Preboarding: co to takiego i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Preboarding to stosunkowo nowa koncepcja w rekrutacji, która jednak szybko zyskuje na popularności. Coraz więcej firm dostrzega płynące z niej korzyści.

Pre onboarding to proces budowania relacji z nowym pracownikiem jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. Obejmuje on dopełnienie formalności, kwestie organizacyjne oraz podstawowe wprowadzenie i szkolenia. Rozpoczynając adaptację (onboarding) jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy, firmy mogą usprawnić cały proces wdrożenia, zwiększyć zaangażowanie nowego członka zespołu i skrócić czas potrzebny na osiągnięcie przez niego pełnej efektywności.

Dzisiaj konkurencja na rynku pracy rośnie z każdym dniem, dlatego firmy szukają sposobów, by się wyróżnić i przyciągnąć najlepszych specjalistów. Silny program preboardingu to skuteczny sposób, aby to osiągnąć. Poprzez wywarcie doskonałego pierwszego wrażenia i nastawienie nowych pracowników na sukces, można zwiększyć prawdopodobieństwo ich utrzymania i zmniejszyć rotację kadr.

Podstawowe elementy preboardingu

Preboarding to zestaw działań podejmowanych przed pierwszym dniem pracy, których celem jest pomoc nowemu pracownikowi w płynnym i sprawnym wejściu w nową rolę i środowisko. Co może wchodzić w skład takiego programu? Oto kilka przykładów:

• Dostęp do kluczowych dokumentów w wersji elektronicznej, by pracownik mógł się z nimi zapoznać przed rozpoczęciem pracy;
• Kwestie organizacyjne i pierwsze zapoznanie z zespołem. Można na przykład zorganizować wirtualny spacer po biurze albo przedstawić nowego kolegę/koleżankę reszcie zespołu na wideokonferencji. To pomoże nowej osobie poczuć się pewniej i oswoić z otoczeniem jeszcze przed pierwszym dniem;
• Elementy szkoleniowe: można udostępnić wstępne kursy online, które nowy pracownik powinien przejść przed rozpoczęciem pracy, aby poznać kluczowe procesy.

Dzięki włączeniu tych elementów do preboardingu, nowy pracownik lepiej zrozumie kulturę firmy, jej procedury i zasady. Pozwoli mu to zorientować się, czego może się spodziewać, jeszcze zanim faktycznie zacznie pracę.

Dlaczego warto wdrożyć preboarding? 4 powody

Wdrożenie programu preboardingu przynosi firmie wymierne korzyści. Oto cztery główne powody, dla których warto zainwestować w ten proces:

1. Lepszy onboarding. Rozpoczęcie procesu adaptacji jeszcze przed pierwszym dniem daje nowej osobie więcej czasu na poznanie firmy, jej kultury i zrozumienie swojej roli. Pomaga jej to poczuć się lepiej przygotowaną i szybciej zacząć działać efektywnie.
2. Większe zaangażowanie. Budowanie relacji z nowym pracownikiem zawczasu, zanim jeszcze formalnie dołączy do zespołu, sprawia, że czuje się on mile widziany i doceniony. To naturalnie przekłada się na większe zaangażowanie w pracę.
3. Szybsze osiągnięcie pełnej produktywności. Jeśli nowy pracownik zajmie się formalnościami i wstępnym szkoleniem przed pierwszym dniem, szybciej będzie mógł skupić się na swoich głównych zadaniach. W dłuższej perspektywie to oszczędność czasu i zasobów dla firmy.
4. Lepsza atmosfera i komunikacja. Wcześniejszy kontakt z nową osobą pozwala zbudować dobrą relację, rozwiać wszelkie wątpliwości i odpowiedzieć na pytania. Pomaga to budować zaufanie i zrozumienie, które są kluczowe dla dobrej współpracy w zespole.

Jak wdrożyć preboarding w Twojej firmie?

