Exit interview: pytania, zasady i porady

Feedback od pracowników odchodzących z firmy, dostarcza niezwykle cennych informacji o wewnętrznych procesach oraz kulturze organizacyjnej. Osoby takie są z reguły bardzo szczere w swoich ocenach i często wskazują na problemy, o których inni nie chcą lub obawiają się mówić.

Czym jest exit interview?

Exit interview to rozmowa przeprowadzana z pracownikiem, który decyduje się opuścić firmę. Jej celem jest zrozumienie powodów odejścia, zebranie konstruktywnego feedbacku oraz zapewnienie spokojnego i profesjonalnego rozstania. Wyniki exit interview pomagają managerom określić obszary, które najbardziej potrzebują usprawnienia (mogą to być warunki pracy, procesy, komunikacja czy zarządzanie), tak, by w przyszłości zatrzymać obecnych i przyciągnąć nowych pracowników.

Zbieranie feedbacków od pracowników umożliwia:

• Ustalić przyczynę rozstania z firmą. Zrozumienie, z jakich powodów pracownik rezygnuje, pomaga w wykryciu problemów systemowych (mogą to być na przykład relacje z przełożonym, brak możliwości rozwoju kariery, niezadowalające warunki pracy).
• Poprawić warunki pracy. Po ustaleniu obszarów, które wymagają zmian, firma może efektywnie wprowadzać lub modyfikować ulepszenia.
• Zmniejszyć rotację. Znajomość przyczyn odejść pozwala opracować strategie, które ograniczą rotację pracowników, co w długim terminie obniża koszty rekrutacji.
• Zwiększyć produktywność. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani i efektywni.

Jak zbierać feedback?

Są różne sposoby zbierania opinii od odchodzących pracowników. Wybór konkretnej zależy od wielkości firmy, kultury organizacyjnej i dostępnych zasobów. Dobór metody zbierania feedbacku zależy więc od potrzeb, a nieraz także konieczności przeprowadzenia szybkiej analizy.

1. Ankiety i kwestionariusze. To najbardziej popularna metoda. Mogą być przeprowadzane w formie papierowej lub online, np. za pośrednictwem platform do zbierania danych. Ankiety zamknięte pozwalają zebrać ustrukturyzowane informacje, a pytania otwarte umożliwiają szczegółowe wypowiedzi.
2. Wywiady bezpośrednie. Indywidualne rozmowy pozwalają uzyskać feedback bardziej dogłębny. Choć wymagają więcej czasu, dostarczają unikalnych i wartościowych insightów.

Którą metodę wybrać? W tym celu warto wziąć pod uwagę trzy podstawowe kryteria:

• Skala firmy. W dużych przedsiębiorstwach lepiej sprawdzają się ankiety online, bo pozwalają przetwarzać duże ilości danych. W mniejszych firmach skuteczniejsze będą wywiady.
• Kultura organizacyjna. Jeśli w firmie ceni się bezpośredni kontakt, rozmowy indywidualne dadzą lepszy efekt.
• Dostępne zasoby. Należy oszacować czas, ludzi i budżet, i na tej podstawie dobrać najbardziej efektywną metodę.

Przykładowe pytania

Aby exit interview było produktywne, pytania warto przygotować z wyprzedzeniem. Dobrze jest podzielić je na kategorie dopasowane do stanowiska odchodzącego pracownika i kontekstu sytuacji.

Oto przykładowe exit interview pytania, które oczywiście można modyfikować według własnych potrzeb, dostosowując do różnych sytuacji i kontekstów.

1. Powody odejścia:

• Co skłoniło Pana/Panią do podjęcia decyzji o odejściu z firmy?
• Jakie czynniki miały największy wpływ na tę decyzję?
• Czy były konkretne sytuacje lub wydarzenia, które wpłynęły na Pana/Pani decyzję?
• Czy rozważył(a)by Pan/Pani powrót do firmy w przyszłości?

2. Ocena warunków pracy:

• Jak ocenia Pan/Pani warunki pracy w naszej firmie?
• Czy miał(a) Pan/Pani wszystkie niezbędne narzędzia do wykonywania obowiązków?
• Jak ocenia Pan/Pani work-life balance?
• Czy cele i zadania w pracy były jasne?
• Czy sprzęt i oprogramowanie, zapewnione przez firmę, były wystarczające do wykonania zadań?
• Co podobało się Panu/Pani najbardziej, a co najmniej w pracy?

3. Ocena zarządzania i kultury organizacyjnej:

• Jak ocenia Pan/Pani współpracę z bezpośrednim przełożonym?
• Jak opisał(a)by Pan/Pani kulturę naszej firmy?
• Czy czuł(a) się Pan/Pani częścią zespołu?
• Co Panu/Pani podoba się i nie podoba się w kulturze organizacyjnej?
• Co według Pana/Pani warto poprawić w kulturze organizacyjnej?

