Онбординг та адаптація персоналу
Онбординг (onboarding) – це структурований процес знайомства нового співробітника з компанією, командою, корпоративною культурою та посадовими обов’язками. Інакше кажучи, onboarding – це система дій, яка допомагає новачку швидко зрозуміти, як працює компанія, які правила існують у колективі, які завдання стоять перед ним, до кого звертатися у разі запитань.
У HR-практиці, відповідаючи на питання що таке онбординг, часто використовують формулювання “процес інтеграції співробітника в компанію”. Він починається з першого контакту після прийняття оферу і триває до моменту, коли працівник повністю включається у робочі процеси. Онбординг необхідний як для фахівців, які тільки прийшли працювати в компанію, так і для співробітників, які були підвищені на посаді.
Різниця між онбордингом і адаптацією персоналу
Важливо чітко розрізняти два поняття: онбординг і адаптацію персоналу. Онбординг – це система, яку організовує компанія. Адаптація – успішний результат цього процесу. Інакше кажучи, онбординг – це сума заходів, навчання і підтримки, водночас адаптація – це стан, коли співробітник вже повністю інтегрований у роботу і демонструє перші здобутки. Таким чином, правильно організований onboarding співробітників допомагає швидше досягти повної адаптації.
Існує два основних види адаптації персоналу. Первинна – призначена для працівників, які не мають досвіду професійної діяльності та молодих випускників ВНЗ. Вторинна – необхідна для фахівців у своїй галузі, які були підвищені на посаді або прийшли ззовні, але мають досвід роботи. У кожному разі потрібен свій план адаптації та конкретні заходи, які допоможуть співробітнику швидше влитися в життя організації.
Чому онбординг персоналу важливий
Онбординг співробітників дозволяє досягти кількох важливих цілей. Серед них:
Зниження витрат на введення співробітника в курс справи. За допомогою адаптації працівник швидше розуміє, що від нього потрібно і як виконати поставлені завдання, тому ефективно працювати стане швидше;
Зменшення невизначеності серед новачків. Люди, які щойно заступили на посаду, часто губляться в колективі, не знають, до кого звернутися за допомогою і що робити в складній ситуації. Правильний onboarding допомагає швидше зрозуміти структуру організації.
Зниження плинності кадрів. Дослідження показують, що компанії з ефективним онбордингом мають значно нижчий рівень звільнень у перші місяці роботи.
Економія часу співробітників. Людина, яка ще не увійшла в курс справи, змушена звертатися за допомогою, тим самим відбираючи час інших людей. Грамотно проведені заходи дозволять співробітнику швидше зрозуміти всі особливості роботи і не відволікати колег. Коли onboarding організований правильно, новачок менше відволікає колег від їхніх завдань.
Крім того, онбординг нових співробітників розвиває позитивне ставлення до роботи, і у фахівців з’являється додаткова мотивація виконувати поставлені завдання швидко і якісно.
Pre-onboarding – підготовка до першого робочого дня
Сучасні HR-практики показують, що онбординг починається ще до першого робочого дня. Цей етап називають pre-onboarding. Це період між прийняттям кандидатом оферу і першим робочим днем. У цей час HR може надіслати привітальний лист, розповісти про компанію, поділитися планом першого дня, створити доступи до робочих систем. Такий підхід дозволяє зробити onboarding співробітників більш комфортним і значно зменшує стрес нового працівника.
Етапи онбордингу
Всього виділяють 4 основних етапи онбордингу співробітників. Розглянемо кожен з них більш детально.
- Оцінка підготовленості співробітника. Фактично це попередній етап, який проводиться відразу після прийому на роботу. Завдання фахівців полягає в тому щоб з’ясувати, чи доводилося новому співробітнику працювати в таких умовах, чи працював він за такою схемою організації праці, яка діє в компанії. Зверніть увагу, оцінка підготовленості не має відношення до професійного досвіду.
- Орієнтація. Необхідна, щоб співробітник зрозумів порядок роботи, структуру організації, внутрішні правила, традиції, корпоративні цінності. Під час орієнтації фахівця представляють колективу. У деяких компаніях прийнято проводити знайомство в неформальній обстановці. Цей етап потрібно провести в перші 5-10 робочих днів нового співробітника.
