Автоматизация в A-HR: от фриланс-рекрутинга до большого бизнеса

О нашем клиенте

A-HR – одна из известных и успешных рекрутинговых компаний Украины. 

Фокус: 

• качественный рекрутинг
• HR консалтинг
• обучение HR специалистов и рекрутеров
• поддержка в управлении финансами, бухгалтерии, праве, медиации
• карьерные консультации

Специализация:

A-HR – универсальная компания. 

Опыт: IT, e-commerce, производство, строительство, FMCG, агро-сектор, медицина, медиа, логистика, финансы.

Вызовы 

Когда компания только стартовала, и в A-HR было 2-3 сотрудника, все работало просто: папки по направлениям (отрасли, должности, кандидаты) и Excel. 

Но когда сотрудников стало больше 5, активных вакансий – свыше 10 и клиентов – на порядок больше, команда начала думать об автоматизации.

Excel. В A-HR столкнулись с тем, что у каждого члена команды было свое понимание, «как должно быть», и свой уровень владения Excel. Даже когда договаривались о правилах, все равно было всякое – кто-то не внес комментарий, кто-то что-то забыл откорректировать и т.д. Из-за этого потом другие коллеги не понимали, это уже апдейт или еще нет, терялась нить актуальности. 

Также были разные форматы внесения информации, когда у каждого своя точка зрения, как  «красиво» и правильно. 

Невозможность консолидировать информацию. Клиенты A-HR – из самых разных секторов, от финансов до производства мебели, т. к. изначально строился рекрутинговый бизнес, который сможет помочь в поиске и найме сотрудников для любого бизнеса. Разброс вакансий был от уровня «швея» до уровня «коммерческий директор». Сотрудники A-HR смело брались за разные проекты, т.к. команда рекрутеров быстро росла и в A-HR наращивалась экспертиза во многих бизнесах, знание их специфики. «Но невозможность консолидировать данные утомляла», – говорит Анна Васюхно, основатель компании A-HR. – И для будущих целей нужны были другие инструменты, т.к. средний и крупный бизнес требуют более гибкого и оперативного подхода». 

Нужно было решение, своего рода «зонтик», который всегда с тобой и при необходимости решает твою задачу.

Решения

Когда стало понятно, что команда из фриланс-рекрутинга переходит в серьезный бизнес, нужно было «автоматизироваться». «Мы поняли, что нам крайне важно универсальное окно где все играют по одним правилам» – говорит Анна. – И в 2017-м году мы срочно стали искать решение».

Команда выбирала приемлемый вариант по 3-м важным для них критериям: одно «окно», оптимальная цена, украинские ребята. «Финальное решение далось просто, мы с самого начала «совпали» по потребностям и возможностям, начали партнериться, рекомендовать систему нашим конкурентам и партнерам. И они тоже начинали пользоваться ☺».  

Анна Васюхно, основатель A-HR

«Я считаю, что все, что можно упростить и автоматизировать –  нужно упростить и автоматизировать! Я бы рекомендовала любому бизнесу, пока он маленький, задумываться об автоматизации»

Ключевые факты о проекте

Переезд. «Перенос базы был очень быстрым: мы просто взяли наши папки и самостоятельно залили в систему всех кандидатов, которые у нас были», – вспоминает команда A-HR. 

Обучение. Менеджер CleverStaff лично провел обучение для всех, уделил много времени каждому и освободил от «мастер-классов» топ-менеджмент компании. Это очень помогло и сэкономило время и силы менеджеров.

Роли. Команда A-HR построена так, что есть основной состав и есть фрилансеры. Количество вариативно, в зависимости от проектов, нагрузки. Одновременно может быть от 10 до 30 доступов. Возможность управлять ролями оказалась очень кстати. 

Диалог. «Разработчики CleverStaff будут прорабатывать запрос, пока не услышат, что это то, что мы имели в виду. Или придут честно скажут, что это в плане работ на будущее. Надо признаться, что у рекрутеров одно понятие «быстро» (т.к. надо на вчера), у IT – другое. Но если IT честно говорят о возможностях и сроках – все смягчается. Выстраивается правильный  диалог, вопросы решаются, а мы – идем за новыми наградами ☺», – рассказывает Анна.

 Результаты 

1. Когда почувствовали эффект от внедрения автоматизированной системы для рекрутинга?

Понимание того, что стало определенно легче работать, и эффективность выросла –  через 1-2 месяца.

2. На какие конкретные процессы автоматизация повлияла в первую очередь?

На все, касающиеся менеджмента: контроля, управления и хранения информации. 

На скорость:

• быстро найти заказчиков, 
• быстро посмотреть вакансии, 
• быстро проверить воронки, 
• быстро отправить внешнюю ссылку на вакансию кандидату
• быстро ознакомиться со статусами,
• быстро ответить клиенту и т.д.

На отчетность, в т.ч. для клиента.

Приятно, когда не сидишь, не выбираешь и не считаешь вручную, а за тебя это делает система. Плюс всегда можно предложить клиенту самостоятельно наблюдать за процессом внутри системы и не тратить время на отчеты в принципе.

К слову: A-HR «вшили» CleverStaff на свой сайт, т.к. команде удобен унифицированный формат подачи, подходящий для всех площадок коммуникации. 

3. Как автоматизация повлияла на атмосферу в команде?

В A-HR добились того, чтобы вся информация в автоматизированной системе для рекрутинга отражала весь процесс работы компании. Все члены команды осознают ответственность за работу с данными, поэтому продуктивность рабочего процесса в целом выросла примерно на 20%. 

«Мы – компания, в которую большинство клиентов возвращается с повторными запросами. Поэтому мы развиваемся вместе с нашими многими клиентами, совершенствуя наш сервис и для них, и для своей команды. 

Сейчас главный фокус на помощи Украине. 

Параллельно работаем над расширением географии и спектра услуг. 

Автоматизируя рутинные процессы, мы имеем возможность сосредоточиться на более важных, глубоких, эволюционных темах для A-HR», – подводит итог Анна.