитаем?

• Снижение Time-to-Hire. Автоматизация рутинных операций – первичной обработки откликов, коммуникации с кандидатами, планирования интервью – существенно сокращает цикл найма. По опыту компаний, использующих ATS нового поколения, время закрытия вакансий уменьшается на 15-20%. Для бизнеса это означает более быстрый запуск проектов, снижение нагрузки на команды и меньшие потери из-за незакрытых позиций.
• Уменьшение Cost-per-Hire. Централизованная и постоянно пополняемая база кандидатов внутри ATS снижает зависимость от платных джоб-бордов и рекрутинговых агентств. Повторное использование собственной базы, аналитика откликов и автоматизированные воронки позволяют сократить расходы на привлечение кандидатов до 50% без потери качества найма.
• Рост Quality-of-Hire. Встроенная аналитика трансформирует рекрутинг из операционной функции в data-driven процесс. ATS показывает, какие источники кандидатов дают лучших сотрудников – по скорости адаптации, прохождению испытательного срока и удержанию. Это позволяет сфокусировать бюджет и усилия на самых эффективных каналах и системно повышать качество найма, а не действовать интуитивно.

В результате рекрутинг перестаёт быть центром затрат и становится инструментом масштабирования бизнеса. ATS с продвинутой автоматизацией и аналитикой – это инвестиция, которая напрямую влияет на прибыль, рост и устойчивость компании. В CleverStaff уже подсчитали бизнес-эффект и записали короткое видео на эту тему.

Итоговые рекомендации

1. Перед внедрением ATS точно определите необходимые функции и возможности, исходя из размера команды, объема заявок и существующих рабочих процессов.
2. Отдавайте приоритет удобству использования: выбирайте интуитивно понятную систему.
3. Изучите онлайн-отзывы, форумы и рекомендации коллег, чтобы сузить выбор. Ищите кейсы или отзывы, чтобы понять, как ATS работала у компаний, похожих на вашу.
4. Попросите поставщиков провести практическую демонстрацию, чтобы увидеть, как система работает в реальных условиях. Вовлеките членов команды, которые будут использовать систему ежедневно, для получения обратной связи.
5. Делайте упор на возможности различных интераций: совместимость с такими инструментами, как сайты вакансий, HR-системы, имеет критическое значение. Ищите поддержку API.
6. Оцените стоимость – сравните цены по подписке с разовыми платежами, также учитывайте дополнительные расходы на обучение, внедрение или премиальные функции. 
7. Вовлеките ключевых заинтересованных лиц – от рекрутеров до HR-менеджеров — в процесс принятия решения. 
8. Не покупайте лишнего. Легкая и простая в использовании ATS, которая соответствует текущему объему найма, зачастую лучше, чем сложное корпоративное решение, переполненное функциями, которые вам пока не нужны.

Чтобы перенос данных и переход был максимально плавный и не провоцировал стресс, выделите время, чтобы настроить ATS под свои потребности: гибкие рабочие процессы, формы и шаблоны делают систему адаптируемой к вашему процессу найма.

С первых недель активно используйте аналитику: инсайты на основе данных помогают выявлять узкие места в найме и повышать эффективность.

Уже спустя пару месяцев тим лид или HRD всегда сможет объективно отследить и оценить работу своей команды или отдельно взятого специалиста, анализировать количественные показатели, понимать ресурсы с наибольшим потоком соискателей и многое другое. Также автоматизированная система поможет увидеть проблемные точки вакансии, выявить слабые звенья в поиске и подборе, понять, почему, например, вырос процент отказов. И – провести «работу над ошибками» и устранить недочеты в бизнес-процессах.

Выводы

Выбор правильной ATS – это поиск системы, которая поддерживает и усиливает ваши цели в найме. Делая приоритетом удобство использования, интеграции, кастомизацию, аналитику и опыт кандидатов, ваша организация может повысить эффективность и привлечь лучших специалистов.

Ищите удобный интерфейс, базовые инструменты отчетности и интеграцию с основными сайтами вакансий – анализируйте спецификации поставщика на предмет поддерживаемых платформ и возможностей API. Масштабируемость важна, если ваш бизнес планирует расти.

Выбирайте систему с развитыми обучающими ресурсами и службой поддержки клиентов. Вовлекайте ключевых пользователей в процесс принятия решений и проводите онбординг-сессии.

Разумеется, ATS не может заменить рекрутера. Но избавить его и его коллег от львиной части рутинных задач, сэкономив усилия и финансы, автоматизация определенно сможет. Более того, делегируя рутинные процессы системе, сорсер, рекрутер или HR всегда сможет быть более результативным и уделять больше времени на управление более интеллектуальными задачами и совершенствование своей работы.