- Дієва орієнтація. Практична частина: всі знання, які були дані працівникові на минулому етапі, необхідно застосувати на практиці і надати необхідну допомогу. В даному випадку потрібно переконатися, що фахівець все засвоїв, прийняв правила компанії, освоївся в колективі і т.д.
- Функціонування. Фінальний етап, при якому співробітник вже повністю занурюється в роботу і потребує мінімальної допомоги.
Модель 5C у процесі онбордингу
У сучасному HR активно використовується модель 5C, яка допомагає системно організувати онбординг персоналу. Вона складається з п’яти ключових елементів:
- Compliance – формальності та документи.
- Clarification – чітке пояснення ролі співробітника.
- Confidence – формування впевненості у своїх силах.
- Connection – встановлення зв’язків у команді.
- Culture – знайомство з корпоративною культурою.
Використання цієї моделі допомагає HR-відділу створити структурований процес onboarding.
Роль buddy у процесі онбордингу
У багатьох сучасних компаніях використовується практика buddy або наставника. Buddy – це співробітник компанії, який допомагає новачкові освоїтися в перші тижні роботи. Він не є керівником, але допомагає зрозуміти неформальні правила компанії.
Основні завдання buddy – допомога з адаптацією у колективі, відповіді на неформальні питання, знайомство з внутрішніми процесами. Такий підхід значно покращує онбординг співробітників, особливо у великих командах.
Онбординг в IT
Особливо важливу роль відіграє онбординг в IT-компаніях. Через складність процесів і велику кількість технічних інструментів нові співробітники можуть витрачати багато часу на адаптацію. Тому онбординг в IT часто включає технічне навчання, доступ до внутрішніх систем, роботу з наставником, інтеграцію в команду розробників.
Правильно організований onboarding у технологічних компаніях допомагає швидше включити спеціаліста у роботу над проєктами.
Чек-лист онбордингу
Щоб онбординг співробітників проходив ефективно, HR-фахівці часто використовують чек-лист.
До першого робочого дня HR має підготувати документи, створити доступи до систем, надіслати інформацію про компанію. Керівник – підготувати перші завдання і скласти план роботи. Buddy – представити новачка команді, відповісти на перші питання.
Перший день: зазвичай це знайомство з колективом, екскурсія офісом, презентація компанії.
Перший тиждень: навчання процесам, виконання перших завдань, регулярний зворотний зв’язок.
Перший місяць: оцінка прогресу, коригування цілей, план розвитку співробітника.
Такий чек-лист онбордингу допомагає системно організувати процес інтеграції нового працівника.
Автоматизація onboarding
Сучасні HR-команди активно автоматизують онбординг персоналу за допомогою HRM-систем та ATS. Такі інструменти дозволяють автоматично надсилати листи новим співробітникам, створювати завдання для HR, контролювати процес onboarding, зберігати дані співробітників. Автоматизація значно спрощує онбординг співробітників і дозволяє HR-команді приділяти більше уваги комунікації з людьми.
Адаптація. Який план?
Для того, щоб кожен новий співробітник швидко влився в колектив і починав ефективно працювати, рекомендується мати загальний план адаптації персоналу. Ця робота вимагає комплексного підходу, одного або двох заходів буде недостатньо. Правильно організований план дозволяє розвивати відразу два види мотивації у співробітників – економічну і нематеріальну.
З економічної мотивацією все досить просто. Правильно підібрані методи адаптації персоналу допомагають фахівцеві працювати з більшою продуктивністю. Це призводить до підвищення заробітної плати, отримання різних матеріальних винагород, премій, бонусів і т.д. Як наслідок – у співробітника з’являється бажання працювати з кращою самовіддачею.
Однією з цілей адаптації персоналу є і нематеріальна мотивація. Багато фахівців приходять на роботу не тільки щоб отримати гроші, але і щоб рости, розвиватися в професійному плані. Цінності співробітників повинні збігатися з корпоративними. У такому випадку робота буде максимально ефективною. Працівник повинен брати активну участь у житті компанії. Розглянемо кілька методів, які допоможуть фахівцеві швидше адаптуватися і отримати економічну та особисту мотивацію.
