Що змінилося після автоматизації: досвід Юрія Коноплі з ТОВ “ГК “Нафтогаз України”

Про клієнта

ТОВ «Газопостачальна компанія «Нафтогаз України» – це провідна компанія, яка є надійним постачальником газу побутовим клієнтам, представникам бізнесу та промисловим підприємствам країни. Серед клієнтів компанії – лідери харчової, хімічної та аграрної промисловості, будівельні компанії, представники малого та середнього бізнесу тощо.

ТОВ “ГК “Нафтогаз України” входить до Групи Нафтогаз – одного із найбільших українських роботодавців, який об’єднує понад 53 тисячі співробітників по всій країні. 

Команда CleverStaff пишається тим, що влітку 2023 р. почалася співпраця з рекрутерами ТОВ “ГК “Нафтогаз України”. 

Пройшло небагато часу, але вже є певні результати, які стосуються в першу чергу оптимізації процесу підбору персоналу. Про них ми поговорили з Юрієм Коноплею, начальником групи з підбору та адаптації персоналу. 

Юрій має бекграунд в продажах, підприємницькій діяльності та більш ніж 4 роки в рекрутингу. Спочатку займався підбором менеджерів з продажів, спеціалістів в сфері фінансів, потім почав віддавати перевагу роботі з вакансіями в сфері діджитал маркетингу та ІТ, також успішно займався Executive Search. 

До кожного проєкту мав особливий підхід – заглиблювався в специфіку бізнесу та конкретної вакансії, щоб сформувати портрет канддидата, ґрунтовно розбирався з термінологією.

До роботи у “ГК “Нафтогаз України” Юрій встиг отримати потужний досвід пошуку і підбору персоналу в різних нішах в Україні та за кордоном. Це логістика, виробництво, продажі, фінтех, ІТ, маркетинг. 

Пошук і підбір

Коли Юрій долучився до “ГК “Нафтогаз України”, одразу почав займатися всіма актуальними вакансіями – від діловода до начальника департаменту.

В залежності від позиції, Юрій використовує різні ресурси: 

• якщо йдеться про лінійних співробітників – то це в першу чергу work.ua або robota.ua; 
• якщо напрямок пов’язаний з більш рідкісними фахівцями або топ-менеджерами, то в основному це LinkedIn та спеціальзовані ресурси за напрямками; 
• якщо ІТ – публікує вакансії на DOU, також використовує Linkedin, GitHub, Stack Owerflow.

«У деяких наших підрозділах процес передбачає максимум 2 етапи. Тобто це співбесіда зі мною, співбесіда з хайрінг-менеджером. І – вже готуємо офер, – розповідає Юрій. – А десь може бути і 3-4 етапи, і тестове завдання – все залежить від складності позиції. Це можуть бути досить тривалі процеси в силу багатьох обставин, в тому числі – через залежність від вимог хайрінг-менеджерів”.

«Заселення» у софт

За спостереженнями Юрія, іноді процеси підбору затягувались у тому числі і через відсутність системи автоматизації. Адже якщо вся база, і особливо цінні кандидати, з якими триває конструктивне спілкування, зберігаються на жорсткому диску або на інших хаотичних носіях, завжди є ризик, що інформація загубиться. 

У той же час компанія прагне системності в усіх процесах, і рекрутинг – не виключення. Тому було прийняте рішення атоматизуватися в цій сфері. «І коли ми почали взаємодію з софтом, то це в нас був не переїзд, а скоріше заселення», – посміхається Юрій.

«Заселення» видалось комфортним. Особисто Юрію було нескладно, адже він добре орієнтується в різних програмах і сервісах, плюс в деяких питаннях допомагали менеджери системи. 

Чому “Хайрінг-менеджер” – дійсно цінна роль

Щомісяця у Юрія в роботі від 10 до 15 вакансій. Це доволі багато для одного рекрутера. І він зазначає, що автоматизована система дуже допомагає. «Я долучив деяких керівників відділів, які мають або можуть потенціально мати вакансії, в ролі хайрінг-менеджерів до процесу відбору кандидатів. Коли резюме автоматично потрапляє з джоб-сайту в систему, вони самостійно вивчають та сортують резюме. Це не зовсім правильно, адже це мій обов’язок, але коли в тебе 15 вакансів в роботі одночасно і ти інколи витрачаєш більше половини дня тільки на перегляди відгуків, для мене це було гарним рішенням».

