Kiedy wszystko dzieje się szybko – ratuje automatyzacja z AI: doświadczenie „Bykova Recruitment Agency”

O naszym kliencie

Tetiana Bykova, założycielka i właścicielka agencji rekrutacyjnej “Bykova Recruitment Agency”, jest doświadczoną rekruterką IT z ponad dziesięcioletnim stażem w branży. Jej agencja, specjalizująca się w pozyskiwaniu specjalistów dla sektora IT, odnosi sukcesy zarówno na rynku ukraińskim, jak i międzynarodowym.

Tetiana zdobywała doświadczenie w różnych środowiskach, pracując zarówno w firmach outsourcingowych, jak i produktowych. Jest również autorką cenionego kursu “Rekrutacja IT od zera”. Jej zaangażowanie w branżę wynika z głębokiej pasji do komunikacji, wielozadaniowości i interakcji międzyludzkich, co, jak sama podkreśla, stanowi klucz do jej codziennej satysfakcji z pracy.

Tetiana pracuje non stop, jednocześnie prowadzi wiele projektów i mierzy się z licznymi wyzwaniami – nie myśli swojego życia bez aktywności i zaangażowania. Kiedy „wszystko pędzi”, nigdy nie ma czasu na smutek czy depresję. Jej nastrój poprawiają pozytywne opinie od klientów i kandydatów, przyjęte propozycje współpracy oraz podpisane umowy z nowymi klientami. Cieszy ją również, gdy ludzie kupują bilety na jej autorskie wydarzenia, a następnie dzielą się pozytywnymi wrażeniami.

Jak działa „Bykova Recruitment Agency”

W kwietniu tego roku agencja Tetiany świętowała swoje trzecie urodziny. Obecnie zespół składa się z pięciu rekruterów. Wszyscy zajmują się rekrutacją „full cycle”, co oznacza, że odpowiadają za cały proces – od wyszukiwania kandydatów (sourcing) po prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych. Cała komunikacja z klientami prowadzona jest osobiście przez Tetianę.

Agencja jest obecnie bardzo obciążona, jednocześnie pracuje nad ponad 25 wakatami, z czego większość stanowią stanowiska trudne do obsadzenia. „Zazwyczaj są to stanowiska, które firmom trudno jest obsadzić samodzielnie. Najczęściej obejmują one wakaty wymagające relokacji do biura, stanowiska C-level, a także – ostatnio – wiele zleceń od klientów z branży iGaming” – komentuje Tetiana.

Wśród głównych źródeł i narzędzi do wyszukiwania kandydatów wymienia się własną, rozwijaną przez 10 lat pracy bazę kontaktów oraz bazę kandydatów w systemie ATS CleverStaff. Dodatkowo zespół wykorzystuje sourcing na LinkedIn, publikowanie ogłoszeń na DOU, osobisty blog Tetiany na Instagramie, a także rekomendacje od współpracowników.

W pracy Tetianę i jej zespół najbardziej motywuje zamknięcie trudnej rekrutacji. Nic nie cieszy tak, jak znalezienie idealnego kandydata na niezwykle wymagające stanowisko po długich poszukiwaniach. Kiedy kandydat jest zadowolony, a klient szczęśliwy – czyż może być coś lepszego niż takie idealne „dopasowanie”?

Wyzwania

Zanim agencja przeszła na system CleverStaff, rekruterzy używali głównie tabel w Excelu. Było to czasochłonne, niewygodne i wymagało znacznie więcej wysiłku niż obecnie. „Uważam, że wszystkie firmy przechodzą przez ten etap; jest on tymczasowy. Cieszę się, że mój zespół korzysta z nowoczesnego ATS, co pozwala nam oszczędzać czas” – mówi Tetiana.

Podczas przechodzenia na nowe oprogramowanie, kluczowym zadaniem było przeniesienie całej bazy danych bez utraty żadnego kandydata, ponieważ każdy z nich jest na wagę złota. Sam proces migracji bazy do CleverStaff oraz ogólna adaptacja do systemu przebiegły szybko i bez komplikacji.