Методи адаптації
Існує безліч методів адаптації, використання яких виправдано в різних сферах бізнесу і для кадрів з різним рівнем професійних знань. Пропонуємо 6 найбільш універсальних способів інтеграції співробітника в колектив і роботу підприємства.
Тренінги
Спеціаліст може працювати продуктивно тільки тоді, коли розуміє все правила і особливості поставлених перед ним завдань. Щоб прискорити процес, використовуються тренінги. Співробітникові наочно пояснюють, що від нього вимагається, як виконати поставлене завдання, що робити при виникненні позаштатної ситуації. При цьому тренінги рекомендується проводити не тільки в теоретичній, але і в практичній формі.
Контакт керівника і новачка
Між новим працівником і безпосереднім керівником потрібно відразу встановити контакт. Завдання фахівців відділу адаптації полягає в тому, щоб проконтролювати, наскільки успішно керівник і співробітник працюють між собою. Якщо начальник не доносить до підлеглого потрібну інформацію, необхідно провести відповідну роботу. Також потрібно стежити за тим, щоб новий фахівець не соромився задавати питання і відповідально ставився до поставлених завдань і зауважень керівництва.
Поступове ускладнення завдань
Новачкам рекомендується ускладнювати завдання поступово. Починати необхідно з простого, і контролювати, як працівник справляється з завданнями. Далі можна ставити більш складні завдання. Так співробітник плавно увіллється в робочий процес.
Громадські доручення
Новим фахівцям можна довірити будь-які громадські доручення, які дозволять їм швидко познайомитися з колективом. Якщо адаптації в робочому колі не станеться, співробітник може виявитися “в стороні” від колег, що призведе до серйозних проблем.
Тімбилдинг
Ще один спосіб прискорити вливання новачка в колектив. Приклад адаптації персоналу таким способом – виїзд на природу або проходження будь-якого квеста всім відділом. Тимбилдинг – це відмінний варіант для спільного проведення часу, який дозволить співробітнику швидше освоїтися в колективі, і підніме настрій всім працівникам відділу.
Корпоративний PR
Вкрай важливо, щоб всі співробітники розуміли і поділяли цінності компанії. У цьому допоможе програма корпоративного PR – в очах нового фахівця організація повинна постати надійним роботодавцем, де важливий кожен співробітник.
Що таке оффбординг
Якщо онбординг – це процес входження співробітника в компанію, то оффбординг – це процес коректного завершення співпраці.
Оффбординг включає передачу справ, закриття доступів до систем, exit-інтерв’ю, збереження контактів із колишніми співробітниками. Якщо він правильно організований – то це допомагає підтримувати позитивний імідж роботодавця.
Висновки
Зміни в штаті компаній відбуваються регулярно. Хтось звільняється, хтось приходить на вакантне місце. Часто новому фахівцю може бути важко пристосуватися до колективу, який вже сформований, а також звикнути до нових вимог. Через це на робочих місцях виникають конфлікти, а продуктивність нового працівника низька, допоки він не адаптується до нового місця. Щоб таких проблем не виникало, проводиться онбординг персоналу.
Онбординг персоналу – це процес ознайомлення співробітників з умовами і правилами роботи в організації, а також допомога в інтеграції працівника в колектив. Вона необхідна як для фахівців, які тільки прийшли працювати в компанію, так і для співробітників, які були підвищені на посаді. При призначенні на нову посаду працівнику необхідно звикнути до нового середовища і вимог, тому онбординг не можна пускати напризволяще. Це важливий елемент сучасного HR-менеджменту. Правильно організований onboarding співробітників допомагає новачкам швидше адаптуватися, підвищує їхню продуктивність і знижує ризик раннього звільнення.
Сучасний онбординг включає pre-onboarding, модель 5C, підтримку наставника, чек-листи, автоматизацію HR-процесів. Якщо компанія приділяє достатньо уваги цьому процесу, співробітники швидше інтегруються у роботу, відчувають себе частиною команди і готові розвиватися разом із компанією.