Навіщо потрібна автоматизація підбору персоналу

Щодня HR стикаються з тиском дедлайнів та необхідністю одночасно виконувати кілька завдань. Окрім найму, потрібно розбиратися у фінансах, знати юридичні нюанси та вміти продавати. При цьому величезну частину часу забирають рутинні завдання, погодження та нескінченне листування.

«Вигорілий» рекрутер не може якісно проводити співбесіди, а втомлений спеціаліст з адаптації не буде достатньо залученим у допомогу новачкам. Термін найму затягується, важливі завдання губляться, команда не розвивається, а HR живе під постійним тиском.

Автоматизація підбору та адаптації допомагає зменшити плинність кадрів і зберегти продуктивність співробітників. Порівняймо, як виглядає робота HR-фахівця без IT-інструментів і як вона змінюється, якщо система бере на себе частину завдань.

Підбір без автоматизації

Від швидкості та якості роботи рекрутера залежить, чи поповниться компанія гідними кандидатами та чи вдасться заощадити на цьому дороговартісному процесі.

Безлад під час пошуку кандидатів вручну

У HR-фахівця або рекрутера немає єдиної бази з інформацією про вакансії та кандидатів. Щоб переглянути відгуки, йому доводиться відкривати безліч вкладок і тримати деталі в голові.

Навіть з однією відкритою вакансією складно запам’ятати всю інформацію. Якщо ж вакансій кілька, процес підбору перетворюється на хаос і нескінченний потік завдань. Найм затягується, а ризик втратити талановитого кандидата зростає.

Втрати кандидатів, грошей та ефективності

Найчастіше комунікація між замовником і рекрутером відбувається у месенджерах або електронною поштою. Щоб пригадати деталі щодо кожного кандидата, доводиться відкривати листування та знову переглядати резюме. Якщо кандидатів сотні, перебір повідомлень забирає значну частину робочого дня.

За цей час частина кандидатів відсіюється, а бізнес втрачає гроші – співробітник уже міг би розпочати онбординг і раніше почати роботу.

Відсутність прозорої аналітики та зростання плинності кадрів

Через велику кількість рутинних процесів рекрутер буквально «тоне» у завданнях. Йому важливо бачити аналітику, щоб коригувати воронку підбору, але часу на збір даних немає. Без статистики процеси не вдосконалюються – команда працює в режимі реактивного реагування, а не проактивного розвитку.

З одного боку, рекрутер робить максимум можливого, але його зусилля не впливають на результат. Це посилює відчуття безпорадності та знижує мотивацію. З іншого боку – багато цінних спеціалістів замисляться, чи потрібна їм компанія, де все пішло не так із самого початку. У результаті бізнес втрачатиме цінні кадри.

Автоматизація: менше рутини та хаосу

Впровадження єдиної системи вирішує одразу два великі завдання: спрощує підбір персоналу та адаптацію співробітників.

У ATS є низка функцій та інструментів, які знімають надмірне навантаження та пришвидшують робочі процеси. Розглянемо основні.

Автоматичне завантаження відгуків і парсинг резюме

Система автоматично збирає відгуки на вакансії, розміщені на job-платформах. Щоб переглянути відгуки та резюме, HR-фахівцю не потрібно щоразу заходити на різні майданчики – вся інформація зберігається у картці вакансії.

Єдина база кандидатів

Система зберігає всю інформацію про кандидатів: контакти, резюме, фотографії тощо. Якщо спеціаліста вже розглядали на іншу вакансію, у базі залишиться історія попередніх розглядів. Під час наступного підбору рекрутеру не доведеться починати пошук із нуля. Достатньо зайти до бази кандидатів і переглянути резюме фахівців, які потенційно можуть бути корисними компанії.

Гнучкий пошук дозволяє економити час на ручному переборі анкет і скорочувати витрати на залучення нових кандидатів із зовнішніх джерел. У коментарях можна залишати нотатки для хайринг-менеджера.

Готова аналітика без ручного збору даних

Без аналітики складно визначити слабкі місця у підборі персоналу та зрозуміти, як їх покращити. Впровадження ATS допомагає спеціалістам бачити загальну картину та впливати на результат роботи.

Контроль дедлайнів

У системі видно, де виникають затримки та на яких етапах «застрягають» кандидати. На основі цих даних рекрутер може швидко виправити ситуацію. Наприклад, якщо затримка виникає на етапі погодження, HR-фахівець може залучити інших осіб, які ухвалюють рішення. До воронки можна додавати додаткові етапи.

Наочні дашборди

Візуальні звіти показують інформацію про кандидатів і роботу співробітників у вигляді таблиць, діаграм і списків. Дашборди допомагають рекрутеру зрозуміти, де виникають труднощі та як їх вирішити. Наприклад:

• Скільки часу в середньому займає кожен етап підбору, 
• Скільки кандидатів перебуває на різних етапах у різних воронках, 
• Який відсоток відгуків прийнято до розгляду, а який – відхилено, 
• Чи багато кандидатів із тих, кого подали на розгляд, схвалюють замовники, та скільки з них у підсумку приймають офер і проходять випробувальний термін. 

Прозора комунікація між рекрутерами і хайринг-менеджерами

Комунікація між відділами та співробітниками відбувається в єдиній системі. HR-фахівцям не потрібно постійно відкривати чати та перевіряти електронну пошту: стежити за всіма процесами можна в режимі «єдиного вікна».

У системі відображаються заявки на підбір, тут же рекрутер бачить рішення замовника або керівника щодо кандидатів. HR-фахівець може одразу надсилати повідомлення про співбесіду обом сторонам та створювати заявки до суміжних відділів для оформлення співробітника.

Будь-які обговорення можна вести у коментарях до проєкту адаптації, окремих завдань із адаптації, заявок на підбір, карток вакансій, кандидатів або резюме – достатньо тегнути того, кому адресовано коментар, і він отримає сповіщення. Відповісти можна як через систему, так і електронною поштою – відповідь автоматично додасться до коментарів.

Отже, як бачимо, система автоматизації рекрутингу не замінить HR-фахівців, але допоможе їм сфокусуватися на головному, швидше наймати відповідних кандидатів і контролювати процес адаптації.