4. Rozwój i szkolenia:

• Czy firma oferowała wystarczające możliwości rozwoju zawodowego?
• Jak ocenia Pan/Pani programy szkoleniowe i rozwojowe?

5. Wynagrodzenie i benefity:

• Czy był(a) Pan/Pani zadowolony(a) z poziomu wynagrodzenia?
• Jak ocenia Pan/Pani oferowany pakiet benefitów?
• Co jeszcze moglibyśmy dodać, by było lepiej?

6. Propozycje usprawnień:

• Jakie zmiany mogłyby poprawić warunki pracy w firmie?
• Jakie ma Pan/Pani sugestie odnośnie procesów lub kultury organizacyjnej?
• Co, według Pana/Pani, pomogłoby zatrzymać pracowników?

Jak zadawać pytania, by uzyskać szczere odpowiedzi?

• Zagwarantuj anonimowość – to pozwala uzyskać bardziej otwarty feedback.
• Użyj pytań otwartych – zachęcaj pracownika do dzielenia się przemyśleniami.
• Unikaj oceniającego tonu – pytania powinny być neutralne.
• Strukturyzuj pytania – zacznij od ogólnych tematów i przejdź do bardziej szczegółowych.
• Dodaj pytania konkretne – w wywiadzie obowiązkowo powinny pojawić się pytania, z których można będzie wyciągnąć jednoznaczna i precyzjne informacje.

Udane exit interview: porady ekspertów

• Z byłym pracownikiem nie wdawaj się w dyskusję. Nie musisz udowadniać mu, że nie ma racji, ani stosować pasywno-agresywnych metod negocjacji by wzbudzić w nim poczucie winy. Daj mu możliwość swobodnej wypowiedzi, nie przerywaj. 
• Nie komentuj rozmowy przeprowadzonej z pracownikiem, który zrezygnował z pracy. Nie zamieniaj rozmowy w plotki.
• Nie wyrażaj swojej opinii na temat jakości pracy osoby z niej rezygnującej. Złota zasada – nie krytykować byłego pracownika, nie wytykać mu błędów. Jeśli dana osoba miała wątpliwości co do zwolnienia i liczyła na pozytywny dialog, negatywny wydźwięk rozmowy pogorszy sytuację.
• Uważnie słuchaj rozmówcy. Poświęć czas tylko na rozmowę – nie zajmuj się w tym czasie innymi sprawami. Jeśli podczas rozmowy rozpraszają Cię inne zadania, odpowiadasz na wiadomości lub odbierasz telefon, to rozmówca prawdopodobnie poczuje się zlekceważony, zamilknie i nie podejmie dialogu. .
• Nie koncentruj się na osobistych problemach pracownika. Rozmowa z odchodzącym pracownikiem to rozmowa o pracy, dlatego nie należy dopytywać życie prywatne. Jeśli powodem odejścia są problemy rodzinne, nie pytaj, o jakie problemy chodzi. Jest to nieetyczne i może naruszać granice prywatności pracownika.

W jaki sposób analizować zgromadzone dane?

Analiza danych uzyskanych od pracowników opuszczających firmę obejmuje kilka kluczowych etapów:

• Gromadzenie i strukturyzacja. Należy zebrać wszystkie odpowiedzi z ankiety lub rozmowy w jedną bazę danych i podzielić je na kategorie.
• Tematy i trendy. Szukaj powtarzających się tematów i trendów w odpowiedziach. Pomoże to zidentyfikować ogólne problemy i obszary wymagające uwagi.
• Cytaty i przykłady. Wyodrębnij kluczowe cytaty i konkretne przykłady, które mogą ilustrować główne problemy i sugestie pracowników.
• Analiza ilościowa. Policz liczbę wystąpień każdej kategorii. Pomoże to określić, które problemy są najbardziej powszechne. Można również wizualizować dane za pomocą wykresów i diagramów.
• Porównanie z poprzednimi danymi. Porównaj aktualne wyniki z poprzednimi ankietami, aby zidentyfikować dynamikę zmian i określić, które działania były już skuteczne, a które wymagają dopracowania.

Co więc widzimy? Exit interview to świetny sposób na gromadzenie wartościowych informacji, które pomagają identyfikować problemy, poprawiać warunki pracy i podnosić satysfakcję zespołu. Dla budowania lepszego środowiska pracy i zmniejszenia rotacji pracowników, kluczowe jest jednak umiejętne zadawanie pytań, analiza danych i wdrażanie wniosków.