Co motywowało do wprowadzenia zmian i ulepszeń?

etiana dążyła przede wszystkim do przyspieszenia procesu dodawania kandydatów do bazy danych oraz usprawnienia synchronizacji z LinkedIn i portalami z ofertami pracy. Po drugie, zależało jej na uzyskaniu bardziej precyzyjnych i szczegółowych raportów. Chciała maksymalnie zautomatyzować i ułatwić ten proces, aby móc skutecznie śledzić efektywność pracy zespołu.

Agencja potrzebowała jednolitej platformy, na której cały zespół mógłby pracować w uporządkowany i spokojny sposób, nie martwiąc się o zagubienie danych czy kandydatów. „Z czasem, gdy przekonaliśmy się, że zadania agencji i możliwości systemu ATS pokrywają się, zaczęliśmy polecać ten system naszym partnerom i organizować wspólne wydarzenia. To było bardzo ciekawe doświadczenie” – opowiada Tetiana.

Co dzieje się teraz?

Zespołowi podoba się UX – wszystko jest wygodne i zrozumiałe, zarówno dla początkującego użytkownika, jak i osoby, która już pracowała z innymi systemami ATS. Doceniają również szybkość działania systemu. Według Tetiany często to właśnie szybkość odgrywa kluczową rolę w rekrutacji, a długie oczekiwanie podczas dodawania kandydata czy synchronizacji z LinkedIn jest absolutnie niedopuszczalne.

Ulgę i przyspieszenie w pracy z systemem ATS odczuto już po około dwóch miesiącach od wdrożenia. Jak to się objawiło? Rekruterzy zyskali dodatkowy czas na bardziej dogłębną pracę nad wakatami. Konkretnie, automatyzacja wpłynęła przede wszystkim na “operacje”. Mniej czasu poświęca się na przeglądanie wakatów, sprawdzanie lejków rekrutacyjnych, analizowanie statusów czy szybkie wysyłanie odpowiedniego linku do klienta lub kandydata.

Odczuwalny jest również wpływ elementów sztucznej inteligencji na ten proces. Podczas pracy w systemie Voithos AI podpowiada, co należy doprecyzować u kandydata jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną, aby nie tracić czasu na nieadekwatnych kandydatów. Analizuje on wymagania oferty pracy oraz profil kandydata, pomagając w ich selekcji na podstawie rekomendacji lub zgłoszeń. Dzięki temu ogólna produktywność pracy wzrosła o około 15-17%.

Ponadto, dzięki ATS, Tetiana jako menedżerka ma znacznie łatwiejszy wgląd w całościowy obraz. Wczesna analityka to trzeźwa ocena sytuacji – zarówno gdy wszystko idzie świetnie, jak i gdy „coś poszło nie tak” – co pozwala na szybką interwencję i korektę procesu. Oczywiście, jak na dłoni, widać też dynamikę pracy każdego rekrutera w zespole.

Plany

Tetiana zamierza podwoić swój zespół i przeprowadzać co najmniej 50 rekrutacji miesięcznie, co jest ambitnym celem. Oczywiście, w osiągnięciu tych celów niebagatelną rolę odegrają zautomatyzowane narzędzia, ponieważ skalowanie zawsze wymaga bardziej elastycznego podejścia. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że wielu klientów zwraca się do agencji z ponownymi zapytaniami lub często przedłuża roczne umowy.

Zespół Tetiany aktywnie współpracuje również z międzynarodowymi klientami – geografia rekrutacji rozszerza się z każdym rokiem. Dlatego poszukiwanie kandydatów musi być maksymalnie zautomatyzowane. „To skłania nas do skupienia się na wszystkim, co pomaga nam działać sprawniej i szybciej osiągać zamierzone wyniki” – uśmiecha się Tetiana.

CleverStaff życzy Tetianie i jej zespołowi nieustającego sukcesu w osiąganiu celów! 🙂