Proces wdrożenia preonboardingu można podzielić na kilka kroków. Poniżej znajduje się podstawowy schemat działania:

• Krok 1. Określ cele preboardingu. Mogą to być na przykład:
  • usprawnienie onboardingu nowych pracowników,
  • zwiększenie retencji (utrzymania) i zaangażowania,
  • skrócenie czasu potrzebnego na osiągnięcie pełnej produktywności,
  • poprawa komunikacji i budowanie relacji między nowymi pracownikami a firmą.
• Krok 2. Zidentyfikuj kluczowe elementy programu. Zazwyczaj obejmują one:
  • formalności (wszelkie dokumenty prawne czy formularze do wypełnienia przed rozpoczęciem pracy),
  • informacje organizacyjne i o kulturze firmy,
  • szkolenia (wprowadzające, stanowiskowe).
• Krok 3. Opracuj plan komunikacji. Powinien on określać:
  • sposób komunikacji (np. jak będziesz informować nowych pracowników o pre boardingu) i ustalony harmonogram kontaktu,
  • odpowiedzialność (kto będzie odpowiadał za realizację poszczególnych elementów preboardingu) i ustalone terminy (deadliny).
• Krok 4. Mierz efekty i zbieraj feedback. Aby ocenić sukces programu, regularnie zbieraj opinie od nowych pracowników na temat ich doświadczeń z pre-onboardingu. Analizuj też wskaźniki zaangażowania i czasu potrzebnego na wdrożenie.

Co jeszcze pomoże w skutecznym preboardingu?

Oprócz podstawowych kroków, które wymieniliśmy powyżej, istnieje kilka narzędzi i praktyk, które mogą znacznie ułatwić i usprawnić proces pre-boardingu. Warto rozważyć wdrożenie następujących elementów:

• Wspólny czat onboardingowy: miejsce do komunikacji ze wszystkimi zaangażowanymi w proces adaptacji, dostępne jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
• Wyznaczanie celów: ustalanie realistycznych i motywujących celów na okres próbny.
• Listy kontrolne (checklisty): używanie wygodnych list zadań do śledzenia postępów i odhaczania wykonanych kroków.
• Zaangażowanie różnych osób: włączanie menedżerów, przydzielanie opiekunów (buddy) nowicjuszom, stawianie na pierwszym miejscu troski o nowego pracownika.
• Wykorzystanie platformy LMS (Learning Management System): tworzenie i aktualizowanie firmowych kursów szkoleniowych, ankiet, testów i materiałów edukacyjnych.

Najczęstsze błędy w preboardingu

Nawet najlepsze intencje mogą okazać się nieskuteczne, jeśli zostaną popełnione pewne błędy w procesie preonboardingu. Oto kilka pułapek, na które warto uważać:

• Brak jasno określonych procesów. Bez ustalonych ram, ważne zadania mogą zostać pominięte. Może to również prowadzić do zatorów w późniejszym etapie onboardingu. Nowa osoba musi mieć wystarczająco dużo czasu, by przyswoić informacje i wykonać każde zadanie.
• Niespójna lub spóźniona komunikacja. To częsty powód, dla którego kandydaci rezygnują z oferty. Długie okresy ciszy mogą budzić wątpliwości lub sprawić, że kandydat zmieni zdanie. Dlatego ważne jest, by podtrzymywać kontakt i dynamikę.
• Ogólnikowe i bezosobowe treści działają demotywująco. Nic tak nie zniechęca, jak poczucie bycia “kolejnym trybikiem w maszynie”. Nowy pracownik chce czuć się wyjątkowo i być mile widziany. Kiedy ludzie czują się docenieni od samego początku, pracują lepiej. Na przykład osobiste powitanie wideo od menedżera i członków zespołu to wartościowy dodatek do preboardingu i dobry sposób na nawiązanie kontaktu.
• Nieodpowiednie formaty i przeładowanie informacjami. Kuszące może być wysłanie nowicjuszowi od razu wszystkich dostępnych materiałów o firmie. Jednak nie należy go przytłaczać. Lepiej podzielić informacje na mniejsze, przystępne porcje i podawać je sukcesywnie. Obszerne dokumenty czy kluczowe informacje można przekształcić w krótsze filmy lub mniejsze bloki tekstu, aby ułatwić ich przyswojenie.

Uwzględnienie tych punktów sprawi, że proces preboardingu będzie szybszy i łatwiejszy dla wszystkich zaangażowanych.  ☺