Це заощаджує доволі багато часу рекрутерам. Адже ще потрібен час ще на співбесіди, організацію зустрічей з наймаючими менеджерами, проміжні інтерв’ю та сорсинг. 

«На сорсинг банально не вистачало часу. Крім того, деякі позиції (до прикладу, бізнес-аналітики або проджект-менеджери за напрямком ІТ) потребують в першу чергу як раз не просто публікації на джоб-сайтах, а індивідуальної комунікації з кандидатами у LinkedIn. Тому за рахунок автоматизації рутинних процесів є можливість спрямувати свої зусилля туди, де в цей період часу твої дії набагато потрібніші».

 Наразі в системі працює 2 рекрутера і близько 30 хайрінг-менеджерів – коли мають вакансії у своїх відділах. Не всі ще опанували роботу в системі, але у всіх є інструкція, плюс Юрій сам вчить їх користуватись софтом і що можна робити в даній ролі. 

Хто працює над розробкою цифрових продуктів, взагалі не відчувають труднощів з системою. Інші – теж поступово розбираються, процес іде, і скоро в компанії просто не залишиться місця купкам роздрукованих резюме; вся інформація від старту пошуків до оферу буде в системі. На думку Юрія, це питання часу і звички. 

Коли твій челендж – кол-центр

Нині в “ГК Нафтогаз України” – близько 350 співробітників, з них понад 150 – це працівники кол-центру. Їх пошуком опікується окремий рекрутер. В її зоні відповідальності лише 1 вакансія – «Оператор кол-центру». В неї дуже багато роботи, адже по цій позиції в силу специфіки доволі висока плинність кадрів. 

Ця лінійна вакансія завжди в статусі «Відкрита», на неї відгукуються десятки кандидатів щодня. Без автоматизації з нею працювати доволі непросто. Але нині відповідальний за цю вакансію рекрутер підключений до системи для рекрутингу, що дозволило полегшити і систематизувати роботу.

Стосовно запитів інших підрозділів, то найскладніша вакансія останнім часом, як не дивно – це архіваріус. «Таких фахівців дуже мало, а нам 2 спеціаліста потрібно, і тривалий час не можемо знайти, щоб задовольнити наші потреби. Якщо хард скіли підходять, то софт незадовільні і навпаки» – сумує Юрій.

А от найлегша вакансія (знову ж таки, в розрізі місяця-двох) – менеджер з закупівель. За кілька днів Юрій знайшов людину, вона відразу сподобалась хайрінг-менеджеру, її швидко прийняли. До речі, в деяких випадках компанія розглядає кандидатів одразу після університету. 

Якої б складності не була вакансія, перед тим, як працювати з нею, Юрій радить колегам вникнути у специфіку, щоб портрет кандидата був максимально правильно сформований. Це дозволить швидко і влучно її закрити. 

Коротко – про користувацький досвід

В цілому, після кількох місяців роботи в системі для рекрутингу Юрій вбачає наступні плюси, які вже позитивно вплинули на робочий процес в частині рутинних задач:

• подобається, що можна налаштувати синхронізацію з вакансіями на джоб-сайтах, 
• можна зберігати резюме кандидатів відразу під час сорсингу, 
• можна відзначати в системі хайрінг-менеджерів і залишати коментарі. 

Юрій зізнається, що ще не встиг познайомитися з усім опціоналом системи, але навіть ці моменти дуже доречні і допомагають працювати оперативніше.

Найближчі плани 

За словами Юрія, нині він активно працює над налаштуванням процесів адаптації, хоче оцифровувати їх, наскільки це можливо. Що стосується роботи в системі, то в найближчих планах – синхронізувати з системою для рекрутингу свою пошту і календар (внутрішня безпека дуже прискіплива до сторонніх ресурсів), а також розібратися з картами оцінок кандидата (scorecards).  

Також Юрій вже спробував гейміфікацію і навіть вийшов у ТОП-лідери місяця. Але він хоче дочекатися розширення команди рекрутерів, щоб було з ким змагатися – і от тоді точно почнеться велика гра ☺. Це не лише азартно, це – корисно для того, щоб розуміти картину всередині.

CleverStaff щиро дякує Юрію за цікаву розмову!